System informacyjny w controllingu

System ten jest wyróżnionym przestrzennie i uporządkowanym czasowo zbio-rem informacji, nadawców informacji, odbiorców informacji, kanałów informacyjnych oraz technicznych środków przesyłania i przetwarzania informacji, których funkcjo-nowanie służy do wspomagania sterowania obiektem gospodarczym127. Od liczby podmiotów (jednostek) systemu informacyjnego controllingu, wspartego rozwiąza-niami informatycznymi i prawidłowości kształtowania procesów informacyjno-decyzyjnych, łączących te podmioty, zależy jakość informacji.

Controlling jest typowym narzędziem wspomagającym proces podejmowania decyzji, którego skuteczność i efektywność zależy w sposób bezpośredni od wykorzy-stanej informacji, co zostało zaprezentowane na rysunku 10.

Rysunek 10 Proces informacyjno-decyzyjny w controllingu

Źródło: S. Marciniak, Rola informacji w controllingu, Controlling i Rachunkowość Zarządcza, nr 12, 2003, s. 19.

127 Por. A. Nowicki, Strategia doskonalenia systemu informacyjnego w zarządzaniu przedsiębiorstwem, Wydawnic-two Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu, Wrocław 1999.

Sprawność funkcjonowania systemu controllingu oraz skutki, jakie powstają w wyniku jego zastosowania zależą głównie od prawidłowości zasilania tego systemu w informacje. Rodzaj wykorzystywanej informacji zależy od rodzaju, odmiany lub typu controllingu. Szczególnie duże zróżnicowanie informacyjne występuje między control-lingiem operacyjnym a strategicznym (podobnie jak w zarządzaniu operacyjnym i strategicznym)128.

Jak wskazano również na rysunku 10, w celu zapewnienia prawidłowego funk-cjonowania procesu informacyjno-decyzyjnego w controllingu należy przestrzegać określonych reguł, które stanowią warunek racjonalnej budowy (projektowania i wdrażania) oraz eksploatacji controllingu. Dopełnieniem tego będzie zaprezentowa-nie bardziej szczegółowo kilku zasad przedstawionych przez S. Marciniaka129, które tym samym potwierdzają prezentowany w rozprawie pogląd.

Pierwsza zasada dotyczy zabezpieczenia efektywnego systemu informacyjnego, przez co należy rozumieć zbieranie odpowiednio dużej ilości informacji niezbędnych do wykorzystania w systemie controllingu oraz ich równoległą hierarchizację z punk-tu widzenia stopnia ważności i przetwarzania. Druga zasada obejmuje zabezpieczenie efektywnego systemu organizacji, polegającego na zbudowaniu takiego systemu orga-nizacyjnego (struktury, funkcji), który umożliwi szybkie przysyłanie właściwie prze-tworzonej informacji między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w celu optymalnego jej wykorzystania (z punktu widzenia podejmowania decyzji). Trzecia zasada odnosi się do zabezpieczenia efektywnego systemu zarządzania poprzez wła-ściwe wykonywanie w przedsiębiorstwie podstawowych funkcji zarządzania: plano-wania, organizoplano-wania, motywowania oraz kontroli, a także funkcji wynikowej – po-dejmowania decyzji.

Omawiając zagadnienie budowy systemu informacji nie sposób pominąć kwestii dotyczącej ustalania treści, zakresu oraz sposobu i terminu dostarczenia informacji. W zależności od potrzeb oraz mapy informacyjnej (punkty uzyskiwania informacji, tj. stanowiska, na których są wykonywane czynności informacyjne, oraz linie przepływu informacji między tymi węzłami), banku informacji, algorytmów przetwarzania i spo-sobu korzystania z zasobów informacji130 ustala się zakres i liczbę informacji pocho-dzących z różnych źródeł. Równie ważną kwestią jest odpowiednie uporządkowanie systemu informacji, jego rzeczowość, poprawność semantyczna, zwięzłość i

128 Szerzej na temat controllingu operacyjnego i strategicznego s. 29 i n.

129 Por. S. Marciniak, Rola informacji w controllingu, Controlling i Rachunkowość Zarządcza, nr 12, 2003, s. 18.

130 Por. T. Rojek, Wartość poznawcza informacji jako strategicznego zasobu w zintegrowanym systemie zarządzania

przedsiębiorstwem, w: Zarządzanie zasobami informacji w przedsiębiorstwie, red. R. Borowiecki i M. Kwieciński,

średniość, aby treść i zakres informacji mogły być rozpatrywane w ścisłym związku ze strukturą organizacyjną.

