Regionalna Izba Obrachunkowa w Olsztynie

Regionalna Izba Obrachunkowa w Olsztynie

10 – 578 Olsztyn, Al. Marszałka Józefa Piłsudskiego 32

tel. 89 675-52-20 WKGF 89 535-03-88

fax. 89 527-08-86 WIAS 89 675-52-20

RIO.II.600-19/2020 Olsztyn, dnia 3 września 2020 r.

Wójt

Gminy Kruklanki

Wystąpienie pokontrolne

W czasie kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie Kruklanki przez inspektorów kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Olsztynie w dniach od 15 czerwca do 31 lipca 2020 r. stwierdzono nieprawidłowości wymienione w protokole, podpisanym w dniu 31 lipca 2020 r.

W związku z tym, działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r.

o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2137), proszę o podjęcie stosownych działań zmierzających do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenia powstawaniu ich w przyszłości.

W szczególności należy:

1. Dokonując wypłat z kasy Urzędu egzekwować od osób odbierających gotówkę wskazywanie na rozchodowych dowodach kasowych daty jej otrzymania, stosownie do zapisów § 5 pkt 6 Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy w Kruklankach stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 70/2017 Wójta Gminy Kruklanki z dnia 29 grudnia 2017 r.

w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową w Urzędzie Gminy w Kruklankach – pkt 1.3.2.4. str. 10-11 protokołu kontroli.

2. Wydatki budżetowe klasyfikować we właściwych paragrafach wydatków, zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 4 pn. „Klasyfikacja paragrafów wydatków i środków (z objaśnieniami)” do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053 z późn. zm.) – pkt 1.5.3.

str. 12-14 protokołu kontroli.

3. Wartość zamówienia na usługę bankową, tj. wybór banku do obsługi budżetu Gminy Kruklanki:

a) ustalać z należytą starannością, stosownie do art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 z późn. zm.),

b) ustalać na podstawie łącznej wartości zamówień tego samego rodzaju udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, przyjmując do wartości zamówienia opłaty, prowizje, odsetki i inne podobne świadczenia, stosownie do art. 34 ust. 1 pkt 1 i ust. 4 pkt 1 ww. ustawy,

c) ustalać przeliczając wartość zamówienia po obowiązującym średnim kursie złotego w stosunku do euro stanowiącym podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych, odpowiednio do stosownego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów wydanego na podstawie art. 35 ust. 3 ww. ustawy

– pkt 1.6.1. str. 14-15 protokołu kontroli.

4. Do kont syntetycznych:

a) w księgach rachunkowych budżetu Gminy Kruklanki: 134 – „Kredyty bankowe”

zaprowadzić ewidencję szczegółową umożliwiającą ustalenie stanu zadłużenia według umów kredytowych,

b) w księgach rachunkowych Urzędu Gminy w Kruklankach: 229 – „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” zaprowadzić ewidencję szczegółową zapewniającą możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według tytułów rozrachunków oraz podmiotów, z którymi są dokonywane rozliczenia,

odpowiednio do:

 pkt 2 działu II załącznika nr 2 pn. „Plan kont dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego” oraz pkt 38 działu II załącznika nr 3 pn. „Plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych” do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych

oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342),

 załącznika nr 3 pn. „Plan kont dla budżetu Gminy Kruklanki” oraz załącznika nr 4 pn. „Plan kont dla Urzędu Gminy w Kruklankach” do zarządzenia Nr 69/2017 Wójta Gminy Kruklanki z dnia 29 grudnia 2017 r. w sprawie przyjęcia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy w Kruklankach

– pkt 2.3.2. str. 19, pkt 2.4.1.9.2. str. 37-38 protokołu kontroli.

