Ewidencja pozabilansowa służy do ujmowania tych operacji gospodarczych, które nie mają wpływu na stan aktywów i pasywów jednostki, ale z pewnych waż-nych dla niej względów wymagają jednak zarejestrowania w księgach rachunko-wych. W jednostkach sektora finansów publicznych nie ma ogólnie obowiązują-cych uregulowań w sprawie zakresu prowadzenia ewidencji pozabilansowej ak-tywów trwałych. Jednak w celu zapewnienia kontroli nad ich stanem i kontroli pra-widłowości gospodarowania nimi zwyczajowo prowadzi się ją dla składników ma-jątkowych:
■ będących własnością innych podmiotów,
■ w likwidacji.
Szczegółowy sposób prowadzenia ewidencji pozabilansowej – w tym:
■ właściwe konta główne i obowiązujące na nich zasady klasyfikacji zdarzeń,
■ urządzenia księgowe służące prowadzeniu ewidencji analitycznej oraz wymagania od-nośnie do minimalnej treści zapisów w tej ewidencji,
■ osoby odpowiedzialne za jej prowadzenie,
powinien zostać określony przez kierownika jednostki w dokumentacji opisującej za-sady (politykę) rachunkowości jednostki, ustalanej na podstawie art. 10 uor.
8.1. Ewidencja obcych składników majątkowych
Państwowe i samorządowe jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budże-towe często w swojej działalności wykorzystują składniki majątku trwałego udostęp-niane im przez inne podmioty, na przykład na podstawie umów najmu, dzierża-wy czy bezpłatnego użyczenia. Ponieważ tego typu umodzierża-wy, zgodnie z art. 3 ust. 4 uor, nie dają prawa użytkownikowi składników majątkowych do wprowadzenia ich do ewidencji bilansowej i amortyzowania/umarzania (prawo to przysługuje nadal ich wła-ścicielowi), wskazane jest ich ujęcie w ewidencji pozabilansowej.
Zalety prowadzenia ewidencji pozabilansowej składników majątku trwałego
1. Sprawowanie należytego nadzoru nad ich stanem.
2. Prawidłowe wywiązywanie się z obowiązku przeprowadzania inwentaryzacji obcych składników majątkowych, określonego w art. 26 ust. 2 uor.
3. Dokonanie rozliczeń z właścicielem składników majątkowych w przypadku ich uszkodze-nia czy utraty.
Ewidencja pozabilansowa prowadzona jest zarówno w ujęciu syntetycznym, jak i ana-litycznym.
Na koncie syntetycznym ujmuje się sumami zbiorczymi operacje:
■ otrzymania składników majątkowych w użytkowanie na podstawie umów zawartych przez jednostkę,
■ zwrotu składników majątkowych właścicielowi (np. po wygaśnięciu umów bądź skład-ników, które dla jednostki stały się zbędne).
Saldo konta syntetycznego ukazuje globalną wartość obcych środków trwałych pozo-stających na dany dzień na stanie jednostki.
Ewidencja analityczna obcych składników majątkowych powinna być prowadzona w podziale według poszczególnych właścicieli składników majątkowych (ewentualnie według zawartych umów), w szczegółowości pozwalającej na identyfikację poszczegól-nych obiektów inwentarzowych aktywów trwałych. Do jej prowadzenia jednostki zazwy-czaj wykorzystują księgi inwentarzowe, w których wpisuje się dane na temat:
■ dat przychodu/rozchodu oraz symbolu i numeru dowodu przychodu/rozchodu,
■ nazwy i charakterystyki składnika majątkowego (w tym opisu jego części składowych i peryferyjnych),
■ symbolu KŚT i numeru inwentarzowego (według oznaczeń nadanych przez właścicie-la),
■ wartości,
■ miejsca użytkowania (osoby lub komórki organizacyjnej, w której pieczy się znajduje).
W przypadku specyficznych potrzeb danej jednostki, ewidencja pozabilansowa obcych składników majątkowych może być bardziej rozbudowana, na przykład mogą zostać osobno wydzielone składniki majątkowe oddane jednostce:
■ w użytkowanie i na przechowanie,
■ w użytkowanie nieodpłatne i odpłatne.
