Odniesienie do identyfikatora
działania
Oczekiwane rezultaty Wskaźnik
Zacieśnienie współpracy strategicznej z forum konsultacyjnym ds. praw podstawowych oraz rozważenie możliwości regularnego włączania zaleceń tego forum do praktyk stosowanych w codziennej działalności Frontexu.
FRO-1–3
Uwzględnianie problematyki związanej z prawami podstawowymi w ramach podejmowanych przez Frontex działań operacyjnych przejawiające się zmniejszeniem liczby skarg dotyczących naruszenia praw podstawowych.
Podnoszenie świadomości i wiedzy w kwestiach dotyczących praw podstawowych.
Przyjęcie nowej / zmienionej strategii w dziedzinie praw podstawowych i nowego / zmienionego planu działania w dziedzinie praw podstawowych.
Indeks zgodności Zagwarantowanie, aby kwestie związane z poszanowaniem i
promowaniem praw podstawowych stały się jednym z elementów kultury Frontexu oraz działań podejmowanych przez Agencję.
FRO-5 FRO-7
Ustanowienie mechanizmu skargowego. FRO-4
Monitorowanie i zapewnianie poszanowania praw podstawowych w ramach wszystkich działań podejmowanych przez Agencję zgodnie z przepisami nowego rozporządzenia.
Indeks zgodności
3.12. ŁAD KORPORACYJNY
Opis/cele
Odniesienie do identyfikatora
działania
Oczekiwane rezultaty Wskaźnik
Świadczenie usług finansowych i usług związanych z zamówieniami.
FIN-1 FIN-3 FIN-5
Zapewnienie zgodności z ramami prawnymi i regulacyjnymi.
Terminowe wprowadzanie wszystkich transakcji do systemu rachunkowości memoriałowej; terminowe odbieranie przychodów;
wspieranie procesu inicjowania wydatków w problematycznych obszarach; weryfikacja wszystkich zobowiązań i płatności;
zapewnienie należytego wsparcia na rzecz postępowań o
udzielenie zamówienia i zagwarantowanie prawidłowego przebiegu tych postępowań; przeprowadzanie analiz i kontroli; rozwijanie środowiska wydajnego wsparcia finansowego.
Poziom zadowolenia
Świadczenie usług związanych podróżami służbowymi FIN-1
Zapewnienie efektywnego zarządzania podróżami służbowymi, uwzględniając kwestie finansowe związane z planowaniem delegacji, zarządzaniem delegacjami i zwracaniem kosztów delegacji pracownikom i oddelegowanym członkom zespołów.
Poziom zadowolenia
Udzielanie innego rodzaju wsparcia korporacyjnego FIN-1 FIN-6
Zagwarantowanie wsparcia administracyjnego przy organizacji posiedzeń i konferencji, sprawowania nadzoru nad recepcją i biblioteką, monitorowania sytuacji w zakresie zasobów biurowych, zarządzania placówką i nadzorowania działań związanych z usługami na rzecz pracowników oddelegowanych za granicę, a także wsparcia administracyjnego udzielanego na zasadzie ad hoc.
Zapewnienie powołania urzędnika ds. budżetu. Podejmowanie skutecznych działań w obszarze planowania, monitorowania, koordynowania i zgłaszania budżetu tymczasowego i budżetu uchwalanego w drodze głosowania.
Poziom zadowolenia
Koordynowanie budżetu Agencji FIN-2
FIN-4
Poziom zadowolenia
Zaktualizowanie i dostosowanie ram regulacyjnych w celu zapewnienia Frontexowi odpowiedniego wsparcia przy realizacji powierzonych mu zadań
LAU-2
Przyjęcie ram prawnych zapewniających Frontexowi możliwość
skutecznego podejmowania działań. Indeks zgodności
Publikacja katalogu usług obejmującego ściśle określone zadania realizowane w ramach funkcji „centrum informacyjnego ds. prawnych” oraz wewnętrzne przypisywanie
LAU-5 Zapewnienie szybkiego rozpatrywania wniosków o pomoc prawną. Poziom wykorzystania
poszczególnych funkcji określonym podmiotom, aby zapewnić możliwość szybkiego reagowania
Zapewnianie wsparcia na rzecz mechanizmu skargowego LAU-4
Monitorowanie i zapewnianie poszanowania praw podstawowych w ramach wszystkich działań podejmowanych przez Agencję zgodnie z przepisami nowego rozporządzenia.
Indeks zgodności
Pełnienie funkcji „biura ds. przejrzystości”
LAU-3
Zapewnienie lepszego reagowania na coraz większą liczbę wniosków o udzielenie publicznego dostępu do dokumentów.
Indeks zgodności Poziom
zadowolenia Opracowanie i prowadzenie „katalogu usług”
LAU-9
Rozwiązywanie problemów związanych z niedoborem mocy przerobowych poprzez równomierne obciążanie pracą pracowników Jednostki ds. Prawnych. Opracowanie katalogu usług ułatwi wyznaczanie priorytetów w ramach Jednostki ds. Prawnych.
