Koszt kapitału własnego a obciążona beta
OKREŚLENIA KOSZTÓW INFORMACJI
Maria SIPOWICZ
Streszczenie: W artykule przedstawiono możliwości zastosowania rachunku kosztów działań ABC w celu określania kosztów informacji. Na przykładzie systemu informatycznego, opartego o architekturę hurtowni danych pokazano, że taki system można rozpatrywać jako ciąg działań mający na celu wytworzenie informacji i dostarczenie jej użytkownikowi końcowemu. Podjęto próbę połączenia podejścia technologiczno - podmiotowego oraz podejścia holistycznego definiowania i pomiaru kosztów informacji z rachunkiem kosztów działań ABC.
Na tej podstawie zaproponowano słownik działań, koszty poszczególnych działań oraz dokonano wyboru nośników tych działań dla tego typu systemu.
Wstęp
Wśród różnego rodzaju systemów informatycznych szczególną rolę przypisuje się hurtowniom danych. Powstały one na skutek zapotrzebowania różnych poziomów kierownictwa na różnego rodzaju informację, przy równoczesnym wzroście roli, jaką odgrywa analiza danych w zarządzaniu przedsiębiorstwem i w procesie podejmowania decyzji.
Z definicji hurtowni danych wynika, że jej przeznaczeniem jest gromadzenie informacji służących do zarządzania organizacją. Przyjmując, że hurtownia danych jest ciągiem działań mającym na celu wytworzenie informacji (produktu) i dostarczenie jej użytkownikowi końcowemu (klientowi), którym jest kadra zarządzająca, można pokusić się o próbę zastosowania metody ABC do określenia kosztów informacji. Rachunek kosztów działań ABC1 powstał w oparciu o założenie, że przedsiębiorstwo można traktować jako systemem złożony z wielu działań, prowadzących do wytworzenia produktu i dostarczenia go klientowi. Modyfikuje on tradycyjne podejście obliczania kosztów na podstawie tzw. miejsc powstawania kosztów (centrów kosztowych) na rzecz działań, w wyniku których generowane są koszty.
Traktując informację jak każdy inny produkt, będący efektem pewnego procesu wytwórczego, można podejść do systemu informatycznego w analogiczny sposób jak do każdego procesu produkcyjnego. Koszt informacji jest zatem traktowany jako koszt wytwarzania informacji w zrozumieniu produktu
1 Kapłan R., Cooper R.: „Zarządzanie kosztami i efektywnością” Kraków 2000, Dom W ydawniczy ABC, OE;
123
powstającego w tym procesie. Taki sposób definiowania kosztów informacji jest opisywany w literaturze jako podejście technologiczno-podmiotowe.2
Inne opisane podejście to tzw. podejście holistyczne3, traktujące proces wytwarzania informacji jako składający się z ośmiu faz wielofazowy model procesu informacyjnego. Całkowity koszt informacji to suma kosztów wytworzenia informacji w każdej z faz, w których wymienia się: generowanie, gromadzenie, przechowywanie, przetwarzanie, przekazywanie, udostępnianie, interpretację i wykorzystanie informacji.
W artykule podjęto próbę połączenia podejścia technologiczno - podmiotowego oraz podejścia holistycznego definiowania i pomiaru kosztów informacji z rachunkiem kosztów działań ABC. Jako podstawę definiowania działań wykorzystano wyżej wymieniony, ośmiofazowy model.
Koszty informacji
Coraz częściej nakłady na tzw. informatyzację w firmie muszą konkurować z innymi wydatkami przedsiębiorstwa. Dlatego określenie spodziewanych efektów, jak również ponoszonych na technologie informatyczne nakładów są sprawą niezwykle istotną. Ponieważ efektem zastosowania technologii informatycznych jest między innymi informacja, dlatego wraz ze wzrostem liczby zastosowań TI od wielu lat wzrasta również znaczenie informacji w gospodarce. Traktuje się j ą jak zasób, nierzadko zasób o znaczeniu strategicznym dla przedsiębiorstwa i dlatego od dawna stawia się pytania: Ile kosztuje informacja? Jak zdefiniować i jak zmierzyć koszty informacji? Niestety, pomimo tego, że wszyscy zdają sobie sprawę z istnienia kosztu informacji i że jest on niemały, nie udało się opracować metody pomiaru tego kosztu i występują niejednoznaczności w jego definiowaniu.