Poza tym na odrębnych kontach można wydzielać różne kategorie aktywów trwałych otrzymanych od poszczególnych kontrahentów (np. środki trwałe, pozostałe środki trwałe, wartości niematerialne i prawne).
Postanowienia polityki rachunkowości jednostki w zakresie prowadzenia gospodarki obcymi składnikami majątkowymi oraz zasad dokumentowania i ewidencjonowania ope-racji gospodarczych ich dotyczących przedstawiono w przykładzie.
PRZYKŁAD
Postanowienia polityki rachunkowości w zakresie prowadzenia gospodarki i ewidencjonowania obcych składników majątkowych
§ 1
1. Do prowadzenia ewidencji obcych środków trwałych służy konto pozabilansowe 091 „Obce środki trwałe” (z dalszym podziałem na konta: 091/1 „Środki trwałe”,
091/2 „Pozostałe środki trwałe”), gdzie na stronie Wn ujmuje się operacje dotyczą-ce otrzymania środków trwałych i pozostałych środków trwałych w użytkowanie na podstawie zawartych przez jednostkę umów użyczenia, najmu, dzierżawy itp., a na stronie Ma – ich zwrot właścicielowi (np. po wygaśnięciu umów bądź w związku z li-kwidacją).
2. Konto może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość obcych środków trwa-łych pozostających na stanie jednostki.
§ 2
1. Do kont 091/1 i 091/2 należy prowadzić ewidencję analityczną w postaci ksiąg inwentarzowych obcych środków trwałych, w szczegółowości pozwalającej na identyfikację poszczególnych obiektów środków trwałych, tj. zawierającą dane na temat:
■ nazwy składnika majątkowego,
■ symbolu KŚT i numeru inwentarzowego,
■ charakterystyki środka trwałego, w tym opisu jego części składowych i peryfe-ryjnych,
■ wartości,
■ miejsca użytkowania obcego środka trwałego,
■ komórki organizacyjnej/osoby, której pieczy powierzono składnik majątkowy,
■ dat przychodu/rozchodu oraz symbolu i numeru dowodu przychodu/rozchodu.
2. Ewidencja powinna umożliwiać ustalenie na dany dzień ilości i wartości obcych środków trwałych użytkowanych przez jednostkę na podstawie umów zawartych z poszczególnymi kontrahentami.
§ 3
Obce środki trwałe są identyfikowane i ewidencjonowane na podstawie numerów inwentarzowych nadanych im przez ich właścicieli.
§ 4
1. Ewidencja obcych składników majątkowych jest prowadzona przez wskazanych pracowników jednostki (zgodnie z zakresami czynności):
■ syntetyczna – w referacie finansowo-księgowym,
■ analityczna – w referacie organizacyjno-administracyjnym.
2. Zapisy i salda obu ewidencji podlegają uzgodnieniu na koniec każdego roku ob-rotowego.
§ 5
Obce składniki majątkowe podlegają inwentaryzacji zgodnie z wymogami art. 26 ust. 2 uor na zasadach określonych w instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki, z tym, że:
■ składniki majątkowe należące do poszczególnych kontrahentów jednostki na-leży spisywać na odrębnych arkuszach spisu z natury,
■ do informacji o wynikach spisu, przesyłanej do poszczególnych kontrahentów należy dołączyć kopie arkuszy spisowych oraz zestawień różnic inwentaryza-cyjnych,
■ w razie stwierdzenia różnic (niedoborów i szkód), postępowanie poinwentaryza-cyjne obejmuje ustalenie ich przyczyn oraz osób odpowiedzialnych za ich po-wstanie, a także ewentualne ustalenia z kontrahentem na temat zasad, na jakich, zgodnie z obowiązującymi jednostkę umowami, dokonywane będą ewentualne rozliczenia z tytułu niedoborów i szkód zawinionych.
