Strona 1 z 6
Za Z ap py yt ta an ni ie e o of fe er r to t ow we e n nr r 0 01 1. .2 20 01 16 6. .G GD D- -G G
dodottyycczząąccee
zazattrrududnniieenniiaa ssppeeccjjaalliissttyy ddss.. ffiinnaannssóóww w
w prproojjeekkcciiee:: „Rozwijamy kompetencje i programujemy przyszłość”„ ” (n(nrr RPRPPPMM..0033.0.022..0011--2222--00115500/1/155)),, wswsppóółłffiinnaannssoowwaannyymm pprrzzeezz UUnniięę EEuurrooppeejjsskkąą zzee śśroroddkkóóww EEuurrooppeejjsskkiieeggoo FFuunndduusszzuu SSppoołłeecczznneeggoo
1. Data ogłoszenia zapytania ofertowego 22.11.2016r.
2. Pełna nazwa Zamawiającego
VULCAN sp. z o.o., ul. Wołowska 6, 51-116 Wrocław
3. Tryb udzielenia zamówienia
Wynagrodzenie specjalisty ds. finansów będzie finansowane w ramach kosztów pośrednich projektu
„Rozwijamy kompetencje i programujemy przyszłość”.
Szacowana wartość zamówienia nie przekracza 50 tys. zł netto. Do przeprowadzenia postępowania zastosowano zatem tzw. „tryb uproszczony”.
Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania lub zmiany warunków zapytania ofertowego w każdej chwili bez wskazania przyczyn.
4. Opis przedmiotu zamówienia
Zamawiający planuje: zatrudnienie osoby na stanowisku specjalista ds. finansów. Zamawiający dopuszcza możliwość zawarcia umowy o pracę bądź umowy cywilnoprawnej (w zależności od preferencji wybranego oferenta). Szacunkowy czas pracy w skali miesiąca: równoważność ¼ etatu. Miejsce pracy: Wrocław (ze względu na siedzibę firmy VULCAN) bądź Sopot (ze względu na lokalizację biura projektu).
Wspólny Słownik Zamówień (kody CPV):
79211100-7 – usługi księgowania
66000000-0 – usługi finansowe i ubezpieczeniowe
4.1. Zakres obowiązków na stanowisku specjalisty ds. finansów
• księgowanie dokumentów finansowo-księgowych związanych z realizacją projektu;
• księgowanie wynagrodzeń na podstawie list płac przekazanych przez Dział Personalny;
Strona 2 z 6
księgowe, ze stanem kont bankowych projektu określonym na podstawie wyciągów bankowych z kont projektu;
• przygotowanie dokumentacji finansowo-księgowej na potrzeby kontroli (wg wytycznych otrzymanych od organu kontrolnego) realizowanej przez podmioty uprawnione w ramach RPO Województwa Pomorskiego 2014-2020;
• przygotowywanie dyspozycji dot. odprowadzenia dochodów związanych z projektem oraz zwrotu niewykorzystanych środków;
• udział w przygotowaniu wewnętrznych sprawozdań księgowo-finansowych;
• czynny udział podczas kontroli projektu;
• staranne przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji finansowo-księgowej, zgodnie z obowiązującymi wewnętrznymi procedurami w ramach projektu (dokumentacji papierowej, skanów dokumentacji i plików elektronicznych);
• opisywanie dokumentów księgowych zgodnie z wymogami RPO WP 2014-2020;
• prowadzenie rozliczeń finansowych projektu i terminowego regulowania zobowiązań finansowych;
• bieżące monitorowanie ponoszonych wydatków i sprawdzanie ich zgodności z budżetem projektu, sprawowanie nadzoru i kontroli wykonania budżetu projektu;
• prowadzenie kontroli finansowych kosztów projektu pod kątem spełnienia kryteriów kwalifikowalności RPO WP 2014-2020;
• kontrola poprawności formalnej i rachunkowej dokumentów finansowych projektu;
• sporządzanie kalkulacji i analizy kosztów projektu dla potrzeb planowania oraz sprawozdawczość z realizacji budżetu projektu;
• sporządzanie części finansowej wniosków o płatność projektu, w tym aktualizowanie harmonogramu płatności oraz nanoszenie ewentualnych poprawek i dokonywanie korekt we wniosku o płatność;
• nadzór i gospodarowanie środkami płatniczymi otrzymywanymi w ramach kolejnych transz, celem zachowania płynności finansowej projektu;
• opracowywanie zmian finansowych niezbędnych do aktualizacji wniosku o dofinansowanie;
• pozyskanie i gromadzenie wymaganych Wytycznymi dokumentów niezbędnych do zakwalifikowania rachunku personelu projektu zatrudnionego na podstawie umowy cywilnoprawnej (m.in. protokół zdawczo-odbiorczy, oświadczenie o zatrudnieniu w innych projektach, zbiorcza ewidencja czasu pracy we wszystkich projektach);
• gromadzenie dokumentów niezbędnych do przygotowania umów cywilnoprawnych z personelem projektu (m.in. oświadczenia zleceniobiorcy dla celów ubezpieczenia społecznego, oświadczenie o zatrudnieniu w innych projektach, oświadczenie o niezatrudnieniu w instytucji uczestniczącej w realizacji RPO WP 2014-2020);
• gromadzenie i kontrola rachunków oraz innych dokumentów wymaganych do wypłaty wynagrodzeń;
• kontrola terminów płatności rachunków;
• współpraca z Działem Personalnym w zakresie przekazywania oryginałów dokumentów dotyczących personelu;
• dokonywanie refundacji wszystkich elementów wynagrodzeń zapłaconych z konta głównego firmy;
• przygotowywanie / powielanie umów z dostawcami / wykonawcami.
