REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W KRAKOWIE

(1)

WK-613-26/16

Kraków, dnia 14.06.2016 r.

Pan

Augustyn Ormanty Burmistrz

Miasta i Gminy

Kalwaria Zebrzydowska

Uprzejmie informuję Pana Burmistrza, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie, realizując postanowienia ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r., poz. 561) przeprowadziła kompleksową kontrolę Miasta i Gminy Kalwaria Zebrzydowska, w zakresie gospodarki finansowej, w tym realizacji zobowiązań podatkowych oraz zamówień publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem działalności w latach 2014-2015 i w 2016 r., do dnia obowiązywania upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

W związku z zakończeniem czynności kontrolnych, udokumentowanych w protokole kontroli podpisanym w dniu 18 kwietnia 2016 r., przekazuję Panu Burmistrzowi niniejsze wystąpienie pokontrolne.

Przedstawia się w nim stwierdzone nieprawidłowości w okresie objętym aktualną kontrolą kompleksową, osoby odpowiedzialne za ich powstanie oraz wnioski pokontrolne zmierzające do ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności, przewidziane do realizacji przez kontrolowaną jednostkę, stosownie do postanowień art. 9 ust. 2 ww. ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych:

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 1

– nieprzeprowadzenie pełnej i konsekwentnej realizacji wniosków pokontrolnych przedstawionych w piśmie Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie Nr WK-613-54/12 z dnia 13.08.2012 r., dotyczy:

R ^EGIONALNA I ^ZBA O BRACHUNKOWA

W KRAKOWIE

ul. Kraszewskiego 36 tel/fax (0-12) 427-32-61

30-110 Kraków (0-12) 427-24-50

e-mail: krakow@rio.gov.pl (0-12) 427-38-19

(2)

 Podjęcia działań celem opracowania i przedłożenia Radzie Miejskiej projektu uchwały aktualizującej wykaz gminnych jednostek organizacyjnych, stanowiący załącznik do statutu Gminy.

 Przestrzegania, wynikającego z art. 264 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, obowiązku zawierania przez Burmistrza umowy na obsługę bankową budżetu Gminy, w tym na prowadzenie rachunków wszystkich jednostek organizacyjnych Gminy działających w formie jednostek budżetowych.

 Przestrzegania zasady wynikającej z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r.

o samorządzie gminnym określającej, że do skuteczności czynności prawnej, która może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.

 Określenia w dokumentacji elektronicznego systemu przetwarzania danych wszystkich informacji wymaganych przez art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

 Dokonywania poprawek w treści dowodów księgowych w sposób zgodny z postanowieniami art. 22 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, tj. z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, podania daty korekty i parafką osoby jej dokonującej.

 Dokonywania wydatków do wysokości limitów wynikających z planu wydatków w poszczególnych podziałkach klasyfikacji budżetowej, stosownie do postanowień art. 44 ust. 1 i art. 254 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

 Rozliczania kosztów podróży służbowych w sposób zgodny z obowiązującymi aktualnie przepisami, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów rozliczania kosztów podróży służbowej do miejscowości przewidzianej przez pracodawcę w treści polecenia wyjazdu służbowego, wskazywania w poleceniach wyjazdu służbowego środka lokomocji właściwego do odbycia podróży służbowej, rozliczania kosztów podróży służbowej w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: były Burmistrz oraz Burmistrz.

Nieprawidłowości związane z niewykonaniem lub niepełnym wykonaniem wniosków pokontrolnych, wystąpiły w toku bieżącej działalności w okresie pomiędzy kontrolami kompleksowymi, przeprowadzonymi przez Inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie. Szczegółowy opis nieprawidłowości wraz z innymi nieprawidłowościami, przedstawiono w dalszej części wystąpienia pokontrolnego.

Wniosek pokontrolny nr 1 – Konsekwentne realizowanie wniosków pokontrolnych wydawanych przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Krakowie, mających na celu usunięcie w sposób trwały nieprawidłowości stwierdzonych w wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych w jednostce.

(3)

– niezaktualizowanie „wykazu jednostek organizacyjnych”, stanowiącym załącznik nr 3 do Statutu Gminy Kalwaria Zebrzydowska, poprzez nieujęcie istniejącej od dnia 01 września 2013 r. Szkoły Muzycznej I stopnia w Kalwarii Zebrzydowskiej, utworzonej na podstawie uchwały nr XXXIII/291/2013 Rady Miejskiej w Kalwarii Zebrzydowskiej z dnia 11 lipca 2013 r. w sprawie: utworzenia Szkoły Muzycznej I stopnia w Kalwarii Zebrzydowskiej i nadania jej statutu, co stanowi o nieprzestrzeganiu przepisów zawartych w art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym „do zadań Wójta należy w szczególności przygotowywanie projektów uchwał rady gminy” oraz o niezgodności dokumentacji ze stanem faktycznym.

Wniosek pokontrolny nr 2 – Podjęcie działań stosownie do art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. 2016 r., poz. 446), dotyczących przygotowania projektu uchwały Rady Miejskiej w sprawie aktualizacji statutu, dotyczących uregulowania wykazu jednostek organizacyjnych.

– nieprowadzenie rejestru instytucji kultury w formie elektronicznej, co stanowi o nieprzestrzeganiu zapisów zawartych w § 2 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Inspektor ds. zdrowia, oświaty, kultury i sportu.

Wniosek pokontrolny nr 3 - Prowadzenie rejestru instytucji kultury w postaci elektronicznej, pozwalającej na sporządzenie z niego wydruków oraz uniemożliwiającej dokonanie wpisu przez osobę nieuprawnioną, zgodnie z postanowieniami § 2 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r.

w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury. (Dz. U.

z 2012 r., poz. 189).

– zawarcie w dniu 01 października 2015 r. umowy nr 1/2015 na bankową obsługę budżetu Gminy Kalwaria Zebrzydowska i jednostek organizacyjnych, pomiędzy bankiem a Burmistrzem Miasta i Gminy, która nie obejmuje prowadzenia przez bank wszystkich rachunków bieżących jednostek budżetowych Gminy Kalwaria Zebrzydowska (odrębne umowy z bankiem na prowadzenie rachunków jednostek oświatowych zawarła Dyrektor Ośrodka Administracyjnego Szkół Samorządowych). Powyższe narusza przepis art. 264 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zgodnie z którym

(4)

zasady wykonywania obsługi bankowej określa umowa zawarta między zarządem jednostki samorządu a bankiem co oznacza, że umowa taka powinna obejmować prowadzenie rachunków bankowych budżetu i wszystkich rachunków bieżących jednostek budżetowych.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Burmistrz oraz Skarbnik Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 4 - Podjęcie działań celem zapewnienia właściwego wypełniania obowiązku wynikającego z przepisu określonego w art. 264 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 885, z późn. zm.), w sprawach dotyczących obsługi bankowej jednostek organizacyjnych, poprzez zawarcie umowy tej obsługi wyłącznie przez organ do tego uprawniony.

