Modele zarządzania utrzymaniem portali intranetowych

O sukcesie portalu intranetowego²⁷, mierzonym jego faktycznym wykorzysta-niem w organizacji, decyduje nie tylko faza projektu i uruchomienia, ale przede wszystkim to, w jaki sposób zapewniono utrzymanie i dalszy rozwój portalu.

W zależności od rodzaju sprawowanej kontroli właścicielskiej nad intranetem ty-powe modele utrzymania (i rozwijania) intranetu można sprowadzić do czterech typów (Ward, 2013):

 zdecentralizowany (decentralized) – nie ma jednego właściciela,

 scentralizowany (centralized) – jeden właściciel lub ich grupa,

 kolaboratywny (collaborative) – współdzielona kontrola właścicielska,

 hybrydowy (hybrid) – mieszana kontrola właścicielska.

Zostaną one poniżej omówione ze wskazaniem i charakterystyką wspólnych i specyficznych aktorów. Przyjęto, iż każda organizacja posiada zarząd, któremu podlegają poszczególne oddziały, gdzie w obrębie każdego z nich znajdują się właściwe mu departamenty. Występująca we wszystkich modelach rola Sponsor

26 Porównaj definicję w podrozdziale 4.2.2.

27 Opracowanie podrozdziału 2.3: Paweł Weichbroth (Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach).

intranetu opisuje członka zarządu, w którego kompetencjach leży wspieranie utrzymania i rozwoju portali intranetowego.

Model zdecentralizowany

W modelu zdecentralizowanym każdy oddział (jednostka biznesowa) posiada wła-sny departament IT, który w osobie webmastera świadczy usługi pozostałym departa-mentom. W obrębie każdego z nich współpracują ze sobą właściciel informacji i dostawca zawartości. Poglądowy schemat tej struktury przedstawia rysunek 2.44.

Oddział 

Dostawca zawartości Departament A

Właściciel informacji

Departament IT Webmaster

Zarząd

Sponsor intranetu

Rys. 2.44. Zdecentralizowany model organizacji wsparcia intranetu Źródło: opracowanie własne.

Zadania webmastera dotyczą koordynacji, modyfikacji i kontroli wdrożonej stra-tegii rozwoju intranetu w korporacji. Dodatkowo jest on odpowiedzialny za stronę główną portalu, zaś w razie potrzeby wspomaga, uczy i udziela pomocy właścicie-lom informacji i dostawcom zawartości. Wszystkie strony i usługi są przypisane do właściciela informacji, zwykle starszego menedżera lub dyrektora departamentu.

Jego zadaniem jest weryfikacja publikowanych informacji pod względem stopnia ich poufności, aktualności, kompletności i prawidłowości.

Każdy właściciel informacji wyznacza podwładnego sobie superużytkownika, obowiązkiem którego jest założenie witryny departamentu i jej bieżąca aktualizacja.

Z reguły są to pracownicy biurowi przeszkoleni w zakresie projektowania stron intranetowych.

Jak wynika z powyższego, departamenty lub mniejsze samodzielne jednostki or-ganizacyjne rozwijają i utrzymują własne witryny, które wchodzą w skład danego portalu intranetowego. Odpowiedni zespół deweloperów w departamencie IT odpo-wiada za implementację, wdrożenie i utrzymanie opracowanych rozwiązań.

Model scentralizowany

W modelu scentralizowanym sponsorowi intranetu podlega koordynator portalu współpracujący z dostawcami zawartości wyznaczonymi z poszczególnych

72 Aleksander Sala departamentów oddziału. W zakresie rozwijania portalu koordynator ściśle współ-pracuje z webmasterem z departamentu IT, będącym centralnym i jedynym ośrod-kiem utrzymywania wszystkich aplikacji i usług informatycznych. Schemat struktury modelu scentralizowanego przedstawia rysunek 2.45.

Rys. 2.45. Scentralizowany model organizacji wsparcia intranetu Źródło: opracowanie własne.

Ponadto zadaniem koordynatora portalu jest projektowanie oraz rozwijanie inter-fejsu i struktury portalu, promowanie jego wykorzystywania i aktywizowanie wy-znaczonych pracowników do okresowego dostarczania zawartości. Dodatkowo przegląda on i zatwierdza strony intranetowe przed ich publikacją celem weryfikacji poprawności zawartości i zgodności formy prezentacji z obowiązującymi wytycz-nymi. Koordynator portalu to osoba z departamentu PR, która obok kierownika zespołu deweloperów portalu jako jedyna posiada uprawnienia do ostatecznej publi-kacji treści.

