Nadzór w spółce z o.o

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością nie musi być organu nadzorczego, gdyż prawo kontroli działalności zarządu przysługuje każdemu wspólnikowi. Wspólnik może samodzielnie lub łącznie z upoważnioną przez siebie osobą w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla swego użytku lub żądać wyjaśnień od zarządu (art. 212 §1 k.s.h.). Wspólnik ma jednak obowiązek korzystać ze swych uprawnień nadzorczych w sposób lojalny. Zarząd może odmówić wspólnikowi wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki, jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i

126

przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę (art. 212 §2 k.s.h.). Zarząd może korzystać z zapisu art. 212 §2 k.s.h. dla uniemożliwienia wspólnikowi skutecznej kontroli. Wspólnik, któremu zarząd uniemożliwił zrealizowania swych uprawnień może wystąpić z żądaniem rozstrzygnięcia sprawy uchwałą wspólników.

Rada nadzorcza jest organem o charakterze fakultatywnym. Wspólnicy zatem muszą przewidzieć jej istnienie w postanowieniach umowy spółki. Trzeba także pamiętać, że ustanowienie rady nadzorczej (lub komisji rewizyjnej) jest obligatoryjne. Ustawodawca wprowadził taki wymóg w przypadku, gdy w spółce z o.o.:

− kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 000 zł, − wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu.

W tym przypadku nie jest już konieczne wprowadzenie przez wspólników zapisów o tym organie w umowie spółki, aczkolwiek mogą to uczynić.

Wspólnicy ustanawiający radę nadzorczą muszą w umowie spółki zamieścić co najmniej postanowienia o ustanowieniu w danej spółce rady nadzorczej oraz postanowienia co do jej składu (chodzi tu o liczbę członków rady). Te postanowienia stanowią pewne minimum gwarantujące poprawne ustanowienie rady w spółce, możliwość wyboru członków rady jak również jej prawidłowe funkcjonowanie. W odniesieniu bowiem do tak ustanowionej rady nadzorczej będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy kodeksu spółek handlowych (art. 213 i nast. k.s.h.), stanowiące, iż organem uprawnionym do powołania tak ustanowionej rady jest zgromadzenie wspólników, że członków rady powołuje się na jeden rok, a mandaty wygasną z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji w radzie. Wprost z przepisów k.s.h. wynika też podstawowy zakres obowiązków rady nadzorczej sprawującej stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich jej dziedzinach.

Bezpośrednio z przepisów k.s.h. wynikają również zasady i sposób podejmowania uchwał przez radę nadzorczą. Rada nadzorcza jako organ – co do zasady – o charakterze kolegialnym, podejmuje decyzje w formie uchwał. Uchwały te podejmowane są na posiedzeniach rady nadzorczej, z przebiegu których powinny być sporządzane protokoły. Do podjęcia ważnej uchwały wymagane jest łącznie spełnienie następujących przesłanek:

− zawiadomienie o miejscu i czasie posiedzenia wszystkich członków rady, − kworum na posiedzeniu w liczbie co najmniej połowy członków rady,

chyba że umowa przewiduje surowsze wymagania dotyczące kworum. Warto w tym miejscu zaznaczyć, iż k.s.h. nie wskazuje, jaką większością podejmowane są uchwały przez radę nadzorczą. W takiej sytuacji wolno domniemywać, że obowiązuje zasada większości głosów.

Z przepisów k.s.h. (art. 214 k.s.h.) wynika również, że członkiem organu nadzorczego nie może być osoba, która podlega kontroli, a więc członek

127 zarządu, prokurent, likwidator, kierownik oddziału lub zakładu oraz zatrudniony w spółce główny księgowy, radca prawny lub adwokat.

Ogólne postanowienia dotyczące rady nadzorczej wynikające wprost z przepisów kodeksowych mogą zostać odmiennie uregulowane zapisami umownymi. I tak, umową spółki, wspólnicy mogą ustanowić inny sposób powoływania i odwoływania członków rady nadzorczej niż przez zgromadzenie wspólników. Przykładowo mogą w umowie spółki przyznać prawo powoływania i odwoływania członków rady niektórym wspólnikom czy też jednemu wspólnikowi albo też osobom trzecim.

Natomiast nie jest dopuszczalne, aby organem uprawnionym do powoływania i odwoływania członków rady został ustanowiony w umowie spółki zarząd. Nie może bowiem być tak, żeby „nadzorowany”, czyli zarząd, miał prawo wyboru „nadzorujących”, czyli rady.