8.2. Ewidencja środków trwałych w likwidacji
Środki trwałe zbędne z punktu widzenia prowadzenia działalności jednostki (np. zniszczone, zużyte, uszkodzone w stopniu, który czyni ich naprawę nieopłacal-ną, przestarzałe technologicznie itp.) są stawiane w stan likwidacji. Likwidacja środka trwałego obejmuje dwa etapy:
■ etap 1 – postawienie środka trwałego w stan likwidacji na podstawie decy-zji kierownika jednostki – co oznacza jego wycofanie z użytkowania i zdjęcie z ewidencji bilansowej środków trwałych jego wartości początkowej oraz do-tychczasowego umorzenia (tzw. likwidacja księgowa),
■ etap 2 – faktyczna likwidacja środka trwałego – rozumiana jako jego fizycz-ne zniszczenie, złomowanie itp.
Ponieważ rzadko kiedy postawienie środka trwałego w stan likwidacji pokrywa się w czasie z jego fizyczną likwidacją, przyjęte jest, że wartość środków trwałych postawionych w stan likwidacji – w okresie od momentu postawienia ich w stan li-kwidacji do momentu dokonania ich fizycznego zniszczenia – ujmowana jest w ewidencji pozabilansowej.
Ewidencja pozabilansowa prowadzona jest zarówno w ujęciu syntetycznym, jak i analitycznym. Na koncie syntetycznym ujmuje się operacje:
■ postawienia środka trwałego w stan likwidacji – na podstawie dokumentu LT – „Likwidacja środka trwałego” – pod datą, z jaką środek trwały został zdję-ty z ewidencji bilansowej,
■ faktycznej likwidacji środka trwałego – na podstawie dokumentów potwierdza-jących fizyczne zniszczenie, złomowanie itp. – pod datą ich dokonania.
Saldo konta syntetycznego ukazuje globalną wartość środków trwałych posta-wionych w stan likwidacji, które nie zostały jeszcze faktycznie zlikwidowane.
Ewidencja analityczna środków trwałych w likwidacji powinna być prowadzona w taki sposób, aby było możliwe ustalenie na dany dzień ilości i wartości po-szczególnych środków trwałych postawionych w stan likwidacji.
Postanowienia polityki rachunkowości jednostki w zakresie ewidencjonowania środków trwałych w likwidacji przedstawiono w przykładzie na str. 78.
PRZYKŁAD
Postanowienia polityki rachunkowości w zakresie prowadzenia ewidencji środków trwałych w likwidacji
§ 1
1. Do prowadzenia ewidencji środków trwałych w likwidacji służy konto pozabilan-sowe 092 „Środki trwałe w likwidacji” (z dalszym podziałem na konta: 092/1
„Środki trwałe w likwidacji”, 092/2 „Pozostałe środki trwałe w likwidacji”), gdzie na stronie Wn ujmuje się wartość początkową środków trwałych postawionych w stan likwidacji pod datą wyksięgowania ich z ewidencji bilansowej, natomiast na stronie Ma odnotowuje się rozchód tych środków z datą dokonania ich fizycz-nej likwidacji (rozbiórki, zniszczenia, złomowania).
2. Konto może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość środków trwałych po-stawionych w stan likwidacji, ale jeszcze fizycznie istniejących.
§ 2
1. Do kont 092/1 i 092/2 należy prowadzić ewidencję analityczną w szczegółowo-ści pozwalającą na ustalenie iloszczegółowo-ści i wartoszczegółowo-ści poszczególnych składników mająt-kowych postawionych w stan likwidacji.
2. Dokonane w niej zapisy powinny zapewniać identyfikację poszczególnych obiektów inwentarzowych (poprzez podanie ich nazwy, numeru inwentarzowe-go, wykazu części składowych i peryferyjnych, wartości początkowej oraz miej-sca dotychczasowego użytkowania) oraz ustalenie dat postawienia w stan likwi-dacji i faktycznej likwilikwi-dacji.
§ 3
Ewidencja obcych składników majątkowych jest prowadzona przez wskazanych pracowników referatu finansowo-księgowego jednostki (zgodnie z zakresami czyn-ności).
W swoim budżecie pamiętaj o duecie
INFORMACJE I ZAMÓWIENIA:
tel. (22) 761 30 30, 801 626 666 e-mail: bok@infor.pl, skype: BOK_infor_pl
KUPON PRENUMERATY na str. 96