W ram ach przyjętych założeń BPK korzysta z 13 modułów (rysunek 1), w tym z modułu Inw entarz. Dostęp do poszczególnych modułów zależy od uprawnień, ja kie posiada dany bibliotekarz, a nadane upraw nienia w ynikają z zakresu obowiąz ków poszczególnych pracowników. Bibliotekarz system ow y ma dostęp do wszyst kich modułów, ale zajm uje się głównie obsługą modułów A d m in istracja i N arzędzia - konfiguruje ustaw ienia na przygotowanej przez inform atyka instalacji system u.
Rysunek 1. Moduły w Koha - U d o stę p n ia n ie | | — j C z a so p is m a U ż y t k o w n ic y ^ G ro m a d z e n ie ■ ■ o W y s z u k iw a n ie z a a w a n s o w a n e R a p o rty W* L isty ^ N a rzę d z ia K a t a lo g o w a n ie A A d m in istra c ja O ^ H a sła w z o r c o w e ^ O K o ha
Źródło: Koha wersja 3.17.
2 .1 . M oduł A d m in istra cja - G lo b alne ustaw ienia system u
M oduły oferują w iele w ariantów dostosowania system u do potrzeb org an iza cji pracy biblioteki. W rozdziale przedstaw iono jedynie w ybrane opcje z szerokiego zakresu m ożliwości, ja k ie daje system .
Bibliotekarz system ow y ustaw ia podstawowe lub bardziej zaaw an so w an e opcje system u w A dm in istracji poprzez G lobalne ustaw ienia, które są podzielo ne na poszczególne moduły i u łatw iają kontrolę nad odpowiednim działaniem sys tem u. O pcje w obrębie modułów podzielone są jeszcze na dodatkowe obszary. Struktura opcji system owej składa się z nazw y opcji oraz z w ybieralnych w artości o zn aczających najczęściej w łączenie lub w yłączenie funkcji w ra z z opisem jej prze zn aczen ia. N a przykład w module U dostępnianie m am y podział na: Zam aw ian ie, W ypożyczanie, Przyjm ow anie zwrotów o raz Kursy i Sam oobsługowe w ypożycze nia, a w ich obrębie zn ajdu ją się m .in. opcje:
• S p e c ify D ue D a te - po jej w łączeniu bibliotekarz może określić termin
zwrotu egzem plarza inny niż dom yślnie ustawiony,
• A llo w R en ew a l Lim it O verrid e - dzięki której bibliotekarz może om inąć li
mit prolongat i prolongować egzem plarz, gdy limit został ju ż w yczerpany. N iem al każda funkcja w yśw ietlan a w O PA C lub w interfejsie bibliotekarza kon trolow ana je s t przez odpowiednią opcję w G lobalnych ustaw ieniach.
2 .2 . Dopuszczone w arto ści
Poza G lobalnym i ustaw ieniam i, które kontrolują za sa d y pracy biblioteki, biblio tekarz korzysta także z dodatkowych funkcji w module A d m in istracja, dotyczących m iędzy innymi U do stępniania czy G ro m ad zenia.
Je d n ą z takich opcji, która przyspieszy w p ro w adzanie danych i zw iększy dokład ność oraz ograniczy liczbę w arto ści w polach tekstowych, je st narzędzie Dopusz
czone w arto ści. Dzięki niemu bibliotekarze p racu jący w system ie nie w pro w adzają danych bezpośrednio, lecz w yb ie rają w arto ści z rozwijanych list. Listy um ożliw iają pojedynczy w ybór - nie ma możliwości ani całkowitej deselekcji, ani selekcji wielo krotnej. W Dopuszczonych w arto ściach m ożna określić m.in.:
• strukturę lokalizacji używanych w bibliotece, • statusy egzem p larzy w rekordach bibliograficznych, • kody kolekcji,
• klasy statystyczne używane w grom adzeniu książek i czasopism , • u zasadnienia w propozycjach zakupu.