Ponieważ informacja traktowana jest między innymi jako produkt bądź jako zasób, dlatego tak jak w przypadku produktu bądź zasobu muszą być ponoszone koszty jej wytwarzania bądź przechowywania. Niestety charakter informacji utrudnia bądź uniemożliwia określenie tych kosztów.
W literaturze przytaczane są dwa podejścia odnośnie definiowania i pomiaru kosztu informacji:
• podejście technologiczno - podmiotowe,
• podejście holistyczne.
Podejście technologiczno - podmiotowe traktuje informację jako produkt, proces informatyczny jako technologiczny proces produkcyjny a koszt informacji jako koszt wytwarzania informacji w rozumieniu produktu powstającego w tym procesie. W kosztach ponoszonych i ewidencjonowanych przez przedsiębiorstwo próbuje się określić, która ich część bądź, które z nich przypadają na informację.
Oleński J.: „Koszty informacji i infrastruktury informacyjnej państwa”. Artykuł w:
„Efektywność zastosowań systemów informatycznych” tom II, W NT W arszawa - Szczyrk 2002.
3 Oleński J.: „Koszty informacji i infrastruktury informacyjnej państwa” ...Op. cit. s. 84, za Nilssen B., Holistic approach to data bases, Urval p, SCB, Stockholme 1974.
124
Podejście drugie tzw. holistyczne, opiera się na wielofazowym modelu procesu informacyjnego. Proces ten składa się z ośmiu faz, którymi są:
generowanie, gromadzenie, przechowywanie, przetwarzanie, przekazywanie, udostępnianie, interpretacja i wykorzystanie informacji. Całkowity koszt informacji to suma kosztów informacji każdej z faz. Charakterystyka kosztów poszczególnych faz jest następująca4:
• koszt generowania informacji rozumiany jest jako wszystkie nakłady niezbędne do tego, aby wiadomość zawierająca określoną informację mogła być wygenerowana. Zwraca się też uwagę na konieczność określenia zakresu czasowego, przestrzennego i podmiotowego fazy generowania informacji.
• koszt gromadzenia informacji definiuje się jako koszt zbierania materialnych nośników informacji. Koszt ten jest związany z treścią i jakością gromadzonych informacji.
• koszty przechowywania informacji są zależne: od wielkości zbioru danych, rodzaju nośnika materialnego informacji, czasu przechowywania oraz technicznych warunków przechowywania. Nie zależą one natomiast od treści oraz wagi ekonomicznej bądź społecznej informacji.
• określając koszty udostępniania informacji należy wziąć pod uwagę następujące czynniki:
o przekazywanie materialnego nośnika informacji konkretnemu użytkownikowi.
o upowszechnienie informacji - szczególny przypadek udostępnienia, ale bez wskazania konkretnego użytkownika, nieokreślonej ich liczbie,
o zapewnienie dostępu do zasobów informacyjnych o udostępnienie informacji w formie usługi informacyjnej.
• koszt interpretacji informacji to koszt związany z odebraniem i zrozumieniem przez użytkownika treści uzyskanej informacji. Koszt ten zależy od następujących czynników: ilości danych, które składają się na udostępnianą wiadomość, ilości informacji zawartej w udostępnionej wiadomości, poziomu redundancji informacji, poziomu istotności informacji, luki wiedzy użytkownika ograniczającej zrozumienie i luki językowej w przypadku nieznajomości języka, w którym informacja jest
prezentowana.
• koszt wykorzystania informacji najczęściej ponosi użytkownik końcowy.
Ponieważ wykorzystanie informacji polega na podejmowaniu decyzji, sterowaniu informacyjnym, wzbogacaniu zasobów wiedzy i konsumpcji informacji, pomiar kosztów wykorzystania informacji wymaga zidentyfikowania potrzeb użytkownika końcowego i sposobów wykorzystywania przez niego informacji. Na wielkość tego kosztu ma
4 Opis poszczególnych faz został napisany na podstawie: Oleński J.: „Koszty informacji i infrastruktury informacyjnej państwa” ...Op. cit. ss. 86-102.
