G RUPY INFORMACJI DOSTĘPNYCH W RAMACH SYSTEMU FINANSOWO - KSIĘGOWEGO

W ustawie o rachunkowości mówi się o rozpoznaniu i dokumentowaniu tych struktur informacyjnych, które stanowią księgi rachunkowe systemu.

[np. Kowalska M. 2003 s. 126 – 131, zwłaszcza tabela 1]. O ile można zało-żyć, że dziennik i księga główna odpowiadają odrębnym strukturom danych (zwykle tabelom jako podstawowym składowym bazy danych), o tyle już księgi pomocnicze oraz zestawienia obrotów i sald mogą być złożonymi strukturami bądź wynikiem złożonego przetwarzania zróżnicowanych struktur danych. Może to istotnie skomplikować badanie tych ksiąg w trak-cie audytu.

W badanych systemach – poza księgami rachunkowymi – zwykle wy-stępuje wiele uzupełniających, różnorodnych danych. Są one wykorzysty-wane do przygotowania i obsługiwania systemu oraz do gromadzenia da-nych źródłowych. W badada-nych rozwiązaniach należy poza księgami ra-chunkowymi oczekiwać następujących grup danych:

• dane merytoryczne:

o wtórne struktury danych,

o dane uzupełniające zawarte w księgach rachunkowych, o robocze (poprzedzające księgowanie) struktury danych,

• dane technologiczne:

o parametry realizacyjne,

o informacje o przebiegu pracy systemu.

Złożoność informacyjną wielodziedzinowego SIR szkicowo przedstawio-no na rysunku 1. Wyróżnioprzedstawio-no tam dwa typy modułów – centralny (finanso-wo – księgowy) i styczny (np. sprzedaż, gospodarka magazynowa, zakup, płace). Każdy z nich operuje przedmiotowo zorientowanymi strukturami danych. Dla modułów stycznych wyodrębniono te struktury informacyjne, które docierają do modułu finansowo-księgowego.

Legenda:

U – dane uzupełniające w księgach rachunkowych, W – struktury wtórne,

R – struktury robocze, P – dane parametryzujące, M- dane do monitoringu systemu.

Rysunek 1. Zróżnicowanie struktur informacyjnych w systemie informatycznym rachunkowości

Źródło: opracowanie własne

Na rysunku przedstawiono także podstawowe kierunki dopływu okre-ślonych informacji, zarówno zewnętrzne (dostarczanie danych przez użyt-kowników merytorycznych bądź administratorów system) jak i wewnętrzne (efekt transformacji wynikający z algorytmów poszczególnych procesów).

W ramach modułu finansowo-księgowy bezpośrednio z księgami ra-chunkowymi związane są dwa typy struktur – wtórne i uzupełniające.

Struktury wtórne obejmują zwykle określone podzbiory zapisów księ-gowych, odpowiadające typowym raportom lub operacjom. Celem ich od-rębnego przechowywania jest usprawnienie procesów wyszukiwawczych.

Taką rolę pełnią przede wszystkim „kartoteki” rozrachunków i kartoteki kosztowe, grupujące określone zestawy dekretów.

Wyróżnienie struktur uzupełniających wynika z innych przyczyn. Zkle w opisie struktur systemowych (ksiąg rachunkowych) pokazuje się wy-łącznie dane merytoryczne, odpowiadające wymaganiom formalnym (przede wszystkim zawartość dowodu księgowego, opis konta, opis pozycji sprawoz-dawczej). Pomija się dodatkowe dane, automatycznie dodawane przez sys-tem w celu uzyskania „komputerowego śladu rewizyjnego”. Są to syssys-temowe identyfikatory poszczególnych wpisów, informacje o tym kto i kiedy wyko-nywał określone operacje rejestrowania lub edycji danych, wreszcie infor-macje o innych dowodach powiązanych z danym. Dzięki takim danym moż-na śledzić przebieg i skuteczność prowadzenia ewidencji księgowej, a nie tylko uzyskiwane dzięki niej efekty.

W ramach procesów podstawowych można mówić także o strukturach roboczych, dostępnych w module finansowo-księgowym. Z jednej strony będą to dane o dowodach księgowych nie podlegających natychmiastowemu księgowaniu na skutek przyjętych procedur ewidencyjnych bądź stwierdzo-nych błędów (odpowiednio w dwóch odmianach – „paczka” bądź „bufor”).

Z drugiej strony będą to dane pochodzące z modułów stycznych, przekaza-ne w celu ewidencji w księgach i oczekujące na zaksięgowanie.

