ZASADY OGÓLNE KORESPONDENCJI DYPLOMATYCZNEJ 1. PODMIOTY KORESPONDENCJI DYPLOMATYCZNEJ

Podmiotami korespondencji dyplomatycznej są organy i indywidu-alne osoby uprawnione do wysyłania i przyjmowania koresponden-cji w imieniu państwa oraz organów i instytukoresponden-cji państwowych.

Korespondencja dyplomatyczna może być prowadzona wyłącz-nie przez uprawnione do tego osoby i instytucje. Obejmuje ona tym samym całokształt stosunków dwu- i  wielostronnych. Nadawcy pism muszą posiadać specjalne upoważnienie do reprezentowania państwa na zewnątrz.

Według art. 7 Konwencji wiedeńskiej o prawie traktatów z 1969 r.3 prawo do reprezentowania państwa na zewnątrz posiadają trzy osoby: głowa państwa, szef rządu i minister spraw zagranicznych. Tylko one, bez posiadania dodatkowego pełnomocnictwa, upoważ-nione są do wymiany korespondencji dyplomatycznej, którą przygo-towuje dla nich i prowadzi w ich imieniu Protokół Dyplomatyczny MSZ. Kierowane przez nich pisma mogą dotyczyć wszelkich spraw mogących odnosić się do państwa.

Pozostałe osoby, aby prowadzić korespondencję dyplomatyczną, muszą mieć pełnomocnictwo. W Polsce przygotowuje je Departament Prawno-Traktatowy MSZ. Pełnomocnictwa mogą być wydawane jed-norazowo, w celu wyznaczenia konkretnej osoby do udziału w obra-dach konferencji, negocjacjach czy podpisywaniu umów, bądź mogą mieć charakter stały. Tego typu pełnomocnictwo „stałe” uzyskuje na przykład ambasador nadzwyczajny i pełnomocny z chwilą wystawie-nia mu listów uwierzytelwystawie-niających.

W przypadku konsula warto zwrócić uwagę na to, że jest on osobą, która ze względu na wykonywane funkcje i ich specyfikę ma

bezpo-3 Zgodnie z art. 7 konwencji:

1) Daną osobę uważa się za reprezentującą państwo, gdy chodzi o przyjęcie lub poświadczenie autentyczności tekstu traktatu lub wyrażenie zgody państwa na związanie się traktatem, jeżeli: a)  przedstawionaodpowiedniepełnomocnictwoalbo b)  z praktyki odnośnych państw lub z innych okoliczności wynika, że miały one zamiar uważać daną osobę za reprezentującą państwo w tych celach i zwolnić z przed-kładania pełnomocnictw.

2) Ze względu na ich funkcje i  bez potrzeby przedkładania pełnomocnictw, następujące osoby uważa się za reprezentujące swoje państwo: a)  głowy państw, szefów rządów i ministrów spraw zagranicznych – dla dokonania wszelkich czynności związanych z zawarciem traktatu; b)  szefów misji dyplomatycznych – dla przyjęcia tekstu traktatu między państwem wysyłającym a państwem przyjmującym; c)  przed-stawicieli akredytowanych przez państwa bądź na konferencji międzynarodowej, bądź przy organizacji międzynarodowej lub przy jednym z jej organów – dla przyjęcia tekstu traktatu na tej konferencji, w tej organizacji lub w tym organie.

Konwencja Wiedeńska o Prawie Traktatów sporządzona w Wiedniu dnia 23 maja 1969 r., Dz.U. 1990 Nr 74, poz. 439, dalej: Konwencja wiedeńska o prawie traktatów z 1969 r.

średnie przyzwolenie na kontaktowanie się z urzędami w państwie przyjmującym. Exequatur (szczegółowo omówione w  paragrafie 4.1.6) to zgoda państwa przyjmującego na bezpośrednie relacje i pro-wadzenie korespondencji z odpowiadającymi kompetencji konsula władzami państwa wysyłającego.