– niedostosowanie w pełni uregulowań wewnętrznych do obowiązujących przepisów prawa poprzez zawarcie w załączniku nr 2 „wykaz dowodów obcych” do zarządzenia nr 88/2004 Burmistrza Miasta Kalwaria Zebrzydowska z dnia 26 maja 2004 r.

w sprawie: wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów w Urzędzie Miasta Kalwaria Zebrzydowskiej zapisu upoważniającego Skarbnika Gminy do zatwierdzania do zapłaty m. in. takich dowodów jak: listy płac, polecenia księgowania, rozliczenia kosztów podróży, wniosków o zaliczkę, naliczenia prowizji inkasentom oraz w załączniku nr 3 do ww. zapisu upoważniającego Skarbnika Gminy do zatwierdzania do zapłaty dowodów jak: faktury i rachunki dotyczące operacji gospodarczych oraz faktury i rachunki dotyczące inwestycji i remontów. Art. 59 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym stanowi, iż dyspozycja środkami pieniężnymi Gminy winna być oddzielona od kasowego jej wykonania. W związku z powyższym zapis, iż w zatwierdzaniu dokumentów do wypłaty bierze udział Skarbnik Gminy, dla którego stosownie do postanowień art. 54 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.

o finansach publicznych zastrzeżone jest wykonanie dyspozycji, jest nieprawidłowy.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Burmistrz oraz były Burmistrz.

Wniosek pokontrolny nr 5 – Prawidłowe uregulowanie kwestii dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z wymogami art. 59 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r., poz. 446) i art. 54 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 885, z poźn. zm.), poprzez ustalanie treści upoważnień i uregulowań wewnętrznych w sposób wykluczający możliwość łączenia dyspozycji środkami pieniężnymi z kasowym jej wykonaniem.

– nieprawidłowości w prowadzeniu ewidencji druków ścisłego zarachowania, polegające na:

(5)

 nieprzyjęciu na stan, niezwłocznie po ich otrzymaniu, druków ścisłego zarachowania: opłaty targowej w ilości: 30 bloczków po 100 szt. każdy dla opłaty targowej 2 zł; 30 bloczków po 100 szt. każdy dla opłaty targowej 5 zł i 30 bloczków po 100 szt. każdy dla opłaty targowej 10 zł, zakupionych na podstawie faktury VAT nr F/V/0732/2015 z dnia 11.10.2015 r. W księdze druków ścisłego zarachowania na dzień kontroli przeprowadzonej w dniu 11.03.2016 r. wykazano stany zerowe powyższych druków, podczas gdy w rzeczywistości na stanie znajdowały się druki w następujących ilościach: 28 bloczków po 100 szt. każdy, opłaty targowej po 2,00 zł od numeru 1050201 do numeru 1053000; 21 bloczków opłaty targowej po 5,00 zł po 100 szt. każdy od numeru 0449901 do numeru 10452000; 19 bloczków opłaty targowej po 10,00 zł po 100 szt. każdy, od numeru 1396101 do numeru 1398000. Powyższe stanowi o nieprzestrzeganiu zapisów zawartych w załączniku nr 1 do zarządzenia nr 38/2015 Burmistrza Miasta Kalwaria Zebrzydowska z dnia 27 lutego 2015 r. w sprawie: ustalenia instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, gdzie w § 2 ust. 2 zapisano: „Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania.

Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na: a/ przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu, b/ bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze druków ścisłego zarachowania, c/ oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię” oraz o niezgodności dokumentacji ze stanem faktycznym.

 wykazaniu w księdze druków ścisłego zarachowania na dzień 11.03.2016 r. stanu zerowego druków ścisłego zarachowania, tj. kwitariuszy przychodowych K-103, podczas gdy faktycznie na stanie w tym dniu znajdowało się 28 bloczków kwitariuszy po 100 szt. każdy, ponadto nieprzyjęcie na stan kwitariuszy przychodowych K-103 w ilości 50 bloczków po 100 szt. każdy zakupionych na podstawie faktury nr F/V 0692/2015 z dnia 13.09.2015 r., niezwłocznie po ich otrzymaniu, a także nienadanie numerów ewidencyjnych tym dowodom, co stanowi o nieprzestrzeganiu zapisów zawartych w § 2 ust. 2 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 38/2015 Burmistrza Miasta Kalwaria Zebrzydowska z dnia 27 lutego 2015 r.

w sprawie: instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w powiązaniu z zapisami zawartymi w § 2 ust. 4, gdzie zapisano: „Do obowiązków pracownika prowadzącego ewidencję druków ścisłego zarachowania należy:

a/ sprawdzenie ze specyfikacją /rachunkiem/ wystawioną przez dostawcę liczby druków ewentualnie ich serii i numerów, b/ nadanie numerów ewidencyjnych dowodom, które nie posiadają serii i numerów nadanych przez drukarnię” oraz o niezgodności dokumentacji ze stanem faktycznym.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Inspektor w Referacie Budżetowym oraz Skarbnik Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 6 – Przyjmowanie na stan druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu, ponadto nadawanie numerów ewidencyjnych dowodom, które nie posiadają serii i numerów nadanych przez drukarnię, zgodnie z przyjętymi w tym zakresie uregulowaniami wewnętrznymi.

(6)

– przeprowadzenie w dniu 11 stycznia 2016 r. od godz. 13.30 do godz. 13.40 inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania – gwarancje ubezpieczeniowe niezgodnie ze stanem faktycznym. W inwentaryzacji rocznej stwierdzono ilość 79 gwarancji, spis zakończono na poz. nr 1. Wykazany w arkuszu spisu z natury nr 30 stan był niezgodny ze stwierdzonym przez Inspektorów kontroli. Ustalono, iż w dniu 06.02.2015 r. została zwrócona gwarancja bankowa, zaewidencjonowana w księdze druków ścisłego zarachowania pod poz. nr 59 w dniu 02.01.2015 r. „Pielęgnacja i utrzymanie zieleni na terenie miasta Kalwaria Zebrzydowska”, w związku z czym na stanie znajdowało się 78, nie zaś 79 gwarancji. Powyższe stanowi o nieprzestrzeganiu zapisów zawartych w § 7 ust. 4 załącznika nr 1/2012 do zarządzenia nr 335/2012 Burmistrza Miasta Kalwarii Zebrzydowskiej z dnia 31 grudnia 2012 r. w sprawie: ustalenia instrukcji inwentaryzacyjnej obowiązującej w Urzędzie Miasta Kalwarii Zebrzydowskiej, gdzie zapisano: „Spis z natury rzeczowych składników majątku polega na ustaleniu rzeczywistej ich ilości i zapisaniu do arkusza z natury. 4. Rzeczywistą ilość spisu z natury rzeczowych i pieniężnych składników majątku ustala się przez przeliczenie, zmierzenie” oraz o niezgodności przeprowadzonej inwentaryzacji ze stanem faktycznym.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Przewodnicząca Komisji Inwentaryzacyjnej oraz Członkowie Komisji Inwentaryzacyjnej.