Poziom zadowolenia Poziom wykorzystania W stosownych przypadkach, szkolenie członków kadry
kierowniczej wyższego szczebla HRS-1 Odpowiednio przeszkolona kadra kierownicza wyższego szczebla. Poziom zadowolenia Publikacja katalogu usług obejmującego ściśle określone
zadania realizowane w ramach funkcji „centrum informacyjnego ds. prawnych” oraz wewnętrzne przypisywanie poszczególnych funkcji określonym podmiotom, aby zapewnić możliwość szybkiego reagowania
LAU-9
Opublikowanie „katalogu usług” na potrzeby Jednostki ds.
Prawnych obejmującego zadania realizowane w ramach funkcji
centrum informacyjnego. Poziom
zadowolenia
Kontynuowanie wdrażania zaleceń z oceny, o której mowa w
art. 33 CTL-1 Wykonywanie zadań administracyjnych z poszanowaniem praw
podstawowych.
Poziom wykorzystania Zarządzanie pracami jednostki w celu usprawnienia
mechanizmu zgłaszania informacji od szczebla roboczego do szczebla kadry kierowniczej wyższego szczebla.
CG
Podejmowanie świadomych decyzji w zakresie zarządzania na
szczeblu wydziału i jednostki. Poziom
wykorzystania Stosowanie procedur naboru i realokacji personelu w spójny,
przejrzysty i efektywny sposób, zgodnie z wytycznymi w zakresie najlepszych praktyk. Poddawanie wakatów szczegółowej „ocenie w zakresie potrzeb i kompetencji”, aby zapewnić zdolność do odpowiedniego reagowania na potrzeby Agencji w zakresie elastyczności i sprawności; opracowanie i wdrożenie polityki w zakresie mobilności.
HRS-1
Opracowywanie i świadczenie usług związanych z zasobami ludzkimi
w terminowy i zadowalający sposób. Poziom
zadowolenia Indeks elastyczności
Podnoszenie poziomu wiedzy o zarządzaniu wynikami w różnych procesach związanych z zasobami ludzkimi.
HRS-2
Zapewnienie ciągłości operacji w dziedzinie IT w odniesieniu do wyszczególnionych systemów operacyjnych i aplikacji stosowanych na danym obszarze operacyjnym i administracyjnym.
Poziom zadowolenia Poziom wykorzystania Promowanie wiedzy na temat i właściwego zrozumienia kwestii
dotyczących poszanowania, ochrony i promowania praw
podstawowych wśród pracowników Frontexu. HRS-1
Wykonywanie zadań administracyjnych z poszanowaniem praw podstawowych.
Poziom zadowolenia Poziom wykorzystania Zapewnienie wsparcia technicznego (ICT) na rzecz obszarów
operacyjnych i obszarów umożliwiania działania oraz ulepszenie infrastruktury koniecznej do celów operacyjnych i administracyjnych.
ICT-2
Zapewnienie ciągłości operacji w dziedzinie IT w odniesieniu do wyszczególnionych systemów operacyjnych i aplikacji stosowanych na danym obszarze operacyjnym i administracyjnym.
Poziom zadowolenia Poziom wykorzystania Udzielanie wsparcia związanego z zarządzaniem zasobami
ludzkimi we wszystkich obszarach operacyjnych i obszarach umożliwiania działania.
HRS-1
Zapewnienie dodatkowego wsparcia lepiej dostosowanego do
indywidualnych potrzeb. Poziom
zadowolenia Zapewnienie bezpieczeństwa fizycznego pomieszczeń i
personelu Frontexu. HRS-3 Bezpieczne środowisko pracy w agencji Frontex. Indeks
elastyczności Zapewnienie bezpieczeństwa systemów ICT Frontexu.
ICT-1
Utrzymywanie bezpieczeństwa infrastruktury ICT i rozwiązań w zakresie ICT na akceptowalnym poziomie poprzez:
- poddawanie przynajmniej dwóch systemów testom penetracyjnym raz do roku;
- aktualizowanie mechanizmów bezpieczeństwa wszystkich systemów raz na kwartał;
- udoskonalanie systemów wykrywania i zarządzania.
Indeks elastyczności
Utrzymywanie systemu zarządzania dokumentacją, intranetu i systemu zarządzania treściami Frontexu.
CG
Wdrożenie funkcjonalnej, przyjaznej dla użytkownika przestrzeni roboczej „Mój Frontex” wykorzystywanej do zarządzania procesami działań, intranetem i narzędziami współpracy.
Poziom zadowolenia Poziom wykorzystania Opracowanie zautomatyzowanego systemu zarządzania
zasobami ludzkimi. HRS-1
Zagwarantowanie skutecznego i terminowego podejmowania wszystkich działań związanych z zasobami ludzkimi, tj. działań w obszarze selekcji i naboru, działań dotyczących uprawnień pracowniczych i zarządzania personelem, działań szkoleniowych i
Poziom zadowolenia
działań w zakresie rozwoju kadr (uwzględniając ocenę pracowników i zmianę zakresu ich obowiązków).
