Modele funkcjonowania portali intranetowych

Historycznie rzecz ujmując, w rozwoju intranetowych portali korporacyjnych można wyróżnić etapy ewolucji nawiązujące do modeli opisanych kolejno poniżej (Murray, 2001; Firestone, 2003; Ziemba, 2009).

Model informacyjny

Pierwsze definicje portali korporacyjnych (portali intranetowych) akcentowały łatwy dostęp do wszelkich potrzebnych informacji (Murray, 2001; Firestone, 2003). Zgodnie z tym ujęciem początkowo większość typowych portali intraneto-wych była uruchamiana jako zestaw stron WWW udostępniających pracownikom:

 bieżącą informację roboczą (oferty, cenniki itp.) oraz pracowniczą (regulami-ny, komunikaty, gazetki pracownicze),

 komunikaty zarządu (cele, strategie, programy),

 instrukcje i procedury dotyczące zarządzania jakością,

 informacje z działu IT i HR dotyczące aktualnych spraw, np. szkoleń, urlopów, świadczeń, rozliczeń podroży służbowych,

 aplikacje (proste kalkulatory, formularze elektroniczne).

Portal informacyjny to portal ułatwiający dostęp do danych i informacji po-trzebnych do wykonywania pracy i do prawidłowej obsługi procesów; dokonuje się

to głównie szenie do I czas wprow nicznych (w narzędzia u nikami.

poprzez czy o w efektyw nia spersonali k 1.1. pokazu nego jako w

Rys. 1.

Źródło: opra komunikacj sze definicje i zdalnej ws nych w porta iem w porta zwijano funk półpracę, cze

Internetu zn wadzać do p

workflow), a ułatwiające p

ytelną prezen wne narzędzi izowanych z uje wczesny ewnętrzny se

1. Przykład p acowanie włas

ji i współpra e portali intr spółpracy po aplikacje do

prowadzenie

ntację inform ia wyszukiw zestawień i ra przykład inf erwis WWW

prostego por sne: Tomasz P acy

ranetowych a oprzez sieć wy (Murray etowych, poz kacyjne umo ało tzw. usie ci ich działa

netowych sy prowadzeni e komunikacj

macji na stron wania i filtro

aportów. y, 2001; Fire

za dostarcza żliwiające p eciowienie o lności gospo ystem obiegu

a rozliczeń ji elektronic

nach portalu owania infor o portalu int

acyjnego wypo-rmacji oraz tranetowego

komuniko-ch aplikacji 3). Zgodnie

pracow-20 Marcin Sikorski Portal komunikacji i współpracy (Enterprise Collaboration Portal) to zatem portal, który daje możliwość komunikowania się i wszelkiego typu współpracy, zarówno pomiędzy osobami w ramach grupy roboczej, jak i pomiędzy różnymi grupami roboczymi, nawet odległymi geograficznie; popularnymi środkami reali-zacji tych funkcji są wbudowane w portal aplikacje do wideokonferencji, komuni-katory czy aplikacje typu whiteboard pozwalające na wspólną edycję obszaru roboczego czy zespołową pracę na tym samym dokumencie. Rozwinięciem tej koncepcji są rozwiązania portalowe umożliwiające zespołowe podejmowanie decyzji, oparte na wyszukiwaniu i integrowaniu informacji pochodzących z wielu źródeł oraz dzieleniu się nimi z innymi uczestnikami danego procesu decyzyjnego.

Model ekspercki

Portal ekspercki (Enterprise Expertise Portal) to portal, który w ramach organi-zacji łączy specjalistów z innymi specjalistami ze względu na ich specyficzne umiejętności, wiedzę ekspercką czy wspólne interesy. Portal taki może służyć gromadzeniu i udostępnianiu określonej wiedzy eksperckiej, może także być przydatny w korporacji do wyszukiwania pracowników specjalistów z określonego obszaru oraz do budowy zespołów eksperckich na podstawie kompetencji wyma-ganych dla członków zespołu.

