Informacja i przejrzystość

Tytuł Identyfik

ator działania

Opis/cele Oczekiwane rezultaty Zasoby

ludzkie

Zasoby finansowe

Wskaźnik

Aktualizacja wytycznej w sprawie identyfikacji wizualnej Frontexu

COM-1 Wprowadzona w 2012 r. obecna identyfikacja wizualna dobrze się sprawdza. Jej kształt, kolory i elementy wizualne są zgodne z komunikatami Frontexu i koncepcją zintegrowanego zarządzania granicami. Frontex jest ukazany jako nowoczesny podmiot, który pomaga osobom podróżującym legalnie w szybkim przekraczaniu granic (mosty, nakładające się elementy wizualne), ale jest surowy dla osób nieprzestrzegających prawa.

Od 2012 r., kiedy wprowadzono identyfikację wizualną, zebrano od użytkowników cenne informacje i zidentyfikowano kilka problemów natury funkcjonalnej.

W świetle możliwej nowej deklaracji celów i zmiany pełnej nazwy Frontexu taka aktualizacja jest potrzebna.

0,4 100,000 Ustanowienie wytycznej w sprawie identyfikacji wizualnej i polityki w zakresie identyfikacji wizualnej

Rozwój produkcji treści COM-2

W dobie mediów internetowych oraz komunikacji wizualnej i multimedialnej Frontex musi

produkować treść, którą można wielokrotnie edytować, wielokrotnie rozpowszechniać i której cel można wielokrotnie zmieniać zgodnie z różnym zapotrzebowaniem na informacje konkretnych kręgów odbiorców i ogromną ilością używanych kanałów.

Frontex musi utworzyć sieć autorów, redaktorów i weryfikatorów, którzy zaspokoiliby potrzeby komunikacyjne różnych jednostek Frontexu.

Sieć autorów, redaktorów i weryfikatorów

Sieć dostawców zdjęć i materiałów filmowych

Aby przedstawić pracę Frontexu i organów odpowiedzialnych za nadzór granic w państwach członkowskich, Frontex utworzy sieć dostawców zdjęć i materiałów filmowych w obrębie krajowych organów straży granicznej i przybrzeżnej. Eksperci Frontexu ds. komunikacji również będą

zaangażowani.

Należy utworzyć umowne ramy dla produkcji filmów, nagrań dźwiękowych i fazy

poprodukcyjnej.

Należy wdrożyć i utrzymać system zarządzania multimediami LENS, aby proces produkcji zdjęć i filmów przebiegał bezproblemowo.

Wsparcie komunikacyjne dla personelu Frontexu w zakresie edycji,

Jako jedną z agencji unijnych, Frontex zachęca się do udostępnienia informacji na temat jego roli i działalności we wszystkich oficjalnych językach UE.

W 2017 r. Frontex wprowadzi na swojej stronie internetowej pomniejsze strony internetowe, na których znajdą się podzielone na bloki tematyczne ogólne informacje na temat Frontexu dostępne w dziewięciu językach UE.

Na podstawie statystyk dotyczących języków używanych przez odwiedzających stronę internetową w następnych latach mogą zostać wprowadzone kolejne języki.

Filmy Frontexu są przetłumaczone i dostępne z napisami w dziewięciu językach UE. Ta praktyka będzie kontynuowana i ogólny proces produkcji filmu będzie obejmował opracowanie napisów.

Dziewięć wersji

0,3 325,000 Pięć pomniejszych stron internetowych dostępnych online Filmy dostępne online w 8 wersjach językowych (napisy)

Komunikacja online COM-4 Udostępnianie informacji swojemu gronu odbiorów ma zasadnicze znaczenie dla wypełnienia zobowiązań Frontexu w zakresie rozliczalności i przejrzystości. Frontex kontaktuje się z zainteresowanymi podmiotami na porządku

Dokumentacja hostingowe i usługi w

dziennym, przekazując odpowiednie i terminowe informacje dotyczące jego działalności i decyzji, które mogą mieć na nią wpływ.

