Listy odręczne (franc. lettres autographes)

Listy odręczne stanowią korespondencję wymienianą przez osoby stojące na szczeblu głowy państwa, szefów i  członków rządu, a zwłaszcza przez ministrów spraw zagranicznych. To pisma mniej oficjalne niż opisywane powyżej orędzia, aczkolwiek czasem do nich zbliżone. Ich charakter, mimo że podniosły, jest mniej for-malny i uroczysty niż w przesłaniach. Listy te pisane są w tonie bezpośrednim, niosą osobiste zaangażowanie autora, który kieru-jąc listy do znanej sobie persony, poruszać może w nich rozmaite sprawy, począwszy od tych o wadze państwowej i międzynarodowej, a na życzeniach, gratulacjach (listy gratulacyjne) i kondolencjach (listy kondolencyjne) kończąc95. Pod względem formy listy odręczne przypominają korespondencję prywatną. Pisane są albo odręcznie, albo komputerowo, a wówczas po wydrukowaniu ich autor osobiście, pismem odręcznym nanosi inwokację i końcową formułę grzecz-nościową, pozdrowienia. Zwyczajowo listy takie rozpoczynają się inwokacją, np. Szanowny Panie Prezydencie, Szanowni Nauczyciele, dalej następuje tekst zasadniczy, który kończy się pozdrowieniami, a poniżej autor składa odręczny podpis zawierający imię i nazwisko lub pierwszą literę imienia i nazwisko, ewentualnie samo nazwisko. Data może być zapisywana albo w prawym górnym rogu (miejsco-wość, dzień, miesiąc, rok), albo po lewej stronie pod tekstem.

Listy odręczne uważane są za ten rodzaj listów, dzięki którym możliwe jest nawiązywanie i podtrzymywanie dialogu oraz osobi-stych kontaktów.

Prezydent Bronisław Komorowski wykorzystywał tego typu kore-spondencję m.in. do promowania wydarzeń o charakterze

państwo-94 Ibidem.

Ryc. 53. Schemat listów odręcznych, w któ-rych ambasador RP w Belgradzie informuje rektora Uniwersytetu w Belgradzie o wizy-cie w Serbii polskiej delegacji – grupy badaczy z Uniwersytetu Warszawskiego – i zwraca się z prośbą o zorganizo-wanie spotkania z bada-czami serbskimi

wym, jednoczenia rodaków w ważnych dla nich momentach, jak obchody Święta Niepodległości 11 listopada.

Przykłady listów odręcznych

Z  okazji przypadającego 14 października Dnia Edukacji Narodo-wej obchodzonego w rocznicę powstania w 1773 r. Komisji Eduka-cji Narodowej – pierwszego w Europie Ministerstwa Oświaty – która zajęła się reformowaniem szkolnictwa w Polsce prezydent RP Broni-sław Komorowski wystosował do nauczycieli list osobisty.

Ryc. 54. Przykład listu odręcznego skierowanego przez prezydenta RP do nauczycieli i pedagogów RP z okazji Dnia Edukacji Narodowej

4.2.4. Dokumenty ratyfikacyjne – ratyfikacja (ang., franc. ratification, usankcjonowanie)

Ratyfikacja (fr. ratification) to zatwierdzenie tzw. złożonej umowy mię-dzynarodowej (traktatu, konwencji, porozumienia) przez powołany do tego uprawniony organ państwowy. Konstytucje niektórych państw nadają prawo ratyfikowania umów szefowi rządu lub właściwemu ministrowi96. W Polsce w przypadku ratyfikacji umowy międzyna-rodowej Konstytucja przewiduje trzy procedury, w które zaangażo-wana jest głowa państwa. Zgodnie z art. 89 Konstytucji RP, czynności ratyfikacji dokonuje Prezydent, przy wcześniejszym uzyskaniu zgody na ratyfikację, wyrażonej w formie ustawy przez Sejm i Senat. Taka procedura (tzw. ratyfikacja duża) ma miejsce w przypadku zawie-rania umów międzynarodowych w sprawach odnoszących się do:

∙ pokoju, sojuszy, układów politycznych lub układów

woj-skowych,

∙ wolności, praw lub obowiązków oywatelskich określonych

w Konstytucji,

∙ członkostwa Rzeczypospolitej Polskiej w organizacji

między-narodowej,

∙ znacznego obciążenia państwa pod względem finansowym,

∙ spraw uregulowanych w ustawie lub w których Konstytucja

wymaga ustawy97.