Wniosek pokontrolny nr 7 – Przeprowadzanie inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania zgodnie z przyjętymi w tym zakresie uregulowaniami wewnętrznymi oraz ze stanem faktycznym.

– nieprzeprowadzenie inwentaryzacji rocznej dla druków: opłata targowa, druki inwentaryzacji, kontokwitariuszy przychodowych – podatek oraz kontokwitariuszy przychodowych – odpady, za 2015 r. Powyższe stanowi o naruszeniu zapisów zawartych w § 2 i § 3 załącznika nr 1/2012 do zarządzenia nr 335/2012 Burmistrza Miasta Kalwarii Zebrzydowskiej z dnia 31 grudnia 2012 r. w sprawie: ustalenia instrukcji inwentaryzacyjnej obowiązującej w Urzędzie Miasta Kalwarii Zebrzydowskiej, gdzie w § 2 zapisano m. in.: „Celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów…”, natomiast w § 3 pkt II zapisano m. in.: „Spisem z natury ustala się stan następujących aktywów: 1. druków ścisłego zarachowania”.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Przewodnicząca Komisji Inwentaryzacyjnej oraz Członkowie Komisji Inwentaryzacyjnej.

Wniosek pokontrolny nr 8 – Przeprowadzanie inwentaryzacji rocznej druków ścisłego zarachowania, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami wewnętrznymi.

(7)

– dokonywanie w księgach druków ścisłego zarachowania prowadzonej dla opłaty targowej, druków inwentaryzacji, gwarancji ubezpieczeniowych, kontokwitariuszy przychodowych – podatek, kontokwitariuszy przychodowych – odpady, założonych w dniu 02.01.2015 r. oraz w dniu 04.01.2016 r. poprawek, tj: wymazywania korektorem oraz przeróbek poszczególnych cyfr, obok poprawki nieumieszczanie podpisu i daty dokonania tej czynności. Powyższe stanowi o nieprzestrzeganiu uregulowań wewnętrznych zawartych w załączniku nr 1 do zarządzenia nr 38/2015 Burmistrza Miasta Kalwaria Zebrzydowska z dnia 27 lutego 2015 r. w sprawie: ustalenia instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, gdzie w § 4 ust. 3 zapisano: „Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie lub wyskrobywanie omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać zapis prawidłowy. Osoba dokonująca poprawki powinna obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności”.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Inspektor w Referacie Finansowym.

Wniosek pokontrolny nr 9 – Dokonywanie w księgach druków ścisłego zarachowania poprawek poprzez umieszczanie obok dokonanej poprawki podpisu oraz daty dokonania tej czynności, zgodnie z przyjętymi w tym zakresie uregulowaniami wewnętrznymi.

– brak niektórych informacji w sprawie elektronicznego systemu przetwarzania danych rachunkowych, w dokumentacji prowadzenia rachunkowości jednostki, co dotyczy wersji oraz daty wprowadzenia do użytkowania programu finansowo-księgowego oraz nieujęcie w niej zmiany programu finansowo-księgowego, co narusza postanowienia art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Wniosek pokontrolny nr 10 – Określenie w dokumentacji pełnego opisu i zasad elektronicznego systemu przetwarzania danych, poprzez podanie wszystkich informacji wymaganych przez art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy z dnia 29 września 1994 r.

o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 330, z późn. zm.).

– nieprawidłowe prowadzenie w 2014 r. oraz w 2015 r. w księgach rachunkowych budżetu, konta pozabilansowego 980 – „Plan finansowy wydatków budżetowych”

tj. łącznie z Ośrodkiem Administracji Szkół Samorządowych i Miejsko-Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej. Konto 980 powinno być prowadzone odrębnie dla Urzędu i każdej jednostki budżetowej. Powyższe jest niezgodne z postanowieniami zawartymi w załączniku Nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca

(8)

2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Skarbnik Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 11 – Prowadzenie konta pozabilansowego 980 – „Plan finansowy wydatków budżetowych” – dla Urzędu Miejskiego w księgach rachunkowych tego podmiotu, zgodnie z załącznikiem Nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r., w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 289).

– niezgodność wykonanych wydatków budżetowych Urzędu Miasta, wykazanych w jednostkowych sprawozdaniach, z analityczną ewidencją prowadzoną na koncie 130 -

„Rachunek bieżący jednostki”, tj. różnica w sprawozdaniu Rb 28S z ewidencją wydatków, dotyczy działu 750 rozdz. 75023 par. 4260 i działu 900 rozdz. 90015 par. 4260 w kwocie 299,28 zł, która wynikła ze sprostowania księgowania faktury nr F/669/2015 poz. WB/209/15 poleceniem księgowania WB/1171/15, w którym ujęta została klasyfikacja budżetowa, pominięte natomiast zostało księgowanie na koncie 130.

Powyższe dotyczy:

 sprawozdania Rb-28S za okres od początku roku do dnia 31 maja 2015 r.:

Klasyfikacja dział/rozdział/§

Stan wg analitycznej ewidencji księgowej

konta 130

Stan wg sprawozdania jednostkowego Urzędu

Rb-28S

Różnica 750/75023/4260 45.019,44 zł 45.318,72 zł 299,28 zł 900/90015/4260 341.193,71 zł 340.894,43 zł - 299,28 zł

 sprawozdania Rb-28S za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2015 r.:

konta 130

Rb-28S

 sprawozdania Rb-28S za okres od początku roku do dnia 31 lipca 2015 r.:

(9)

konta 130

Rb-28S

 sprawozdania Rb-28S za okres od początku roku do dnia 31 sierpnia 2015 r.:

konta 130

Rb-28S

 sprawozdania Rb-28S za okres od początku roku do dnia 30 września 2015 r.:

konta 130

Rb-28S

Różnica 750/75023/4260 57.204,45 zł 57.503,73 zł 299,28 zł 900/90015/4260 498.609,91 zł 498.310.63 zł - 299,28 zł Powyższe jest niezgodne z zasadami wynikającymi z przepisów zawartych w § 9 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

Wniosek pokontrolny nr 12 – Przestrzeganie przepisów określonych w § 9 ust 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 119, z późn. zm.), poprzez prawidłowe sporządzanie sprawozdań Urzędu Miejskiego, tj. ujmowanie w nich danych wynikających z poprawnie prowadzonej ewidencji księgowej Urzędu Gminy.