Portale eksperckie stosowane są często w firmach regularnie powołujących do rozwiązywania problemów zespoły robocze, których członkowie muszą mieć określone (wysokie) kompetencje, ale najczęściej znajdują się w geograficznie odległych lokalizacjach. W takiej sytuacji portal ekspercki połączony z portalem komunikacji i współpracy stanowi platformę roboczą umożliwiającą zdalną pracę zespołową wysokiej klasy specjalistów.

Model centrum wiedzy korporacyjnej

Zarządzanie wiedzą wspiera organizacje gospodarcze w budowaniu ich pozycji rynkowej na bazie wyjątkowych i systematycznie gromadzonych kompetencji oraz wiedzy specjalistycznej, do której nie mają dostępu konkurenci rynkowi. Zarzą-dzanie wiedzą obejmuje również wszelkie chronione praktyki wewnętrzne mające na celu zwiększenie efektywności procesów, zarządzanie jakością, doskonalenie procesu obsługi klienta oraz usprawnianie komunikacji wewnątrz organizacji.

Zagadnienie zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie jest zatem obecne w sposób naturalny w portalach korporacyjnych. Wiedza zarządzana w przedsiębiorstwie dzieli się na wiedzę jawną (explicit knowledge), ustrukturalizowaną, scaloną i zapisaną w dokumentach i bazach danych, oraz wiedzę niejawną (tacit knowled-ge), rozproszoną i zlokalizowaną „w głowach” wszystkich pracowników przedsię-biorstwa.

Portal wiedzy (Enterprise Knowledge Portal) to zatem portal stanowiący kom-binację wszystkich powyższych modeli (informacyjnego, komunikacji i współpra-cy oraz eksperckiego), dostarczająwspółpra-cy spersonalizowanych treści i usług adekwat-nych do potrzeb informacyjadekwat-nych i zadań użytkownika. Portal taki stanowi punkt dostępu do korporacyjnych zasobów wiedzy, które zarazem muszą być odpowiednio rozwijane, utrzymywane i chronione, co pociąga za sobą konieczność zorganizo-wania odpowiedniego systemu ich utrzymania i pielęgnozorganizo-wania; jest to szczególnie istotne, gdy określony rodzaj wiedzy dziedzinowej (technologicznej, prawnej, farmaceutycznej itp.) stanowi o pozycji rynkowej danej organizacji i warunkuje utrzymanie przewagi konkurencyjnej¹².

W kontekście zarządzania wiedzą portal intranetowy może realizować następu-jące cele:

 dostęp do wiedzy organizacji zgromadzonej w bazach danych;

 usprawnienie procesu dystrybucji informacji do ekspertów i decydentów;

 dostęp pracowników do najnowszych danych rynkowych, handlowych i mar-ketingowych;

 udostępnianie pracownikom dokładnych i najnowszych informacji o produk-tach i usługach firmy, o klienproduk-tach, firmach i osobach współpracujących, a także o działalności firm konkurencyjnych;

 sprawne przekazywanie od zarządu do pracowników informacji na temat strategii, programów działania, planów restrukturyzacji itp.;

 rozpowszechnianie instrukcji, procedur oraz dobrych praktyk związanych z wiedzą na temat zarządzania jakością w procesach organizacji oraz zarządza-nia relacjami z klientami.

Model wspierania zarządzania strategicznego

W organizacjach, gdzie zarządzanie wiedzą oparte na wykorzystaniu technolo-gii informatycznych ma silny wpływ na realizację stratetechnolo-gii rynkowej, portale korporacyjne mogą pełnić istotną rolę w zarządzaniu strategicznym, gdyż:

 stanowią miejsce udostępniania aktualnej wiedzy strategicznej dla ekspertów oraz publikowania wytycznych realizacyjnych przeznaczonych dla pracowników;

 udostępniają pracownikom, stosownie do ich potrzeb, pewną część wiedzy korporacyjnej, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa informacyjnego;

 mogą stanowić poprzez wymianę poglądów na forum czynnik rewitalizacji komunikacji wewnętrznej oraz wpływać na demokratyzację relacji pracowni-czych wewnątrz organizacji;

 umożliwiają kierownictwu przy wykorzystaniu komunikacji prowadzonej przez portal intranetowy wzmocnienie kontroli nad realizacją strategii, przebiegiem

12 W znacznym stopniu uniezależniając korporację od fluktuacji personelu, ponieważ duża część wiedzy, procedur, instrukcji, receptur czy patentów została utrwalona w zasobach intranetowego portalu korporacyjnego.