5. Ewidencji operacji gospodarczych w księgach rachunkowych Urzędu Gminy w Kruklankach na kontach: 011 – „Środki trwałe”, 013 – „Pozostałe środki trwałe”, 080 – „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”, 130 – „Rachunek bieżący jednostki”, 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, 231 – „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”

dokonywać zgodnie z zasadami funkcjonowania wymienionych kont określonymi w załączniku nr 3 pn. „Plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych” do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, a także stosownie do postanowień zawartych w załączniku nr 4 pn. „Plan kont dla Urzędu Gminy w Kruklankach” do zarządzenia Wójta Gminy Kruklanki w sprawie przyjęcia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy w Kruklankach – pkt 2.4.1.3.2. str. 22-27, pkt 2.4.1.6.1.2. str. 29-33, pkt 2.4.1.7. str. 33-36, pkt 2.4.1.10.

str. 38-40, pkt 2.3.1.3. lit. h) str. 106-107 protokołu kontroli.

6. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z późn. zm.) ujmując dochody i wydatki w terminie ich zapłaty, stosownie do art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869 z późn. zm.) – pkt 2.4.1.3.2. str. 22-27, pkt 2.4.1.6.1.2. str. 29-33, pkt 2.4.1.7. str. 33-36 protokołu kontroli.

7. Księgi rachunkowe prowadzić bieżąco, tj. w sposób umożliwiający, na podstawie pochodzących z nich informacji, sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, stosownie do art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy o rachunkowości – pkt 2.4.1.3.2. str. 22-27 protokołu kontroli.

8. W księgach rachunkowych dokonywać zapisów odzwierciedlających stan rzeczywisty, stosownie do art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości – pkt 2.4.1.3.2. str. 22-27, pkt 2.4.1.6.1.2.

str. 29-33, pkt 2.4.1.7. str. 33-36 protokołu kontroli.

9. Księgi rachunkowe prowadzić w sposób sprawdzalny, tj. umożliwiający stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: zapisy porządkować chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, stosownie do art. 24 ust. 4 pkt 2 ustawy o rachunkowości – pkt 2.4.1.3.2. str. 22-27 protokołu kontroli.

10. Jednostkowe sprawozdania budżetowe Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych Urzędu Gminy w Kruklankach sporządzać przez Wójta Gminy Kruklanki:

a) rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno–rachunkowym, wykazując w nich kwoty zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, stosownie do § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r.

w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1393 z późn. zm.),

b) wykazując w sprawozdaniu jednostkowym z wykonania planu dochodów budżetowych z tytułu podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych, pobieranych przez jednostkę samorządu terytorialnego, w kolumnie „Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)” dochody wykonane na podstawie ewidencji analitycznej do rachunku bieżącego - subkonto dochodów oraz do kasy jednostki i zapłaconych kartą płatniczą, a w kolumnie „Dochody otrzymane” kwoty dochodów otrzymanych na rachunek bankowy jednostki w okresie sprawozdawczym, pomniejszone o dokonane zwroty, stosownie do § 3 ust. 1 pkt 4 i 5 instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 36 do ww. rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej – pkt 2.4.1.3.2. str. 22-27 protokołu kontroli.

11. Jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych dokonywać jej kontrasygnaty, potrzebnej do jej skuteczności, przez skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osobę przez niego upoważnioną, stosownie do art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 713) – pkt 2.4.1.6.1.2.4.

str. 31 protokołu kontroli.

12. Zobowiązania związane z realizacją przedsięwzięć zamieszczonych w wieloletniej prognozie finansowej Gminy Kruklanki zaciągać do wysokości i w zakresie upoważnienia

udzielonego Wójtowi przez Radę Gminy Kruklanki w uchwale w sprawie wieloletniej prognozy finansowej, stosownie do art. 228 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych – pkt 2.4.1.6.1.2.5. str. 31-32 protokołu kontroli.

13. Sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji sporządzać przez Wójta Gminy Kruklanki rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, stosownie do § 10 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773), w tym m.in.

poprzez:

a) wykazywanie w części A sprawozdania wartości nominalnej zobowiązań jednostki na koniec danego okresu sprawozdawczego według tytułów dłużnych (układ przedmiotowy) oraz wobec grup wierzycieli (układ podmiotowy),

b) prezentowanie w układzie przedmiotowym zobowiązań wynikających z kredytów i pożyczek – rozumianych jako zobowiązania wynikające z zaciągniętych kredytów i pożyczek, jak również z umów sprzedaży, w których cena jest płatna w ratach (tzw. sprzedaż na raty), umów leasingu zawartych z producentem lub finansującym, w których ryzyko i korzyści z tytułu własności są przeniesione na korzystającego z rzeczy (tzw. leasing finansowy), a także z umów nienazwanych o terminie zapłaty dłuższym niż rok, związanych z finansowaniem usług, dostaw, robót budowlanych, które wywołują skutki ekonomiczne podobne do umowy pożyczki lub kredytu. Do pożyczek zaliczać zobowiązania z tytułu umów o partnerstwie publiczno-prywatnym, w przypadku gdy umowa ta ma wpływ na poziom długu publicznego. W tej kategorii zamieszczać również papiery wartościowe, których zbywalność jest ograniczona (tzn. nie istnieje dla nich płynny rynek wtórny), z wyłączeniem akcji oraz innych papierów udziałowych.

Do kredytów i pożyczek nie zaliczać zobowiązań krótkoterminowych wynikających z umów nienazwanych, powstających w wyniku bezpośredniego udzielenia przez dostawców lub producentów odroczenia terminu zapłaty za transakcje dotyczące usług, wyrobów i robót (tzw. kredyt handlowy),

stosownie do § 1 ust. 1 i § 2 ust. 1 pkt 2 załącznika nr 9 pn. „Instrukcja sporządzania sprawozdań” do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych – pkt 2.4.1.6.1.2.6. str. 32-33 protokołu kontroli.

14. Konta ksiąg pomocniczych zawierające zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej prowadzić w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami

i zapisami na kontach księgi głównej, stosownie do art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości – pkt 2.4.1.7.1. str. 33-36 protokołu kontroli.

15. Przed rozpoczęciem i po zakończeniu inwentaryzacji drogą spisu z natury pobierać od osób materialnie odpowiedzialnych stosowne oświadczenia wymagane § 12 ust. 1 lit. a Instrukcji w sprawie inwentaryzacji w Urzędzie Gminy w Kruklankach stanowiącej załącznik nr 5 do zarządzenia Wójta Gminy Kruklanki w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową w Urzędzie Gminy w Kruklankach – pkt 4.2.3. str. 44 protokołu kontroli.

16. Opinie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Olsztynie do projektu uchwały w sprawie wieloletniej prognozy finansowej, a także w sprawie prawidłowości planowanej kwoty długu Gminy Kruklanki przedstawioną przez Regionalną Izbę Obrachunkową na podstawie przyjętej przez jednostkę samorządu terytorialnego wieloletniej prognozy finansowej oraz uchwały budżetowej publikować w Biuletynie Informacji Publicznej w terminie 7 dni od dnia otrzymania od Regionalnej Izby Obrachunkowej, na zasadach określonych w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r.

poz. 1429 z późn. zm.), stosownie do art. 246 ust. 2 i 3 w zw. z art. 230 ust. 3 i 4 ustawy o finansach publicznych – dz. III lit. E/ i F/ str. 46 protokołu kontroli.

17. Dokonywać czynności sprawdzających deklaracji i informacji podatkowych mających na celu: sprawdzenie terminowość ich złożenia, stwierdzenie ich formalnej poprawności oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami, stosownie do art. 272 pkt 1 lit. a, pkt 2 i 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 z późn. zm.) – pkt 1.2.4.5. lit. f) str. 56, pkt 1.2.7.1. pkt b) str. 59-60 protokołu kontroli.

18. Nie naliczać odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych jeżeli wysokość odsetek nie przekraczałaby trzykrotności wartości opłaty pobieranej przez operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2020 r.

poz. 1041) za traktowanie przesyłki listowej jako przesyłki poleconej, stosownie do art. 54

§ 1 ust. 5 ustawy – Ordynacja podatkowa – pkt 1.2.7.1. lit. f) str. 60 protokołu kontroli.