Dodać też należy, że umową spółki wspólnicy mogą również odmiennie uregulować skład rady (w znaczeniu liczby członków), postanawiając przykładowo, że rada nadzorcza składa się z 3 do 5 członków albo z 6 członków. Odmienne zasady niż te, które wynikają z k.s.h., dotyczyć mogą również wyznaczenia długości okresu kadencyjności poszczególnych członków rady. I tak w umowie spółki wspólnicy mogą ustalić przykładowo trzyletni okres kadencji czy też ustanowić członków rady bezterminowo. Jednak pamiętać trzeba, iż zapisy umowne o kadencyjności muszą być zharmonizowane z problematyką wygaśnięcia mandatów. W przypadku bowiem, gdy kadencje członków rady nadzorczej są dłuższe niż jeden rok, mandaty członków wygasną z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy pełnienia funkcji w radzie.

W umowie spółki można również rozszerzyć zakres czynności nadzorczych wykonywanych przez radę, o których mowa w art. 219 §3 k.s.h. oraz zakres uprawnień o charakterze kontrolnym. Z tym, że owo rozszerzenie uprawnień rady nie może doprowadzić do sytuacji, w której – zamiast zarządu – to rada staje się organem faktycznie prowadzącym sprawy spółki. Nie można również w umowie spółki zamieścić zapisu ograniczającego zakres podstawowych uprawnień o charakterze nadzorczym rady nadzorczej wynikającym wprost z przywołanego wyżej przepisu.

Ustawodawca dopuszcza także, aby tylko w umowie spółki wspólnicy ustalili dodatkowe zasady, na jakich mogą być podejmowane uchwały przez radę nadzorczą. Można ustalić, że członkowie rady nadzorczej mogą brać udział w podejmowaniu uchwał rady nadzorczej, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej, przy czym oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej.

Przedstawione wyżej uwagi pozwalają stwierdzić, że przepisy kodeksu spółek handlowych wskazują jedynie zasady skutecznego ustanowienia w spółce z o.o. rady nadzorczej, określając przy tym m.in. sposób powołania

128

członków, organ uprawniony do powołania i długość kadencji. Ustawodawca nie narzuca jednak kwestii o charakterze techniczno-prawnym dotyczącym rady, pozostawiając te sprawy do decyzji wspólników. Dopuszcza uregulowanie tych zagadnień zarówno w umowie spółki jak i w regulaminie rady.

Na możliwość uchwalenia regulaminu rady nadzorczej wskazuje wyraźnie art. 222 §6 k.s.h. Organem uprawnionym do jego uchwalenia jest zgromadzenie wspólników, przy czym wspólnicy mogą też do tego upoważnić samą radę.

Regulamin rady nadzorczej jest dokumentem, który powinien zawierać postanowienia dotyczące funkcjonowania tego organu, zwłaszcza zaś określać organizację i sposób wykonywania czynności przez ten organ. Niezależnie od głównego zadania, jakim jest ustalenie zasad działania i funkcjonowania rady nadzorczej, regulamin może również uszczegóławiać postanowienia umowy spółki dotyczące funkcji kontrolnych i nadzorczych, przy czym nie może ich zmieniać.

Między radą nadzorczą i komisją rewizyjną zachodzą istotne różnice co do zakresu ich kompetencji. Rada nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności.

Natomiast obowiązki komisji rewizyjnej ustawodawca ujął w art. 221 kodeksu spółek handlowych w formie wyczerpującego wyliczania. I tak komisja ocenia:

− sprawozdanie zarządu z działalności spółki, − sprawozdanie finansowe za ubiegły rok obrotowy,

− wniosek zarządu dotyczący podziału zysku lub pokrycia strat.

Komisja ma również obowiązek składania zgromadzeniu wspólników pisemnego corocznego sprawozdania z wyników tej oceny, w trybie i w zakresie określonym dla wykonywania tych czynności przez radę nadzorczą. W spółce niemającej rady nadzorczej umowa spółki może rozszerzyć obowiązki komisji rewizyjnej, co oznacza, że faktycznie ma ona wówczas obowiązki podobne do obowiązków rady nadzorczej.

Podkreślić należy, że kontrolowanie działalności spółki przez wspólników, radę nadzorczą lub komisję rewizyjną to przykład tzw. kontroli wewnętrznej.

Kodeks spółek handlowych przewiduje jeszcze tzw. kontrolę zewnętrzną. Mianowicie, sąd rejonowy na żądanie wspólnika lub wspólników reprezentujących co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego, może postanowić o wezwaniu zarządu do złożenia oświadczenia, wyznaczyć podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych w celu zbadania rachunkowości oraz działalności spółki. Jest to więc zarazem przykład realizacji tzw. prawa mniejszości, które cechuje się tym, że przysługuje ono wspólnikom reprezentującym mniejszość udziałów w kapitale zakładowym spółki.

129

7.18. Zgromadzenie wspólników– warunki ważności podejmowanych