Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

(1)

Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

(22) 628-28-62, 628-78-42, Fax. RIO 628-31-16

Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa

Wydz. Kontroli (22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29

Warszawa, dn. 21 lutego 2011 r.

RIO – II – 0913/ 79 /2011

Pani Zofia Kosno

Wójt Gminy JASTRZĄB

26-502 Jastrząb Pl. Niepodległości 5

Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 16 grudnia 2010 roku.

Wystąpienie pokontrolne

Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. Nr 55, poz.577 z 2001 r. ze zm.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. Nr 167, poz. 1747 )- przeprowadzona została w dniach od 24 listopada 2009 r. do 05 lutego 2010r. kontrola kompleksowa gospodarki finansowej. Kontrolą objęto okres od 01 stycznia do 31 grudnia 2009 r. zgodnie z programem kontroli.

Kontrola wykazała nieprawidłowości i niedociągnięcia, toteż w celu ich wyeliminowania w przyszłości, na podstawie art. 9 ust. 2 w/w ustawy wnioskuję co następuje:

W zakresie ustaleń ogólno - organizacyjnych:

1. Stwierdzono:

W Wykazie jednostek organizacyjnych Gminy stanowiącym załącznik Nr 4 do Statutu ujęto Gminną Bibliotekę Publiczną w Jastrzębiu jako jednostkę budżetową. Jednostka ta działa jako samorządowa instytucja kultury ( str. 2 protokółu ).

Wnioskuję:

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały zmieniającej załącznik Nr 4 do Statutu. Na bieżąco wprowadzać zmiany Statutu w zakresie funkcjonujących na terenie Gminy Jastrząb jednostek organizacyjnych, stosownie do art. 3 ust. 1ustawy z dnia 08

(2)

marca 1990r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz.1591 z późn. zm.).

2. Stwierdzono:

Wójt nie ustalił w drodze zarządzenia zakresu i sposobu wykonywania kontroli zewnętrznej oraz uprawnień kontrolnych, do czego zobowiązuje § 32 pkt 4 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy (str. 5 protokołu).

Wnioskuję:

Na podstawie Rozdziału 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. 157, poz.1240) wdrożyć kontrolę zarządczą

W zakresie księgowości i sprawozdawczości:

3. Stwierdzono:

Zapisy w ewidencji księgowej Urzędu, jak również Organu nie posiadają nadanego indywidualnego numeru dowodu źródłowego, lecz wprowadzane są do ewidencji pod jednym numerem PK. W konsekwencji, pod jednym numerem PK ewidencjonowano od kilku do kilkunastu dowodów księgowych (str. 7 protokołu).

Wnioskuję:

Zapisów księgowych na kontach Organu i Urzędu, jako jednostki budżetowej dokonywać z zachowaniem zasad określonych w art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2009r. Nr 152 poz. 1223 z późn. zm.).

4. Stwierdzono:

Nie sporządzanie na koniec okresów sprawozdawczych zestawienia obrotów i sald dzienników częściowych (str. 8 protokołu).

Wnioskuję:

Na koniec okresów sprawozdawczych sporządzać zestawienie obrotów i sald prowadzonych dzienników częściowych zgodnie z art. 14 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości ( tekst jednolity: Dz. U. z 2009r. Nr 152 poz. 1223 z późn.

zm.).

5. Stwierdzono:

Brak dekretacji na źródłowych dowodach księgowych, co do ujęcia ich na kontach księgi głównej organu ( str. 8 protokołu).

Wnioskuję:

Na dowodach księgowych dokonywać dekretacji, tj. wskazywać sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2009r. Nr 152 poz. 1223 z późn. zm.).

6. Stwierdzono:

Brak pełnej zgodności pomiędzy ewidencją obrotów gotówki wynikającą z wyciągów bankowych, a ewidencją prowadzoną na koncie „133” budżetu gminy ( str. 17-18 protokołu).

Wnioskuję:

Zapisów na koncie „133” dokonywać na podstawie dowodów bankowych z zachowaniem pełnej zgodności z zapisami księgowymi banku. Przestrzegać zasad funkcjonowania konta

„133” zawartych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz

(3)

państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej ( Dz. U. z 2010r., Nr 128, poz. 861 ).