2.2. KOMPETENCJE POSZCZEGÓLNYCH OSÓB W ZAKRESIE PROWADZENIA KORESPONDENCJI DYPLOMATYCZNEJ

Zgodnie z międzynarodową praktyką, a co za tym idzie – także stoso-wanymi przez stronę polską zwyczajami, przyjmuje się następujące zasady prowadzenia korespondencji dyplomatycznej:

∙ pisma dyplomatyczne na szczeblu kierownictwa

państwo-wego i rządopaństwo-wego podpisują: głowa państwa, szef rządu, mini-ster spraw zagranicznych, niekiedy inni członkowie rządu;

∙ wśród członków rządu szczególna rola w zakresie wymiany

korespondencji dyplomatycznej przypada ministrowi spraw

zagranicznych, ponieważ to właśnie on:

– kontrasygnuje niektóre pisma kancelaryjne,

– podpisuje niektóre pisma gabinetowe4,

– wysyła (podpisuje) pisma (noty) zarówno do swych

odpo-wiedników za granicą, jak i  do szefów misji dyploma-tycznych oraz głównych funkcjonariuszy organizacji międzynarodowych;

∙ szef misji dyplomatycznej upoważniony jest zwyczajowo do

korespondowania z:

– głową państwa,

– szefem i wszystkimi członkami rządu,

– spraw zagranicznych,

– dyrektorem departamentu MSZ;

4 Pisma kancelaryjne i  gabinetowe zaliczane są pod względem formalnym do pism ceremonialnych. Jak wskazują klasyczne podręczniki Protokołu dyplomatycz-nego, zasadnicza różnica pomiędzy pismami sprowadzała się niegdyś do większych wymogów etykiety i ilości epitetów w pismach kancelaryjnych. Mimo że współcześnie nie stosuje się już powyższego rozdziału, powszechne jest określanie pismem kan-celaryjnym najbardziej uroczystych pism głowy państwa, a pismem gabinetowym – tych wystawianych dla ministra. Szerzej patrz: T. Orłowski, Protokół dyplomatyczny…, op. cit., s. 250.

∙ poniżej tego szczebla powinien w zasadzie dokonywać wy -mia ny pism półoficjalnych lub prywatnych;

∙ pozostali członkowie personelu dyplomatycznego dokonują

wymiany korespondencji głównie półoficjalnej z funkcjona-riuszami MSZ;

∙ konsulowie i urzędy konsularne komunikują się bezpośrednio

z władzami lokalnymi, wyjątkowo tylko z MSZ i innymi orga-nami centralnymi, jeśli zezwalają na to miejscowe przepisy i zwyczaje5.

Wymiana korespondencji dyplomatycznej może następować pomiędzy:

∙ osobami fizycznymi (minister, ambasador, chargé d’affaires, attaché obrony),

∙ urzędami (MSZ, ambasada, ataszat wojskowy, misja przy ONZ). 2.3. PRZEDMIOT KORESPONDENCJI DYPLOMATYCZNEJ

Przedmiotem korespondencji dyplomatycznej mogą być wszystkie sprawy interesujące państwo lub organizacje międzynarodowe, doty-czące zarówno wzajemnych stosunków państwowych (np. notyfika-cja przybycia dyplomaty na placówkę, zawarcie umowy dwustronnej w formie wymiany not dyplomatycznych), jak i spraw techniczno-orga-nizacyjnych (np. zwolnienie z opłat celnych mienia przesiedlenia perso-nelu, rejestracja samochodu dyplomaty, prośba o wydanie legitymacji) związanych z funkcjonowaniem danej placówki dyplomatycznej6. Porozumiewając się za pomocą korespondencji dyplomatycznej, należy pamiętać, że nie pisze się w swoim imieniu, ale w imieniu swo-jego państwa. Wszelkie nieścisłości, uchybienia, drobne błędy nie tylko kompromitują piszącego, lecz również narażają na problemy państwo, władze, które autor pisma dyplomatycznego reprezentuje.

2.4. FORMY KORESPONDENCJI DYPLOMATYCZNEJ

W ciągu wieków w korespondencji dyplomatycznej wykształciły się specyficzne formy pism, formuły grzecznościowe i zwroty. Oczywi-ście, wraz z rozwojem dyplomacji podlegały one stopniowym

prze-5 Ibidem, rozdział 9. „Korespondencja dyplomatyczna”.

mianom, jednak mimo wszystko w dużym stopniu nawiązują do dawnych tradycji.

Współcześnie pod względem formy wyróżnić można następujące kategorie korespondencji dyplomatycznej:

∙ na szczeblu głowy państwa, szefa rządu i członków rządu,

∙ sensu stricto – tj. noty dyplomatyczne,

∙ półoficjalną i prywatną,

∙ organizacji międzynarodowych,

∙ depesze dyplomatyczne,

∙ specyficzne formy przekazu stanowiska państwa w postaci

komunikatów, deklaracji, manifestów itd.

Ze względu na różnice w formie wykształciły się dwie zasadnicze

praktyki: