Przed złożeniem zam ów ienia konieczne je st utworzenie rekordu dostawcy, na który skła d ają się dane teleadresow e firm y i jej przedstaw iciela, inform acje o cza sie dostaw y oraz ustalonych rab atach . W szystkie dane m ożna m odyfikować oraz uzupełnić poprzednio niewypełnione pola. Tworzenie zam ów ienia w Koha nale ży rozpocząć od w yszukania odpowiedniego dostaw cy poprzez w pisanie przynaj mniej fragm entu jego nazw y (rysunek 1).
Rysunek 1. W yszukiwarka dostawców
Źródło: Koha wersja 3.17.
W celu założenia koszyka należy nadać mu nazw ę. W BKA przyjęto za sad ę , że je st to data oraz nazwisko osoby zg łaszającej tytuły do zakupu (rysunek 2). Pod po jęciem „koszyk" należy rozum ieć, podobnie ja k w sklepach internetowych, w irtu alny pojemnik, do którego w kład a się za m aw ia n e tytuły. W system ie Koha koszyk reprezentuje jedno kompletne zam ów ienie przypisane do konkretnego dostawcy i może za w ie ra ć dowolną liczbę tytułów. O d b ió r pozycji znajdujących się w koszyku może być rozłożony w czasie w zależności od term inu dostaw y zam ów ienia.
Rysunek 2. Zakładanie koszyka
Źródło: Koha wersja 3.17.
W yśw ietlo na zostaje strona za w ie ra ją c a dane koszyka (jego nazwę, datę zało żenia, nazwisko osoby zakła d ające j) oraz kilka opcji dodaw ania tytułów do koszy ka (rysunek 3):
• z istniejącego rekordu, • z propozycji zakupu, • z nowego (pustego) rekordu,
• z zew nętrznego źródła, • z przygotowanego pliku.
W dziale grom adzenia BKA najczęściej w ykorzystyw ana je st opcja „z zew nętrz nego źródła".
Rysunek 3. W idok nowego, pustego koszyka
Źródło: Koha wersja 3.17.
Po w ybraniu opcji „z zew nętrznego źródła" pojaw ia się fo rm u larz w yszukiw ania danych o raz szablon stw orzony dla potrzeb działu grom adzenia. Koha umożliwia jednoczesne przeszukiw anie bazy lokalnej oraz katalogu zew nętrznego, w przy
padku BKA - N U KA T (rysunek 4).
Rysunek 4. W yszukiwanie tytułu
Źródło: Koha wersja 3.17.
Jeśli opis bibliograficzny poszukiwanego tytułu znajduje się ju ż w katalogu lo kalnym, um ieszczany je st w zam ów ieniu. N ato m iast gdy opis bibliograficzny jest
dostępny tylko w katalogu NUKAT, istnieje możliwość, dzięki protokołowi Z 3 9 .5 0 , skopiowania go do bazy lokalnej i um ieszczenia w zam ów ieniu (rysunek 5).
Rysunek 5. Wyniki wyszukiwania tytułu
Źródło: Koha wersja 3.17.
System Koha umożliwia podgląd i w eryfikację opisu książki, w ystarczy kliknąć „K arta" (rysunek 6). Jeśli wszystkie dane się zg adzają, rekord jest ściągany do bazy.
Rysunek 6. Podgląd karty z opisem bibliograficznym wyszukanego tytułu
Źródło: Koha wersja 3.17.
Jeśli w yszukiw anie w obydwu katalogach nie przyniosło efektu, tworzony jest skrócony opis bibliograficzny identyfikujący książkę. Składa się z: strefy ISBN (pole
0 2 0 ), strefy tytułu i oznaczenia odpowiedzialności (pole 24 5), strefy w ydania (pole 25 0), strefy adresu w ydaw niczego (pole 26 0), strefy serii (pole 4 9 0 ).
Rekord zam ów ienia za w ie ra dane koszyka oraz dane identyfikujące książkę. C zę ść dotycząca szczegółów rachunku uzupełniana je st o inform acje dotyczące liczby i ceny zam aw ianych pozycji oraz w ybierany fundusz, w ram ach którego do konuje się zakupu. W w ersji modułu G ro m ad zenie BKA „Pole statystyczne 1" w y korzystyw ane je st do określenia kierunku studiów, któremu za m a w ia n a książka będzie o dpow iadała. Inform acja ta okazuje się przydatna w m om encie tw orzenia zestaw ień statystycznych. M ożna także w ykorzystać „Pole statystyczne 2" i w pisać nazwisko osoby proponującej zakup. Pozwoli to stw orzyć raport „Zam ów ienia w y kładowców", za w ie ra ją c y inform acje, ile i ja k ie tytuły były za m aw ia n e przez kon kretną osobę (rysunek 7).