22 Marcin Sikorski restrukturyzacji, zarządzaniem procesami oraz analizą wyników przedsiębior-stwa, w tym wczesne reagowanie na niepożądane zjawiska, benchmarking jed-nostek organizacyjnych przy geograficznie rozproszonej strukturze lub szacowa-nie skutków prawdopodobnych zmian kluczowych wskaźników.

Wprowadzenie wyżej wymienionych funkcji w ramach jednego portalu stanowi krok ku integracji w jednym miejscu informacji i usług przeznaczonych dla pra-cowników jako klientów wewnętrznych danej organizacji.

Model zintegrowany – portal usługowy

Jak wcześniej wspomniano, o portalu korporacyjnym mówi się najczęściej jako o systemie przechowywania wiedzy korporacyjnej, natomiast termin portal intrane-towy najczęściej używany jest w znaczeniu „usługowym”, jako umożliwienie pracownikom dostępu do informacji i aplikacji ułatwiających wykonywanie pracy i samodzielne rozwiązywanie pojawiających się problemów.

Ta usługowa perspektywa ujmowania portali intranetowych w ostatnim czasie została znacznie poszerzona na skutek takich nowych zjawisk jak:

 integracja portali intranetowych z innymi systemami IT wykorzystywanymi w organizacji (np. ERP, CRM, SCM, e-commerce);

 połączenie w portalu informacji wewnętrznych z informacjami dostarczanymi z innych systemów (np. giełd towarowych, banków danych, portali transakcyj-nych) w celu zwiększenia trafności podejmowania decyzji;

 automatyczna lub ręczna personalizacja treści i funkcjonalności portalu sto-sownie do roli użytkownika w organizacji (przynależność do określonego dzia-łu, stanowisko, np. pracownik liniowy, kierownik, członek zarządu).

Współczesny portal intranetowy stanowi zaawansowane rozwiązanie, które sta-je się przestrzenią do zarządzania współpracą z pracownikami i partnerami, a poprzez integrację z systemami zewnętrznymi (np. CRM) otwiera kanały komu-nikacji z klientami.

Dzisiejsze portale korporacyjne stanowią strategiczne narzędzie pozyskiwania nowych i zachowania obecnych klientów (integrujące załogę), łączące producen-tów, sprzedawców, dystrybutorów i transformujące procesy biznesowe. Mogą one wprowadzać zupełnie nowy model prowadzenia biznesu, z całkowitym pominię-ciem pośredników, a także mechanizmy budowy relacji on-line z klientami inicjo-wane przez pracowników z poziomu portalu intranetowego. Biorąc pod uwagę możliwości przyszłej rozbudowy w miarę zmieniających się potrzeb organizacji, portal korporacyjny powinien być środowiskiem otwartym dla różnych rozwiązań informatycznych i pozwalać na szybką integrację nowych aplikacji i systemów.

Niezależnie od modelu, na którym jest oparty, portal intranetowy w danej orga-nizacji będzie postrzegany przez pracowników jako portal usługowy, udostępniają-cy w jednym miejscu dane, usługi i aplikacje potrzebne do wykonywania praudostępniają-cy.

Coraz częściej portal intranetowy stanowi naturalną część stanowiska pracy, nie-kiedy o kluczowym znaczeniu, bo bez sprawnego jego działania nie jest możliwe wykonywanie zadań roboczych (Sikorski, 2005).

