Uwarunkowania wynikające z przepisów – przetwarzanie i udostępnianie informacji

Istniejące przepisy warunkują nie tylko zakres gromadzonych danych i informacji związanych z obsługą stu-diów doktoranckich, ale także, w pewnym stopniu, sposób ich przetwarzania i udostępniania . W niniejszej analizie wzięto pod uwagę trzy zasadnicze dla automatyzacji obsługi informacyjnej studiów doktoranckich grupy takich uwarunkowań:

ʘ obowiązki kierownika studiów doktoranckich, które w dużej mierze związane są z odpowiednim prze-twarzaniem informacji, a w szczególności decyzje, które na podstawie zebranych informacji musi podejmować;

ʘ zasady konstruowania różnych list rankingowych;

ʘ ustalone formy raportów i sprawozdań sporządzanych dla różnych interesariuszy zewnętrznych i wewnętrznych .

Po pierwsze, zgodnie z Rozp. MNiSW w sprawie studiów doktoranckich i stypendiów doktoranckich (par . 3, ust . 1, p . 1) rektor powołuje kierownika studiów doktoranckich, który wykonuje określone obowiązki (rozp . powyżej par . 3, ust . 5 oraz Regulamin studiów – nowy, par . 17 i 18 i Regulamin studiów – stary, par . 16 i 17), co pociąga za sobą konieczność przyznania mu określonych kompetencji w systemie, niezbędnych do realizacji tych obowiązków,

oraz zaprojektowania możliwości automatycznego generowania odpowiednich zestawień danych i informa-cji (raportów) . Traktując łącznie regulamin obowiązujący doktorantów, którzy rozpoczęli studia przed rokiem akademickim 2012/13 oraz tych, którzy rozpoczęli je w roku 2012/13 i w latach następnych, kierownik studiów:

ʘ podejmuje decyzje w sprawie zaliczenia lat studiów, a także w sprawie przeniesienia obowiązków dok-torantów na następny rok;

ʘ rozpatruje zastrzeżenia doktorantów w sprawie zaliczenia roku studiów;

ʘ podejmuje decyzje w sprawie skreślenia z listy uczestników studiów doktoranckich;

ʘ przedstawia rektorowi wnioski w sprawach należących do kompetencji rektora, a w szczególności prze-kazuje mu zaakceptowane przez komisję doktorancką oraz przez kierownika podstawowej jednostki organizacyjnej listy rankingowe w sprawie przyznania stypendium doktoranckiego oraz zwiększenia stypendium doktoranckiego z dotacji podmiotowej na dofinansowanie zadań projakościowych;

ʘ organizuje realizację programu studiów doktoranckich, a także opracowuje i przedstawia władzom podstawowej jednostki organizacyjnej wnioski dotyczące planu i programu studiów doktoranckich;

ʘ opiniuje podania o przyznanie urlopu naukowego lub dziekańskiego;

ʘ po sprawdzeniu kompletności złożonego wniosku o przyznanie świadczenia pomocy materialnej prze-kazuje go organowi przyznającemu świadczenia pomocy materialnej zgodnie z Regulaminem ustala-nia wysokości, przyznawaustala-nia i wypłacaustala-nia świadczeń pomocy materialnej dla doktorantów Uniwer-sytetu Jagiellońskiego;

ʘ dokonuje oceny realizacji programu studiów doktoranckich oraz prowadzenia badań naukowych przez doktorantów w sposób określony przez radę jednostki organizacyjnej, a także rozpatruje zastrzeżenia doktorantów do tych ocen;

ʘ dokonuje oceny osiągnięć doktorantów na potrzeby sporządzenia list rankingowych do stypendium dla najlepszych doktorantów;

ʘ przedłuża okres odbywania studiów doktoranckich w przypadkach przewidzianych w przepisach odrębnych;

ʘ opiniuje wniosek doktoranta ubiegającego się o przeniesienie z innej uczelni na studia doktoranckie na Uniwersytecie Jagiellońskim;

ʘ pełni funkcję przewodniczącego komisji doktoranckiej .