– zaciągnięcie zobowiązań przekraczających plan finansowy Urzędu Miejskiego w poszczególnej klasyfikacji budżetowej, czym naruszono zasady gospodarki finansowej określone w art. 46 ust. 1 i art. 261 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.

o finansach publicznych. Powyższe miało miejsce w następujących pozycjach:

2014 r.:

KLASYFIKACJA DATA ZAANGAZOWANIE NAR. PLAN NARAST PRZEKROCZENIE

750/75023/4260 28.10.2014 60.980,21 60.000,00 980,21

750/75023/4300 15.05.2014 282.065.57 278.495,00 3.750,57

750/75023/4300 20.05.2014 282.066,97 278.495,00 19,10

(10)

750/75023/4300 22.05.2014 282.086,07 278.495,00 320,61

750/75023/4300 12.06.2014 288.815,61 288.495,00 320,61

750/75023/4300 23.06.2014 289.120,61 288.495,00 305,00

750/75075/4210 10.06.2014 19.350,85 18.000,00 1.350,85

750/75075/4300 22.07.2014 51.414,85 51.404,00 10,85

801/80195/4300 24.06.2014 2.700,00 2.260,00 440,00

801/80195/4300 26.06.2014 3.400,00 2.260,00 700,00

801/80195/4300 12.08.2014 5.760,00 3.760,00 2.000,00

851/85154/4110 02.01.2014 18.771,87 17.000,00 1.771,87

851/85154/4110 29.08.2014 22.875,87 22.500,00 375,87

851/85154/4170 04.09.2014 213.220,00 213.000,00 220,00

854/85412/4300 24.07.2014 38.303,49 37.300,00 1.003,49

854/85495/4210 24.10.2015 26.116,55 26.000,00 116,55

854/85495/4210 28.10.2014 26.267,55 26.000,00 151,00

900/90004/4300 02.04.2014 64.443,60 40.000,00 24.443,60

926/92605/4170 01.10.2014 14.043,00 14.000,00 43,00

926/92605/4300 24.06.2014 72.682,48 72.643,00 39,48

926/92605/4300 27.08.2014 92.746,48 92.643,00 103,48

2015 r.: (do 30.09.2015 r.)

KLASYFIKACJA DATA ZAANGAZOWANIE NAR. PLAN NARAST PRZEKROCZENIE

700/70095/4300 02.01.2015 67.100,00 50.000,00 17.100,00

750/75011/4040 02.01.2015 7.133,00 7.005,00 128,00

750/75075/4300 11.02.2015 12.718,60 10.000,00 2.718,60

750/75075/4300 12.02.2015 12.915,59 10.000,00 196,99

750/75075/4300 2.025,60 10.000,00 10.000,00 2.025,60

900/90001/4300 02.01.2015 598.000,00 591.040,00 6.960,00

900/90015/4260 17.03.2015 605.045,26 587.860,00 8.675,55

921/92116/2480 02.01.2015 539.740,00 500.740,00 39.000,00

926/92605/2820 23.07.2015 340.700,00 338.700,00 2.000,00

926/92605/4300 28.04.2015 64.866,60 64.000,00 866,60

Wniosek pokontrolny nr 13 – Zaciąganie zobowiązań jedynie do wysokości wynikających z planu finansowego jednostki, stosownie do postanowień art. 46 ust. 1 i art. 261 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 885, z późn. zm.).

– ujmowanie na koncie 998 – „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego”, operacji niezgodnie ze stanem faktycznym. W 2014 r. – w 10 przypadkach, a w 2015 r.

(11)

do 30.09.2015 r. – w 6 przypadkach, poniesione wydatki w danej podziałce klasyfikacji budżetowej były wyższe niż zaewidencjonowane zaangażowanie. W związku z powyższym ewidencja zaangażowania nie respektowała wymagań załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Inspektor ds. finansowo budżetowych.

Wniosek pokontrolny nr 14 – Ewidencjonowanie operacji na koncie 998 –

„Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego”, w sposób zgodny ze stanem faktycznym oraz zasadami ujętymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 289).

– wystąpienie w 2014 r. 3 przypadków oraz w 2015 r. do 30.09.2015 r. 1 przypadku zmniejszeń planu wydatków, poniżej zaksięgowanego zaangażowania wydatków w następujących podziałkach klasyfikacji budżetowej:

2014 r.:

2015 r. do 30.09.2015 r.:

Powyższe narusza zasadę obligatoryjnego utrzymania w planie finansowym zabezpieczenia dla całości zaciągniętych zobowiązań, która wynika z przepisów art. 44 ust. 3 pkt 3, art. 46, art. 52 ust. 1 pkt 2, art. 261 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.

o finansach publicznych.

Lp. Klasyfikacja Budżetowa

Data zmiany planu (konto

980)

Plan narastająco (konto 980)

Zaangażowanie (konto 998)

Różnica pomiędzy planem a zaangażowaniem

1. 751/75101/4210 12.06.2014 ^1.780,58 ^1.800,00 ^19,42

2. 900/90001/4300 ^27.03.2014 ^514.801,00 ^522.426,00 ^7.625,00

3. 900/90002/4300 30.01.2014 1.160.000,00 1.206.205,45 46.205,45

Lp. Klasyfikacja Budżetowa

Data zmiany planu (konto

980)

Plan narastająco (konto 980)

Zaangażowanie (konto 998)

Różnica pomiędzy planem a zaangażowaniem

1. 900/90015/4260 16.03.2015 587.860,00 596.369,71 8.509,71

(12)

Wniosek pokontrolny nr 15 – Wyeliminowanie przypadków dokonywania zmian planu finansowego wydatków, poniżej kwot zaksięgowanego zaangażowania wydatków budżetowych, celem zapewnienia realizacji zasady obligatoryjnego utrzymania w planie finansowym zabezpieczenia dla całości zaciągniętych zobowiązań, która wynika z przepisów art. 44 ust. 3 pkt 3, art. 46, art. 52 ust.1 pkt 2, art. 261 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 885, z późn. zm.).