Koncepcja portalu intranetowego rozumianego jako portal usługowy przenosi funkcjonalności powszechnie znane z Internetu (np. kalendarze, systemy rezerwa-cji, procesy składania zamówień, narzędzia komunikacyjne) do użytku wewnątrz organizacji, adresując je do pracowników oraz kooperantów. Zjawiska te stanowią nowy wymiar mechanizmów funkcjonowania komunikacji wewnętrznej współcze-snych organizacji i metod zarządzania współczesnym przedsiębiorstwem, opartych na gospodarczym wykorzystaniu Internetu. Ponadto osoba korzystająca z portalu (pracownik) zostaje w projektowaniu i użytkowaniu postawiona w roli klienta wewnętrznego, którego oczekiwania i wymagania muszą być odpowiednio uwzględnione.

Ogólny model współczesnego portalu intranetowego, rozumianego jako zinte-growana platforma usługowa dla pracowników, przedstawiony został na rysunku 1.2. Uwzględnia on również nowe rozwiązania, takie jak możliwość pracy w chmurze (cloud), traktowanie oprogramowania jako usługi on-line (model SaaS – Software as a Service) czy dostarczanie infrastruktury IT jako usługi (model IaaS – Infrastructure as a Service). Zakres dostępnych funkcji w rzeczywistości zawsze będzie zależny od specyfiki firmy, poziomu integracji portalu intranetowego (oraz technologicznych rozwiązań IT) z metodami realizacji procesów biznesowych, a także od lokalnych uwarunkowań organizacyjnych i kulturowych.

Z punktu widzenia użytkownika centralnym elementem portalu jest zintegro-wany i personalizozintegro-wany interfejs pozwalający na dostęp z jednego punktu do zaso-bów informacyjnych, aplikacji firmowych oraz narzędzi współpracy opierających się na technologiach internetowych (w tym mobilnych, zapewniających możliwość pracy z urządzeń przenośnych). Istotnymi z punku widzenia usługowej roli portalu intranetowego elementami są:

 warstwa integracji aplikacji umożliwiająca użytkownikowi dostęp poprzez portal do wielu różnych systemów wykorzystywanych w przedsiębiorstwie;

 system zarządzania treścią (CMS¹³) wykorzystywany do redagowania treści informacyjnej portalu;

 zaawansowane systemy wyszukiwania danych;

 rozwiązania obiegu dokumentów typu workflow;

 systemy tworzenia profili użytkowników (personalizacja);

 kontrola dostępu w oparciu o role użytkowników oraz umożliwienie bezpiecz-nego dostępu z urządzeń mobilnych.

Model przedstawiony na rysunku 1.2. akcentuje przede wszystkim integrację korporacyjnego portalu intranetowego z innymi systemami IT wykorzystywanymi

13 Content Management System.

24 z jednego p a także prz

ębiorstwie, a zewnętrzny wani w realiza

Rys. 1.2. M jak

Źródło: opra usługowy p

źródeł oraz punktu, jest b zydatny zarów elu usługowe

chodzi o roz arte na typ nym wykorzy anizacjach ba anym staje si wa platforma użej organiz

także możli ch, spoza pr ację procesów ego ma pona

związania ha powych mo ystywanym w

azujących na ię centrum w

komunikacj zacji z reguł

iwość stworz netowego, u o różnorodn to stosowany łych, jak i dl adto odzwier

andlowe „z p dułach odp w przedsiębio

a wiedzy po wiedzy korp ji oraz wspó ły łączy wsz

zenia dostępu twa, którzy

portalu intr ormy usługo

der Sala, Kolib umożliwiając

nych wewnę y w praktyce la dużych pr ciedlenie w półki”, tj. sy powiadającyc

orstwie.