Postać, w jakiej powinny być formułowane (a zatem też automatycznie generowane przez system w od-powiedniej formie) niektóre decyzje, pozostające w zakresie kompetencji kierownika studiów doktoranckich, określają wzory decyzji dostępne dla zalogowanych użytkowników serwisu WWW Działu Nauczania UJ pod adresem http://www .dn .uj .edu .pl/pracownicy/instr/tok-studiow-doktoranckich . Forma innych decyzji może być przedmiotem wewnętrznych ustaleń, podejmowanych na wydziałach w odniesieniu do kształtu i zawar-tości rocznego sprawozdania składanego przez uczestnika studiów doktoranckich, opinii opiekuna, corocznej oceny realizacji programu studiów doktoranckich oraz prowadzenia badań naukowych przez doktorantów, a także podań kierowanych do kierownika studiów i / lub dziekanów .

Drugim obszarem regulacji są zasady konstruowania różnych list rankingowych . Chodzi o to, by w wyni-ku automatyzacji zarządzania informacją listy te generowane były automatycznie, w sposób poprawny pod względem zawartości, konstrukcji i formy (zob . rozdz . 2 .3 .3) . Zakres danych niezbędnych do konstruowa-nia najważniejszych list rankingowych określają odpowiednie zarządzekonstruowa-nia Rektora (Zarządzenie Rektora UJ w sprawie szczegółowych zasad i trybu przyznawania stypendiów doktoranckich, par . 4, ust . 3; Zarządzenie Rektora UJ w sprawie regulaminu przyznawania zwiększenia stypendium doktoranckiego..., par . 3, ust . 4 i par . 6; Zarządzenie Rektora UJ w sprawie zasad przyznawania świadczeń pomocy materialnej dla doktorantów..., par . 4, ust . 3–6) (zob . też rozdz . 1 .2 .4), a ich formę ustalają aktualne wzory list rankingowych udostępniane przez Dział Nauczania UJ (http://www .dn .uj .edu .pl/pracownicy/instr/tok-studiow-doktoranckich) . Dla roku akademickiego 2014/15 są to:

ʘ wzór listy rankingowej do przyznania zwiększenia stypendium doktoranckiego z dotacji projakościo-wej w roku akademickim 2014/2015;

ʘ wzór listy rankingowej do przyznania stypendium doktoranckiego w roku akademickim 2014/2015 . Listę rankingową na potrzeby przyznawania stypendium dla najlepszych doktorantów tworzy się obecnie bezpośrednio w systemie USOS, ale robi się to poprzez ręczne wpisanie każdemu zainteresowanemu dokto-rantowi liczby uzyskanych przez niego punktów . Ponadto, Zarządzenie Rektora UJ w sprawie zasad ustalania 5%

najlepszych absolwentów studiów doktoranckich . . .(par . 2–4), w ślad za Rozp. MNiSW w sprawie szczegółowych za-sad, trybu i kryteriów udzielania, spłacania oraz umarzania kredytów i pożyczek studenckich (par . 17, ust . 5), ustala

sposób wyłaniania najlepszych absolwentów studiów doktoranckich ubiegających się o umorzenie kredytu studenckiego, który również może i powinien podlegać procesom automatyzacji (bazuje on na danych i oce-nach dorobu naukowego zbieranych dla potrzeb tworzenia list rankingowych doktorantów ubiegających się o stypendium doktoranckie) .

