Definicje i zakres portali intranetowych

Zmiany w rzeczywistości gospodarczej powodują coraz większe zainteresowa-nie przedsiębiorstw wykorzystazainteresowa-niem technologii internetowych. Dotyczy to zarów-no komunikacji z rynkiem przy pomocy kanałów elektronicznych i rozwijania systemów wspierających rozwój e-biznesu, jak i wdrażania rozwiązań funkcjonu-jących wewnątrz przedsiębiorstwa, zwłaszcza elektronicznej komunikacji między pracownikami oraz oprogramowania usprawniającego obsługę procesów we-wnętrznych w przedsiębiorstwie. W tej drugiej grupie mieszczą się portale intrane-towe, które poprzez przeglądarkę internetową pozwalają pracownikom na dostęp do różnorodnych danych i aplikacji ułatwiających wykonywanie pracy. W zamie-rzeniu projektantów i menedżerów stanowić mają one główny punkt dostępu do wszelkich informacji niezbędnych do wykonywania pracy, a także platformę współpracy oraz wymiany wiedzy pomiędzy zespołami i poszczególnymi pracow-nikami.

Portale intranetowe to rozwiązania podobne do firmowych internetowych ser-wisów WWW, z tym jednak, że adresatami publikowanych w nich treści są wy-łącznie pracownicy, a dostęp do nich odbywa się na podstawie uprawnień przyzna-nych stosownie do roli pełnionej w organizacji. Zależnie od specyfiki działalności biznesowej dostęp do wybranych części portalu mogą mieć także kooperanci i współpracownicy uczestniczący w realizacji określonych procesów.

We wczesnych latach rozwoju Internetu nazwa portal używana była na ozna-czenie miejsca w sieci web (web site) będącego punktem startowym, wirtualnym wejściem, czyli bramą lub portalem prowadzącym do innych zasobów sieci. Porta-le miały wówczas charakter głównie informacyjny – ogólny lub poświęcony okre-ślonej tematyce, np. sport czy podróże, dając użytkownikowi dostęp do informacji redagowanej samodzielnie albo informacji pochodzących ze źródeł zewnętrznych.

Termin portal jest obecnie wykorzystywany w odniesieniu albo do powszech-nego dostępu dla szerokiej publiczności (portal internetowy), albo do wybranej wąskiej grupy odbiorców, zwykle pracowników jednej organizacji (portal korpora-cyjny, portal intranetowy).

14 Marcin Sikorski Pojęcie portal korporacyjny (Enterprise Information Portal) zostało po raz pierwszy zdefiniowane w inwestorskim raporcie analitycznym Merrill Lynch pod koniec 1998 r., w okresie dużej popularności internetowych serwisów ogólnotema-tycznych takich jak AOL, MSN czy MyYahoo (Firestone, 2003). Raport zawierał wizję rychłego rozwoju witryn firmowych, mającego polegać na przekształcaniu dotychczasowych systemów informacyjnych (głównie składnic danych) w portale korporacyjne (Kulisiewicz, 2003).

Portal korporacyjny jest najczęściej rozumiany jako serwis WWW przeznaczo-ny przede wszystkim dla pracowników danej organizacji, zawierający dokumenty pochodzące z sieci korporacyjnej i Internetu, umożliwiający dostęp do aplikacji i usług on-line. Dostarcza on użytkownikom dokumentów webowych, raportów z baz danych, aplikacji wykorzystywanych w przedsiębiorstwie itp. Portal korpora-cyjny umożliwia umieszczenie istotnych dla użytkownika zasobów pochodzących z sieci korporacyjnej i Internetu na pojedynczej stronie WWW – punkcie starto-wym portalu.

Portal korporacyjny może pełnić wiele funkcji – od prostej agregacji informacji dla pracowników firmy po integrację zaawansowanych aplikacji, np. systemów ERP⁷, CRM⁸, SCM⁹ czy też narzędzi analitycznych dla zarządu. Zastosowań portalu korporacyjnego jest wiele, różnorodna może być też architektura oprogra-mowania i sposób przyłączania baz danych oraz działających niezależnie aplikacji.

Zasadniczo portal korporacyjny łączy zasoby sieci korporacyjnej oraz Internetu i udostępnia je szerokiej rzeszy pracowników, klientów i partnerów w jednym punkcie – poprzez przeglądarkę internetową.