19. W postępowaniu egzekucyjnym wobec dłużników podatkowych:

a) w razie uchylania się zobowiązanego od wykonania obowiązku podejmować czynności zmierzające do zastosowania środków egzekucyjnych oraz wystawiać tytuły wykonawcze po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia, stosownie do art. 6 § 1 i art. 15 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2020 r. poz. 1427),

b) terminowo podejmować czynności zmierzające do zastosowania środków egzekucyjnych, takich jak upomnienia, tytuły wykonawcze, stosownie do treści § 3 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375),

c) ustalać przypadające jednostce należności pieniężne oraz terminowo podejmować w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzające do wykonania zobowiązania, stosownie do art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych,

d) niezwłocznie przesyłać zobowiązanemu upomnienie, w zakresie należności pieniężnej, której wysokość przekracza dziesięciokrotność kosztów upomnienia – jeżeli nie zostały podjęte działania informacyjne, stosownie do § 3 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 lipca 2020 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1294)

– pkt 1.2.9.2.1. str. 64-65, pkt 1.2.9.2.2. str. 65-66, pkt 1.2.9.2.3. str. 66-67 protokołu kontroli.

20. Wydając zezwolenie na zajęcie pasa drogowego:

a) egzekwować od wnioskodawcy składającego wniosek o wydanie zezwolenia na zajęcie pasa drogowego zamieszczania we wniosku wszystkich informacji wymaganych § 1 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1264) oraz dołączania do wniosku wszystkich dokumentów wymaganych § 1 ust. 5 ww. rozporządzenia – pkt 1.2.10.1. lit. b) str. 68, pkt 1.2.10.1. lit. c) str. 68-69 protokołu kontroli,

b) jeżeli wniosek o wydanie zezwolenia na zajęcie pasa drogowego nie spełnia wymagań określonych w § 1 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego, wzywać wnoszącego do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż siedem dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania, stosownie do art. 64 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 256 z późn. zm.) – pkt 1.2.10.1. lit. b) str. 68, pkt 1.2.10.1. lit. c) str. 68-69 protokołu kontroli,

c) w zezwoleniu na zajęcie pasa drogowego zamieszczać wszystkie elementy wymagane

§ 2 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia warunków udzielania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego – pkt 1.2.10.1. lit. c) str. 68-69 protokołu kontroli.

21. Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać na podstawie dowodów księgowych sprawdzonych pod względem formalno–rachunkowym, a polecenia wyjazdu służbowego

sprawdzać merytorycznie przez kierownika odpowiedniej komórki (wydziału), a formalnie i rachunkowo przez wyznaczonego pracownika komórki rachunkowości, odpowiednio do art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości i zapisów punktu 4 części II instrukcji w sprawie gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy w Kruklankach stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia Wójta Gminy Kruklanki w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową w Urzędzie Gminy w Kruklankach – pkt 2.1.2.2.2. lit. d) str. 77 protokołu kontroli.

22. Egzekwować od pracowników rozliczanie kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży, stosownie do § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.

w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167) – pkt 2.1.2.2.2. lit. e) str. 77-78 protokołu kontroli.

23. Przedłożyć Radzie Gminy Kruklanki, na podstawie art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym, projekt uchwały w sprawie ustalenia maksymalnej liczby zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych na terenie gminy, odrębnie dla poszczególnych rodzajów napojów alkoholowych, o których mowa w art. 18 ust. 3 ustawy z dnia 26 października 1982 r.

o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2019 r. poz. 2277 z późn. zm.), zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przeznaczonych do spożycia w miejscu sprzedaży, zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przeznaczonych do spożycia poza miejscem sprzedaży, zgodnie z obowiązkiem określonym w art. 4 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi oraz ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. poz. 310) – pkt 2.1.2.4. str. 79-80 protokołu kontroli.

