O KREŚLENIE CELU WDRAŻANIA SYSTEMU ZAPEWNIENIA JAKOŚCI Naczelnie kierownictwo każdego przedsiębiorstwa podejmując decyzję

o przystąpieniu do opracowania i wdrożenia systemu zapewnienia jakości musi określić cel, dla jakiego system ten ma być w przedsiębiorstwie im-plementowany. Cel ten powinien wynikać z polityki jakości przedsiębior-stwa, która wyznacza kierunek jego działania. Zrozumienie przez pracowni-ków przyczyny rozpoczęcia prac zmierzających do wdrożenia systemu za-pewnienia jakości wymaga zatem znajomości i zrozumienia przez nich poli-tyki i celów jakości przedsiębiorstwa. Polityka jakości określa ogólne wy-tyczne i dopuszczalne zasady postępowania dotyczące jakości wyrobów, jakości usług i pracy na poszczególnych stanowiskach pracy. Wyznacza ona główne kierunki działania organizacji i dlatego powinna być znana i rozu-miana przez wszystkich jej pracowników. Kierownictwo musi dokładnie określić, czego oczekuje od swoich pracowników w sferze jakości i to nieza-leżnie, jaki system zapewnienia jakości zamierza wdrażać w swoim przed-siębiorstwie. W przypadku systemu zgodnego z normą ISO 9001:2000 okre-ślenie polityki i celów jakości oraz zapoznanie z nimi pracowników przed-siębiorstwa jest wymagane przez normę, ale także wdrażając inne systemy

jakości warto określić cel i kierunek działania firmy w zakresie jakości.

Dzięki temu łatwiej będzie wyjaśnić pracownikom cel implementacji syste-mu zapewnienia jakości i przekonać ich do zasadności tego przedsięwzięcia, a przez to uzyskać ich zaangażowanie w jego realizację.

Zrozumienie przez pracowników przyczyn podjęcia prac zmierzających do implementacji systemu zapewnienia jakości, zaakceptowanie ich i zdo-bycie przekonania, że przeprowadzenie tego przedsięwzięcia jest niezbędne, wymaga zatem poznania przez nich polityki i celów jakości przedsiębior-stwa. Jednak samo tylko poznanie nie jest wystarczające, pracownicy mu-szą także uświadomić sobie ich sens i znaczenie dla przedsiębiorstwa. Aby uzyskać ten efekt należy je pracownikom odpowiednio przekazać, w sposób jasny i dla nich zrozumiały. Zazwyczaj polityka jakości ma postać krótkie-go, jednostronicowego dokumentu, a jej treść jest bardzo ogólna, przez co może być nieczytelna dla większości pracowników. Aby uniknąć sytuacji, w której polityka jakości stanowi dla pracowników tylko niezrozumiały slo-gan, należy ją im przekazać w sposób prosty i konkretny, skupiając się szczególnie na tej jej części, która dotyczy obszaru działania danych pra-cowników. Politykę jakości należy uszczegółowić i przedstawić ją w postaci wymagań, jakie są przed pracownikami stawiane w związku z jej realizacją.

Taki sposób jej przekazania jest zadaniem kadry kierowniczej, która sama dobrze ją znając i rozumiejąc powinna wyjaśnić ją podległym sobie pracow-nikom precyzując przy tym, co ona dla nich oznacza, z jakimi szczegółowy-mi wymaganiaszczegółowy-mi i zadaniaszczegółowy-mi się wiąże. Przykładowo, w tabeli 2. zostały zaprezentowane polityka i cele jakości dużego przedsiębiorstwa. Kierownik Działu Kontaktu z Klientami tego przedsiębiorstwa zapoznając podległych sobie pracowników z polityką i celami jakości powinien poinformować ich, że „przedsiębiorstwo będzie dążyć do spełnienia potrzeb i wymagań klientów oraz do rozwoju sprzedaży i wzrostu konkurencyjności”. Następnie powi-nien przekazać im, że w związku z realizacją tych celów do zadań ich dzia-łu, zgodnie z postanowieniami normy ISO 9001:2000, będzie m.in. należało określanie wymagań, oczekiwań klienta odnośnie wyrobu, a także wymagań wynikających z uregulowań prawnych dotyczących wyrobu. Natomiast Kie-rownik Produkcji powinien poinformować swoich pracowników, że celem przedsiębiorstwa jest „spełnienie wymagań przepisów prawa i wytwarzanie wyrobów bezpiecznych”, zatem wyroby będą produkowane zgodnie z zasa-dami Dobrej Praktyki Produkcyjnej oraz systemu HACCP. W związku z tym do zadań pracowników produkcyjnych będzie m.in. należało dokonywanie analizy zagrożeń oraz określanie działań zapobiegawczych dla każdego z nich, czy też określanie krytycznych punktów kontroli i ich stałe monito-rowanie itp. w celu wytworzenia bezpiecznych produktów żywnościowych.