Pracownik odpowiedzialny będzie za terminowe i zgodne z obowiązującymi przepisami wykonywanie powierzonych zadań i obowiązków.
Strona 3 z 6
4.2. Termin trwania umowy
Od dnia podpisania umowy do 31.10.2018 roku.
5. Wymagania Zamawiającego dotyczące Oferenta
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie:
a. Osoby fizyczne;
b. Osoby prowadzące działalność gospodarczą (w tym osoby samozatrudnione) pod warunkiem, że przedmiot zapytania wykonają osobiście;
2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie Oferenci, którzy posiadają niezbędną wiedzę i umiejętności, umożliwiające realizację zamówienia. Obowiązkowe wymagania Zamawiającego dotyczące Oferenta to:
a. Wykształcenie- co najmniej wyższe
b. Doświadczenie- co najmniej 1 rok pracy na stanowisku księgowego
c. Doświadczenie- praca na rzecz przynajmniej 1 projektu dofinansowanego ze środków EFS 3. Z możliwości realizacji zamówienia zostają wyłączone podmioty, które są powiązane osobowo lub
kapitałowo z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego (Małgorzata Kwiecińska- Dyrektor ds. Rozwoju Usług) lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy (Katarzyna Tryba-Taborska, Dagmara Gajewska-Rachowska, Agnieszka Krażewska, Karolina Michalska), w szczególności poprzez:
d. Uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
e. Posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji;
f. Pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
g. Pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
6. Procedura wyboru
Ocena Oferentów zostanie dokonana dwuetapowo.
Pierwszy etap to ocena formularza ofertowego, na jego podstawie zostaną przyznane punkty za kryteria wyboru nr 1, 2 i 3 opisane w punkcie 7 zapytania ofertowego: cenę oraz doświadczenie. Oferenci, którzy złożą najwyżej punktowane oferty zostaną zaproszeni do drugiego etapu (maksymalnie 3 Oferentów).
Drugi etap zostanie przeprowadzony w formie rozmowy rekrutacyjnej. Miejsce realizacji rozmowy to Wrocław. Istnieje możliwość przeprowadzenia rozmowy zdalnej za pośrednictwem np. skype’a. Daty wyznaczone na realizację drugiego etapu wyboru to 29-30 listopada 2016r.
Strona 4 z 6
W przypadku jeśli oferty kilku Oferentów zostaną ocenione na tą samą liczbę punktów, ale będą zawierać różne ceny, oferty te zostaną uporządkowane od najniższej do najwyższej ceny. W przypadku jeśli oferty kilku Oferentów zostaną ocenione na tą samą liczbę punktów, i dodatkowo będą zawierać jednakowe ceny, oferty te zostaną uporządkowane w zależności od daty i godziny wpływu (od najwcześniejszej do najpóźniejszej).
