ramach Schengen (orientacyjna kwota)
2.12. Korporacyjne sprawowanie rządów
Tytuł Identyfikato r działania
Opis/cele Oczekiwane rezultaty Zasoby
ludzkie
FIN-1 Zapewnienie kontynuacji dotychczasowych usług.
Świadczenie usług
finansowych i
korporacyjnych
44* Poziom zadowolenia
Terminowość Ulepszenie i
usprawnienie zarządzania budżetem
FIN-2 Wprowadzenie mechanizmu zarządzania kosztami działań obejmującego budżetowanie zadaniowe (ABB) w celu dopełnienia zarządzania efektywnością i jakością i dostosowania produktów i usług Frontexu do potrzeb zainteresowanych podmiotów.
Ulepszenie i usprawnienie zarządzania budżetem
0,2 Poziom zadowolenia
Terminowość uproszczenie korzystania z istniejących instrumentów finansowania i praktyk.
Szukanie nowych stosunków
finansowych/umownych z państwami członkowskimi w zakresie rozmieszczenia wyposażenia technicznego, ostatecznie zamawiając więcej usług (art. 13).
Rewizja instrumentów finansowania stosowanych przez Agencję przy umowach / dotacjach / zwrocie kosztów
0,5 Poziom zadowolenia
Terminowość
Identyfikacja innych źródeł finansowania
FIN-4 Identyfikacja potencjału finansowania zewnętrznego dla działalności koordynowanej
Identyfikacja innych źródeł finansowania działalności Frontexu
0,5 Poziom zadowolenia
Terminowość
działalności Frontexu
przez Frontex, jak również wynikających z niego ograniczeń.
Poszukiwanie i identyfikacja skutecznego mechanizmu budowania synergii oraz połączonych i finansowanych przez Unię sieci i programów w zakresie powrotów. (art. 26, 27) Automatyzacja
FIN-5 Stworzenie platformy/systemu IT, który wzmocni/uprości i ustanowi udoskonalone mechanizmy monitorowania i kontroli w zakresie naszych powiązań finansowych z państwami członkowskimi.
Ocena i wprowadzenie narzędzia służącego do zarządzania zamówieniami/umowami.
Automatyzacja procesów finansowych i procedur udzielania zamówień, w tym integracja z zewnętrznymi zainteresowanymi infrastruktury Agencji odpowiadają jej potrzebom. Wspomóc urzędników EURTF i urzędników łącznikowych w państwach członkowskich i państwach trzecich poprzez wsparcie logistyczne i zarządzanie infrastrukturą.
Opis/cele Oczekiwane rezultaty Zasoby
ludzkie
HRS-1 Wsparcie procedur doboru i rekrutacji, wdrożenie i egzekwowanie regulaminu pracowniczego i warunków zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich, opracowanie polityki kadrowej (przepisy UE i najlepsze praktyki), wspieranie kierownictwa i pracowników Frontexu we wszystkich kwestiach związanych z zasobami ludzkimi: budżet przypisany do tytułu 1, kwestie związane z rozwojem pracowników; szkolenia dla pracowników Frontexu; przeprowadzanie corocznej oceny pracowników; procedura zmiany klasyfikacji; uprawnienia pracowników
33* 0 Poziom zadowolenia
Frontexu (w tym oddelegowanych ekspertów krajowych i członków wspierających zespoły).
Zapewnienie
HRS-3 Wprowadzenie zabezpieczeń i środków bezpieczeństwa zgodnie z ogólnymi ramami regulacyjnymi w zakresie bezpieczeństwa wewnętrznego oraz zgodnie z przepisami UE i najlepszymi praktykami. Obejmuje to wdrożenie mających zastosowanie przepisów, w tym przepisów w zakresie informacji niejawnych UE, jak też łączność ze służbami bezpieczeństwa UE i państw członkowskich.
17* 0 Czas reakcji
Tytuł Identyfikator działania
Opis/cele Oczekiwane rezultaty Zasoby
ludzkie
ICT-2 Zapewnienie dostępności usług ICT. Dostępność systemu zgodnie z zobowiązaniem wymienionym w
umowie o gwarantowanym poziomie usług i standardach
poziomu usług. systemów i aplikacji.
ICT-4 Rozwój zdolności wewnętrznych w zakresie analizy biznesowej i technicznej, architektury istniejących jednostek i systemu oraz zarządzania informacjami i danymi w celu utrzymania wiedzy, wzmocnienia rozwoju strategii i zarządzania ICT.