125
wpływ wiele czynników, miedzy innymi przebieg fazy interpretacji informacji.
Model ABC dla hurtowni danych
Rachunek kosztów działań obejmuje cztery etapy:
• Opracowanie słownika działań
• Ustalenie kosztów poszczególnych działań
• Określenie i rozpoznanie produktów, usług i klientów przedsiębiorstwa
• Wybór nośników działań, łączących koszty działań z produktami, usługami i klientami przedsiębiorstwa.
Opracowanie słownika działań polega na określeniu działań wykonywanych za pomocą zasobów pośrednich i pomocniczych, działania zaś są opisywane za pomocą terminów określających czynności. Czasami działania grupuje się w procesy produkcyjne (gospodarcze), a budowa systemu ABC organizowana jest wokół nich. Takie podejście nie zawsze może być jednak zastosowane ze względu na pewne założenia modelu. Według tych założeń, aby dany proces mógł grupować koszty, musi być przypisany do obiektu kosztowego za pomocą tylko jednego nośnika kosztów. Z tego względu podstawową jednostką analizy dla systemu ABC jest działanie związane z jednym nośnikiem kosztów.
Kolejny etap polega na przypisaniu kosztów zasobów do odpowiadających im działań. Polega to na określaniu na podstawie utworzonego wcześniej słownika działań nośników kosztów zasobów i oszacowaniu ich wielkości.
Następny etap to określenie produktów, usług i klientów, dla których te działania są prowadzone. Działania i obiekty kosztowe są wiązane za pomocą nośników kosztów działań, które stanowią ilościowy wskaźnik efektów działań.
Nośniki kosztów działań można wybierać spośród trzech rodzajów: ilościowych nośników operacyjnych, nośników czasu trwania oraz nośników intensywności.
Kategoria pierwsza, ilościowe nośniki operacyjne informują, jak często dana czynność jest wykonywana. Nośniki czasu trwania informują, ile czasu potrzeba na wykonanie danego działania. Nośniki intensywności bezpośrednio obliczają ilość zasobów zużytych za każdym razem, gdy wykonywane jest zadanie.
Opracowanie słownika działań
Pierwszy etap budowania modelu ABC dla hurtowni danych korzysta z ośmiofazowego modelu kosztów informacji. Poszczególne fazy stanowią elementy słownika działań modelu ABC.
Na podstawie ogólnego schematu architektury hurtowni danych5, można określić procesy prowadzące do „wyprodukowania” informacji w tym systemie:
5 Poe V., Klauser P., Brobst S.: „Tworzenie hurtowni danych” . W NY W arszawa 2000, str. 64;
126
\ \ A
1.Pozyskiw anie \ 2. O czyszczanie \ 3. H urtowanie \ 4. Przekształcanie \
/
J
/ / /5. W ykorzystanie
Rys. 1. Schemat procesów produkcyjnych informacji6
W każdym z procesów produkcyjnych informacji, przedstawionym na rysunku 1 dokonują się działania, które doprowadzają do „wyprodukowania”
informacji. Tymi działaniami są generowanie, gromadzenie, przechowywanie, przetwarzanie, przekazywanie, udostępnianie, interpretacja i wykorzystanie informacji. W poszczególnych procesach biorą udział różne działania i tak, na przykład interpretacja informacji będzie miała miejsce w procesie wykorzystywania informacji, natomiast przechowywanie będzie przebiegać w kilku procesach, takich jak pozyskiwanie czy hurtowanie, ale czas przechowywania (innymi słowy nośnik danego działania) będzie miał inną wartość. Proponowany słownik działań7 będzie miał następującą postać:
1. Pozyskiwanie
1.1. Generowanie - działanie mające na celu pozyskanie danych źródłowych dla systemów transakcyjnych.
1.2. Gromadzenie - zależy od liczby „wejść” do systemów transakcyjnych i częstotliwości wprowadzania danych źródłowych.
1.3. Przechowywanie - ponieważ zadaniem systemów transakcyjnych nie jest przechowywanie, jego rola będzie ograniczona do funkcji pomocniczych.