Kierownik Działu Zaopatrzenia powinien natomiast wyjaśnić podległym pracownikom, że osiągnięcie przez przedsiębiorstwo celu zawartego w poli-tyce jakości mówiącego o wytwarzaniu wyrobów bezpiecznych, w ich przy-padku będzie się wiązało m.in. z koniecznością zakupu surowców i materia-łów o standardzie jakości i higieny gwarantującym ustaloną jakość wyro-bów. Zatem zakupy będą mogły być dokonywane tylko u dostawców spraw-dzonych, a nowi dostawcy będą starannie dobierani według określonej pro-cedury. Podobnie będzie wyglądało sprecyzowanie polityki i celów jakości

w przypadku pracowników produkcyjnych oraz odpowiedzialnych za zaopa-trzenie w przedsiębiorstwie małym.

Tabela 6. Polityka i cele jakości przedsiębiorstwa X

Kierownictwo i personel Przedsiębiorstwa uznaje jako zasadę, że Klienci są jedynymi weryfikatorami jakości, a ich opinia jest decydująca.

Polityka jakości w Przedsiębiorstwie jest rozumiana jako zespół działań prowadzonych przez Kierownictwo, Personel i Członków Spółdzielni w pro-dukcji i dostarczaniu wyrobów zdobywających uznanie i satysfakcję Klien-tów.

Cele Jakości Przedsiębiorstwa:

1. spełnienie potrzeb, wymagań Klientów i przepisów prawa, 2. utrzymanie finansowania działalności z własnych środków, 3. rozwój sprzedaży i wzrost konkurencyjności wyrobów, 4. wytwarzanie wyrobów bezpiecznych.

Wyznaczone cele Przedsiębiorstwo osiąga poprzez:

1. utrzymanie systemu zarządzania jakością zgodnego z wymaganiami normy ISO 9001 i ciągłe doskonalenie jego skuteczności,

2. stosowanie systemu bezpieczeństwa zdrowotnego wyrobów HACCP, 3. stosowanie zasad Dobrej Praktyki Produkcyjnej (GMP),

4. ocenę potrzeb klientów,

5. staranny dobór i współdziałanie z dostawcami, 6. ustawiczną poprawę jakości wyrobów,

7. stosowanie surowców i materiałów o standardzie jakości i higieny gwa-rantującym ustaloną jakość wyrobów,

8. wprowadzenie postępu techniczno-technologicznego,

9. ciągłe szkolenie i doskonalenie kwalifikacji personelu oraz działania na rzecz zadowolenia pracowników,

10. spełnienie wymagań dotyczących ochrony środowiska.

Źródło: opracowanie własne.

Oczywiście kierownicy działów, omawiając te fragmenty polityki, które dotyczą ich obszaru działania z podległymi im pracownikami, powinni for-mułować konkretne, szczegółowe cele, zadania do wykonania. Wskazane jest także, aby były one zapisywane, np. w odpowiednich instrukcjach. Cele te powinny być formułowane zgodnie z zasadą określaną akronimem SMART, co oznacza, że powinny być:

• sprecyzowane – należy je określić możliwie konkretnie, nawiązując bez-pośrednio do polityki i celów jakości firmy, np. wejście na nowe rynki (jakie?), wdrożenie systemu HACCP,

• mierzalne – tam gdzie to możliwe, powinny być wyznaczone w postaci konkretnych wartości liczbowych umożliwiających ocenę ich realizacji,

np. dotrzymanie terminów dostaw w …% dla wykonanych zamówień, wadliwość procesu < …% w ciągu … lat,

• akceptowalne – pracownicy, którzy będą realizować cel, muszą go ak-ceptować, inaczej wystąpią trudności z ich realizacją,

• realne – możliwe do osiągnięcia przy posiadanych zasobach i możliwo-ściach organizacyjnych,

• terminowe – cele powinny posiadać termin wykonania, stanowiący dru-gi aspekt mierzalności, np. wskaźnik reklamacji na poziomie <…do końca roku …¹.

Taki sposób przekazywania pracownikom polityki i celów jakości spra-wi, że będzie ona dla nich jasna i zrozumiała, gdyż przybierze postać kon-kretnych wymagań, które mają zostać zrealizowane przez poszczególne działy przedsiębiorstwa oraz na poszczególnych stanowiskach pracy. Dzia-łanie to pozwoli pracownikom zrozumieć zasady, priorytety i kierunki dzia-łania przedsiębiorstwa w kwestii jakości oraz sprawi, że polityka jakości nie będzie dla nich tylko hasłem, sloganem zdobiącym ściany firmy, ale stanie się konkretnym celem, zadaniem do wykonania. Pracownicy znając ogół zamierzeń i celów organizacji dotyczących jakości łatwiej zrozumieją i zaak-ceptują konieczność implementacji w przedsiębiorstwie systemu zapewnie-nia jakości. W efekcie chętnie zaangażują się w to przedsięwzięcie, a ich opór wobec wprowadzanej zmiany oraz kłopoty ze zmianą ich mentalności w kwestii stosunku do jakości nie będą stanowić poważnej bariery realizacji procesu wdrożeniowego.