Zapewnienie dokumentu architektury technicznej na potrzeby konsolidacji systemów ICT, aby dostarczyć wspólne elementy, ograniczyć liczbę systemów, pokrywanie się funkcji i koszty utrzymania.
Dokumentacja w zakresie jednostek i architektury
technicznej Nowa strategia w zakresie technologii informacyjnej Nowa technologia informacyjna
Architektura techniczna platformy operacyjnej
3* 400,000 Indeks zgodności
Koordynacja
techniczna oraz w
ICT-5 Techniczna koordynacja zmian dokonanych we współpracy z innymi jednostkami
Ustanowienie zarządzania umowami, z uwzględnieniem
8* 1 600,000 Poziom jakości; Indeks zgodności
zakresie udzielania
gospodarczymi, koordynacja procedur udzielania zamówień i wniosków, aby zapewnić terminowe pozyskiwanie licencji, realizację zadań w zakresie wsparcia oraz utrzymania i rozwoju:
- specjalnie skonfigurowanych systemów operacyjnych, punktu kompleksowej obsługi Frontexu, systemu monitorowania mediów Frontexu, wyposażenia pomieszczenia operacyjnego, rozwiązania w zakresie systemu informacji geograficznej, środowiska gromadzenia informacji biznesowych;
- zarządzania aktywami cyfrowymi;
- specjalnie skonfigurowanych aplikacji w obszarze administracyjnym.
sytuacji eskalacji incydentów i problemów, terminowe odnawianie umów zbieżne z
terminem wprowadzenia nowych procedur, stałe objęcie
umowami rozwiązań z zakresu IT, zarządzanie umowami o
gwarantowanym poziomie usług.
Intranet / przestrzeń robocza „Mój Frontex”
ICT-6 Dalszy rozwój przestrzeni roboczej „Mój Frontex” (narzędzia współpracy opartego na intranecie) i systemu zarządzania dokumentami na podstawie systemu zarządzania relacyjnymi bazami danych (RDBMS).
Intranet / dostarczone moduły przestrzeni roboczej „Mój
Frontex”
Lepsza współpraca oraz zarządzanie dokumentami i
wiedzą
1,5 800,000 Poziom zadowolenia
Wdrożenie zdolności ciągłości działania ICT
ICT-7 Dalsze wdrażanie i obsługa zdolności ciągłości działania ICT (plan i infrastruktura przywrócenia gotowości do pracy po wystąpieniu sytuacji nadzwyczajnej), w tym instalacja, uruchomienie, usprawnianie, testowanie i utrzymywanie głównych usług ICT w miejscu przywrócenia gotowości do pracy po wystąpieniu sytuacji nadzwyczajnej.
Dostępność w miejscu przywrócenia gotowości do pracy po wystąpieniu sytuacji nadzwyczajnej podstawowych systemów, takich jak serwery
uwierzytelniania, e-mail i plików (jako pierwsze kroki),
przygotowanie do instalacji systemów krytycznych.
1,5 625,000 Poziom zadowolenia
Wdrożenie zarządzania
tożsamością i dostępem
ICT-8 Dalsze wdrażanie i obsługa zdolności ciągłości działania ICT (plan i infrastruktura przywrócenia gotowości do pracy po wystąpieniu sytuacji nadzwyczajnej), w tym instalacja, uruchomienie, usprawnianie, testowanie i utrzymywanie głównych usług ICT w miejscu przywrócenia gotowości do
Ustanowienie podstawowej architektury systemu, określenie dokumentacji dla interfejsu i aplikacji korporacyjnych.
1,5 110,000 Indeks zgodności
pracy po wystąpieniu sytuacji
infrastruktury sieci i usług w konsekwencji użytkowników, włącznie z okablowaniem stanowisk roboczych, zainstalowaniem wi-fi, podłączeniem podłogowego systemu dystrybucyjnego do centrum danych, zainstalowaniem urządzeń wielofunkcyjnych i służących do przeprowadzania wideokonferencji.
Użytkownicy mogą korzystać ze wszystkich rozwiązań ICT na
dodatkowych piętrach znajdujących się w tym samym
budynku.
0,5 440,000
Tytuł Identyfikator działania
Opis/cele Oczekiwane rezultaty Zasoby
ludzkie
LAU-1 Jednostka do Spraw Prawnych reprezentuje Frontex przed sądami UE i krajowymi.