ortal intranet oracyjnej i j łpracy. Wsp zystkie przed

Ma u przez port z różnych p e, niezwykle rzedsiębiorstw

bogatej ofer stemy portal ch typowym towy oparty jednocześnie

ółczesny por dstawione tu

arcin Sikorski tal dla użyt-powodów są

ę informacji ług on-line intrane-utaj modele

i stanowi z nie od char Rysunek oraz funkcji i

zintegrowane rakteru danej k 1.3 prezen usługi wew samochodów ranetowych w ozycji konkur cji oraz zw

e z zasadam nia personelu

Rys. 1.3. Prz o: opracowani

e zarówno wsp ntegrujących ze

e centrum usł j organizacji.

u poprzez ro wane na Face większeniu p mi ładu korpo

(personnel e

zykład nowoc port ie własne: Stan

pomagania zada espół pracowni

ług wewnętr .

ad portalu in ormację prac

dzą w organi ozwiązania s ebooku) maj przejrzystośc oracyjnego ( empowermen

czesnego, ro rtalu usługow

nisław Korwi

ań roboczych, iczy. izacji w celu społecznościo

jące służyć o ci i demokr (corporate g nt).

ozbudowaneg wego

n-Kossakows

jak i dostarcza

pracowników owe (blogi, f otwartości di ratyzacji w governance)

go intranetow ki, Kolibro sp

ania informacji

w, niezależ-ającego pra-powe, rezer-ze generacje

ch środków ojektowanie wzmacniania fora, profile ialogu w

or-organizacji i

upodmio-wego p. z o.o.

i pracowniczej

26 Marcin Sikorski 1.1.4. Główne obszary zastosowań portali intranetowych

w przedsiębiorstwie

Typowe obszary funkcjonalne dostępne w portalach intranetowych współcze-snych przedsiębiorstw, zależnie od modelu, na którym został oparty dany portal, można podzielić pod względem najważniejszych i najczęściej obsługiwanych funkcji (na podstawie Collins, 2001; Sullivan, 2003):

1. Dostęp do danych i informacji:

 statycznych: możliwość przeglądania stron WWW z treścią (teksty, dokumen-ty, multimedia) wcześniej przygotowaną i opublikowaną przez redaktorów por-talu przy pomocy systemu CMS;

 dynamicznych: możliwość przeglądania stron WWW z treścią (raporty, zesta-wienia) wygenerowaną przez portal automatycznie lub na żądanie użytkowni-ka; w ten sposób portal staje się głównym interfejsem dostępowym do innych systemów.

2. Integracja i dostęp do aplikacji:

 dostęp poprzez portal do różnych systemów IT wykorzystywanych w organi-zacji (np. ERP, CRM, e-commerce, systemy transakcyjne), najczęściej z pro-stym interfejsem z mechanizmem jednokrotnego logowania i dostępem uzależ-nionym od roli pełnionej w organizacji przez użytkownika.

3. Obsługa przepływu pracy:

 system typu workflow: dostępny przeważnie w postaci systemu aplikacji po-chodzących od zewnętrznego dostawcy; system przepływu jest dostępny bez-pośrednio z portalu pracowniczego i przynajmniej częściowo zintegrowany z systemami ERP, CRM lub innymi systemami infrastruktury biznesowej przedsiębiorstwa;

 zarządzanie organizacją pracy: portal umożliwia „szeregowemu” pracowniko-wi jedynie obsługę dokumentów elektronicznych stanopracowniko-wiących treść jego pra-cy (np. obsługę typowych transakcji), natomiast kadra kierownicza może śle-dzić stan i terminowość załatwiania spraw przez pracowników, obciążenie pracą w zespole i sterować przepływem pracy zależnie od czynników ze-wnętrznych (np. planu urlopów).

