Model warstwowy

Jako punkt wyjścia w pracach analitycznych zidentyfikowano dwa wymiary operacyjne związane z jakością, sposobem i zakresem operowania portali intrane-towych:

 wymiar funkcjonalny (projektowy) – zakres funkcji i ich dopasowanie do potrzeb użytkowników;

 wymiar utrzymania (zarządzania i rozwoju) – sposób utrzymania intranetu zgodny z potrzebami użytkowników i specyfiką procesów biznesowych orga-nizacji.

Opracowany model portalu intranetowego:

 stanowi pewną abstrakcję jego zdolności operacyjnych (funkcjonalności i ich wykorzystania) oraz sposobu utrzymania (zarządzania zawartością, dostępem, rozwojem);

52 Soft System Methodology.

 dotyczy ogólnej konstrukcji portali intranetowych, obejmując nie tylko aspekty architektury funkcjonalnej, ale i aspekty użytkowania i utrzymania;

 uzupełnia podział obszarowy przedstawiony w rozdziale 7.1.

W tym celu, przeprowadziwszy identyfikację obszarów komunikacji wewnętrz-nej w przedsiębiorstwie (podrozdział 7.1.3) oraz obszarów funkcjonalnych typo-wych portali intranetotypo-wych (podrozdział 2.2), można było następnie przeprowadzić identyfikację obszarów operacyjnych związanych z użytkowaniem portali intrane-towych.

W efekcie tych prac powstał model wynikający z uogólnienia rzeczywistych doświadczeń, analiz, obserwacji, prac projektowych i wdrożeniowych zebranych przez ekspertów i praktyków podczas:

 tworzenia i wdrażania portali intranetowych;

 doradztwa w zakresie użyteczności, projektowania interakcji i User Experience;

 audytów komunikacji wewnętrznej i rewitalizacji istniejących intranetów.

W wyniku prac analitycznych wstępnie zidentyfikowano niemal sto czynników składowych funkcjonowania portali intranetowych, które odpowiednio pogrupo-wane stworzyły układ następujących po sobie ośmiu warstw, składających się na model warstwowy pokazany na rysunku 7.8.

Rys. 7.8. Model warstwowy portalu intranetowego Źródło: opracowanie własne.

Warstwy pokazane na rysunku 7.8 reprezentują płaszczyzny rzeczywistego funkcjonowania portali intranetowych w organizacji, obejmujące zarówno aspekty

Strategia i kultura Platforma Zawartość Procesy i procedury

Zarządzanie Dostęp Aktywność Wykorzystanie

cele biznesowe organizacji; strategia komunikacji wewnętrznej;

polityka intranetu; strategia zarządzania wiedzą

rozwiązania informatyczne; narzędzia; aplikacje; poziom innowa-cyjności technologicznej; zakres integracji z innymi systemami treści i funkcje intranetu; dokumenty; informacje; komentarze; wpisy;

raporty i powiadomienia intranetowe

zasady realizacji procesów biznesowych i operacyjnych;

procedury pracy i uczestniczenia w organizacji i obsłudze procesów sposób prowadzenia redakcji i administracji; zaangażowanie ekspertów wewnętrznych; sposób zaangażowania pracowników w intranet; udział zarządu

polityka dostępu; zasady tajności; narzędzia dostępu; mobilność;

architektura informacji (AI); User Experience (UX); grafika (GUI) udział w intranecie (motywacja); oglądalność treści; długość wizyty w danej sekcji; realizacja procesów biznesowych i organizacyjnych wykorzystanie intranetu; realne używanie zawartości intranetu w pracy i poza nią; rozwijanie treści, idei, projektów poza intranetem Użytkowanie

Utrzymanie

Realizacja

Koncepcja

186 Aleksander Sala funkcjonalne, jak i operacyjne, ale również strategiczne, związane z rolą portali intranetowych w zarządzaniu strategicznym organizacją:

1. Strategia i kultura – definiuje podstawę koncepcyjną funkcjonowania portalu intranetowego w organizacji umocowaną w kulturze i strategii organizacji, komunikacji wewnętrznej, zarządzania wiedzą itd.; warstwa określa ponadto planowany, zwrotny wpływ intranetu na kształtowanie kultury organizacyjnej w przedsiębiorstwie i osiąganie celów strategicznych. Warstwa ta wytycza również cele projektu lub rewitalizacji intranetu oraz wiązane z nim przez or-ganizację oczekiwania.

2. Platforma – zapewnia rozwiązania informatyczne, bez których funkcjonowa-nie portali intranetowych funkcjonowa-nie byłoby możliwe, ale także usługi i aplikacje po-mocne w wykonywaniu zadań roboczych.

3. Zawartość – udostępnia treści informacyjne, dokumenty będące produktami procesów biznesowych, operacyjnych i komunikacyjnych oraz działań związa-nych z zarządzaniem wiedzą.

4. Procesy i procedury – może zawierać zarówno tekstowe opisy procesów i procedur (jak w warstwie Zawartość), jak i zautomatyzowane mechanizmy obie-gu dokumentów i realizacji procesów wewnętrznych w przedsiębiorstwie, niekie-dy realizowane także z pomocą innych zintegrowanych z intranetem systemów.