Ponadto jednostka ta odgrywa istotną rolę na etapie wewnętrznych postępowań przedsądowych oraz w odzyskiwaniu należnych kwot finansowych. wsparcia wewnętrznym zainteresowanym podmiotom w kwestiach związanych z podstawową działalnością (Wydział Działań Operacyjnych, Wydział Budowania Zdolności). Ze względu na kryzysy w regionie Morza Śródziemnego działalność ta stała się jeszcze bardziej istotna.
2* 0 Liczba zweryfikowanych
planów operacji
Poziom jakości; Liczba przetworzonych umów
Działalność podstawowa (publiczny dostęp do dokumentów)
LAU-3 Wnioski o publiczny dostęp do dokumentów Oznaczenie zastrzegające: rekonstrukcja Jednostki ds. Informacji i Komunikacji istotnie wpłynęła na obciążenie pracą Jednostki do Spraw Prawnych (dwie osoby z Komunikacji odpowiedzialne za kwestie publicznego dostępu do dokumentów, zgodnie z decyzją zarządu nr 3/2014,
przeszły do innych podmiotów wewnętrznych i nie będą wykonywały obowiązków związanych z publicznym dostępem do dokumentów). Pracownicy wykonujący „podstawową działalność” nie zawsze wywiązują się ze swoich obowiązków zgodnie z tą samą decyzją zarządu (co kilkakrotnie zgłoszono w
„matrycy ryzyka”). Poniższa wartość liczbowa dotycząca Jednostki do Spraw Prawnych jest zatem zaniżona.
Mechanizm
rozpatrywania skarg
LAU-4 Działanie mechanizmu rozpatrywania skarg Jednostki do Spraw Prawnych
do zatwier
dzenia
0
Wdrażanie
rozporządzenia w sprawie
Europejskiej Straży Granicznej i Przybrzeżnej
LAU-5 Jednostka do Spraw Prawnych służy poradą prawną i praktyczną w zakresie wdrażania nowego rozporządzenia. Jednostka do Spraw Prawnych pozostawia wydawanie instrukcji w zakresie szczegółów powiązanych z zadaniami ustanowionymi zgodnie z rozporządzeniem jednostce HoUs.
3* 0
Proces decyzyjny LAU-6 Jednostka do Spraw Prawnych sprawdza legalność procesu podejmowania decyzji wewnętrznych.
0,5 0 Liczba skutecznie
zaskarżonych decyzji Ogólne wsparcie
udzielane wszystkim
wydziałom i
kierownictwu
LAU-7 Ogólne wsparcie udzielane wszystkim wydziałom i kierownictwu.
0,5 0 Liczba wydanych opinii
Opinie prawne udzielane
Wydziałowi Zasobów Ludzkich
LAU-8 Urzędnik do spraw prawnych przypisany sprawom z zakresu zasobów ludzkich
do zatwier
dzenia
0
Tytuł Identyfikator działania
Opis/cele Oczekiwane rezultaty Zasoby
ludzkie
CGD Zapewnienie w pełni funkcjonalnego centralnego systemu zarządzania dokumentami
Zarządzanie i udostępnianie dokumentów odbywa się na szczeblu centralnym
2 Poziom zadowolenia
Tytuł Identyfikator działania
Opis/cele Oczekiwane rezultaty Zasoby
ludzkie
CG/CTL-1 Oceny wewnętrzne (śródokresowa, ex ante i ex post) powierza się podmiotowi centralnemu, który koordynuje je z udziałem ekspertów wewnętrznych i zewnętrznych.
Dostarczone sprawozdania oceniające i plany działania
0,6 100,000 Liczba przyjętych zaleceń
Zarządzanie
ciągłością działania we Frontexie
CG/CTL-3 Utrzymywanie i dostosowywanie zarządzania ciągłością działania w całym Frontexie;
skuteczne reagowanie na zagrożenia;
zarządzanie ciągłością działania chroni główne interesy gospodarcze Frontexu zgodnie z przyjętą strategią.
Zatwierdza się i testuje przejścia graniczne, zarządzanie kryzysowe i plany przywrócenia
Opis/cele Oczekiwane rezultaty Zasoby
ludzkie
CG/QM-2 Zgodnie z zaleceniami Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych dla wszystkich agencji UE oraz z wytycznymi Komisji wzmocni się kontrole pod kątem potencjalnych nadużyć finansowych.
Realizacja planu działania 0,9 0 Indeks osiągniętych celów
Ulepszenie procesów CG/QM-3 Ulepszenie procesów poprzez wzmocnienie zarządzania procesami.
Zatwierdzone i
udoskonalone procesy biznesowe
1,1 0 Poziom zadowolenia
Dochody