7. Stwierdzono:

Dopuszczanie do zwłoki w regulowaniu zobowiązań w 2009 roku z tytułu rozrachunków z kontrahentami. Nie stwierdzono naliczania odsetek od nieterminowych płatności (str. 20-21 protokółu).

Wnioskuję:

Przestrzegać obowiązku regulowania zaciągniętych zobowiązań w terminach wynikających z wystawionych przez kontrahentów faktur zgodnie z art. 254 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157 poz. 1240).

8. Stwierdzono:

Rozrachunki z pracownikami z tytułu zaciągniętych pożyczek mieszkaniowych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych prowadzono na koncie „240”- pozostałe rozrachunki.(str.21 protokołu ).

Wnioskuję:

Rozrachunki z pracownikami z tytułu zaciągniętych pożyczek mieszkaniowych prowadzić na koncie „234” – pozostałe rozrachunki z pracownikami. Przestrzegać zasad funkcjonowania i treści ekonomicznej wym. kont zawartych w załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej ( Dz. U. z 2010r., Nr 128, poz. 861).

W zakresie wykonania budżetu:

9. Stwierdzono :

Nieokreślenie wysokości stawki procentowej opłaty adiacenckiej. (str. 33 protokołu) Wnioskuję:

Przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały ustalającej wysokość stawek procentowych opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości , spowodowanych budową urządzeń infrastruktury technicznej , a stanowiących podstawę ustalenia opłaty adiacenckiej z tego tytułu, stosownie do art. 146 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami ( Dz. U z 2010r. Nr 102 poz. 651 z późn. zm.)

Przypadki nieskładania informacji oraz nieegzekwowania obowiązku terminowego składania informacji w sprawie opłaty eksploatacyjnej od osób, które otrzymały koncesję na wydobycie kopalin (str. 34-35 protokołu)

Wnioskuję:

Wzywać osoby, które otrzymały koncesje na wydobycie kopalin do składania informacji w sprawie opłaty eksploatacyjnej w terminie określonym w przepisie art. 84 ust. 9 ustawy z dnia 4 lutego 1994r. Prawo geologiczne i górnicze (Dz. U. z 2005r. Nr 228 poz. 1947 z późn. zm. )

12. Stwierdzono:

Osobom otrzymującym dodatki mieszkaniowe, mimo wykazania we wniosku o przyznanie dodatku mieszkaniowego braku gazu przewodowego w zajmowanym lokalu nie naliczano i nie wypłacano ryczałtu na zakup opału ( str. 41 protokołu ).

(4)

Wnioskuję:

Przestrzegać postanowień art. 6 ust. 7 ustawy z dnia 21 czerwca 2001r. o dodatkach mieszkaniowych ( Dz. U. Nr 71, poz. 734 z późn. zm. ). Ryczałty na zakup opału ustalać w sposób określony przepisami § 3 ust. 3 i § 4 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2001r. w sprawie dodatków mieszkaniowych ( Dz. U. Nr 156, poz. 1817 z późn.

zm.).

Zatrzymane wadium w kwocie 3.000 zł wniesione przez wykonawcę, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, a który odmówił w dniu 30.08.2010r. zawarcia umowy na wykonanie zadania pn. Remont budynku administracyjnego Urzędu Gminy nie zostało ujęte w ewidencji księgowej jako dochód gminy ( str. 48 protokołu ).

Wnioskuję:

W przypadku zatrzymania wadium na podstawie przepisu art. 46 ust. 5 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, kwotę wadium ujmować na podstawie stosownej uchwały Rady Gminy w ewidencji księgowej jako dochód gminy zgodnie z przepisem art. 4 ust. 1 pkt 12 ustawy z dnia 13 listopada 2003r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego ( tekst jednolity: Dz. U. z 2010r., Nr 80, poz. 526 z późn. zm. ).

W zakresie mienia komunalnego:

Niezachowanie co najmniej 30-dniowego terminu, między podaniem do publicznej wiadomości ogłoszenie o przetargu, a wyznaczonym terminem przetargu (str. 51 protokołu) Wnioskuję:

Termin przetargu wyznaczać nie wcześniej niż 30 dni od podania do publicznej wiadomości ogłoszenie o przetargu , zgodnie z przepisami art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r.

o gospodarce nieruchomościami (tj. Dz. U z 2010r. Nr 102 poz. 651 z późn. zm.) i § 6 ust.