Po trzecie, każda jednostka prowadząca studia doktoranckie, a także cała uczelnia, w której skład wchodzą takie jednostki, zobowiązana jest dostarczać różnego rodzaju raporty i zestawienia, których forma i postać są zdefiniowane w przepisach . Chodzi o to, by system, dysponując wszystkimi niezbędnymi danymi i informa-cjami omówionymi w rozdz . 1 .2, automatycznie generował z nich gotowe raporty w docelowej formie, odpo-wiedniej dla ich udostępnienia lub przekazania wybranym interesariuszom . Automatyzacja w tym obszarze jest szczególnie istotna w przypadku raportów i sprawozdań generowanych cyklicznie lub w przewidywalnych okolicznościach . W niektórych sytuacjach, często ze względu na konieczność załączania elementów opisowych i innych treści, których nie można automatycznie wytworzyć z wprowadzonych do systemu danych, nie ma możliwości wygenerowania kompletnego raportu . Nawet wówczas należy jednak dążyć do osiągnięcia sta-nu, w którym wszystkie treści, które można pobrać z systemu, będą przedmiotem automatycznych procedur i nie będą wymagać dodatkowej „ręcznej” ingerencji człowieka, także w zakresie nadawania im ostatecznej formy, zgodnej z wzorami przyjętymi w różnych przepisach .

Do tego typu predefiniowanych raportów zaliczyć można (w części lub w całości) przede wszystkim:

1 . Formularze rocznych sprawozdań z działalności uczelni (w części dotyczącej studiów doktoranckich, którą można wygenerować z systemu) i z wykonania planu rzeczowo-finansowego dla MNiSW (w czę-ści dotyczącej studiów doktoranckich) – Rozp. MNiSW w sprawie określenia wzoru rocznego sprawozdania z działalności uczelni (załącznik 1, część 4 i załącznik nr 2, dział 2 i 5 – rozp . uznane za uchylone, ale do mo-mentu przygotowywania niniejszego raportu nie ukazała się jego nowa wersja) .

2 . Szczegółowe ankiety i karty oceny, przygotowywane i przekazywane w procesie parametryzacji do MNiSW (w części dotyczącej studiów doktoranckich, którą można wygenerować z systemu) oraz zasady ich wypełniania i wyliczania punktów – Rozp. MNiSW w sprawie kryteriów i trybu przyznawania kategorii naukowej jednostkom naukowym (szczególnie załącznik nr 1 – „Ankieta jednostki naukowej; załączniki nr 4–7 „Karta kompleksowej oceny jednostki naukowej” w wyborze zależnym od reprezentowanej przez daną jednostkę dziedziny nauki) .

3 . Raporty i wnioski kierowane do MNiSW w związku z otrzymywaniem dotacji na działalność statuto-wą (w części dotyczącej uczestników studiów doktoranckich i samych studiów doktoranckich) – Rozp.

MNiSW w sprawie kryteriów i trybu przyznawania oraz rozliczania środków finansowych na naukę na finan-sowanie działalności statutowej (załącznik nr 1, szczególnie w części D i G) . Niezależnie od szczegółowych rozstrzygnięć na temat możliwości i zasad składania wniosków i sprawozdań oraz danych, które nale-ży w nich uwzględnić, rozporządzenie zawiera także obowiązujący formularz – wzór „Wniosku o przy-znanie środków finansowych na działalność statutową na rok [ . . .]”, który może być w pewnych częściach generowany automatycznie, na podstawie danych zbieranych w związku z obsługą informacyjną stu-diów doktoranckich .

4 . Informacje przekazywane do systemu POL-on w zakresie dotyczącym studiów doktoranckich – Rozp.

MNiSW w sprawie ogólnopolskiego wykazu studentów i ogólnopolskiego wykazu doktorantów (par . 4, ust . 2 i 3; par . 5, ust . 1, p . 2, ust . 2, p . 2 oraz ust . 4 i 5; par . 6, 7, 9) – procedura już realizowana na Uniwersytecie Jagiellońskim . We wskazanym rozporządzeniu sformułowano także wymóg powiązania danych oso-bowych doktorantów z innymi zasobami informacji (szczególnie par . 3), w tym połączenia każdego doktoranta z informacjami o samych studiach i ich przebiegu: nazwą uczelni i wydziału, obszarem wie-dzy, dziedziną i dyscypliną nauki oraz nazwą studiów doktoranckich, datą ich rozpoczęcia i zakończe-nia (skreślei zakończe-nia z listy studentów), otrzymywanym stypendium doktorskim, zwiększeniem stypendium (wraz z okresem, na który zostały przyznane) oraz uzyskaną pomocą materialną (wraz z okresem, na który taką pomoc przyznano) . W tym samym rozporządzeniu określone zostały także: termin wpro-wadzania informacji do systemu POL-on (par . 4, ust . 2 i 3) oraz zasady i sposoby wprowpro-wadzania, aktua-lizowania, udostępniania, archiwizowania danych w POL-onie i ich ostatecznego usuwania (par . 5–7 i 9) . 5 . Informacje przekazywane Polskiej Komisji Akredytacyjnej, która jest jednym z kluczowych

