Rozwój organizacyjny (procesów wewnętrznych)

Rozwój organizacyjny odnosić się będzie do zmian w sposobie realizacji procesów wewnętrznych, a także do sposobu powiązania istniejących w organizacji systemów. Do kluczowych wymiarów należy zaliczyć między innymi: system zarządzania, strukturę organizacyjną, stopień formalizacji, system komunikacji wewnętrznej, system pozyskiwania i przetwarzana informacji, relacje wewnątrzorganizacyjne czy system kontroli.

W fazie początkowej organizacje są zdominowane przez osobę właściciela to on odpowiada za większość procesów, a w szczególności za planowanie, koordynowanie i kontrolowanie. Niewielka skala działalności, powoduje, że nie ma konieczności opracowywania schematów wewnętrznych powiązań funkcjonalno-hierarchicznych, a w związku z tym występujące w tego typu organizacjach rozwiązania strukturalne są zbliżone do projektowych lub zadaniowych. W fazie tej organizacje cechuje niski stopień

57 formalizacji, komunikacja jest bezpośrednia i w większości polega na ustnym przekazywaniu informacji. Relacje miedzy zatrudnionymi są otwarte i partnerskie, a ze względu na chęć osiągnięcia sukcesu pracowników cechuje wysoki stopień zaangażowania.

W fazie pośredniej w wielu wymiarach następują procesy formalizacji. Ze względu na uzyskiwane przez organizację wzrosty w poziomie sprzedaży czy ilości klientów zwiększa się również liczba zatrudnionych pracowników. Dodatkowo większa złożoność występujących procesów uniemożliwia samodzielne zarządzanie organizacją przez właściciela. Zwiększona rozpiętość kierowania oraz wielość realizowanych funkcji, stanowią impuls do opracowania nowych rozwiązań strukturalnych. Wraz ze wzrostem liczby komórek organizacyjnych, struktury przechodzą od prostych rozwiązań funkcjonalnych w złożone struktury dywizjonalne. Pojawia się formalizacja w obszarze standardów działania i procedur wewnętrznych. Komunikacja ze względu na różnorodność i zakres kontaktów przyjmuje różne formy np. pisemne (maile, raporty, zestawienia) oraz gremialne (zebrania, spotkania, prezentacje). Informacje dotyczące obszarów działania są zbierane przez menedżerów/kierowników poszczególnych jednostek, a następnie przekazywane w górę struktury. Stanowią one istotne źródło wiedzy, umożliwiającej podejmowanie kluczowych dla funkcjonowania organizacji decyzji. Relacje wewnętrzne nie są już tak otwarte, pojawiają się podgrupy, powstałe na skutek podziału pracy, a zaangażowanie odnosi się w głównej mierze do prawidłowego wykonywania zadań przypisanych do działu. Funkcję kontrolną przejmują osoby zarządzające poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi, a zarząd dokonuje ewaluacji stopnia osiągnięcia zakładanych celów. Kontrole odbywają się na podstawie sformalizowanych procedur i wytycznych wynikających z planów biznesowych.

W fazie schyłkowej organizacja posiada bardzo rozbudowany system zarządzania. Pojawiają się rozbudowane struktury organizacyjne, w których występują stanowiska funkcjonalne i zadaniowe. W ramach systemu zarzadzania powoływane są również specjalne organy odpowiedzialne za wspieranie procesów decyzyjnych. Organizacja jest bardzo sformalizowana, opracowywane są procedury postępowania i realizacji zadań. Podział obowiązków jest bardzo szczegółowy i wielokrotnie pracownicy odpowiadają za wąskie wycinki procesów. Podział pracy, a także wysoki stopień formalizacji ułatwia realizację zadań związanych z kontrolą czy też monitorowaniem realizacji zadań. Pracownicy mają ograniczone możliwości bezpośredniego kontaktowania się ze sobą i z tego powodu dominują nowoczesne kanały przekazywania informacji intranet, komunikatory, maile. Informacje zbierane są od pracowników w formie raportów i następnie agregowane przez menedżerów.