7. Kryteria oceny oferty
1. Kwota brutto / lub brutto z narzutami pracodawcy w przypadku preferencji przez Oferenta zawarcia umowy o pracę (w przeliczeniu na 1 miesiąc pracy):
a. Maksymalna liczba punktów dla kryterium: 60
b. Punkty za kryterium zostaną obliczone wg następującego wzoru:
(cena najniższa / cena oferty badanej) x 60 = ilość punktów
2. Doświadczenie w prowadzeniu sprawozdawczości w projektach dofinansowanych ze środków EFS (mierzone liczbą projektów w okresie ostatnich 3 lat):
a. Maksymalna liczba punktów dla kryterium: 12
b. Punkty zostaną przyznane na podstawie informacji wpisanych w formularzu ofertowym (liczba projektów w okresie ostatnich 3 lat)
c. Za każdy przedstawiony w formularzu ofertowym projekt zostaną przyznane 4 pkt, w sumie jednak nie więcej niż 12 punktów
3. Doświadczenie w prowadzeniu księgowości (mierzone liczbą pełnych lat kalendarzowych):
d. Maksymalna liczba punktów dla kryterium: 12
e. Punkty zostaną przyznane na podstawie informacji wpisanych w formularzu ofertowym f. Za każdy przedstawiony w formularzu ofertowym rok doświadczenia w prowadzeniu
księgowości zostaną przyznane 4 pkt, w sumie jednak nie więcej niż 12 punktów 4. Ocena z rozmowy rekrutacyjnej:
a. Test dotyczący znajomości zagadnień księgowych
b. Test dotyczący znajomości zasad rozliczania projektów dofinansowanych z RPO WP 2014- 2020
c. Komunikatywność i kultura osobista
d. Podejście do zarządzania ryzykiem finansowym w projektach dofinansowanych z EFS e. Skrupulatność i dokładność w rozwiązywaniu case’ów finansowo/księgowych
Za każde z wymienionych kryteriów oceny Oferent otrzyma 0-5 punktów. Punkty za kryteria c-d-e (wyłącznie liczby całkowite) zostaną przyznane przez każdego z członków komisji oceniającej (min.3 osoby) uczestniczącej w rozmowie, a ostateczna ocena w obrębie pojedynczego kryterium będzie średnią z ocen przyznanych przez członków komisji (w tym kryterium).
Zdobycie przez Oferenta mniej niż 2 punkty w którymkolwiek kryterium spowoduje odrzucenie oferty jako oznaczającej niższą jakość niż oczekiwana przez Zamawiającego.
Strona 5 z 6
8. Sposób przygotowania oferty
1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych oraz cząstkowych.
2. Ofertę należy przygotować w formie pisemnej na załączonym formularzu ofertowym wraz z niezbędnymi załącznikami wymienionymi w formularzu ofertowym (np. z podpisaną kopią zapytania ofertowego).
3. KAŻDA STRONA FORMULARZA OFERTOWEGO MUSI BYĆ ZAPARAFOWANA PRZEZ OFERENTA SKŁADAJĄCEGO OFERTĘ!
4. Zamawiający zastrzega, iż w toku sprawdzania dokumentów, w przypadkach tego wymagających, będzie miał prawo żądać od Oferentów wyjaśnień, dotyczących treści złożonych dokumentów i treści oferty oraz będzie miał również prawo wezwać Oferentów do uzupełnienia wymaganych i dodatkowych dokumentów – pod warunkiem że nie upłynie termin złożenia oferty.
5. Miejsce i sposób złożenia oferty (1 z 4 możliwych sposobów):
a. drogą elektroniczną (skan) na adres katarzyna.tryba-taborska@vulcan.edu.pl b. osobiście na adres: VULCAN sp. z o.o., ul. Wołowska 6, 51-116 Wrocław, pok. 133
c. pocztą lub kurierem na adres biura projektu: VULCAN sp. z o.o., ul. Wołowska 6, 51-116 Wrocław z dopiskiem „Zapytanie ofertowe nr 01.2016.GD-G - pokój 133”
6. Termin złożenia oferty: 28.11.2016r. do godziny 09.00 (liczy się data i godzina wpływu). Oferty otrzymane po upływie tego terminu nie będą podlegały ocenie.
9. Rozstrzygnięcie zapytania ofertowego i podpisanie umowy
1. Termin rozstrzygnięcia zapytania ofertowego: informacja o wynikach w ciągu 2 dni roboczych od zamknięcia zapytania ofertowego.
2. Termin rozstrzygnięcia zapytania ofertowego:
a. informacja o wynikach pierwszego etapu – 28.11.20116r. do godziny 13:00
b. informacja o wynikach drugiego etapu – do 2 dni od zakończenia rozmów rekrutacyjnych 3. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:
a. jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego
b. zostanie złożona przez Oferenta niespełniającego warunków dostępu do udziału w postępowaniu c. zostanie złożona po upływie terminu składania ofert
4. O wyniku postępowania Zamawiający zawiadomi drogą elektroniczną wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od podpisania umowy z Oferentem w wypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji zapisów umowy. O konkretnym terminie negocjacji Oferent zostanie powiadomiony.
6. Zamawiający jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdyby Oferent, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, odmówiłby / uchylałby się od podpisania umowy lub gdyby podpisanie umowy z stało się niemożliwe z innych przyczyn.
Strona 6 z 6
10. Informacje dodatkowe
1. Zamawiający nie zwraca nadesłanych ofert.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zapytania ofertowego i/lub odstąpienia od ewentualnych negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu Oferentom nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. Zamawiający nie ponosi kosztów przygotowania oferty.
11. Kontakt z Zamawiającym:
Osoba do kontaktu:
Katarzyna Tryba-Taborska VULCAN sp. z o.o.
katarzyna.tryba-taborska@vulcan.edu.pl tel. 698 495 197