W  odniesieniu do umowy międzynarodowej, przekazującej organizacji międzynarodowej lub organowi międzynarodowemu kompetencje organów władzy państwowej w niektórych sprawach, przewidziany został specjalny tryb ratyfikacji (tzw. ratyfikacja

szcze-gólna). Zgodnie z art. 90 ust. 2 Konstytucji ustawa wyrażająca zgodę

na ratyfikację tego typu umowy jest uchwalana przez Sejm większoś-cią 2/3 głosów w obecności co najmniej połowy ustawowej liczby posłów oraz przez Senat większością 2/3 głosów w obecności co naj-mniej połowy ustawowej liczby senatorów. Wyrażenie zgody na raty-fikację takiej umowy może również być uchwalone w referendum

ogólnokrajowym98. Należący do rzadkości tryb z artykułu 90 został

96 Ibidem, s. 139.

97 Art. 89 Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 roku, Dz.U. 1997 nr 78 poz. 483

zastosowany dotychczas do przeprowadzenia referendum akcesyj-nego 16 kwietnia 2003 roku w sprawie przyjęcia Polski do Unii Euro-pejskiej oraz ratyfikacji Traktatu lizbońskiego.

W przypadku umów o mniejszym znaczeniu, które głowa pań-stwa ratyfikuje samodzielnie, stosowana jest zasada tzw. małej

ratyfikacji. Zgodnie z nią prezes Rady Ministrów przedkłada

Pre-zydentowi RP wniosek o ratyfikację, informując jednak wcześniej o takim zamiarze Sejm. W przypadku tym nie jest wymagana zgoda parlamentu. Każda z ratyfikowanych umów międzynarodowych, po jej ogłoszeniu w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej, stanowi część krajowego porządku prawnego, co zgodne jest z artykułem 91 ust. 1 Konstytucji RP99.

Ratyfikacji nie podlegają deklaracje o treści politycznej, które przyjęte zostały podczas spotkania wysokich przedstawicieli pań-stwowych, umowy resortowe zawierane przez poszczególnych mini-strów w zakresie przyznanych im kompetencji czy umowy zawierane podczas wojny przez dowódców wojskowych, odnoszące się przykła-dowo do zawieszenia broni, kapitulacji bronionego miasta.

Dokumenty ratyfikacyjne umowy międzynarodowej podpisane przez głowę państwa zawierają także kontrasygnatę ministra spraw zagranicznych, a w niektórych państwach również premiera. W Polsce instrument ratyfikacji kontrasygnuje wyłącznie prezes Rady Ministrów. Dokumenty ratyfikacyjne należą do bardzo uroczystych doku-mentów, sporządzane są na papierze najwyższej jakości, bardzo czę-sto o wyróżniającej szacie graficznej, umieszczane są w ozdobnych okładkach. Polskie dokumenty ratyfikacyjne z reguły mają jednak prostą formę i sporządzane są na blankietach o formacie A4. Reda-gowane są w formie patentów.

W  tego rodzaju dokumentach potwierdza się fakt ratyfikacji umowy międzynarodowej i zobowiązuje do jej wykonywania. Dowo-dem dokonania ratyfikacji jest dokument ratyfikacyjny, który skła-dany jest u depozytariusza, w przypadku umów wielostronnych, bądź dochodzi do jego wzajemnej wymiany przez obydwa państwa („Strony” umowy dwustronnej). Widnieją na nim podpisy ministra spraw zagranicznych i dyrektora Departamentu

wego MSZ, ewentualnie wiceministra Od daty wymiany dokumen-tów ratyfikacyjnych umowa wchodzi w życie100.