interesa-riuszy zewnętrznych, a której oczekiwania informacyjne są określone w sposób sformalizowany i w związku z tym z góry znane (a zatem można i należy tak zaprojektować automatyzację obsługi infor-macyjnej studiów doktoranckich, by informacje te były w wymaganym zakresie i konfiguracji dostępne

z systemu na życzenie) . Część tych oczekiwań dotyczy funkcjonowania całego wydziału (a zatem też szeroko rozumianego zaplecza studiów doktoranckich) (Rozp. MNiSW w sprawie podstawowych kryteriów i zakresu oceny programowej oraz oceny instytucjonalnej, par . 5 i 6), ale niektóre odnoszą się wprost do stu-diów trzeciego stopnia, a w szczególności do:

a . wsparcia studentów i doktorantów, w tym w zakresie pomocy materialnej oraz w zakresie rozwoju aktywności naukowej (skompilowane dane na temat udzielanych stypendiów, środków pomocy ma-terialnej, przyznanych środków z DS dla młodych naukowców i uczestników studiów doktoranckich, ale też np . udziału w badaniach prowadzonych na wydziale, wsparciu udziału w konferencjach itd .);

b . prowadzonych przez doktorantów badań naukowych;

c . realizacji zakładanych efektów kształcenia i sposobów ich weryfikacji;

d . umiędzynarodowienia procesu kształcenia (kształcenie w językach obcych, mobilność doktoran-tów i nauczycieli akademickich, proporcje liczby studendoktoran-tów i doktorandoktoran-tów z zagranicy do ogólnej liczby studentów i doktorantów) .

6 . Informacje przekazywane do Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie aktualnych rozporzą-dzeń wydawanych cyklicznie w tej sprawie – Rozp. Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 lutego 2014 r. w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych..., Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 27 sierpnia 2014 r.

w sprawie programu badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2015.

7 . Informacje przekazywane audytorom zewnętrznym, w tym szczególnie w zakresie regulowanym przez Rozp. MNiSW w sprawie przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na na-ukę (par . 10), w części dotyczącej uczestników studiów doktoranckich .

8 . Wniosek do Prezesa Rady Ministrów o nagrodę dla wyróżnionych prac doktorskich (w części, którą można wygenerować z systemu) – Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 września 2011 r. w spra-wie liczby, wysokości oraz warunków i trybu przyznawania nagród Prezesa Rady Ministrów za wyróżnione roz-prawy doktorskie... (par . 9, ust . 1 i par . 10 – gdzie określono zawartość wniosku, obowiązkowe załączniki i termin jego składania) .

9 . Raport z corocznej oceny realizacji programu studiów doktoranckich oraz prowadzenia badań na-ukowych przez doktorantów w części, którą można wygenerować z systemu (Załącznik do Księgi jakości kształcenia WZiKS: Roczny raport z oceny realizacji programu studiów doktoranckich oraz prowadzenia badań naukowych przez doktorantów) .

10 . Informacje generowane na użytek doktorantów i absolwentów, w tym szczególnie standardowe za-świadczenie o przebiegu studiów, które musi być wydane na życzenie osoby, która studiów nie ukoń-czyła (Rozp. MNiSW w sprawie studiów doktoranckich i stypendiów doktoranckich, par . 10) .

2. Propozycje działań zmierzających do pełniejszej automatyzacji obsługi informacyjnej