4. Wspomaganie komunikacji pracowniczej:

 komunikacja pracownicza: poza klasyczną usługą e-mailową w wielu pracow-niczych portalach intranetowych dostępne są komunikatory typu IM (Instant Messenger), chaty i fora dyskusyjne, automatyczna dystrybucja informacji: li-sty dystrybucyjne, biuletyny, subskrypcje itp.

 narzędzia pracy zespołowej: narzędzia umożliwiające formowanie grup robo-czych, organizowanie spotkań on-line, dyskusje, prezentacje oraz wspólną pra-cę na dokumentach, niekiedy z wykorzystaniem rozwiązań telekonferencyj-nych;

5. Obsługa spraw pracowniczych:

 strony działu HR: dostęp do informacji na temat spraw pracowniczych, przepi-sów, regulaminów organizacyjnych, procedur itp., książka adresowa umożli-wiająca także wyszukiwanie specjalistów o określonych kompetencjach;

 dystrybucja informacji: pracownik otrzymuje nie tylko informację o dostęp-nych formach działalności socjalnej, ale także stosowny alert, jeżeli nastąpiła zmiana jego sytuacji, np. nabył nowe uprawnienia płacowe czy socjalne;

 samoobsługa: pracownik, mając dostęp do swoich danych w portalu, może samodzielnie wygenerować np. pisemne zaświadczenie o zatrudnieniu czy o wysokości zarobków za żądany okres, odciążając tym samym pracowników działu personalnego.

6. Moduł e-learningowy – szkolenia elektroniczne:

 moduły szkoleniowe z zakresu umiejętności pracowniczych do samodzielnego opanowania przez pracowników i zdania w formie testu elektronicznego lub w postaci klasycznego egzaminu;

 szkolenia elektroniczne mają obniżyć koszty szkoleń pracowniczych i zapew-nić stałą dostępność materiałów szkoleniowych dla pracowników, jednakże nie zastąpią one całkowicie szkoleń tradycyjnych z uwagi na nie zawsze wysoką efektywność nauczania oraz brak wpływu integracyjnego na szkolonych, nie-wątpliwie obecnego w przypadku szkoleń tradycyjnych.

7. Zaawansowane serwisy informacyjne:

 profilowana informacja o działalności firmy, wynikach sprzedaży, planach itp., potrzebna dla zrozumienia strategii biznesowej firmy przez pracowników;

 informacja o firmach i produktach konkurencyjnych, potrzebna, aby pracowni-cy mogli właściwie reagować na sygnały i opinie dotyczące własnych usług lub produktów w relacji do oferty konkurencyjnej;

 adaptacyjny mechanizm personalizacji rozpoznający rolę użytkownika w systemie i kontekst aktualnie wykonywanego zadania.

Znaczenie portali intranetowych dla przedsiębiorstw rośnie w miarę jak procesy informacyjno-decyzyjne organizacji są coraz bardziej oparte na informacji elektro-nicznej i przepływie elektronicznych dokumentów, silnie przy tym oddziałując na jakość życia zawodowego pracowników i metody zarządzania przedsiębiorstwem.

Wpływ portalu intranetowego na zarządzanie wiedzą w organizacji jest widoczny szczególnie w przypadku przedsiębiorstw branży wysokich technologii, np. farma-ceutycznej czy teleinformatycznej. W tych właśnie obszarach rozwiązania portali intranetowych mają duży wpływ na innowacyjność, współpracę i integrację roz-proszonych zespołów pracowniczych, a w konsekwencji na uzyskiwanie przewagi konkurencyjnej przez przedsiębiorstwo.

Portale intranetowe stanowią zatem nowy i ciekawy fenomen gospodarczy, opi-sywany przy pomocy różnorodnych podejść, nie do końca jeszcze poznany, przez

28 Marcin Sikorski co stanowią interesujący problem badawczy, którego znaczenie dla rozwoju przed-siębiorstw trudno dzisiaj przecenić.

