radca prawny
Od 1 stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy skracające okres przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat oraz umożliwiające pracodawcom prowadze-nie akt osobowych w formie elektronicznej. Zmiaprowadze-nie ulegprowadze-nie także podstawowa forma wypłaty wynagrodzenia i pracodawcy: domyślnie będą wypłacali pensję w sposób bezgotówkowy. Ułatwienia te są częścią pakietu „100 zmian dla firm”.
mi przepisami taka zmiana może nastąpić po-przez sporządzenie skanu dokumentu i opa-trzenie go kwalifikowanym podpisem nicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektro-niczną pracodawcy, lub kwalifikowanym pod-pisem elektronicznym upoważnionej przez pra-codawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem pa-pierowym. Zapewne z czasem firmy całkowicie zrezygnują z papierowych teczek kadrowych.
Będzie również dopuszczalna zmiana doku-mentacji pracowniczej z elektronicznej na pa-pierową poprzez sporządzenie wydruku i opa-trzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicz-nym.
Krótszy okres przechowywania akt osobowych
Nowelizacja wprowadza długo oczekiwaną przez pracodawców zmianę okresu przechowywa-nia akt pracowniczych. Dotychczasowe prze-pisy nakładały na firmy kosztowny obowiązek przechowywania aż przez 50 lat dokumentacji pracowniczej, co miało gwarantować osobom pracującym prawidłowe wyliczenie świadczeń emerytalnych. Jednak w praktyce pracownicy często mieli problem z uzyskaniem stosownych dokumentów poświadczających okres zatrud-nienia. Ustawodawca zdecydował się skrócić
Rynek Pracy nr 4/2018 (167)
64
AKTUALNOŚCI
65
AKTUALNOŚCI
Dominika Figuła Istotne zmiany w prowadzeniu akt osobowych
okres przechowywania akt osobowych i jed-nocześnie wprowadzić rozwiązania chroniące interesy pracowników. Zgodnie z nowymi prze-pisami firmy zobowiązane będą przechowy-wać dokumentację pracowniczą w sposób gwa-rantujący zachowanie jej poufności, integral-ności, kompletności oraz dostępintegral-ności, w wa-runkach niegrożących uszkodzeniem lub znisz-czeniem przez okres zatrudnienia, a także przez następne 10 lat, licząc od końca roku kalenda-rzowego, w którym stosunek pracy uległ roz-wiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne prze-pisy przewidują dłuższy okres przechowywa-nia dokumentacji pracowniczej. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem pracodawca będzie kon-tynuował prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.
Ponadto przedsiębiorcy będą przekazywać do ZUS dodatkowe informacje dotyczące pracow-ników i zleceniobiorców, które umożliwią usta-lenie oraz wyliczenie przyszłych świadczeń emerytalnych lub rentowych. Informacje te zostaną zapisane na koncie ubezpieczonego, a w konsekwencji pracownicy nie będą zobo-wiązani przedkładać w ZUS dowodów potwier-dzających okres zatrudnienia w celu uzyskania emerytury. Pracownik wraz ze świadectwem pracy otrzyma dodatkowo informację o:
n okresie przechowywania dokumentacji pra-cowniczej;
n możliwości jej odbioru w ciągu miesiąca po upływie okresu przechowywania oraz
nzniszczeniu dokumentacji w przypadku jej nie-odebrania w odpowiednim terminie.
Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 2019 r.
Krótszy, 10-letni, okres przechowywania do-kumentacji pracowniczej dotyczy zasadniczo pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r., natomiast przedsiębiorcy będą mogli skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej także w przypadku obecnych i byłych pracowników zatrudnionych w okre-sie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.
Warunkiem skorzystania z tego uprawnienia jest złożenie do ZUS raportu informacyjnego.
Były pracownik, za którego zostanie złożo-ny raport informacyjzłożo-ny, będzie mógł odebrać
dokumentację dotyczącą jego stosunku pracy po upływie 10 lat, licząc od końca roku kalen-darzowego, w którym raport informacyjny zo-stanie złożony. W przypadku pracowników za-trudnionych przed 1 stycznia 1999 r. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 50 lat i przepisy nie przewidują możli-wości jego skrócenia.
Bezgotówkowa wypłata wynagrodzenia Omawiana ustawa zmieniła również obowiązu-jącą w kodeksie pracy zasadę wypłaty wyna-grodzenia do rąk własnych pracownika. W prak-tyce pensje w przeważającej większości były wypłacane przelewem na rachunek banko-wy, co wymagało pisemnej zgody pracownika.
W świetle nowych przepisów preferowaną for-mą wypłaty wynagrodzenia będzie forma bez-gotówkowa, a wypłata w formie gotówkowej będzie wymagała odrębnego wniosku pracow-nika. Zmiana ta była postulowana od daw-na przez przedsiębiorców, którzy daw-narzekali daw-na konieczność tworzenia i prowadzenia kas fir-mowych.