5. Zarządzanie – obejmuje całość działań związanych z zapewnieniem ciągłości funkcjonowania portali intranetowych (redakcję zawartości, organizację wsparcia technicznego, aktywizację użytkowników czy wspieranie rozwoju in-tranetu przez kierownictwo).

6. Dostęp – definiuje zasady zarządzania uprawnieniami dostępu do różnych obszarów intranetu oraz określa rozwiązania interakcji mające ułatwić dostęp do zawartości intranetu oraz zapewnić użytkownikowi pozytywne przeżycia (UX). Określony sposób realizacji rozwiązań w tej warstwie może zwiększać lub zmniejszać aktywności pracowników w intranecie.

7. Aktywność – dotyczy całokształtu zagadnień związanych z przejawami ak-tywności użytkowników w intranecie, określeniem miejsca portalu intraneto-wego w ich aktywności zawodowej (ale może i pozazawodowej) oraz ich po-stawy w zakresie chęci osobistego uczestnictwa w rozwoju portalu intranetowego, jego zawartości i budowaniu społeczności.

8. Wykorzystanie – obejmuje całokształt form faktycznego wykorzystania intranetu w organizacji oraz używania wiedzy i innych produktów komunikacji intranetowej w wykonywaniu zadań, rozwoju organizacji, a także oddziaływa-niu na interesariuszy, rynek i otoczenie organizacji.

Od rzeczywistego powiązania tych warstw i sposobu wykorzystania ich poten-cjału zależy finalny efekt wdrożenia portali intranetowych w przykładowych wymiarach oczekiwanych korzyści (opisanych w rozdziałach 1 i 3):

 wspomaganie procesów wewnętrznych;

 usprawnienie komunikacji wewnętrznej;

 budowa społeczności pracowniczych;

 integracja personelu i rozwój pracy zespołowej;

 zarządzanie zadaniami i stanowiskiem pracy (Digital Workplace);

 rozwój zarządzania wiedzą i kapitału intelektualnego organizacji.

Jak widać na rysunku 7.8, wymienione warstwy można pogrupować w obszary aktywności tworzące od dołu do góry logiczną sekwencję:

1. Koncepcja: z warstwy Strategia i kultura wynikają rozwiązania koncepcyjne przyjęte za podstawę funkcjonowania intranetu w danej organizacji oraz jego rola w komunikacji wewnętrznej i kształtowaniu kultury organizacyjnej przed-siębiorstwa;

2. Realizacja: warstwy Platforma i Zawartość stanowią techniczną podstawę funkcjonowania portalu intranetowego, a warstwa Procesy i procedury wpro-wadza narzędzia formalizacji w realizacji procesów wewnętrznych w przedsię-biorstwie.

3. Utrzymanie: warstwy Zarządzanie i Dostęp definiują zagadnienia związane z metodami zapewnienia dostępu do portalu intranetowego oraz zapewnienia ciągłości jego funkcjonowania w przedsiębiorstwie.

4. Użytkowanie: warstwy Aktywność i Wykorzystanie zawierają wszelkie formy, w których portal intranetowy jest wykorzystywany, zarówno w wymiarze pra-cowniczym, jak i organizacyjnym.

Powyższa sekwencja stanowi odpowiedź na pytania wynikające z oczekiwań i potrzeb organizacji:

 od najwcześniejszej fazy koncepcji portalu – w jakim celu tworzony? jaki ma być? jakich rozwiązań ma dostarczyć?

 przez realizację – jaką? w jaki sposób?

 przez utrzymanie – jakie? w jaki sposób?

 do fazy końcowej użytkowania – jakiego? w jaki sposób? z jakimi efektami?

Zgodnie z kierunkiem strzałek na rysunku 7.8 wymienione cztery obszary ak-tywności sekwencyjnie tworzą logiczny ciąg postępowania w projektowaniu portali intranetowych i powinny być realizowane w określonej kolejności, aby powstałe rozwiązania były celowe, przemyślane, użyteczne i dojrzałe, także z uwagi na potrzeby organizacji, np. rozwoju zarządzania wiedzą i kapitału intelektualnego.

W modelu tym:

 Koncepcja i Realizacja stanowią aktywności analityczno-twórcze,

 Użytkowanie stanowi formę weryfikacji oraz walidacji przyjętych założeń i sposobu ich realizacji,

 Utrzymanie stanowi działalność zarządczą, bez której portal nie mógłby funk-cjonować w sposób ciągły; utrzymanie nie jest procesem wspierającym, ale

188 Aleksander Sala procesem głównym, od którego zależy życie i rozwój portalu po zakończeniu prac projektowych (oraz pomiędzy kolejnymi rewitalizacjami).

W projektowaniu portali intranetowych pokazana sekwencja w ujęciu czaso-wym może być realizowana zarówno jako sekwencja liniowa (projekt uruchomie-nia pierwszego intranetu), jak i – znacznie częściej – jako sekwencja spiralna (iteracyjny rozwój portalu przez kolejne rozbudowy, modernizacje i rewitalizacje).