Mimo faktu, że tradycyjne środki komunikacji, takie jak drukowane wersje dokumentów, nadal są istotne, obecnie zainteresowane podmioty oczekują, że informacje będą dostępne w

dogodniejszych formach online, w tym na stronach internetowych i poprzez narzędzia mediów społecznościowych. Ogólnie zaobserwowane tendencje, które obejmują szersze wykorzystanie internetu, używanie mediów społecznościowych i nieustannie zmieniającą się demografię

internetową, wskazują, że również zainteresowane podmioty Frontexu poszukują informacji w czasie rzeczywistym na mediach społecznościowych oraz wykorzystują podcasty, blogi i kanały RSS.

Rola komunikacji zmieniła się i nadal rozwija się wraz ze wzrostem wykładniczym mediów

społecznościowych i ciągłym postępem technologii mobilnych, a większa dostępność do wi-fi oznacza, że społeczeństwo posiada teraz możliwość dotarcia do informacji, modyfikowania i przekazywania ich w dowolny sposób, w dowolnym miejscu i o dowolnej porze. Każdy może wybrać możliwość otrzymywania informacji i natychmiastowych powiadomień na tematy, które uzna za użyteczne i odpowiednie dla siebie.

Wykorzystanie narzędzi mediów społecznościowych do angażowania i udostępniania informacji

powinno być integralną częścią wszystkich planów komunikacji dotyczących kluczowych projektów Agencji.

W 2017 r. Frontex ogłosi przetarg na nowy system zarządzania treścią stron internetowych, usługi hostingowe i usługi w zakresie monitorowania.

hostingowe i usługi w zakresie monitorowania Strategia komunikacji cyfrowej

zakresie monitorowania

Przygotowanie strategii komunikacji cyfrowej i stosowanie jej w codziennych

działaniach komunikacyjnych

Aby uprościć komunikację online na platformach wykorzystywanych przez Frontex (strony internetowe Frontexu, unijne platformy internetowe, media społecznościowe i platformy udostępniania treści), zostanie opracowana nowa strategia komunikacji cyfrowej.

Komunikacja wewnętrzna COM-5

Frontex ma obowiązek zapewnić, że jego personel ma dostęp do niezbędnych informacji, jest dobrze poinformowany bez przeciążania go oraz że jest świadomy procesu decyzyjnego Agencji.

Komunikacja wewnętrzna jest narzędziem, które wspomagając poprawę motywacji, współpracy, produktywności i wyników ma szerzyć kulturę angażowania się, w której ludzie zobowiązują się do osiągania wyników biznesowych.

W wielokulturowej europejskiej agencji jaką jest Frontex, której personel pochodzi z różnych państw i różnych środowisk, komunikacja jest istotnym czynnikiem dla utworzenia organizacji osiągającej sukcesy i zdolnej do współpracy. To ostatnie zachęci do efektywnego wykorzystywania zasobów, przyczynienia się do odejścia od

istniejącej kultury silosów oraz pozytywnie wpłynie na osiąganie ustalonych celów.

Efektywna komunikacja wewnętrzna pełni

zasadniczą rolę we wsparciu zmian organizacyjnych poprzez uzyskanie akceptacji i likwidację oporu. W 2017 r. we Frontexie zajdą zmiany w związku ze zmianą jego mandatu.

Frontex musi utworzyć nowoczesne platformy komunikacji wewnętrznej (tj. nowoczesne rozwiązanie intranetowe) i zapełnić je wysokiej jakości treścią.

Wraz ze zwiększeniem liczby personelu Frontex skupi się również na szkoleniach wprowadzających

Rozwiązanie intranetowe

5,2* 150,000 Ustanowienie i wykorzystywanie przez

dla nowych pracowników i na wydarzeniach wewnętrznych, dzięki którym powstanie silna kultura horyzontalnej wymiany informacji (tj.

praca zespołowa, dni wewnętrzne, nieformalne wspólne posiłki dla pracowników).

Zmiany planowane na 2017 r. wymagają również zapewnienia szkolenia w zakresie komunikacji dla różnych kategorii pracowników, w tym szkolenia w zakresie komunikacji podlegającej zmianom, pisania w języku angielskim oraz umiejętności prezentacyjnych.