– wykazanie w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków Urzędu Miasta za okres od stycznia do 31.12.2014 r. w jednym przypadku wartości ujemnych dla zaangażowania w następującej podziałce klasyfikacji budżetowej:

Klasyfikacja Data Zaangażowanie

narastająco na dzień

750/75053/4410 10.10.2014 r. -311,75

Powyższe świadczy o nieprzestrzeganiu zasad określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Inspektor ds. finansowo budżetowych.

Wniosek pokontrolny nr 16 – Przestrzeganie zasad prowadzenia ewidencji na koncie 998, stosownie do zasad określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 289).

– niewykazanie w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków Urzędu Miasta za okres od początku roku do dnia 31.12.2013 r., zobowiązań w kwocie 273.091,86 zł, co stanowi o nieprzestrzeganiu postanowień § 9 ust. 1 i ust. 2 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: była Zastępca Burmistrza oraz Skarbnik Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 17 – Podjęcie skutecznych działań zapewniających rzetelne i prawidłowe pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym sporządzanie

(13)

sprawozdań jednostkowych Urzędu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, stosownie do § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r.

w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 119). Wykazanie w ww.

sprawozdaniu zobowiązań wymagalnych, zgodnie z ich definicjami określonymi w przytoczonych powyżej przepisach prawa, tj. w § 9 ust. 2 pkt 5 załącznika Nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r.

– niepoddanie rzetelnej weryfikacji deklaracji podatkowej, co stanowi o naruszeniu postanowień art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.

Powyższe, dotyczyło deklaracji na podatek od środków transportowych na 2014 r.

złożonych przez podatników o numerach karty kontowej:

 nr 47, który w przypadku samochodu ciężarowego nie wskazał dopuszczalnej masy całkowitej pojazdu,

 nr 75, który w przypadku samochodu ciężarowego o dopuszczalnej masie całkowitej 26 ton nie oznaczył rodzaju zawieszenia oraz liczby osi pojazdu,

 nr 99, który w przypadku samochodu ciężarowego o dopuszczalnej masie całkowitej 15 ton nie oznaczył liczby osi pojazdu.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Kierownik Referatu Finansowego.

Wniosek pokontrolny nr 18 – Dokonywanie rzetelnej weryfikacji deklaracji podatkowych, zgodnie z postanowieniami art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.).

– nieterminowe złożenie przez Miasto i Gminę Kalwaria Zebrzydowska deklaracji na podatek od nieruchomości na 2014 r., tj. w dniu 18.01.2016 r. Powyższym naruszono zapisy zawarte w art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych, który stanowi iż „osoby prawne, jednostki organizacyjne (...) są obowiązane: składać w terminie do dnia 31 stycznia, organowi podatkowemu właściwemu ze względu na miejsce położenia przedmiotów opodatkowania, deklarację na podatek od nieruchomości na dany rok podatkowy (...)”.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: były Burmistrz.

Wniosek pokontrolny nr 19 – Terminowe składanie deklaracji na podatek od nieruchomości przez Miasto i Gminę Kalwaria Zebrzydowska, stosownie do postanowień art. 6 ust 9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych. (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r., poz. 849, z późn. zm.)

(14)

– nieprawidłowe sporządzenie sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31.12.2014 r., i sprawozdania Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych na koniec 2014 r., co stanowi o nieprzestrzeganiu przepisów § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, poprzez:

 zawyżenie w ww. sprawozdaniach skutków obniżenia górnych stawek podatku od nieruchomości o kwotę 382,65 zł. W części pozycji nieprawidłowo wprowadzono stawki do programu komputerowego, tj. w przypadku podatników - osoby fizyczne zamiast stawki 0,21 zł, program do wyliczenia skutku przyjął nieprawidłową stawkę 0,20 zł. W związku z powyższym nastąpiło zawyżenie skutków obniżenia podatku od nieruchomości o 382,65 zł.

 zaniżenie skutków obniżenia górnych stawek podatku od nieruchomości o kwotę 364.537,07 zł, ponieważ do ich wyliczenia nie przyjęto powierzchni gruntów i budynków będących własnością Gminy Kalwaria Zebrzydowska (deklaracja na podatek od nieruchomości sporządzona w dniu 18.01.2016 r.).

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Burmistrz oraz Skarbnik Gminy.

 zaniżenie skutków finansowych z tytułu ulg i zwolnień w podatku od nieruchomości w przypadku osób prawnych o kwotę 58.581,00 zł, ponieważ do ich wyliczenia nie przyjęto powierzchni gruntów terenów komunikacyjnych, a zwolnionych na podstawie przyjętych uchwał: Rady Miejskiej w Kalwarii Zebrzydowskiej z dnia 09.12.2004 r., nr XIX/147/2004, z dnia 01.12.2015 nr XXX/231/2005 oraz z dnia 28.12.2010 r. nr IV/9/2010 w sprawie zwolnień z podatku od nieruchomości.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Burmistrz, Skarbnik oraz Kierownik Referatu Finansowego.

Wniosek pokontrolny nr 20 – Sporządzanie sprawozdań: Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego i Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych w sposób rzetelny i prawidłowy pod względem merytorycznym, w szczególności poprzez wykazywanie prawidłowo ustalonych skutków obniżenia górnych stawek podatku od nieruchomości oraz skutków udzielonych ulg i zwolnień, stosownie do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 119, z późn. zm.).

– nieprawidłowe wskazywanie w decyzjach umarzających podatek, podatku którego dotyczy umorzenie, co stanowi o nieprzestrzeganiu postanowień art. 210 § 1 pkt 5 w związku z art. 51 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.

Powyższe dotyczyło m.in. decyzji:

(15)

 RF.3123.1.13.2014 gdzie wskazano, iż podatnikowi umorzono zaległość w podatku rolnym, podczas gdy faktycznie umorzony został podatek rolny, leśny oraz podatek od nieruchomości,

 RF.3123.1.19.2014 gdzie wskazano, iż podatnikowi umorzono zaległość w podatku rolnym, podczas gdy faktycznie umorzony został podatek rolny, leśny oraz podatek od nieruchomości,

 RF.3127.1.26.2014 gdzie wskazano, iż podatnikowi umorzono zaległość w podatku od nieruchomości, podczas gdy faktycznie umorzony został podatek rolny, leśny oraz podatek od nieruchomości,

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Kierownik Referatu Finansowego.

Wniosek pokontrolny nr 21 – Przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.

Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.), a w szczególności zawieranie w decyzjach dotyczących umorzenia zaległości podatkowych wszystkich elementów określonych w art. 210 § 1 w związku z art. 51 § 1 ww. ustawy, a w szczególności wskazanie jakiego podatku dotyczy umorzenie.