1 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości. ( Dz. U. Nr 207 poz.

2108 z późn. zm.) 15. Stwierdzono :

Niezamieszczenie w wykazie o sprzedaży nieruchomości informacji o terminie złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości (str.51 protokołu)

Wnioskuję:

W wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży zamieszczać informacje określone w przepisach art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (tj. Dz. U z 2010r. Nr 102 poz. 651 z późn. zm.), w tym termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 tej ustawy.

Bezpodstawne zamieszczenie w ogłoszeniu o przetargu ustnym nieograniczonym na sprzedaż nieruchomości informacji :

- sprzedaż nieruchomości może nastąpić, jeżeli w wyniku tej sprzedaży łączna powierzchnia użytków rolnych będących własnością nabywcy nie przekroczy 300ha.

- nabywca przy spisywaniu notarialnej umowy kupna-sprzedaży winien liczyć się ze skutkami art.3 ustawy z dnia 11 kwietnia 2003r. o kształtowaniu ustroju rolnego (Dz. U. Nr 64 poz. 592)

(5)

- wskazanie granic nieruchomości na gruncie Gmina może dokonać na koszt Kupującego - cena nieruchomości ustalona w drodze licytacji , płatna jest jednorazowo nie później niż 3 dni przed zawarciem umowy sprzedaży

- nabywca nieruchomości będzie zobowiązany ponieść koszty związane z zawarciem umowy kupna.

- przetarg może być odwołany bez podania przyczyny (str.51 protokołu) Wnioskuję:

W ogłoszeniach o przetargach na sprzedaż nieruchomości , podawać informacje określone w przepisach art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami ( tj. Dz. U z 2010r. Nr 102 poz. 651 z późn. zm.) oraz w §13 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości. ( Dz. U. Nr 207 poz. 2108 z późn. zm.) Zaniechać zamieszczania informacji o możliwości odwołania przetargu bez podania przyczyn. Odwołanie ogłoszonego przetargu może nastąpić tylko z ważnych powodów , przy czym informację o odwołaniu przetargu należy podać niezwłocznie do publicznej wiadomości wraz z przyczyną jego odwołania w sposób właściwy dla ogłoszenia o przetargu, stosownie do przepisów art. 38 ust. 4 w/w ustawy.

Nieprawidłowe określenie w ogłoszeniu o przetargu ustnym nieograniczonym na sprzedaż nieruchomości, terminu wniesienia wadium tj. na dzień przed ustalonym przetargiem ( str.

51 protokołu).

Wnioskuję:

W ogłoszeniach o przetargach na sprzedaż nieruchomości , ustalać termin wnoszenia wadium stosownie do przepisów §4 ust. 6 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości. ( Dz. U. Nr 207 poz. 2108 z późn. zm.)

Niezamieszczenie w protokole z przeprowadzonego przetargu na zbycie nieruchomości informacji o osobach dopuszczonych i niedopuszczonych do uczestnictwa w przetargu (str.

52 protokołu).

Wnioskuję:

W protokołach z przeprowadzonych przetargów na sprzedaż nieruchomości , zamieszczać informacje o osobach dopuszczonych i niedopuszczonych do uczestnictwa w przetargu wraz z uzasadnieniem, zgodnie z wymogami § 10 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości. ( Dz. U. Nr 207 poz. 2108 z późn. zm.) 19. Stwierdzono:

Niepodanie do publicznej wiadomości przez wywieszenie w siedzibie urzędu na okres 7 dni informacji o wyniku przeprowadzonego przetargu (str. 52 protokołu).

Wnioskuję:

Podawać do publicznej wiadomości wynik przeprowadzonego przetargu, stosownie do przepisów §12 ust. 1 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości. ( Dz.

U. Nr 207 poz. 2108 z późn. zm.) 20. Stwierdzono:

Niezawiadomienie nabywców nieruchomości o terminie i miejscu zawarcia umowy sprzedaży (str.52 protokołu).