24. Opłatę za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych pobierać przed wydaniem zezwolenia, stosownie do art. 11¹ ust. 2 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi – pkt 2.1.2.4.1. lit. c) str. 80 protokołu kontroli.

25. Zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w jednostce dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, stosownie do art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) – pkt 2.1.2.6.3.3. lit. e) str. 90-91, pkt 2.1.2.7.1. str. 93-94, pkt 2.3.2.1.1. lit. a) i b) str. 108-109 protokołu kontroli.

26. Celem zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, umożliwiającej realizację ogółu działań i celów wskazanych art. 68 ust. 1 i 2 ustawy o finansach publicznych, w oparciu o Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych stanowiące załącznik do komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), zgodnie z postanowieniami art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych:

a) podjąć działania zapewniające funkcjonowanie skutecznej kontroli zarządczej poprzez ustanowienie lub wzmocnienie, a następnie bezwzględne przestrzeganie mechanizmów zapewniających realizację celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, stosownie do art. 68 ust. 1 i 2 ustawy o finansach publicznych – pkt 2.1.2.6.3.3. lit. i) str. 92, pkt 2.3.2.1.1. lit. f) str. 110-113 protokołu kontroli,

b) zapewnić funkcjonowanie mechanizmów kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych obejmujących weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji, stosownie do lit. d pkt 14 lit. C działu II Standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych stanowiących załącznik do komunikatu Ministra Finansów w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych – pkt 2.1.2.6.3.3. lit. i) str. 92, pkt 2.3.2.1.1. lit. f) str. 110-113 protokołu kontroli.

27. Przestrzegać zapisów ustawy – Prawo zamówień publicznych, a w szczególności:

a) roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach przekazywać Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie, stosownie do art. 98 ust. 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych – pkt 2.1.2.7.1. str. 93-94 protokołu kontroli,

b) realizować obowiązki, o których mowa w art. 13 ust. 1-3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1) przez zamieszczenie wymaganych informacji w ogłoszeniu o zamówieniu, ogłoszeniu o konkursie, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, regulaminie konkursu lub przy pierwszej czynności skierowanej do wykonawcy, w szczególności przez wskazanie celu przetwarzania danych osobowych, stosownie do art. 8a ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych w zw. z art. 13 ust. 1 lit. c ww. rozporządzenia – pkt 2.1.2.7.2. str. 98 protokołu kontroli.

28. Przestrzegać regulaminu zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 5/2019 Wójta

Gminy Kruklanki z dnia 23 stycznia 2019 r., a w szczególności zawierać umowy z wykonawcami po upływie terminu wyznaczonego do złożenia ofert – pkt 2.2.2.3. str. 103 protokołu kontroli.

29. Środki trwałe stanowiące własność Gminy Kruklanki o wartości powyżej 10.000 zł niezależnie od sposobu ich wykorzystania ewidencjonować na koncie 011 – „Środki trwałe”, natomiast środki trwałe o wartości początkowej nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. 10.000 zł, dla których odpisy umorzeniowe są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100%, ewidencjonować na koncie 013 – „Pozostałe środki trwałe”, stosownie do metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w Urzędzie Gminy w Kruklankach określonych załącznikiem nr 2 do zarządzenia Wójta Gminy Kruklanki w sprawie przyjęcia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy w Kruklankach – pkt 2.3.1.3. lit. h) str. 106-107 protokołu kontroli.

30. Wartość początkową stanowiącą cenę nabycia lub koszt wytworzenia środka trwałego powiększać o koszty jego ulepszenia, polegające na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powodujące, że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych przy pomocy ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami, stosownie do art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości – pkt 2.3.1.3. lit. h) str. 106-107 protokołu kontroli.