– brak wskazania w zezwoleniu Nr I/10/2015 z dnia 01.06.2015 r. na czas od dnia 01.06.2015 r. do dnia 31.05.2017 r. na sprzedaż napojów alkoholowych, adresu składowania napojów alkoholowych (magazyn dystrybucji), co stanowi o nieprzestrzeganiu postanowień art. 18 ust. 5 pkt 6 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Kierownik Referatu Działalności Gospodarczej i Promocji.

Wniosek pokontrolny nr 22 – Przestrzeganie postanowień art. 18 ust. 5 pkt 6 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tj. Dz. U. z 2012 r., poz. 1356, z późn. zm.) w szczególności poprzez każdorazowe weryfikowanie wniosku o wydanie stałego zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych.

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 23 – przekroczenie planu wydatków budżetowych Urzędu Miasta:

1. na dzień 28.10.2014 r. w podziałce klasyfikacji budżetowej w dz. 750 rozdz. 75023

§ 4260 przekroczenie o kwotę 980,21 zł,

§ 4210 przekroczenie o kwotę 1.350,85 zł,

(16)

§ 4210 przekroczenie o kwotę 267,55 zł.

Powyższe stanowi naruszenie zasad gospodarki finansowej, określonych w art. 44 ust. 1 pkt 3, z uwzględnieniem art. 254 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Poz. 1, 4, 5, 6, 7, 8, były Burmistrz, poz. 2, 3 była Zastępca Burmistrza oraz poz. od 1-8 Skarbnik Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 23 – Dokonywanie wydatków w ramach limitów określonych w planie finansowym Urzędu Miasta, zgodnie z przepisami określonymi w art. 44 ust. 1 pkt 3 i art. 254 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 885, z późn. zm.).

– wydanie decyzji nr IDR 7230.1.2014 z dnia 13.02.2014 r. na naliczenie opłaty za zajęcie pasa drogowego w celu umieszczenia reklamy, a nie wydanie decyzji na zajęcie pasa drogowego, co jest niegodnie z przepisami zawartymi w art. 40 ust. 11 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych, w którym zawarto zapis: „Opłatę, o której mowa w ust. 3, ustala, w drodze decyzji administracyjnej, właściwy zarządca drogi przy udzielaniu zezwolenia na zajęcie pasa drogowego.” Ponadto w powyższej decyzji powołano się na nieistniejące podstawy prawne tj. przepis § 4 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego, podczas gdy rozporządzenie zawiera 3 paragrafy.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: były Kierownik Referatu Inwestycji i Drogownictwa.

Wniosek pokontrolny nr 24 – Wydawanie decyzji na zajęcie pasa drogowego z ustalaniem w niej wysokości należnych opłat bieżących i na lata przyszłe, stosownie do przepisów zawartych w art. 40 ust. 11 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r., poz. 460, z późn. zm.). W wydawanych decyzjach wyeliminowanie błędów przy ustalaniu przepisów stanowiących podstawy prawne.

– wydanie decyzji nr IDR.7230.2.2015 z dnia 23.03.2015 r. na zajęcie pasa drogowego dróg gminnych: ul. Rynek, ul. 3-go Maja, ul. Sądowej na dz. nr ewid. 3223, 4251, 5041 i 5055/1 w miejscowości Kalwaria Zebrzydowska w celu umieszczenia w pasie drogowym sześciu reklam na okres od 10.04.2015 r. do 31.12.2015 r. z naruszeniem

(17)

przepisów art. 40 ust. 6, zgodnie z którym opłatę za zajęcie pasa drogowego ustala się jako iloczyn liczby metrów kwadratowych powierzchni pasa drogowego zajętej przez rzut poziomy obiektu budowlanego albo powierzchni reklamy, liczby dni zajmowania pasa drogowego i stawki opłaty za zajęcie 1 m² pasa drogowego oraz art. 40 ust. 10 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych, zgodnie z którym zajęcie pasa drogowego o powierzchni mniejszej niż 1 m² lub powierzchni pasa drogowego zajętej przez rzut poziomy obiektu budowlanego lub urządzenia mniejszej niż 1 m² jest traktowane jak zajęcie 1 m² pasa drogowego. Powyższe polegało na:

– nieprawidłowym wyliczeniu ilości dni zajęcia pasa drogowego, gdzie przyjęto 265 dni, a powinno być 266 dni,

– nieprawidłowym naliczeniu opłaty za umieszczenie w pasie drogowym sześciu reklam, gdzie wyliczono należność w kwocie 530,00 zł, jak za umieszczenie jednej reklamy, podczas gdy kwota ogółem do zapłaty powinna wynieść 3.192,00 zł.

W wyniku powyższego zaniżono należność za zajęcie pasa drogowego o kwotę 2.662,00 zł.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Inspektor w Zespole ds. Drogownictwa oraz Burmistrz

Wniosek pokontrolny nr 25 – Wydawania decyzji na zajęcie pasa drogowego zgodnie z przepisami zawartymi w art. 40 ust. 6 i ust. 10 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r., poz. 460, z późn. zm.), w szczególności poprzez prawidłowe, zgodne ze stanem faktycznym wyliczanie powierzchni zajęcia pasa drogowego oraz dni jego zajęcia. Ponadto podjęcie działań mających na celu wyegzekwowanie należności w prawidłowej wysokości.

– gospodarowanie mieniem komunalnym Gminy bez zachowania szczególnej staranności poprzez dopuszczenie do korzystania bez tytułu prawnego z działki ozn. nr 4242/7 zabudowanej budynkiem nr 24 przy al. Jana Pawła II w Kalwarii Zebrzydowskiej przez Bibliotekę Publiczną w Kalwarii Zebrzydowskiej. Powyższe stanowi o nieprzestrzeganiu przepisów zawartych w art. 50 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, zgodnie z którym obowiązkiem osób uczestniczących w zarządzaniu mieniem komunalnym jest zachowanie szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu zgodnie z przeznaczeniem tego mienia i jego ochrona, w powiązaniu z art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym gminnym zasobem nieruchomości gospodaruje burmistrz.

Wniosek pokontrolny nr 26 – Zachowanie szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu mieniem, stosownie do przepisów art. 50 ustawy z dnia 8 marca 1990 r.

o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r., poz. 446) i art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r.,

(18)

poz. 1774 z późn. zm.), w szczególności poprzez niedopuszczanie do korzystania z nieruchomości gminnych przez gminne osoby prawne bez stosownego tytułu prawnego.