Rysunek 7. Rekord zamówienia tytułu
Nowe zamówienie
Szczegóły koszyka Zai2.iilz.my |>izez: Olga Marla Rosek
Otwarty dnia: 30/10/2014
Szczegóły tekordu Modyfikuj rekoid Tytid Zaangażowania polityczne młodzieży
wydawca Wy (Umie Data wydania
Przybylski, Błażej Europejskie Centrum Edukacyjne,
9788362363919
Szczegóły rachunku
| Wydział Prawa, Administracji i Stosunków Międzynarodowych ! vj Pokaż wszystko: D iPLNf.y
□ ćkwoianśłto) Niepewni
Stawka podatku
Kwota do zapłaty:
j (dopasowany do PLN, kwota netto)
. Mogą być przydatne do celów statystyczi Pole statystyczne politologia
Pole statystyczne i Kowals ki Js
Po dodaniu za m aw ia n e j pozycji do koszyka można zw eryfikow ać poprawność w prowadzonych danych (rysunek 8). N astępnie koszyk je st zam ykany.
Rysunek 8. Widok otwartego koszyka z dodanym tytułem + Dodaj do koszyka A Modyfikuj koszyk X Usuń koszyk O Zamknij koszyk ® Eksportuj koszyk jako CSV |
K oszyk 2014.10.30 J a n K o w a ls k i (73) d la K s ią ż k i A z y m u t
Miejsc« dostawy: Biblioteka KA Aiejsce płatności Biblioteka KA faktury:
Jtworzony przez: Olga Marla Rosek
Zarządzań/ przez: Dodaj użytkowników | Zapisz zmiany | Filia: Bez filii Biblioteka KA(v] Zmień | Otwarty dnia: 30/10/2014
Zamówienia
□ Wyświetl szczegóły
Pokażl do 1 zł Wyświetl na stronie) 20 |y] | fi, Pierwsza fl) Wstecz Dal, © Ostatnia ®| Szukaj
P(*0±1 *1 | ") 1*. •- W sł«I Mej Cr-t-, ",
Źródło: Koha wersja 3.17.
N a rysunku 9 przedstaw iono zestaw ienie wszystkich koszyków dla wybranego dostawcy. Zam ów ienie m ożna przesłać do dostaw cy drogą elektroniczną, jako za łącznik, a także zarch iw izo w ać w form ie drukowanej (rysunek 10).
Rysunek 9. Zamknięte koszyki wybranego dostawcy
Rysunek 10. Podgląd wydruku zamówienia (Word/HTML)
Zam ów ienie: 2014.10.30 Jan K ow alski /2 0 1 5 D ata zam ów ienia: 19/02/2015
D ostaw ca: Książki A zym ut Dział ds. Bibliotek ul. G ottlieba D aim lera 2 02-460 W arszaw a
e-m ail: bibliotekarz@ azym ut.pl
D ane d o d o sta w y : B iblioteka K.A
O lga M aria Rosek t; rom adzenie@ afm .edu.pl
N r T y tu ł / d a n e w y d a w n ic z e C e n a Ilo ść S u m a
(P L N )
1
Z a a n g ażo w an ia p o lity c z n e m ło d z ie ż y / B łażej P rz y b y lsk i. - T o ru ń ; Ł y so m ice : E u ro p e jsk ie C e n tru m E d u k acy jn e, 2 014. - ISB N : 9 7 8 83-6 2 3 6 3 -9 1 -9
2 7 .44 1 27.44
R a z e m : (P L N ): 1 27.44
Źródło: Koha wersja 3.17.
Kiedy zam ów ienie otrzym a status „Zam knięte", nie można ju ż w p ro w adzać po praw ek. W yjąte k stano w ią uwagi, które można uzupełniać na każdym etapie reali zacji zam ów ien ia. M ogą one dotyczyć zarów no całego koszyka, ja k i poszczegól nych tytułów.