Dane z modułów stycznych mogą występować w dwóch wariantach:

• dowody księgowe wygenerowane w modułach stycznych,

• dokumenty źródłowe, na podstawie których system finansowo-księgowy wygeneruje zaksięguje dowody.

Zazwyczaj struktury robocze po ujęciu w księgach ulegają czyszczeniu (usuwanie kompletnie przetworzonych dowodów). To czyni je niedostępnymi w trakcie audytu (rewizji). Jednak w większości przypadków taka reorgani-zacja ma charakter cykliczny (np. w ramach zamykania okresu sprawoz-dawczego), co stwarza szansę pozyskania tych danych z cyklicznie tworzo-nych kopii bazy datworzo-nych księgowych (zwłaszcza kopii na koniec okresu sprawozdawczego).

Procesy pomocnicze systemu finansowo-księgowego operują na dwóch głównych grupach danych – parametrach systemowych i wpisach monito-rujących. Szczególnie zróżnicowana jest pierwsza grupa – struktury para-metryzujące można podzielić na:

• ustawienia działania systemu,

• sterowanie interfejsem i obsługą użytkowników,

• parametry realizacji wybranych zadań.

Oczywiście nas interesują przede wszystkim ustawienia działania sys-temu, wśród których warto wyróżnić:

• plan kont,

• zasady prowadzenia ewidencji,

• reguły przygotowania elementów sprawozdania finansowego (bilansu, rachunku zysków i strat) – wybór wariantu, przypisanie kont,

• zbiór typów stosowanych dowodów,

• zestaw stosowanych rejestrów i ksiąg pomocniczych.

Wśród parametrów realizacji wybranych zadań należy wyróżnić dwa ze-stawy:

• opis sposobu generowania dowodów księgowych na podstawie dowo-dów źródłowych z modułów stycznych (jeśli występuje taki wariant transferu – patrz uwagi powyżej),

• zakres i kryteria badania spójności bazy danych księgowych (procesy pomocnicze typu file scanning, file balancing w ramach ochrony da-nych).

Operowanie parametrami jako informacją o regułach prowadzenia ewi-dencji i zachowaniu systemu może napotykać problemy. Zwykle w systemie są pamiętane jedynie ostatnie wartości poszczególnych parametrów (braku-je wcześniejszych, historycznych danych). Ponieważ zmiany części parame-trów mogą odbywać się na bieżąco (oczywiście poza ustawowo zastrzeżony-mi), można nie mieć możliwości prześledzenia ich zmian w całym audyto-wanym okresie. Wprawdzie każda zmiana jest oznaczona stemplem czaso-wym (ang. Time Stamp), ale wskazuje to moment ostatniej dokonanej mo-dyfikacji parametru. W takiej sytuacji należy po raz kolejny przypomnieć o cyklicznych kopiach zawartości bazy danych księgowych, gdzie te zmiany można próbować śledzić w przekroju całego interesującego nas okresu.

W obserwowanych modułach finansowo-księgowych zakres śledzenia przebiegu przetwarzania był zróżnicowany. Nas będą interesować przede wszystkim następujące typy informacji:

• przebieg pracy poszczególnych użytkowników,

• przebieg obsługi systemu,

• dane o sytuacjach zagrażających.

Spośród nich chodzi przede wszystkim o informacje o zaistniałych sy-tuacjach zagrożeń (różnorodne, przechwycone przez system typy awarii i usterek) i procedurach powrotu ze stanu błędu. Tego rodzaju przypadki mogły bowiem doprowadzić do zniekształcenia ewidencji i – tym samym – sprawozdań. Kolejną mniej istotną grupą informacji jest opis sposobu i terminów obsługi systemu (planowane reżimy ochrony systemu i ich wy-konanie pod kątem rytmiczności oraz zakresu prac). Te dane z kolei pozwa-lają ocenić sprawność eksploatacji systemu w ramach analizy ryzyka po-przedzającej właściwy audyt.