– nieegzekwowanie w latach 2013-2016, obowiązku składania deklaracji na podatek od nieruchomości od: Zespołu Szkół nr 1 im. Mikołaja Zebrzydowskiego w Kalwarii Zebrzydowskiej; Zespołu Szkół nr 2 im. Janusza Korczaka w Brodach; Zespołu Szkół nr 3 w Przytkowicach; Zespołu Szkół nr 4 im. Marii Konopnickiej w Zebrzydowicach;

Zespołu Szkół nr 5 im. Karola Wojtyły w Barwałdzie Górnym; Zespołu Szkół nr 6 im. Bohaterów Westerplatte w Leńczach; Zespołu Szkół nr 7 w Barwałdzie Średnim;

Zespołu Szkół nr 8 w Stanisławiu Dolnym; Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Stanisławiu Dolnym; Szkoły Podstawowej im. Tadeusza Kościuszki w Zarzycach Wielkich, co stanowi naruszenie art. 274a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.

Ordynacja podatkowa. Zgodnie z przepisami art. 6 ust. 9 w powiązaniu z art. 6 ust. 10 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych, obowiązek składania informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych oraz deklaracji na podatek od nieruchomości dotyczy również podatników korzystających ze zwolnień na mocy przepisów ww. ustawy.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Kierownik Referatu Finansowego.

Wniosek pokontrolny nr 27 – Egzekwowanie od wszystkich jednostek budżetowych obowiązku sporządzania i składania deklaracji na podatek od nieruchomości, stosownie do zapisów zawartych w art. 6 ust. 9 w powiązaniu z art. 6 ust. 10 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r., poz. 849, z późn. zm.).

– nieprawidłowe wyliczenie powierzchni lokali, wynikające z błędnego zsumowania poszczególnych powierzchni pomieszczeń w lokalu. W wyniku czego w § 1 umów najmu jako sumę pomieszczeń ujęto powierzchnię zaniżoną o 0,5 m². W związku z powyższym nieprawidłowo został również wyliczony czynsz najmu. Nieprawidłowość dotyczyła:

 Umowy najmu z dnia 14.11.2012 r. zawartej na czas nieokreślony, gdzie jako sumę pomieszczeń podano 51,50 m², powinno być 51,55 m². W wyniku powyższego w okresie od 14.11.2012 r. do 31.03.2016 r. zaniżono należny czynsz o kwotę 5,74 zł.

 Umowy najmu z dnia 20.12.2012 r. zawartej na czas nieokreślony, gdzie jako sumę pomieszczeń podano 55,20 m², powinno być 55,25 m². W wyniku powyższego w okresie od 20.12.2012 r. do 31.03.2016 r. zaniżono należny czynsz o kwotę 5,60 zł.

Powyższe stanowi również o naruszeniu przepisu określonego w art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zgodnie z którym, jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym

(19)

mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: były Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej oraz były Burmistrz.

Wniosek pokontrolny nr 28 – Przestrzeganie przepisu określonego w art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 885, z późn. zm.) poprzez prawidłowe ustalanie należności pieniężnych oraz zgodne ze stanem faktycznym wyliczanie powierzchni najmu lokali. Ponadto podjęcie działań mających na celu wyegzekwowanie należnych kwot.

– wystawienie najemcy faktury VAT nr 40/01/2015 w dniu 16.01.2015 r. na kwotę 337,21 zł, za czynsz najmu, niezgodnie z terminami zawartymi w umowie najmu nr 6845.69.2015 z dn. 21.01.2015 r., gdzie zapisano: „Najemca płacić będzie wynajmującemu czynsz … przelewem do 10 dnia każdego miesiąca kalendarzowego z góry, po uprzednim otrzymaniu od wynajmującego faktury z tego tytułu”. W wyniku nieterminowego wystawienia faktury, najemca uiścił czynsz z tytułu najmu w dniu 20.01.2015 r., tj. 10 dni po terminie określonym w umowie.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: była Kierownik Referatu Budżetowego.

Wniosek pokontrolny nr 29 – Wystawianie faktur z tytułu czynszu najmu zgodnie z terminami określonymi w zawartych umowach najmu.

– nieprzekształcenie stosunku pracy, byłego Sekretarza Gminy Kalwaria Zebrzydowska, nawiązanego na podstawie powołania, z dniem 1 stycznia 2009 r. w stosunek pracy na czas nieokreślony, co stanowi o niewypełnieniu obowiązków wynikających z art. 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, traktującego Sekretarza Gminy, jako pracownika samorządowego zatrudnianego na podstawie umowy o pracę.

Z dniem 24 marca 2015 r. ówczesna Sekretarz Gminy przeszła na emeryturę.

Wniosek pokontrolny nr 30 –Bieżące respektowanie przepisów zawartych w art. 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (tj. Dz. U. z 2014 r., poz. 1202, z późn. zm.).

(20)

– nieterminowe złożenie przez pracownika oświadczenia o używanie prywatnego samochodu do celów służbowych za miesiąc sierpień. Oświadczenie zostało złożone w dniu 07.09.2012 r., co było niezgodne z terminem określonym w umowie o używanie prywatnego samochodu do celów służbowych nr KD.222.8.2012 z dnia 02.01.2012 r.

W § 4 ust. 1 pkt 2 umowy zapisano, iż „Pracownik używający własnego samochodu do celów służbowych zobowiązuje się do prawidłowego sposobu rozliczania przyznanych wielkości ekwiwalentu w terminie do dnia 5 następnego miesiąca za miesiąc rozliczeniowy, poprzez złożenie pisemnego oświadczenia o używanie pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.”

Wniosek pokontrolny nr 31 – Terminowe, zgodnie z zapisami określonymi w umowie składanie oświadczeń o używanie prywatnego samochodu do celów służbowych.

– nieprawidłowe wyliczenie ryczałtu za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych w ramach przyznanego ryczałtu. Powyższe polegało na wypłacie należności za wskazaną przez pracownika ilość kilometrów przejechanych w danym miesiącu, co jest sprzeczne z istotą ryczałtu. Ponadto przy wyliczeniu nie zmniejszano wysokości przyznanego ryczałtu o 1/22 za każdy dzień nieobecności w pracy pracownika.

Powyższe stanowi o nieprzestrzeganiu przepisów zawartych w § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy z dnia 25 marca 2002 r.