Przykład dokumentu ratyfikacyjnego

100 Informacje uzyskane podczas wywiadu z Ambasadorem RP w Rzymie Toma-szem Orłowskim, archiwum własne, dok. nr 3.

Ryc. 55. Dokument ratyfikacyjny traktatu o wyrzeczeniu się przez Polskę wojny (pakt Brianda-Kellogga) podpisany przez Augusta Zaleskiego

5. NOTY (ANG., FRANC. NOTE)

Zgodnie z  omówionym na wstępie podziałem na koresponden-cję sensu largo, sensu stricto czy wręcz strictissimo, należy uznać noty dyplomatyczne za główny instrument urzędowej komunika-cji między rządami państw. To właśnie noty stanowią najbardziej powszechną formę korespondencji dyplomatycznej. Wpisują się w najwęższe i najściślejsze znaczenie tego pojęcia.

Noty przesyłane są najczęściej pomiędzy ministerstwami spraw zagranicznych a akredytowanymi przedstawicielstwami dyploma-tycznymi, organizacjami międzynarodowymi a stałymi przedstawi-cielstwami państw członkowskich; do ich wymiany dochodzi także pomiędzy ambasadami działającymi w tej samej stolicy101.

Wymiana korespondencji w formie not odbywać się może pomię-dzy osobami kierującymi poszczególnymi instytucjami (ministrowie, sekretarze, podsekretarze stanu, dyrektorzy generalni, ambasado-rowie, stali przedstawiciele przy organizacjach międzynarodowych,

chargé d’affaires) lub pomiędzy instytucjami.

Szef obcej misji dyplomatycznej wymienia noty z Ministerstwem Spraw Zagranicznych oraz z  innymi przedstawicielami obcych państw, przede wszystkim szefami przedstawicielstw dyplomatycz-nych tych państw. Natomiast należy podkreślić, że notą nie będzie na przykład korespondencja wymieniana pomiędzy MSZ RP a pol-skimi placówkami mającymi swe siedziby poza granicami kraju czy ta prowadzona między centralą (MSZ RP) a innymi polskimi urzędami. Wymiana korespondencji z innymi niż MSZ resortami i instytucjami, mimo że pisma mają zbliżoną szatę graficzną, będzie określana jako wymiana „listów” i „pism”, nienazywanych w tym przypadku „notami”102.

Zgodnie z definicją nota103 to pismo, zapis, notatka, list, uwaga.

Nazwa ta odnosi się do podstawowego pisma stosowanego w kore-spondencji dyplomatycznej. Do wysyłania not (dyplomatycznych) upoważnione jest MSZ i przedstawicielstwa dyplomatyczne za

gra-101 T. Orłowski, Protokół dyplomatyczny…, op. cit., s. 276. 102 Ibidem.

nicą. Wyjątkowo nota wysyłana jest bezpośrednio w imieniu rządu, a wówczas nazywana jest „notą dyplomatyczną”104.

Podanie do wiadomości władzom państwa obcego istotnego faktu bądź decyzji własnego państwa określane jest mianem

notyfi-kacji (ang., franc. notification). To oficjalny akt o znaczeniu prawnie

wiążącym, na który, gdyby zaistniała taka potrzeba, może powoływać się adresat105.

W praktyce stosowane są różne formy noty dyplomatycznej, róż-niące się między sobą formą, m.in. sformułowaniami w pierwszej lub trzeciej osobie. Wyróżnić możemy różne rodzaje not:

∙ noty osobiste (podpisane),

∙ noty słowne (werbalne, niepodpisane),

∙ noty okólne,

∙ noty identyczne,

∙ noty zbiorowe.

Specyficznymi formami not są stosowane w obrocie dyploma-tycznym Aide-mémoire, memorandum i Pro Memoria106. Natomiast zasadniczy podział not obejmuje: 1. noty osobiste (personalne, pod-pisane), tj. pisane w pierwszej osobie, i 2. noty słowne (werbalne, nie-podpisane) – pisane w trzeciej osobie107.