58

Źródło: opracowanie własne na podstawie literatury przedmiotu

Rysunek 13 Kierunki zmian w obszarze organizacyjnym

Faza początkowa Faza pośrednia Faza schyłkowa

ETAPY ROZWOJU ORGANIZACJI

Obszar rozwoju: ORGANIZACYJNY

Charakterystyka

• Właściciel odgrywa decydującą rolę i odpowiada za planowanie oraz koordynowanie działań

• Dominują działania i decyzje operacyjne

• Brak podziału władzy Wymiar: System zarzadzania

• Procesy planowania odnoszą się do dłuższej perspektywy

• Decyzje podejmowane są przez menedżerów oraz kierowników

• Pojawiają się komórki doradcze

• Mocno rozbudowane organy zarządzające

• Ściśle określony zakresy odpowiedzialności i decyzyjności

• Planowanie długookresowe i operacyjne

• Brak jasno zdefiniowanych powiązań funkcjonalnych

• Brak powiązań hierarchicznych

• Możliwe rozwiązania projektowe

Wymiar: Struktura organizacyjna

• Pojawiają się rozwiązania funkcjonalne a w późniejszych etapach dywizjonalne

• Jasno określone zakresy obowiązków i powiazania

• Rozbudowane struktury organizacyjne – dywizjonalne, macierzowe, hybrydowe

• Brak jasno zdefiniowanych standardów i procedur

• Rozwiązania nieformalne Wymiar: Stopień formalizacji

• Częściowy poziom formalizacji.

• Występowanie procedur i standardów działania w wielu obszarach

• Pełna formalizacja, dokładnie ustalone standardy działania, procedury wewnętrzne, schematy

• Otwarta, swobodny przepływ informacji między

pracownikami

• Przeważa forma ustna

• Swobodny dostęp do wszystkich pracowników

Wymiar: Komunikacja wewnętrzna

• Częściowo otwarta (głównie w komórkach działach)

• Pojawiają się standardy i większa formalizacja

• Pojawiają się nowe formy komunikacji – spotkania, maile, prezentacje

• Przeważają formy pośrednie z wykorzystaniem nowoczesnych technologii – mail,

wideorozmowy, komunikatory, intranet

• Dominują zebrania i spotkania

• Komunikacja wzdłuż struktury

• Niesformalizowany

• Właściciel zbiera, gromadzi i przetwarza informacje Wymiar: System informacyjny

• Częściowo lub w pełni sformalizowany

• Pozyskiwanie informacji od pracowników w formie raportów

• Pozyskiwanie i przetwarzanie informacji rynkowych z działów

• Pełna formalizacja

• Wyspecjalizowane działy do analizy informacji

• Zabezpieczenia systemów informacyjnych

• Źródło decyzji menedżerskich

• Niesformalizowane

• Partnerskie

• Wysokie zaangażowanie Wymiar: Relacje wewnętrzne

• Częściowo sformalizowane

• Podziały na zespoły, komórki

• Zaangażowanie w wykonywanie prac związanych z działem

• W pełni sformalizowane

• Uzależnione od pozycji

• Konflikty interpersonalne

• Niskie zaangażowanie

• Brak lub ograniczony

• Gaszenie pożarów

• Odpowiedzialność właściciela Wymiar: System kontroli

• Obejmujący kluczowe obszary

• Sformalizowany • Odpowiedzialność kierowników, menedżerów •Kompleksowy, ustrukturyzowany •Obejmujący monitoring •Powiązany z celami •Wyspecjalizowane jednostki

59 Pozyskane dane są przetwarzane przez wyspecjalizowane komórki i przekazywane osobom odpowiedzialnym za podejmowanie strategicznych decyzji. Relacje w firmie bazują na kontaktach zawodowych, a zaangażowanie w wielu sytuacjach przejawia się w prawidłowym wykonywaniu zadań stanowiskowych.