31. Udzielając i rozliczając dotacje na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r.

o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2020 r. poz. 1057):

a) otwarty konkurs ofert i wyniki otwartego konkursu ofert na realizację zadania publicznego przez organizacje pozarządowe i podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie ogłaszać w sposób określony art. 13 ust. 3 w zw. z art. 15 ust. 2j ww. ustawy – pkt 2.3.2.1.1. lit. a) i b) str. 108-109 protokołu kontroli,

b) w umowie o wsparcie realizacji zadania publicznego lub o powierzenie realizacji zadania publicznego określać termin wykorzystania dotacji, nie dłuższy niż do dnia 31 grudnia danego roku, stosownie do zapisów art. 221 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych – pkt 2.3.2.1.1. lit. c) str. 109-110 protokołu kontroli,

c) przy rozliczeniu dotacji przez podmiot dotowany uwzględniać wyłącznie koszty poniesione na realizację zadania w terminie określonym w umowie, stosownie do jej zapisów w przedmiocie terminu wykorzystania środków z dotacji – pkt 2.3.2.1.1. lit. f) str. 110-113 protokołu kontroli.

32. Wydatków publicznych dokonywać w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, stosownie do art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych – pkt 2.3.2.1.1. lit. c) str. 109-110 protokołu kontroli.

33. Na podstawie art. 42 ust. 5 i art. 61 ust. 1 pkt 4 ustawy o finansach publicznych ustalać przypadające gminie należności pieniężne oraz terminowo podejmować czynności mające na celu ich odzyskanie. W przypadku wykorzystania dotacji lub jej części niezgodnie z przeznaczeniem, w ciągu 15 dni od dnia stwierdzenia tych okoliczności, żądać zwrotu dotacji lub jej części do budżetu wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, zgodnie z art. 252 ust. 1 pkt 1 i ust. 5 ustawy o finansach publicznych – pkt 2.3.2.1.1. lit. f) str. 110-113 protokołu kontroli.

34. Oddając nieruchomości w najem lub w dzierżawę przestrzegać poniższych zasad:

a) umowę najmu lokalu mieszkalnego wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Kruklanki zawierać wyłącznie:

 na podstawie wniosku zawierającego opis aktualnej sytuacji mieszkaniowej, rodzinnej i materialnej oraz dowody potwierdzające wysokość osiąganych dochodów gospodarstwa domowego wnioskodawcy, stosownie do § 9 ust. 9 pkt 1 Wieloletniego Programu Gospodarowania Mieszkaniowym Zasobem Gminy Kruklanki na lata 2019-2023 stanowiącego załącznik do uchwały Nr III/15/2018 Rady Gminy Kruklanki z dnia 28 grudnia 2018 r.,

 na podstawie deklaracji złożonej przez osobę ubiegającą się o zawarcie umowy najmu o wysokości dochodów członków gospodarstwa domowego w okresie 3 miesięcy poprzedzających złożenie deklaracji, stosownie do art. 21b ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 611),

 odmawiać zawarcia umowy najmu lokalu w przypadku niezłożenia deklaracji o wysokości dochodów członków gospodarstwa domowego, oświadczenia o stanie majątkowym członków gospodarstwa domowego, oświadczenia o nieposiadaniu tytułu prawnego do innego lokalu położonego w tej samej lub pobliskiej miejscowości, stosownie do art. 21b ust. 6 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego

– pkt 1.3.1 str. 118-120 protokołu kontroli,

b) w wykazie nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę określać termin wnoszenia opłat, zgodnie z art. 35 ust. 2 pkt 9 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r.

o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2020 r. poz. 65 z późn. zm.) – pkt 1.4.2.

str. 121-122 protokołu kontroli,

c) wykaz nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę zamieszczać na stronach internetowych Urzędu Gminy w Kruklankach, stosownie do art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami – pkt 1.4.2. str. 121-122 protokołu kontroli.