Treści intranetowe są przygotowywane przez dostawców zawartości. Po ich ukończeniu przesyłane są do koordynatora portalu, który ewentualne uwagi poprze-dza stosownym komentarzem. Za rozwijanie i utrzymywanie usług intranetu odpo-wiedzialny jest zespół deweloperów w departamencie IT, który w tym zakresie ściśle współpracuje z redaktorem-koordynatorem portalu.

Model kolaboratywny

W ostatnich latach 2/3 średnich i dużych przedsiębiorstw stosowało model kola-boratywny w zakresie organizacji procesu utrzymania i rozwijania portali intraneto-wych (Ward, 2013). Główną rolę odgrywa tam tzw. komitet sterujący (steering committee), którego członkowie to przedstawiciele podstawowych departamentów przedsiębiorstwa, np. marketingu, public relations (PR), zasobów ludzkich (HR) lub informatyki (IT). Komitet sprawuje kontrolę i nadzór właścicielski, opracowuje i posługuje się zbiorem zasad, standardów i szablonów. Ponadto odpowiada za

Oddział  Dostawca zawartości

Departament A

Departament IT Webmaster

Zarząd

Sponsor intranetu

Koordynarotor  portalu Departament PR

realizację strategii i wizji rozwoju oraz kieruje projektami związanymi z intranetem.

Komitetowi zwykle przewodniczy dyrektor departamentu IT, PR lub HR. Na ogół w jego skład wchodzi od sześciu do dziesięciu osób. Przykład struktury organizacji utrzymania intranetu dużej firmy przedstawia rysunek 2.46.

Rys. 2.46. Kolaboratywny model organizacji wsparcia intranetu

Źródło: opracowanie własne na podstawie: Ward (2013), Prescient Digital Media (2012).

Jak można zauważyć, właściciel informacji i dostawca zawartości współpracują ze sobą w obrębie jednego departamentu. Wszystkie takie pary bezpośrednio podle-gają redaktorowi naczelnemu, który odpowiada za merytoryczną zawartość udostęp-nianą w obrębie portalu. Kolegium intranetu to organ doradczy współpracujący za-równo z redaktorem naczelnym, jak i kierownikiem intranetu. Ten drugi jest odpowiedzialny za jego bieżące zarządzanie, raportuje i podlega sponsorowi intranetu.

Model hybrydowy

Model hybrydowy jest złączeniem trzech wyżej wymienionych modeli. Może występować w kombinacji (Ward, 2014b):

 scentralizowanej kontroli i pojedynczego właściciela, strategii rozwoju, procesu decyzyjnego, technologii i środowiska zarządzania zawartością,

 zdecentralizowanego tworzenia, weryfikacji i publikacji treści.

Model hybrydowy jest w dużym stopniu zbliżony do modelu kolaboratywnego, aczkolwiek z dwoma wyjątkami. Po pierwsze, komitet sterujący bezpośrednio podlega sponsorowi intranetu. Po drugie, rola departamentu IT jest ograniczona wyłącznie do czynności związanych z utrzymaniem infrastruktury sprzętowej i programowej nie-zbędnej do działania portalu. Sporadycznie występuje także funkcja redaktora naczel-nego, którego obowiązki pełnią poszczególni właściciele informacji. Schemat organi-zacji wsparcia intranetu w omawianym powyżej modelu przedstawia rysunek 2.47.

Dostawca zawartości Kierownik intranetu Komitet sterujący

Departament A Właściciel informacji

Zarząd

Sponsor intranetu

Kolegium intranetu Redaktor naczelny

Departament IT

74 Aleksander Sala

Rys. 2.47. Hybrydowy scentralizowany model organizacji wsparcia intranetu Źródło: opracowanie własne na podstawie: Ward (2013).

W większości dobrze zarządzanych organizacji zarządzanie portalami intraneto-wymi odbywa się według zbioru zasad podawanych w dokumencie o nazwie intra-net governance (Ward, 2014a). Podaje on do wiadomości kierownictwa i pracowni-ków, jakie są zasady redagowania treści do intranetu, zasady „właścicielstwa”

poszczególnych jego części, podziału odpowiedzialności za utrzymanie intranetu, a także polityki bezpieczeństwa związanej z dostępem i rozpowszechnianiem treści publikowanych w portalu intranetowym.