1.2. Korzyści z wdrażania portali intranetowych w przedsiębiorstwie

1.2.1. Wieloaspektowa ocena potencjalnych korzyści

Wdrażanie portali intranetowych przynosi korzyści pracownikom, kadrze za-rządzającej, całej organizacji, a także klientom i partnerom biznesowym (Ziemba, 2009):

 dla pracowników portal intranetowy stanowi źródło informacji i wiedzy, na-rzędzie współpracy oraz komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, a także śro-dowisko wykonywania operacji biznesowych;

 dla kadry zarządzającej portal to sposób na gromadzenie i udostępnianie:

 danych o działalności biznesowej (danych z systemów IT przedsiębior-stwa, np. systemów finansowo-księgowych, magazynowych, obsługi sprzedaży, analityki biznesowej, kadr i płac),

 informacji dotyczących czynników wpływających na tę działalność (np.

wskaźników gospodarczych, kursów walut, działań konkurencji, przepisów prawnych),

 danych, informacji i wiedzy potrzebnych we wszelkich procesach informa-cyjno-decyzyjnych związanych z zarządzaniem przedsiębiorstwem;

 dla organizacji portal służy:

 uporządkowaniu wiedzy korporacyjnej przy pomocy technologii informa-tycznych,

 udostępnieniu pewnej części tej wiedzy pracownikom zgodnie z nadanymi im uprawnieniami dostępowymi i zasadami bezpieczeństwa informacyjne-go obowiązującymi w organizacji;

 dla klientów i partnerów biznesowych udostępnienie części zawartości portalu intranetowego stanowi możliwość wglądu w przebieg procesów obsługi za-mówień, kompletacji dostaw, rozliczeń i analiz (ekstranet).

Intranet może przynieść organizacji wiele korzyści, wśród których należy wy-mienić przede wszystkim następujące aspekty:

 ulepszenie komunikacji wewnętrznej oraz wprowadzenie spójnej polityki komunikacyjnej;

 usprawnienie obiegu informacji i dokumentów oraz obniżenie kosztów ich dystrybucji;

 obniżenie kosztów procesów wewnętrznych oraz zwiększenie efektywności pracy;

 udostępnienie narzędzi do zarządzania wiedzą;

 udostępnienie narzędzi do pracy grupowej oraz zintegrowanie zespołu;

 integracja rozproszonych aplikacji;

 budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy wśród pracowników.

Korzyści wynikające ze stosowania portali intranetowych mają charakter za-równo obszarowy, powiązany z określonym aspektem działalności organizacji, jak i synergiczny, wynikający z korzyści o charakterze integrującym, przewyższają-cych sumę korzyści cząstkowych (obszarowych).

Wdrażanie portali intranetowych w przedsiębiorstwach ukierunkowane jest naj-częściej na omówione poniżej w kolejnych sekcjach korzyści obszarowe.

1.2.2. Poprawa efektywności procesów wewnętrznych

W zakresie poprawy efektywności procesów wewnętrznych zwykle oczekiwane są rezultaty wymienione poniżej.

Oszczędność czasu, szybszy dostęp do danych i dokumentów

Korzystanie z portali intranetowych umożliwia dystrybucję wartościowych in-formacji wśród pracowników w szybki i efektywny sposób. Intranet pozwala zaoszczędzić czas, tzn. pracownicy mogą mieć ciągły i natychmiastowy dostęp do informacji, w dogodnej dla nich chwili, bez wysyłania zapytań i czekania na od-powiedź. Przykładowe korzyści mogą być następujące:

1. Dostęp do prezentacji szkoleniowych, testów, e-booków, ciekawych linków umożliwia osobom pracującym w firmie samodzielne pozyskiwanie informacji w zakresie interesujących ich zagadnień.

2. Dostęp do wzorów dokumentów ułatwia opracowywanie typowych dokumen-tów, jednocześnie gwarantując ich poprawność. Baza wiedzy w postaci doku-mentów, zarządzeń i regulaminów dostępnych w intranecie pozwala na sa-moszkolenie pracowników.

3. Ułatwienie dostępu do danych i komunikacji między pracownikami, skrócenie czasu uzyskania dostępu do danych lub osób potrzebnych do rozwiązania

3. Ułatwienie dostępu do danych i komunikacji między pracownikami, skrócenie czasu uzyskania dostępu do danych lub osób potrzebnych do rozwiązania

W dokumencie PORTALE INTRANETOWE (Stron 19-0)