Konto 014 „Zbiory biblioteczne”

Konto 014 służy do ewidencji wartości książek i innych materiałów bibliotecznych zgromadzonych w bibliotekach naukowych, fachowych, szkolnych i pedagogicznych oraz publicznych.

Regulacje w sprawie zasad tworzenia bibliotek oraz gromadzonych w nich materiałów bibliotecznych zawarte są w ustawie z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (dalej: ustawa o bibliotekach).

Materiałami bibliotecznymi są w szczególności dokumenty zawierające utrwalony wyraz myśli ludzkiej, przeznaczone do rozpowszechniania, niezależnie od nośnika fizycz-nego i sposobu zapisu treści, a zwłaszcza: dokumenty graficzne (piśmiennicze, kartogra-ficzne, ikonograficzne i muzyczne), dźwiękowe, wizualne, audiowizualne i elektroniczne (art. 5 ustawy o bibliotekach).

Wyróżnia się następujące rodzaje bibliotek:

■ publiczne – Biblioteka Narodowa oraz biblioteki jednostek samorządu terytorialnego zorganizowane w formie instytucji kultury,

■ szkolne – prowadzone w każdej szkole publicznej, służące realizacji programów na-uczania i wychowania, edukacji kulturalnej i informacyjnej dzieci i młodzieży,

■ pedagogiczne – prowadzące działalność służącą potrzebom oświaty i wychowania, w tym kształcenia i doskonalenia kadry pedagogicznej,

■ naukowe – do których należą: Biblioteka Narodowa, biblioteki, których organizatora-mi są szkoły wyższe, Polska Akadeorganizatora-mia Nauk, jednostki badawczo-rozwojowe i inne,

■ prowadzone przez zakłady pracy: fachowe (wspierające realizację zadań zakładów pracy oraz służące potrzebom doskonalenia zawodowego pracowników) oraz dowe (służące zaspokajaniu potrzeb oświatowych i kulturalnych pracowników zakła-dów pracy i ich rodzin).

Ze względu na formy organizacyjno-prawne, w jakich mogą być tworzone poszcze-gólne rodzaje bibliotek, zasady prowadzenia ewidencji zbiorów bibliotecznych okre-ślone w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont mogą dotyczyć bibliotek szkolnych i pedagogicznych (funkcjonujących jako jed-nostka budżetowa lub część jednostki budżetowej) oraz ewentualnie bibliotek facho-wych i zakładofacho-wych tworzonych w jednostkach budżetofacho-wych i samorządofacho-wych zakła-dach budżetowych.

Operacje ewidencjonowane na koncie 014 przedstawiono w tabeli 12.

TABELA 12. Przykładowy zakres operacji podlegających ujęciu na koncie 014

ZAPAMIĘTAJ!

Przychody i rozchody materiałów bibliotecznych wycenia się według cen naby-cia, z tym, że przychody z tytułu nieodpłatnego otrzymania lub nadwyżki wycenia się zgodnie z komisyjnym oszacowaniem.

Konto 014 może wykazywać saldo po stronie Wn, które oznacza wartość początkową zbiorów bibliotecznych pozostających na stanie jednostki. W bilansie jednostki budżeto-wej/samorządowego zakładu budżetowego zbiory biblioteczne w pozycjach aktywów nie są wykazywane, ponieważ ich wartość bilansowa ze względu na całkowite umorzenie równa jest zeru.

Ewidencja analityczna do konta 014 powinna zapewniać ustalenie stanu poszczegól-nych zbiorów biblioteczposzczegól-nych z zachowaniem dalszych podziałów wynikających z

przepi-Zwiększenia – strona Wn Zmniejszenia – strona Ma

Przychody zbiorów bibliotecznych z zakupów lub otrzyma-nych nieodpłatnie (od inotrzyma-nych jednostek sektora finansów publicznych czy jako darowizny od osób fizycznych i praw-nych)

Rozchody zbiorów bibliotecznych na skutek:

■ likwidacji (np. egzemplarzy zniszczonych, zużytych),

■ sprzedaży,

■ nieodpłatnego przekazania (np. innej jednostce sektora finansów publicznych)

Przychody ujawnionych nadwyżek Rozchody ujawnionych niedoborów

sów szczególnych. Takimi przepisami szczególnymi są zasady prowadzenia ewidencji materiałów bibliotecznych oraz przeprowadzania ich inwentaryzacji (inaczej skontrum), określone dla bibliotek wchodzących w skład ogólnokrajowej sieci bibliotecznej w rozpo-rządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 29 października 2008 r. w spra-wie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (dalej: rozporządzenie w spraspra-wie ewi-dencji materiałów bibliotecznych).