Nieprawidłowość dotyczyła:

 umowy nr umowy nr KD.222.7.2012 z dn. 02.01.2013 r., gdzie wskutek nieprawidłowych wyliczeń wypłacony ryczałt za miesiąc styczeń zaniżono o 64,01 zł, natomiast ryczałt za miesiąc luty zawyżono o 17,18 zł;

 umowy nr KD.222.3.2012 z dn. 02.01.2012 r., gdzie wskutek nieprawidłowych wyliczeń: zaniżono należne ryczałty za: styczeń 44,18 zł; luty 25,00 zł; marzec 1,04 zł; maj 22,11; czerwiec 9,14 zł; lipiec 17,90 zł; wrzesień 36,32 zł; listopad 39,35 zł;

grudzień 72,64 zł; razem 267,68 zł; zawyżono należne ryczałty za: kwiecień 0,85 zł;

sierpień 10,74 zł razem 11,59 zł.

Wniosek pokontrolny nr 32 – Prawidłowe rozliczanie ryczałtów, zgodnie z przepisami zawartymi w § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy z dnia 25 marca 2002 r. (Dz. U. Nr 27, poz. 271, z późn. zm.) oraz zapisami zawartych

(21)

umów, w szczególności poprzez wypłacanie należności z tytułu ryczałtów zgodnie z ilością przyznanego limitu kilometrów oraz zmniejszanie ryczałtów o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

– zawieranie umów skutkujących powstaniem zobowiązań pieniężnych obciążających plan finansowy Urzędu Miejskiego, bez kontrasygnaty Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej, co było niezgodne z przepisem określonym w art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. Powyższa nieprawidłowość dotyczyła:

 umowy nr KD.222.8.2012 z dn. 02.01.2012 r.

 umowy nr KD.222.3.2012 z dn. 02.01.2012 r.

 umowy nr KD.222.7.2012 z dn. 02.01.2013 r.



Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: były Burmistrz oraz była Zastępca Burmistrza.

Wniosek pokontrolny nr 33 – Respektowanie przepisu art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r. poz. 446), który stanowi, że jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej.

– wystawianie do jazd lokalnych tj. po terenie Miasta i Gminy Kalwaria Zebrzydowska, poleceń wyjazdu służbowego i dokonywanie zwrotów kosztów podróży na podstawie

„rachunku kosztów podróży”. Powyższe stanowi o nieprzestrzeganiu przepisów zawartych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy z dnia 25 marca 2002 r., gdzie w § 1 ust. 1 zapisano: „Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej "pojazdami do celów służbowych", następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.”

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: były Burmistrz, była Zastępca Burmistrza oraz Burmistrz.

Wniosek pokontrolny nr 34 – Przestrzeganie przepisów zawartych w § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy z dnia 25 marca 2002 r.

(22)

(Dz. U. Nr 27, poz. 271, z późn. zm.), w szczególności poprzez zawieraniu umów o używanie prywatnego samochodu do celów służbowych w przypadku wykonywania jazd lokalnych.

– wystawienie w dniu 14.01.2016 r. polecenia wyjazdu służbowego nr 17/01/2016 dla Radcy Prawnego do Warszawy – Krajowej Izby Odwoławczej, co było niezgodne z zapisami umowy o świadczenie pomocy prawnej zawartej w dniu 29 grudnia 2015 r.

z Radcą Prawnym na okres od dnia 01 stycznia 2016 r. do dnia 31 grudnia 2016 r. W § 4 ust. 6 ww. umowy zapisano: „W razie konieczności wykonywania obsługi prawnej poza siedzibą Zamawiającego, Wykonawcy przysługiwać będzie zwrot kosztów podróży wg zasad obowiązujących pracowników zamawiającego; dotyczy to również zwrotu kosztów użycia samochodu prywatnego do celów służbowych, koszty te zostaną doliczone do faktury VAT wystawionej za wykonywanie przedmiotu umowy za miesiąc, w którym zostały poniesione”. Kontrola ustaliła, iż koszty podróży nie zostały doliczone do faktury VAT za miesiąc styczeń 2016 r.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Sekretarz Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 35 –Rozliczanie kosztów podróży Radców Prawnych zgodnie z zapisami ujętymi w zawartych umowach oraz obowiązującymi przepisami prawa.

– nieokreślenie na poleceniach wyjazdu służbowego nr 299/09/12 z dnia 12.09.2012 r.

do Włoch oraz nr 341/08/2014 z dnia 26.08.2014 r. na Węgry wydanych dla byłego Burmistrza, środka lokomocji, co w przypadku delegacji nr 299/09/12 było niezgodne z zapisami zawartymi w § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, gdzie zapisano, iż środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca, a w przypadku delegacji nr 341/08/2014 z dnia 26.08.2014 r. było niezgodne z zapisami zawartymi w § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. gdzie zapisano: „Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca”.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: była Zastępca Burmistrza.

Wniosek pokontrolny nr 36 – Konsekwentne przestrzeganie postanowień § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej

(23)

jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167) poprzez określanie na poleceniach wyjazdu służbowego środka transportu.

– zaniechanie udzielenia zaliczki dla pracownika delegowanego w podróż służbową poza terytorium kraju, stanowi o naruszeniu przepisów zawartych w § 20 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.

w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Powyższe dotyczyło delegacji zagranicznej nr 341/08/2014 z dnia 26.08.2014 r. (Węgry)

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: była Zastępca Burmistrza.

Wniosek pokontrolny nr 37 –Udzielanie pracownikom delegowanym w podróż służbową poza terytorium kraju zaliczek na niezbędne koszty tej podróży, stosownie do wymogu

§ 20 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.

w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).

– dokonanie byłemu Burmistrzowi zwrotu kosztów podróży za paliwo w kwocie 1.016,02 zł oraz z tytułu zakupu winiety w kwocie 91,60 zł, w związku z delegacją nr 299/09/12 z dnia 12.09.2012 r. do Włoch z tytułu przejazdu samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy w sytuacji, gdy pracownik nie przedłożył wniosku o taki przejazd, a zakupu paliwa dokonano do samochodu niebędącego również własnością pracownika, na co nie została zawarta umowa. Powyższe było niezgodne z zapisami zawartymi w § 8 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, gdzie zapisano: „Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy” oraz w § 8 pkt 4 gdzie zapisano: „Za przejazd w podróży, o której mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym”.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: była Zastępca Burmistrza oraz była Kierownik Referatu Budżetowego.

Wniosek pokontrolny nr 38 –Rozliczanie kosztów podróży służbowych w sposób zgodny z przepisami § 8 pkt 3 i 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W KRAKOWIE

Pan

Augustyn Ormanty Burmistrz

Miasta i Gminy

Kalwaria Zebrzydowska

R EGIONALNA I ZBA O BRACHUNKOWA

R ^EGIONALNA I ^ZBA O BRACHUNKOWA