3. Konwersja danych TINLIB Koha
Jednym z podstawowych i jednocześnie najw ażniejszych zad ań przy w drażaniu system u Koha było przygotowanie konwersji danych z system u TIN LIB . Etap prac nad konwersją w ym ag a ł wielu kluczowych rozstrzygnięć i trw a ł od momentu pod ję c ia decyzji o zm ianie system u aż do w dro żenia. C zęść prac została dokończona ju ż w system ie Koha ze względu na trudność popraw y niektórych w pisów w sys tem ie T IN LIB . Przykładem je s t aktu alizacja haseł wzorcowych symboli U K D w re kordach bibliograficznych, gdzie w ykonanie najm niejszej zm iany w term inie U KD lub haśle tezaurusa w system ie TIN LIB w iązało się z ak tu alizacją wpisu w każdym rekordzie, w którym ten term in został użyty. N ato m iast w Koha przy modyfikacji haseł wzorcowych dane są poprawione autom atycznie we w szystkich rekordach, w których występowało to hasło.
BPK posiada w swojej bazie ponad 2 4 0 tys. rekordów egzem plarzy druków zw artych, 60 tys. rekordów w ydaw nictw ciągłych oraz 90 tys. rekordów haseł wzor cowych. Rekordy te były tworzone według zasad katalogow ania przyjętych w sys tem ie TIN LIB (brak form atu M A R C 21). Rekordy w ym ag ały spraw dzenia popraw ności danych, ustalenia odpowiedniego m ap o w an ia1, co umożliwiło optym alną m igrację danych m iędzy system am i. D la części danych nie udało się ustalić odpo wiedniego m apow ania, w pisy te przy konwersji zostały utracone. Były to głównie dane nieaktualne lub dotyczyły inform acji mało istotnych z punktu w idzenia użyt kownika, ja k i katalogującego, np. inform acji w ew nętrzych na tem at o praw y cza sopism . C zę ść danych przeszła z błędnym m apow aniem . Nie udało się przenieść pewnych zależności, np. w yśw ietlan ia kolejności autorów /redaktorów książek lub w yśw ietlan ia powiązań pom iędzy podwójnymi m iejscam i w ydania a nazw am i w y dawców . D ane, do których nie udało się określić odpowiedniego m apow ania, tra fiły do pól lokalnych (pola 5 9 1 - 5 9 4 form atu M A R C 21). Są to głównie uwagi ka talogującego na tem at rekordów egzem plarzy. W TIN LIB ze względu na strukturę
1 Termin „mapowanie" oznacza m.in. utworzenie relacji pomiędzy dwoma zbiorami obiektów [Freedman, 2004].
rekordu uwagi te były um ieszczane w rekordzie bibliograficznym , a nie przy kon kretnym egzem plarzu. Nie udało się przenieść tych uwag do konkretnych podpól w rekordzie egzem plarza (pole 952 w system ie Koha).
W a żn a przy konwersji danych okazała się za sa d a , która funkcjonow ała w BPK od 19 95 r. Rekordy bibliograficzne uzupełniano o dopowiedzenia o zn aczające od powiedniki form atu M A R C 21, np. \\# u sm -52 1\ (rysunek 2). Konkretny wpis w re kordzie z tym dopowiedzeniem o zn aczał odpowiednie pole w fo rm acie M A R C 21. D ziałanie prowadzone było zapobiegaw czo w przypadku zm ian y na system z for m atem M A R C 21, a także dla możliwości pobrania rekordu książki w form acie M A R C 21 poprzez O PAC .