Ewidencja materiałów bibliotecznych obejmuje prowadzenie:

■ sumarycznej (wstępnej) ewidencji wpływów – w rejestrze przybytków,

■ szczegółowej ewidencji wpływów – w księdze inwentarzowej,

■ szczegółowej i sumarycznej ewidencji ubytków – w rejestrze ubytków,

■ finansowo-księgowej ewidencji wpływów i ubytków.

Zapisów w ewidencji dokonuje się na podstawie dowodów wpływów i ubytków, do których należą:

■ dla wpływów – rachunki i faktury za zakupione materiały, wykazy materiałów przekazanych w formie egzemplarza obowiązkowego, wymiany lub daru, proto-koły przyjęcia materiałów,

■ dla ubytków – protokoły ubytków materiałów niezwróconych przez czytelni-ków, za które biblioteka otrzymała inne materiały lub zapłatę, protokoły ubyt-ków materiałów niezwróconych przez czytelniubyt-ków, za które biblioteka nie otrzy-mała innych materiałów, protokoły ubytków materiałów wycofanych ze zbiorów w wyniku selekcji lub nieodnalezionych w trakcie skontrum.

Wszystkie ww. urządzenia ewidencyjne oraz dowody ubytków muszą być sporządzane według wzorów ustalonych w rozporządzeniu w sprawie ewiden-cji materiałów bibliotecznych.

Biblioteki mają obowiązek co najmniej raz w roku ustalić wartość zbiorów wy-kazywaną w ewidencji sumarycznej lub szczegółowej i porównać ją z wartością wykazaną na koncie ewidencji majątkowej, a także ustalić i wyjaśnić ewentualne różnice pomiędzy tymi ewidencjami. Natomiast porównanie zapisów ewidencyj-nych ze stanem rzeczywistym następuje w drodze skontrum materiałów bibliotecz-nych (czyli ich inwentaryzacji). Skontrum materiałów biblioteczbibliotecz-nych polega na:

■ porównaniu zapisów inwentarzowych ze stanem faktycznym materiałów,

■ stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic pomiędzy zapisami ewidencyjnymi a stanem faktycznym zbiorów oraz ustaleniu ewentualnych braków (względnych – czyli dotyczących materiałów nieodnalezionych w czasie skontrum przeprowadzone-go po raz pierwszy, i bezwzględnych – czyli odnoszących się do materiałów nie-odnalezionych po ponownym przeprowadzeniu skontrum) i przyczyn ich po-wstania,

■ określeniu wartości braków bezwzględnych i zdjęciu ich z ewidencji księgowej, a także ewentualnym obciążeniu ich wartością osób odpowiedzialnych.

ZAPAMIĘTAJ!

W czasie skontrum sprawdzeniu podlega całość zbiorów bibliotecznych – zarów-no zbiory znajdujące się w czasie inwentaryzacji w bibliotece (na półkach w wy-pożyczalni, w czytelni, w magazynie), jak i materiały znajdujące się poza biblio-teką (wypożyczone czytelnikom lub innym bibliotekom, oddane do oprawy lub konserwacji itp.).

Skontrum przeprowadza się:

1) co najmniej raz na pięć lat – w bibliotekach, gdzie czytelnicy mają wolny dostęp do zbiorów (czyli np. w bibliotekach, gdzie na sali wypożyczalni czytelnicy wybierają so-bie sami książki zgromadzone na regałach),

2) co najmniej raz na dziesięć lat – w bibliotekach, gdzie jest inny system udostępnia-nia zbiorów niż wskazany w punkcie 1 (np. książki są wydawane przez bibliotekarza z magazynu biblioteki, na podstawie złożonych przez czytelników rewersów), a zbio-ry nie przekraczają 100 000 jednostek ewidencyjnych,

3) w sposób ciągły – w bibliotekach, gdzie jest inny system udostępniania zbiorów niż wskazany w punkcie 1, a zbiory przekraczają 100 000 jednostek ewidencyjnych.