Poziom wykorzystania Stopniowe zwiększanie liczby tematów operacyjnych.
LAU-2 Zapewnienie najwyższego poziomu zgodności działań operacyjnych z prawem znajdującego odzwierciedlenie w niskiej liczbie skarg.
Poziom zadowolenia Zwiększenie efektywności funkcjonowania Frontexu i
usprawnienie ogólnej struktury (kultury) zarządzania Frontexem.
QM-3
Ochrona i poprawa reputacji Frontexu.
Poziom realizacji
Utrzymanie ciągłości działania Frontexu, uwzględniając rozwiązania w obszarze ICT.
CTL-3
Zapewnienie pełnej integracji z innymi procesami biznesowymi na szczeblu korporacyjnym: procesami zarządzania ryzykiem, procesami zarządzania kryzysowego i procesami przywracania gotowości do pracy po wystąpieniu sytuacji nadzwyczajnej.
Zidentyfikowanie i wyeliminowanie wszystkich luk w obszarze zarządzania ciągłością działania.
Przygotowanie i przetestowanie infrastruktury oraz zapewnienie możliwości wprowadzenia najnowszych informacji, dla których wykonano kopię zapasową, do wybranej aplikacji; opracowanie procedury aktywowania modułu przywracania gotowości do pracy po wystąpieniu sytuacji nadzwyczajnej.
Opracowywanie i aktualizowanie dokumentacji; przygotowywanie sprzętu na potrzeby zespołu ds. sytuacji kryzysowych.
Uwzględnienie kosztów utrzymania lustrzanego serwera.
Indeks elastyczności Poziom wykorzystania
Ocena działań operacyjnych i działań służących zwiększaniu zdolności.
CTL-1
Potwierdzenie zgodności działań Frontexu z obowiązującymi przepisami i skuteczności tych działań w wynikach przeprowadzonych ocen; zidentyfikowanie i skorygowanie niedociągnięć.
Poziom wykorzystania
Najistotniejsze elementy i główne aspekty przeszłej i aktualnej sytuacji
W listopadzie 2015 r. zarząd zatwierdził szacunkowe dane na temat przychodów i wydatków i przedstawił projekt planu zatrudnienia na 2017 r. Na chwilę obecną dokumenty te uznaje się za przyjęte przez zarząd, dlatego też dalsza część niniejszego dokumentu będzie zgodna z przedstawionymi w nich informacjami.
W połowie grudnia 2015 r. Komisja przedstawiła nowy wniosek – dokument COM(2015) 671 – którego przyjęcie wywrze istotny wpływ na kwestie związane z planowaniem wykorzystania zasobów Agencji. Nowe rozporządzenie w sprawie Europejskiej Straży Granicznej i Przybrzeżnej weszło w życie w dniu 6 października 2016 r.
Dlatego też Frontex odnosi się w swoim wieloletnim planie wykorzystania zasobów już do oceny skutków finansowych regulacji przedstawionej we wniosku Komisji COM(2015) 671 towarzyszącym rozporządzeniu (UE) 2016/1624 z dnia 14 września 2016 r.
Pracowników przydziela się do realizacji poszczególnych zadań zgodnie z priorytetami określonymi w opisach profili stanowisk pracy, które z kolei są zorientowane na wnoszenie operacyjnej i europejskiej wartości dodanej w dziedzinie zarządzania granicami zewnętrznymi UE.
Frontex będzie nadal wspierał państwa członkowskie i UE w obszarze orientacji sytuacyjnej, zarządzania wymianą informacji oraz opracowywania sprawozdań z analizy ryzyka i produktów analitycznych. Frontex będzie w dalszym ciągu rozwijał i zwiększał udzielaną państwom członkowskim pomoc związaną z działaniami powrotowymi i pomoc poprzedzającą powrót, a także udoskonalał zintegrowany system zarządzania powrotami na szczeblu technicznym i operacyjnym.
Frontex będzie nadal wnosił aktywny wkład w działania na rzecz zwiększania kompetencji zawodowych funkcjonariuszy straży granicznej państw członkowskich oraz państw stowarzyszonych w ramach Schengen.
Frontex rozwinie i zoptymalizuje mechanizm rezerwy wyposażenia technicznego oraz mechanizm oddelegowanych członków zespołów, które będą szeroko wykorzystywane w ramach koordynowanych wspólnych operacji.
Działania, które wcześniej były przypisane do grupy „Kontakty zewnętrzne i public relations”, zostały obecnie przyporządkowane do nowo utworzonych, strategicznych obszarów działań „Współpraca na szczeblu międzynarodowym i europejskim” i „Komunikacja”.
W rozporządzeniu w sprawie Europejskiej Straży Granicznej i Przybrzeżnej zawarto wytyczne dotyczące przyszłych działań Agencji po częściowej zmianie jej mandatu i istotnym zwiększeniu ilości zasobów pozostających do jej dyspozycji.