35. Przestrzegać zasad gospodarowania nieruchomościami stanowiącymi własność Gminy Kruklanki określonych przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r.

poz. 1490), a w szczególności:

a) wykaz nieruchomości przeznaczonych do zbycia zamieszczać na stronach internetowych Urzędu Gminy w Kruklankach, stosownie do art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami – pkt 1.5.1.1. str. 123-125, pkt 1.5.1.2. str. 126-127, pkt 1.5.2.1.1.

str. 129 protokołu kontroli,

b) w wykazach nieruchomości przeznaczonych do zbycia określać oznaczenie nieruchomości według księgi wieczystej oraz katastru nieruchomości, tj. elementy wymagane art. 35 ust. 2 pkt 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami – pkt 1.5.1.1. str. 123-125, pkt 1.5.1.2.

str. 126-127, pkt 1.5.2.1.1 str. 129 protokołu kontroli,

c) ogłoszenie o przetargu na zbycie nieruchomości publikować w sposób określony art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami i § 6 ust. 7 ww. rozporządzenia, w tym na stronach internetowych Urzędu Gminy w Kruklankach – pkt 1.5.2.1.2. str. 129-130, pkt 1.5.2.1.4. str. 130-131 protokołu kontroli,

d) ogłoszenie o przetargu na zbycie nieruchomości podawać do publicznej wiadomości nie wcześniej niż po upływie terminów, o których mowa w art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami, stosownie do art. 38 ust. 2 wym. ustawy – pkt 1.5.2.1.2. str. 129-130 protokołu kontroli,

e) w ogłoszeniu o przetargu ustnym nieograniczonym na zbycie nieruchomości zamieszczać informacje o zobowiązaniach, których przedmiotem jest nieruchomość, zgodnie z wymogiem § 13 pkt 4 ww. rozporządzenia – pkt 1.5.2.1.2. str. 129-130, pkt 1.5.2.1.4.

str. 130-131 protokołu kontroli,

f) ogłoszenie o rokowaniach publikować w sposób określony § 6 ust. 7 w zw. z § 30 ww. rozporządzenia, w tym na stronach internetowych Urzędu Gminy w Kruklankach – pkt 1.5.2.1.6. str. 131-132 protokołu kontroli,

g) w ogłoszeniu o rokowaniach zamieszczać informacje o zobowiązaniach, których przedmiotem jest nieruchomość, zgodnie z wymogiem § 25 ust. 1 pkt 4 ww. rozporządzenia – pkt 1.5.2.1.6. str. 131-132 protokołu kontroli,

h) w protokole z przeprowadzonych rokowań zawierać informacje o zobowiązaniach, których przedmiotem jest nieruchomość, zgodnie z wymogiem § 10 ust. 1 pkt 4 w zw. z § 30 ww. rozporządzenia – pkt 1.5.2.1.7. str. 132 protokołu kontroli,

i) uregulować formę władania nieruchomością będącą w posiadaniu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kruklankach poprzez przekazanie jej w trwały zarząd, stosownie do przepisów art. 43 ust. 1 i 5 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wyegzekwować od kierownika wym. samorządowej jednostki organizacyjnej, o której mowa w art. 4 pkt 10 wymienionej ustawy, wystąpienie do Wójta Gminy Kruklanki z wnioskiem o ustanowienie trwałego zarządu na nieruchomości będącej własnością gminy, niezbędnej do wykonywania przez jednostkę statutowej działalności, stosownie do przepisów art. 44 ust. 2 ww. ustawy. Trwały zarząd na rzecz jednostki ustanowić w drodze decyzji, na podstawie art. 45 ust. 1 ww. ustawy. Nieruchomość przekazać na podstawie protokołu zdawczo–odbiorczego, zgodnie z postanowieniami art. 45 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami – pkt 1.6. str. 132-133 protokołu kontroli.

O wykonaniu powyższych wniosków należy zawiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Olsztynie w terminie 30 dni od daty ich doręczenia.

Zgodnie z art. 9 ust. 4 powołanej ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenia składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych, podlega karze grzywny określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.

Do wiadomości:

1. Przewodniczący Rady Gminy Kruklanki.