(6)

Wnioskuję:

Zawiadamiać nabywców nieruchomości o terminie i miejscu zawarcia umowy sprzedaży najpóźniej w terminie 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu , zgodnie z obowiązkiem wynikającym z przepisów art.41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami ( tj. Dz. U z 2010r. Nr 102 poz. 651 z późn. zm.), pamiętając o tym, że wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, zgodnie z art. 41 ust.2 tej ustawy.

Zawarcie przez Wójta Gminy umów dzierżawy na lokale użytkowe, na okres dłuższy niż 3 lata i na czas nieokreślony bez zgody Rady Gminy (str. 53 protokołu).

Wnioskuję:

Rozważyć opracowanie i przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie zasad nabycia, zbycia i obciążenia nieruchomości oraz ich wydzierżawiania i najmu na okres dłuższy niż trzy lata, stosownie do przepisów art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r. Nr 142 poz., 1591 z późn. zm.). Do czasu ustalenia tych zasad wójt gminy może dokonywać tych czynności wyłącznie za zgodą Rady Gminy. Wystąpić do dzierżawców lokali użytkowych z propozycją zmiany treści umowy w zakresie czasu ich trwania

Przekazanie przez wójta gminy w dzierżawę lokale użytkowe , na okres dłuższy niż 3 lata i na czas nieokreślony w drodze bezprzetargowej (str. 53 protokołu).

Wnioskuję:

Wydzierżawiając lokale użytkowe na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony przeprowadzać postępowanie przetargowe . stosownie do przepisów art. 37 ust. 4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (tj. Dz. U. z 2010r., Nr 102, poz. 651 z późn. zm.)

Nieuchwalenie przez Radę Gminy wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy i zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład tego zasobu (str. 53 protokołu ).

Wnioskuję:

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały określającej wieloletni program gospodarowania zasobem mieszkaniowym gminy, zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy w tym zasady i kryteria wynajmowania lokali, stosownie do przepisów art. 21 ust.1 pkt 1 i 2 oraz ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego ( Dz. U. z 2005r. Nr 31, poz. 266 z późn. zm. )

Nieuregulowanie prawnej formy władania nieruchomości, służących jednostkom organizacyjnym gminy n/w , do wykonywania ich statutowej działalności :

- Publiczna Szkoła Podstawowa w Woli Lipienieckiej - Publiczna Szkoła Podstawowa w Nowym Dworze

- Publiczna Szkoła Podstawowa w Gąsawach Rządowych ( str. 53 protokołu ).

Wnioskuję:

Uregulować formę władania nieruchomościami będącymi w posiadaniu jednostek organizacyjnych, stosownie do przepisów art.45 ustawy z dnia 24 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity: Dz.U.z 2010r. Nr 102 poz. 651 z późn. zm. )

(7)

Ujęcie w analitycznej ewidencji środków trwałych wartości modernizacji budynku Urzędu Gminy w odrębnej pozycji zamiast zwiększenia wartości już zaewidencjonowanego środka trwałego ( str.56 protokołu ).

Wnioskuję:

W przypadku przebudowy, rozbudowy lub modernizacji środka trwałego zwiększać jego wartość początkową o koszty ulepszenia stosownie do przepisów art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( tekst jednolity: Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz.

1223 z późn. zm.).

Licencję na program LEX o wartości nabycia 6.649,00 zł umorzono jednorazowo, spisując całą wartość w koszty w miesiącu przyjęcia do używania ( str.57 protokołu).

Wnioskuję:

Odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych o wartości powyżej 3.500 zł dokonywać zgodnie z art. 16f ust.3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych ( tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) w związku z § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej ( Dz. U. z 2010r., Nr 128, poz. 861).

Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest w Gminie:

- Wójt Gminy (organ podatkowy)

- Skarbnik Gminy (główny księgowy urzędu)

Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz.577 z późn. zm.) - Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia.

Przekazując powyższe, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia pokontrolnego Radnych na najbliższej sesji Rady Gminy.

Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Wójtowi Gminy prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa przez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie.

Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.

Zastępca Prezesa /-/

mgr Teresa Gołębiewska Do wiadomości:

Rada Gminy Jastrząb