Przepisy wykonawcze
Obawy przedsiębiorców budzą przepisy wy-konawcze, które zastąpią obecnie obowiązu-jące rozporządzenie Ministerstwa Pracy i Poli-tyki Społecznej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców do-kumentacji w sprawach związanych ze stosun-kiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt oso-bowych pracownika (Rozporządzenie Minister-stwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996…). Projekt rozporządzenia z 13 wrześ-nia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowni-czej przewiduje istotne zmiany i uwzględnia przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.
Projekt szczegółowo reguluje sposób prze-chowywania akt w formie papierowej i elek-tronicznej, a także zmiany postaci dokumenta-cji pracowniczej. Określa sposób i tryb dorę-czania informacji lub zawiadomienia o mo-żliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu terminu jej przechowy-wania oraz poprzedniej postaci tej dokumen-tacji w przypadku zmiany postaci jej pro-wadzenia i przechowywania, a także sposób
AKTUALNOŚCI AKTUALNOŚCI
odbioru dokumentacji pracowniczej. Ponadto wskazuje sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej.
Zgodnie z nowym rozporządzeniem akta osobo-we będą podzielone nie na 3, a na 4 części, czyli:
n oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (część A);
n oświadczenia lub dokumenty dotyczące na-wiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrud-nienia pracownika (część B);
n dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych prze-pisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu (część C);
n oświadczenia i dokumenty związane z roz-wiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy (część D).
Projekt zakłada, że pracodawcy w ciągu 6 mie-sięcy będą zobowiązani dostosować sposób prowadzenia i warunki przechowywania do-tychczasowej dokumentacji pracowniczej obec-nych pracowników do przepisów nowego roz-porządzenia. Przy czym dokumentacja pra-cownicza nowych pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. będzie musiała być pro-wadzona zgodnie z nowymi przepisami.
Pra-codawcy będą zobligowani do przechowynia dokumentacji byłych pracowników w wa-runkach określonych w nowym rozporządze-niu, zapewniających stosowną ochronę. Obec-nie projekt jest na etapie konsultacji, a wejś-cie w żywejś-cie rozporządzenia planowane jest na dzień 1 stycznia 2019 r.
Firmy powoli przygotowują się na digitalizację akt osobowych. Pracodawcy powinni pamię-tać, że elektronizacja dokumentacji pracowni-czej nie oznacza sporządzenia jedynie skanu dokumentu, ale szereg działań zapewniają-cych prawidłową ochronę danych osobowych, integralność dokumentów oraz zabezpiecza-jących przed uszkodzeniem lub zniszczeniem plików.
Bibliografia
Rozporządzenie Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 28 ma-ja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodaw-ców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowni-ka,Dz.U. z 2017 r., poz. 894.
Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pra-cowniczych oraz ich elektronizacją, Dz.U. z 2018 r., poz. 357.
Więcej o autorze
Dominika Figuła
radca prawny
Ukończyła studia prawnicze na Uniwersytecie Jagiellońskim oraz dodatkowo studia techniczne na Akademii Gór-niczo-Hutniczej w Krakowie. Wpisana na listę radców prawnych Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie (nr wpisu WA-9698). Obszarem jej zainteresowań jest prawo korporacyjne, prawo pracy, prawo nieruchomości i prawo podatkowe. Doświadczenie zdobywała w międzynarodowej kancelarii prawnej, spółce deweloperskiej oraz prowadząc własną kancelarię prawną. Zatrudniona w spółce z sektora kosmicznego, współpracuje także z kancela-riami prawnymi.
Rynek Pracy nr 4/2018 (167)
66
AKTUALNOŚCI
67
AKTUALNOŚCI
Jakie możliwości awansu w aktualnej firmie
Poziom satysfakcji z możliwości awansu w fir-mach systematycznie rośnie wśród polskich pracowników. Tak wynika z badania Confiden-ce Index przeprowadzonego w II kwartale 2018 r. przez firmę rekrutacyjną Michael Page.
Zadowolonych z możliwości awansu w aktual-nej firmie było 18% badanych, a więc o 3 p.p.
więcej niż w poprzednim kwartale. Ponadto aż 44% ankietowanych przyznało, że spodzie-wa się, iż w ciągu najbliższego roku zdobędzie wyższe stanowisko. Duża chęć awansowania wśród polskich pracowników w głównej mie-rze wynika z potmie-rzeby stałego rozwoju. Jak pokazuje badanie Michael Page, dla Polaków priorytetem w miejscu pracy jest zdobywanie dodatkowych umiejętności. Ten czynnik do zmiany pracodawcy mógłby skłonić ponad po-łowę (53,9%) ankietowanych, a ponad 36%
respondentów przyznało, że powodem, który zachęca do szukania nowej pracy, jest także brak możliwości rozwoju w obecnym przed-siębiorstwie (36,8%)
Spośród badanych branż szanse na zdobycie wyższego stanowiska najwyżej oceniają przed-stawiciele sektora finansów (28,9%), a naj-mniej zadowoleni z potencjalnych perspektyw awansowania są osoby pracujące w usługach dla biznesu. Możliwości awansu w aktualnej firmie pozytywnie ocenia również 23,7% re-prezentantów sektora dóbr konsumenckich oraz 21,7% przedstawicieli branży technolo-gicznej. Mniej optymistycznie do tej kwestii podchodzą pracownicy sektora logistycznego