Na tle rysunku 1 analizę funkcjonowania modułów stycznych należy sprowadzić do badania jakości danych przekazywanych do modułu finan-sowo-księgowego. Przed przejęciem i merytorycznym wykorzystaniem pobie-ranych danych (zaksięgowanie jako dowodów księgowych) importowane dane powinny być wyczerpująco analizowane. W takiej sytuacji wszystkie negatywne wyniki weryfikacji pobieranych danych powinny być rejestrowa-ne w systemie. Stwarza to szansę następrejestrowa-nej i wszechstronrejestrowa-nej analizy spój-ności systemu informatycznego rachunkowości jako układu wielomoduło-wego. Stwierdzenie przypadków niespójności powinno stanowić istotny ele-ment szacowania ryzyka badania. Jednocześnie należy zwrócić uwagę że

lokalizowanie przyczyn rozbieżności między modułami stycznymi a FK wy-maga jednoznacznego przypisania dowodów księgowych dowodom źródło-wym. Zwykle sprawia to znaczące problemy w przypadku generowania de-kretów zbiorczych [wiele dokumentów źródłowych Æ jeden dowód księgo-wy] częściej niż raz w ciągu okresu sprawozdawczego.

P

Przedstawioną wyżej identyfikację struktur danych SIR należy uzupeł-nić następującymi uwagami:

1. W wielu, zwłaszcza zintegrowanych systemach informatycznych zarzą-dzania struktury mogą być znacznie bardziej złożone i wzajemnie sprzężone. Autorom chodziło przede wszystkim o wyznaczenie mini-malnego wolumenu dostępnych informacji, których wykorzystanie bie-gli rewidenci powinni rozpatrzyć;

2. Wyróżnione grupy i typy danych nie zastąpią ksiąg rachunkowych w ramach audytu, lecz mogą skutecznie uzupełnić naszą wiedzę na temat jakości prowadzonej ewidencji (analiza ryzyka), metod prowadze-nia ewidencji bądź alternatywnych źródeł informacji o zdarzeprowadze-niach go-spodarczych (wtórne struktury danych);

3. Poszczególne badane systemy operowały odmiennie strukturalizowa-nymi dastrukturalizowa-nymi. Z drugiej strony zakres opisu tych struktur był bardzo zróżnicowany. Wydaje się że skuteczne będzie skorzystanie z wyróżnio-nych dawyróżnio-nych wyłącznie wtedy, gdy dostępny opis obejmie:

• wskazanie poszczególnych struktur (tabel) z opisem roli i sposobu wy-korzystania,

• wyróżnienie wszystkich pól w poszczególnych strukturach (tabelach),

• precyzyjne opisanie sposobu kodowania poszczególnych pól identyfika-cyjnych i kwalifikaidentyfika-cyjnych,

• określenie zasad operowania strukturami (kto, kiedy, co, jak – zwłaszcza w bardziej złożonych algorytmach procesów podstawowych).

W przeciwnym razie stosowanie wskazanych wyżej, uzupełniających danych może istotnie zniekształcić obraz skomputeryzowanej ewidencji księgowej.

L

:

[1] Niedzielska E. (red.), Informatyka ekonomiczna, Wydawnictwo AE, Wrocław 2004.

[2] Domiński W., Dyczkowski M. (red), Informatyka ekonomiczna. Materiały do ćwiczeń, Wydawnictwo AE, Wrocław 2002.

[3] Kowalska M., Unormowania prawne w zakresie SIR, [w:] Technologie informa-cyjne w finansach i rachunkowości, Siemieniuk N., Sikorski J. (red.), Wy-dawnictwo Uniwersytetu w Białymstoku 2003.

[4] Niedzielska E., Skwarnik M. (red), Projektowanie systemów informatycznych, PWE, Warszawa 1993.

[5] Dziedziczak I., Stępniewski J. (red.), System rachunkowości wspomaganej komputerem, SKwP, Warszawa 1999.

[6] en.wikipedia.org/wiki/Computer_Aided_Audit_Tools [7] www.skg.pl/acl/

[8] www.picalo.org/download/PicaloCookbook.pdf

S

W artykule przedstawiono dodatkowe źródła informacji pozwalające usprawnić procesy audytu realizowanego przez biegłych rewidentów. Wska-zano struktury danych dostępne w powielarnych profesjonalnych syste-mach finansowo-księgowych, które można wykorzystać w rasyste-mach audytu (przede wszystkim do szacowania ryzyka badania). Jako uzupełniające wy-różniono dane parametryzujące pracę systemu oraz wyniki monitorowania działania systemu, aktualnie pomijane przez audytorów.

S

Additional information from an accounting systems for financial state-ment audit

The article presents some additional sources of information for im-prove the research process realized by financial auditors. Data structures available in packaged accounting systems that can be used in auditing (mainly in order to research risk evaluation) were indicated. As basic useful information were specified configuration data and system usage monitoring data which are generally ignored by auditors.

Marianna Kowalska, Marek Skwarnik

Nieprawidłowości wyceny aktywów