Metody i techniki identyfikacji i analizy potrzeb szkoleniowych

Badanie potrzeb szkoleniowych ma kluczowe znaczenie dla efektywności realizowanych programów rozwojowych. Jest to pierwszy proces występujący w cyklu szkoleniowym i bez odpowiedniego przygotowania oraz przeprowadzenia go osiągniecie założonych celów, związanych z rozwojem pracowników, może stać się niemożliwe. Właściwe zidentyfikowanie potrzeb szkoleniowych determinuje cele szkoleniowe, jakie powinny zostać osiągnięte w efekcie przeprowadzenia planowanych działań. To, jakie cele zostaną zdefiniowane, wpływa na plany szkoleń określając w sposób szczegółowy: kogo chcemy szkolić, w jakim zakresie chcemy szkolić, w jaki sposób powinniśmy szkolić, co powinno być efektem szkolenia. Ponadto, identyfikacja potrzeb szkoleniowych pozwala określić czy działania szkoleniowe rzeczywiście będą stanowiły sposób na rozwiązanie problemu, osiągnięcie zakładanych efektów.

Konieczność dopasowania się do różnych sytuacji biznesowych powoduje, że badanie potrzeb szkoleniowych należy przeprowadzać każdorazowo z uwzględnieniem specyfiki badanej grupy, ogólnych założeń projektu szkoleniowego oraz sytuacji, w której znajduje się, funkcjonuje organizacja. Dodatkowo konieczne jest kalkulowanie czasu i kosztów podejmowanych działań w kontekście wartości pozyskanych informacji. W przypadku realizacji tego procesu zastosowanie znajduje bowiem zasada Pareto 20/80, zgodnie, z którą 80% niezbędnych informacji możemy pozyskać z 20% możliwych do wykorzystania źródeł – należy je zatem odpowiednio zidentyfikować.

137 technik analizy potrzeb szkoleniowych na kilka grup przedstawionych w tabeli 6. Pomimo różnorodności dostępnych technik analizy potrzeb szkoleniowych, oraz poziomu, którego dotyczą do najczęściej stosowanych zalicza się: testy, studia przypadków, symulacje i inne ćwiczenia, wywiady, kwestionariusze, obserwacje, analizę dokumentów.

Tabela 6 Grupy technik analizy potrzeb szkoleniowych

KRYTERIUM

PODZIAŁU

RODZAJE,

SPECYFIKACJA PRZYKŁADY TECHNIK

Przedmiot analizy

Wiedza Testy z wiedzy

Umiejętności Ćwiczenia praktyczne

Postawy Obserwacja na stanowisku pracy Źródło danych ^{Pierwotne Wywiady, obserwacje}

Wtórne Analiza dokumentów, wyniki ocen okresowych Warunki

przeprowadzania

Rzeczywiste Obserwacja, analiza zdarzeń istotnych, krytycznych Symulowane

Studia przypadków, symulacje, kompleksowo ośrodki oceny i rozwoju (Assessment/Development Center)

Poziom analizy

Organizacja ^{Analiza strategii, plany biznesowe, analiza} procesów wewnętrznych

Zespół, komórka organizacyjna

Analiza poziomu realizacji celów, analiza relacji, podział zadań i ról zespołowych

Pracownik ^{Analiza poziomu realizacji celów, Analiza zadań na} stanowisku pracy Podmiot przeprowadzający analizę Specjalista ds. szkoleń

Analiza dokumentów firmy, analiza ocen okresowych, wywiady z pracownikiem, ankiety Menedżer ^{Obserwacja, wywiad indywidualny, analiza}

wyników jednostki, pracownika Trener Symulacje, case study, wywiady,

Pracownik ^{Samoocena, analiza SWOT, plany rozwoju} zawodowego

Metoda

Analiza dokumentów

Analiza dokumentów firmy, analiza ocen okresowych, wyniki badania satysfakcji

Kwestionariusze ^{Ankieta skierowana do pracowników, przełożonych,} Ankieta oceny satysfakcji klienta

Wywiad ^{Ustrukturyzowany, swobodny (realizowany przez} menedżera lub specjalistę ds. szkoleń)

Zadań zleconych

Wykonanie zadań na stanowisku pracy, rozwiązanie problemu, symulacja

Obserwacja Uczestnicząca, niejawna, badania tajemniczy klient

Źródło: opracowanie własne na podstawie literatury przedmiotu

Testy - odnoszą się do wiedzy uczestników, jaka jest wymagana na danym

stanowisku, a ich przeprowadzenie wymaga dokładnego przygotowania i zaznajomienia się ze specyfiką realizowanych zadań. Testy nie pozwalają na zweryfikowanie praktycznych umiejętności pracowników pozwalają jednak ocenić, czy posiadają oni merytoryczne przygotowanie do wykonywania swoich obowiązków.

138

Studia przypadków, symulacje i inne ćwiczenia – techniki te odnoszą się do

weryfikacji praktycznych umiejętności uczestników, są jednak realizowane w warunkach symulowanych. Pozwala to zatem stwierdzić, czy uczestnik potrafi wykonywać dane zadanie, ale nie gwarantuje, że będzie się tak zachowywał na stanowisku pracy. Może się bowiem okazać, że obszarem do rozwoju będą postawy pracownika, gdyż poziom jego wiedzy i umiejętności jest wystarczający do wykonywania przypisanych mu obowiązków. Przeprowadzenie studiów przypadków i symulacji dla wszystkich uczestników szkolenia jest działaniem czaso- i kosztochłonnym, co może nie być efektywne z punktu widzenia budżetu szkoleniowego.