Przede wszystkim, informacje winny być dostosowane do funkcji organicznych przedsiębiorstwa i szczebla zarządzania. Wyższym szczeblom kierowania należy do-starczać informacji syntetycznych o szerokim zakresie tematycznym, opisujących zja-wiska i procesy pod względem ilościowym i jakościowym. Niższym poziomom kie-rowania dostarczane informacje powinny mieć charakter bardziej szczegółowy, o ograniczonym zasięgu tematycznym. Taki rozkład informacji stosowany w systemie controllingu jest uwarunkowany organizacyjną strukturą decyzyjną131.

Niewątpliwie, należy stwierdzić, że zastosowanie przez controlling systemu in-formatycznego niesie ze sobą szereg korzyści dla przedsiębiorstwa, do których należy:

a) możliwość integracji wielu rozproszonych danych z różnych źródeł;

b) wysoka jakość udostępnianych informacji, które charakteryzują się szybkością ich uzyskania, elastycznością (dostosowywaniem do zapotrzebowania), kompletno-ścią, dokładnością (w różnym stopniu szczegółowości);

c) dyscyplinowanie przepływów informacji między działami (komórkami), ośrodkami odpowiedzialności, a także wszystkimi szczeblami zarządzania;

d) formalizacje posługiwania się informacjami, a w konsekwencji wzrost przej-rzystości wielu procesów decyzyjnych w przedsiębiorstwie;

e) lepsze przygotowanie decyzji strategicznych i bieżących, ze względu na wcześniejsze dostarczanie kierownikom ścisłej i aktualnej informacji, łatwo i szybko dostępnej;

f) zwiększenie profesjonalności podejścia do procesów planowania i podejmo-wania decyzji w całym przedsiębiorstwie;

g) wymuszenie uzupełnienia wiedzy z zakresu zarządzania przez wszystkich użytkowników, nie tylko controllera;

h) możliwość symulowania i testowania alternatywnych strategii, jak też zwięk-szenia liczby prawdopodobnych ocen i szacunków;

i) zdecydowane oddalenie niebezpieczeństwa pominięcia ważnych informacji, np. z rynku;

j) możliwość osiągnięcia efektu skali w odniesieniu do zasobów informatycz-nych przedsiębiorstwa; dane, które wcześniej wykorzystywane były tylko na poziomie danego systemu informatycznego (dziedzinowego) mogą być przydatne wielu odbior-com w różnych układach analitycznych;

131 Por. D. Fjałkowska, Wymiary systemu informatycznego dla controllingu, Controlling i Rachunkowość Zarząd-cza, nr 5, 2003, s. 11.

k) zmniejszenie nieefektywności działań i zminimalizowanie prawdopodobień-stwa podjęcia decyzji przy braku kluczowej informacji;

l) możliwość zmiany struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa w kierunku jej spłaszczenia (uelastycznienia);

m) niezmienność jakości informacji niezależnie od stopnia skoncentrowania czy rozproszenia organizacyjnego służb controllingu w przedsiębiorstwie.

Na zakończenie należy dodać, że system informacyjny wspierający controlling (niezależnie od stopnia zaawansowania techniczno-technologicznego) obejmuje swo-im zasięgiem wszystkie dziedziny działania organizacji, włączając w to również oto-czenie, integrację danych, struktur i modeli, ponadto rozmyślne, logiczne i uzasadnio-ne semantycznie dzielenie zasobów informacyjnych.