Rysunek 2. Fragment rekordu bibliograficznego w systemie TINLIB
T y t u ł : [ b u d o w n i c t w o o g ó l n e : \ \ $ b \ p r a c a z b i o r o w a . \ \ $ n \ T. 1, \ \ $ p \ M a t e r i a ł y i w y r o b y b u d o w l a n e / \ \ $ c \ p o d k i e r . B o g u s ł a w a S t e f a ń c z y k a ; a u t . W o j c i e c h G r a b o w s k i [ e t a 1 . ] U w a g i i n d e k s o w a n e : Q l a o s ó b s p r a w u j ą c y c h f u n k c j e d o z o r u i n a d z o r u , w s z c z e g ó l n o ś c i d l a b r y g a d z i s t ó w , m i s t r z ó w , k i e r o w n i k ó w b u d ó w i i n s p e k t o r ó w n a d z o r u \ \ # u s m - 5 2 1 \
Źródło: System TINLIB
Kartoteki haseł wzorcowych w TIN LIB złożone były z kartotek autorów i redak torów, serii, konferencji i c iał zbiorowych, w przeciw ieństw ie do rekordów bibliogra ficznych nie były uzupełniane o dodatkowe pola form atu M A R C (np. \\# usm -500\), które ułatwiłyby konwersję. Rekordy haseł wzorcowych przeszły do system u Koha w większości popraw nie. H asła główne zostały przeniesione odpowiednio do pól z grupy 1XX, w iększość niewyjaśnionych w pisów trafiło do pola uwag 6 7 0 . N ajw ię cej pracy włożono w poprawę rekordów serii, które były tworzone nie w kartotece haseł wzorcowych, lecz w form ularzu do daw ania rekordów bibliograficznych. T IN LIB nie przew idyw ał tego typu haseł w zorcow ych. Poprawiono łącznie około 5 tys. rekordów, część danych (jak znaki interpunkcyjne, m ałe/w ielkie litery) została zm ie niona autom atycznie, cześć wpisów ujednolicano ręcznie według za sa d y tw orze nia haseł serii w fo rm acie M A R C 21.
Podczas prac nad konwersją zostało poprawionych w iele tysięcy rekordów w system ie T IN LIB . Korekta obejm owała szczególnie:
• usunięcie podwójnych wpisów, • uzupełnienie syg natur zasobów, • spraw dzenie poprawności ISBN,
• popraw ienie literówek i błędnych wpisów.
Konw ersja danych dotyczyła nie tylko rekordów bibliograficznych czy wzorco w ych, ale także kont użytkowników. Do system u Koha zostało przeniesionych oko
ło 30 tys. tego typu rekordów. M apow aniem kont użytkowników BPK zajm ow ała się przed sam ym w drożeniem system u. Części danych nie przeniesiono do nowe go system u, np. dodatkowych adresów i num erów telefonów czy historii wypoży czeń. Konw ersja danych kont użytkowników pozwoliła na uporządkow anie kont specjalnych (np. poprzez zm niejszenie liczby kont szkoleniowych czy też porządki na kontach lokalnych, które dotyczą książek zagubionych bądź nieodnalezionych). Ujednolicono także liczbę kategorii użytkowników. Decyzje przy konwersji dotyczy ły również o zn aczania kont nieaktywnych, czyli kont, które zostały zaim po rto w a ne do bazy, ale nieaktyw ow ane przez użytkownika, a zostały w czytane do syste mu przy im porcie danych studentów I roku z dziekanatów, czy też o zn aczania kont, przy których użytkownik podbił kartę odejścia, ale zadeklaro w ał, że będzie konty nuował studia. W Koha te typy kont m ają nałożone ograniczenia z odpowiednimi kom entarzam i: Konto zablokow ane lub Konto nieaktyw ne. O zn acza to, że nie moż na w ykonyw ać na tych kontach żadnych operacji: Koha blokuje za m aw ia n ie , w y pożyczanie itd.
Konw ersja danych z system u T IN LIB objęła również księgi inw entarzow e, księgi akcesyjne i rejestr ubytków. Te dane również w ym ag ały sp raw dzenia poprawności. W ykryto dzięki temu w iele niepraw idłow ości, ja k brak ciągłości w nadaw aniu nu merów akcesji, pomyłki przy wyborze księgi. N ajw iększe zm ian y dotyczyły rejestru ubytków, który w TIN LIB nie był zbyt poprawnie prowadzony. N um er rejestru przy pisany był do określonego protokołu, który dotyczył różnych ksiąg inw entarzow ych. O becnie każda księga inw entarzow a ma swój rejestr ubytków. Prace nad popraw kami w akcesjach i inw entarzach trw a ły równolegle z pracam i nad rekordam i bi bliograficznym i i kontami użytkowników. Uczestniczyło w nich od 10 do 15 osób: siedem z O ddziału O p raco w an ia Zbiorów Z w artych , trzy z O ddziału W ydaw n ictw Ciągłych i Elektronicznych oraz około pięciu z O ddziału U do stępnian ia. Prace pro w adzone były w godzinach pracy pracownika, część pracy działu była przeznaczo na na testow anie system u, a także poprawę danych w starym system ie.