Zależnie od punktu widzenia w różny sposób definiuje się obecnie portale kor-poracyjne, np.:

 centralny interfejs dostępowy, który przez przeglądarkę WWW daje w jed-nym miejscu dostęp do wszystkiego, co w przeciwjed-nym wypadku byłoby osob-ną i niekompatybilosob-ną informacją rozproszoosob-ną w wielu oddzielnych aplikacjach (wg IBM, 2005);

 informacyjny portal korporacyjny, czyli wewnętrzny serwis WWW, który służy jako jedyny punkt dostępu do informacji i wiedzy bazy przedsiębiorstwa dla pracowników oraz ewentualnie dla partnerów biznesowych (wg SAP, 2005);

 jednolita platforma usługowa, umożliwiająca użytkownikom spersonalizo-wany i wygodny dostęp do wszystkich potrzebnych informacji i funkcjonalno-ści, niezależnie od miejsca i kanału dostępu, w dowolnym czasie i miejscu, w bezpieczny sposób, poprzez Internet, aby ułatwić realizację zadań wymaga-nych na danym stanowisku pracy (Sikorski, 2007, 2012a).

7 Enterprise Resources Planning.

8 Customer Relationship Management.

9 Supply Chain Management.

Początkowo termin intranet oznaczał odpowiednik Internetu jako sieci kompu-terowej dostępnej jedynie wewnątrz przedsiębiorstwa¹⁰. Prezentowane wtedy informacje miały charakter głównie statyczny, ponieważ możliwy był tylko dostęp do wcześniej opracowanych treści (danych, tekstów) publikowanych na wewnętrz-nych stronach WWW. Dopiero w późniejszym okresie, w miarę rozwoju technolo-gii internetowych, zawartość korporacyjnego intranetu stała się dostępna poprzez portale intranetowe, które zarówno podają dynamicznie generowane treści infor-macyjne, jak i umożliwiają dostęp do rozmaitych usług i aplikacji.

Obecnie granice pomiędzy pojęciami portal korporacyjny i portal intranetowy stały się dość umowne, zatem używane są wymiennie. Termin portal korporacyjny (nadal obecny w wielu publikacjach) wydaje się podkreślać firmowy charakter portalu będącego własnością danej korporacji lub organizacji i służącego przede wszystkim realizacji celów jej kierownictwa. Z kolei termin portal intranetowy w nieco większym stopniu zaznacza wewnętrzny charakter portalu i jego ograni-czoną dostępność, a także jego usługowy charakter jako punktu dostępu do danych, aplikacji, usług czy innych systemów potrzebnych do wykonywania pracy.

Przyjmując usługowy charakter portali intranetowych, należy zauważyć, że ich funkcjonalność dostępna dla użytkownika może być kształtowana na trzy sposoby:

 przez dobór funkcji portalu intranetowego do wielkości i specyfiki danej organizacji;

 przez możliwości technologiczne oraz lokalne uwarunkowania wdrożeniowe;

 przez personalizację, czyli dostosowanie zawartości oraz funkcji portalu do potrzeb konkretnej grupy użytkowników.

Zatem zależnie od specyfiki danej organizacji i od stopnia jej złożoności portal intranetowy może być (Ziemba, 2007):

 źródłem danych i dostawcą informacji dla pracowników;

 mechanizmem filtrowania informacji dostępnych dla pracowników;

 głównym punktem dostępu do procesu (biznesowego) dla wszystkich jego uczestników;

 zbiorem aplikacji ułatwiających podejmowanie decyzji oraz współpracę z innymi uczestnikami procesu;

 platformą integrującą różne elementy procesu biznesowego oraz procesów zwią-zanych z bieżącą działalnością organizacji oraz jej długofalowym rozwojem.

Zależnie od swojej złożoności portal intranetowy może dotyczyć różnych roz-wiązań, obejmujących częściową lub pełną obsługę pracowników, od informacji po usługę. Jeśli portal intranetowy ma charakter usługowy, tym bardziej zasadne będzie traktowanie jego użytkowników jako klientów wewnętrznych, o których satysfakcję organizacja zabiega, zapewniając odpowiednią jakość użytkową

10 W odróżnieniu od ekstranetu – tej części zasobów portalu korporacyjnego, która została udostęp-niona uprawnionym użytkownikom zewnętrznym, np. dostawcom, kooperantom.

16 Marcin Sikorski rozwiązań portalowych, dbając o stworzenie warunków dla efektywnego wykony-wania pracy na każdym stanowisku.