Wywiady – jest to technika, która pozwala na pozyskanie dość szczegółowych

i wiarygodnych informacji o potrzebach szkoleniowych. Wywiady można przeprowadzać z uczestnikami szkolenia, współpracownikami oraz przełożonymi. Wywiad powinien być przeprowadzony z uwzględnieniem dwóch głównych bloków pytań, w których jako przykładowe można podać:

• Pytania o oczekiwania

− W jakich szkoleniach chce/powinien uczestniczyć?

− Z jakich obszarów chce/powinien się szkolić?

− Jakie kompetencje chce/powinien rozwinąć?

− Jak powinno być zrealizowane szkolenie? • Pytania o efektywność i sposób pracy

− Jakie zadania realizuje swoim stanowisku?

− Jak pracuje, według jakich standardów, procedur?

− Jak wygląda standardowo przebieg pracy?

− Na jakim poziomie realizuje cele?

− Jakie trudności napotyka?

− Które z realizowanych zadań są najtrudniejsze i z jakiego powodu?

Wywiad jest jedną z częściej stosowanych technik, jednak podobnie jak w przypadku studiów przypadków, przeprowadzenie rozmów z wszystkimi uczestnikami, współpracownikami i przełożonymi może być zbyt czasochłonne.

Kwestionariusze – obejmują podobne jak wywiady obszary analizy, jednak

realizowane są w formie pisemnej. Pozwala to z jednej strony na przebadanie większej ilości osób, z drugiej zaś ogranicza w pewnym stopniu wiarygodność uzyskanych informacji oraz nie daje szansy na doprecyzowanie istotnych informacji. W przypadku dużej ilości badanych

139 osób, konieczne jest również wprowadzenie wyników badania do bazy danych i przeprowadzenie odpowiednich analiz, na podstawie których wygenerowany zostanie raport końcowy. Niemniej jednak jest to jedna z mniej kosztownych metod i dodatkowo pozwala na pozyskanie surowych danych, bez zniekształcania ich przez osobę przeprowadzającą analizę¹⁹¹.

Obserwacja – jest jedną z bardziej kompleksowych technik oceny potrzeb

rozwojowych. Pozwala na ocenę sposobu pracy uczestnika szkolenia w warunkach rzeczywistych. Niestety ze względu na złożoność tej metody jest ona najbardziej czasochłonna i kosztowna ze wszystkich wymienionych powyżej. Jej niewątpliwą zaletą jest jednak możliwość praktycznego zweryfikowania, czy pracownik posiada odpowiednią wiedzę, umiejętności i czy prezentuje odpowiednie, pożądane przez firmę postawy. By efektywnie wykorzystać tę technikę obserwatorzy muszą dokładnie przygotować się do obserwacji, rozpoczynając od analizy zadań wykonywanych przez pracownika i stosowanych standardów¹⁹².

Analiza dokumentów – technika ta może stanowić źródło nowych istotnych

informacji, jak i uzupełnienie tych już posiadanych. W zależności od rodzaju dostępnych dokumentów i zakresu zawartych w nich informacji, technika ta może stanowić pierwszy etap, na podstawie którego doprecyzowane zostaną sposoby i zakresy dalszego badania potrzeb szkoleniowych lub ostatni, umożliwiający zweryfikowanie pozyskanych już informacji. Do najczęściej wykorzystywanych w analizach dokumentów zalicza się:

• strategię firmy,

• plany operacyjne dla jednostek organizacyjnych,

• opisy stanowisk pracy,

• indywidualne plany/cele pracowników,

• indywidualne plany rozwoju

zawodowego pracowników (jeśli takie istnieją),

• wyniki ocen okresowych,

• raporty z realizacji celów pracowników, jednostek,

• raporty po sesjach assessment / development center,

• dokumentację kadrową pracownika,

• plany szkoleń w firmie,

• dokumentacja szkoleniowa (dotycząca zrealizowanych szkoleń),

• badania satysfakcji klientów,

• informacje o uzyskanych certyfikatach, koniecznych uprawnieniach,

• procedury wewnętrzne,

191 F. Bee, R. Bee, Training needs analysis and evaluation, Institute of personnel management, London 1994,

s.182 192

140

• wyniki badania satysfakcji pracowników,

• schematy działania (np. obsługi klienta).

Wszystkie te dokumenty pozwalają na lepsze zapoznanie się ze specyfiką firmy, specyfiką pracy uczestników szkolenia, a także z potencjalnymi oczekiwaniami względem kierunków rozwoju zatrudnionych osób.

Ostatni etap badania potrzeb szkoleniowych powinien obejmować analizę pozyskanych z różnych źródeł informacji (połączenie wyników badania potrzeb szkoleniowych z wykorzystaniem różnych technik) oraz usystematyzowanie i podsumowanie ich. Wynikiem przeprowadzenia badania potrzeb szkoleniowych powinno być precyzyjne zdefiniowania celów szkoleń, dookreślenie ich zakresu merytorycznego oraz wstępne zaplanowanie narzędzi oceny efektywności szkoleń. Wszystkie te informacje powinny zawierać się w raporcie końcowym, który w sposób syntetyczny przedstawia decydentom wnioski i rekomendacje¹⁹³.