1.4. Przekazywanie - zbieranie informacje będą przekazywane w formie elektronicznej do kolejnego procesu i będzie zależeć od częstotliwości operacji wejścia/wyjścia.
1.5. Przetwarzanie - polegające w tym przypadku na usunięciu danych z systemów transakcyjnych w celu zwolnienia zasobów (miejsca na nośnikach) pod nowe dane.
2. Oczyszczanie
2.1. Przetwarzanie - polega na przekształceniu danych w celu ujednolicenia sposobu ich zapisu, identyfikacji itp. przed załadowaniem do centralnej bazy danych.
2.2. Przekazywanie - po przekształceniu danych są one ładowane do bazy danych
2.3. Przechowywanie - pełni funkcję pomocniczą (jest to przechowywanie tymczasowe).
3. Hurtowanie
3.1. Przechowywanie - jest to główna funkcja tego procesu.
3.2. Gromadzenie - regularne pobieranie oczyszczonych danych z systemów transakcyjnych.
6 źródło: Opracowanie własne na podstawie: Kapłan R., Cooper R.: Zarządzanie kosztami, op. cit., s. 141.
7 źródło: opracowanie własne.
3.3. Przetwarzanie - przetwarzanie polega na tworzeniu danych zagregowanych
3.4. Przekazywanie - dane z hurtowni przekazywane są do kolejnego procesu, umożliwiającego dokonanie niezbędnych analiz.
4. Przekształcanie
4.1. Przetwarzanie - dane są przetwarzane w formie różnego rodzaju zapytań, agregacji, obliczeń statystycznych, prognozowania, analizy trendów itp.
4.2. Udostępnianie - tworzenie różnych form prezentacji wyników analizy, głównie raportów.
4.3. Przechowywanie - rozumiane jako funkcja pomocnicza (np. na czas dokonywania obliczeń dane są przechowywane w pamięci operacyjnej komputera).
5. Wykorzystanie
5.1. Interpretacja - translacja na język użytkownika i objaśnianie wyników.
5.2. Wykorzystanie - wykorzystanie uzyskanych wyników w celu podejmowania decyzji.
Ustalenie kosztów poszczególnych działań
Drugi etap budowy modelu ABC polega na ustaleniu kosztów zasobów, związanych z poszczególnymi działaniami w całym procesie informacyjnym.
Każdy z zasobów musi obejmować osobną i jednorodną grupę istniejących kosztów. Na tej podstawie można poszczególnym działaniom przypisać zasoby, wykorzystywane przez te działania i ustalić ich koszty. W przypadku systemów informatycznych należy wziąć pod uwagę między innymi koszty energii elektrycznej, koszty materiałów (na przykład twardych dysków, pamięci itp.) i technologii oraz koszty obsługi systemu.
Ponieważ poszczególne działania są realizowane w różnych procesach produkcyjnych informacji, przykładowo przechowywanie jest realizowane w procesie pozyskiwania, oczyszczania, hurtowania i przekształcania informacji, zaangażowanie więc będą zasoby występujące w tych procesach, a koszt będzie sumą kosztów ponoszonych na dane działanie w tych procesach.
Ogólnie zasoby zaangażowane w procesie informacyjnym można podzielić na trzy kategorie: Zasoby ludzkie (obsługa i administratorzy, klienci i użytkownicy końcowi), zasoby, w których skład wchodzi sprzęt i technologia oraz materiały (głównie zużywana energia elektryczna).
Poniższa tabela przedstawia poszczególne działania i procesy produkcyjne, w których zachodzą. Następnie każdemu działaniu są przypisane przykładowe zasoby, zaangażowane w danym procesie oraz ich koszty. Można na podstawie istniejącego słownika działań oszacować procentowo czas, a zatem' i koszt przypadający na każde działanie. W przypadku zasobów nieosobowych mogą być to pomiary bezpośrednie (ilość i czas poboru prądu, czas pracy komputera (systemu), liczba impulsów telefonicznych), albo określenie szacunku odsetków zasobów zużytych przez każde z działań.
Tablica 1. Przypisanie zasobów i kosztów do poszczególnych działań8.
Działanie Proces Zaangażowane
Zasoby
Koszt Generowanie Pozyskiwanie zasoby ludzkie,
zasoby materiałowe
Wykorzystanie wykorzystanie Zasoby ludzkie Koszty ponoszone przez użytkownika końcowego
Określenie i rozpoznanie produktów, usług i klientów
Jak ju ż wspomniano we wstępie, zadaniem hurtowni danych jest dostarczanie potrzebnej informacji różnym szczeblom kadry kierowniczej przedsiębiorstwa. Zatem produktem uzyskiwanym z tego rodzaju systemu jest 8 Źródło: opracowanie własne.
129
informacja. Klientem zaś jest użytkownik końcowy, w tym przypadku menedżerowie przedsiębiorstwa wszystkich szczebli. Informacja i kierownictwo przedsiębiorstwa są w tym modelu obiektami kosztowymi, które należy powiązać z działaniami za pomocą nośników kosztów działań. Patricia Seybold Group9 definiuje cztery grupy użytkowników informacji biznesowej, o różnej pozycji w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa, wymagających określonych informacji:
• Kierownictwo najwyższego szczebla - jest zainteresowane głównie wskaźnikami zbiorczymi oraz możliwością korzystania z gotowych raportów;
• Kierownictwo szczebla oddziałowego - może potrzebować dostępu do danych bardziej szczegółowych, co wymaga możliwości modyfikowania wstępnie przygotowanych raportów, a nie tylko ich czytania.
• Analitycy finansowi i biznesowi - potrzebują dostępu do danych w celu dokonywania różnego rodzaju analiz, obserwowania trendów i prognozowania.
• Pracownicy obsługujący klienta - potrzebuje zestawów raportów na temat opisów transakcji lub danych o kliencie.
Na podstawie powyższego podziału można wstępnie podzielić informacje na cztery kategorie reprezentujące cztery produkty-informacje.
Wybór nośników działań
Ostatnim etapem jest określenie nośników kosztów informacji, związanych z każdym z ośmiu działań, będącymi ilościowymi wskaźnikami efektów poszczególnych działań.
Nośnikami działań są przykładowo, ilość zużytej energii elektrycznej na przetworzenie konkretnej informacji, wyrażona w KWh, czas procesora zaangażowany przy wykonaniu tej operacji, wyrażona w ns, lub czas przechowywania informacji w pamięci lub na dysku w odpowiednich jednostkach, wielkość zajmowanej przez konkretne dane pamięci w megabajtach itp.
Poniższa tabela prezentuje osiem działań i przykładowe nośniki kosztów, z podziałem na trzy kategorie:
Tablica 2. Przypisanie nośników działań do działań10 Działanie Ilościowe nośniki
przeznaczonych na gromadzenie Przechowywani
e
czas
przechowywania
ilość użytego nośnika (mb)
Przetwarzanie liczba operacji przetwarzania
czas potrzebąy do przetworzenia
ilość zużytej energii elektrycznej
Przekazywanie częstotliwość przekazywania
Czas
przekazywania, wyrażony w jednostkach czasu Udostępnianie liczba odczytów
danych
liczba prezentacji
czas tworzenia prezentacji
liczba otrzymanych prezentacji
Interpretacja liczba odczytów czas interpretacji ilość danych
Wykorzystanie liczba odczytów liczba trafnych
decyzji
Proces ABC rozpoczyna się od przyporządkowania wydatków na zasoby do działań, a następnie za pomocą nośników kosztów działań do obiektów kosztowych, którymi są produkty, klienci lub usługi.
Z A SO B Y
NOŚNIKI KOSZTÓW ZASOBÓW
DZIA ŁAN IA
N O ŚN IK I K O SZTÓ W DZIA ŁAŃ
PR ODU KTY / KLIENCI/USŁUGI
Rys. 2 11. Schemat modelu ABC dla hurtowni danych
11 N a podstawie: Kapłan R., Cooper R.: „Zarządzanie kosztami i efektywnością” Kraków 2000, Dom W ydawniczy ABC, OE...op. cit. S. 367;
131
Podsumowanie
Istnieją dwie zasady regulujące zasadność stosowania modelu ABC.
Pierwsza z nich mówi o obszarach, w których występują duże koszty zasobów pośrednich i pomocniczych. Druga, to zasada dużej różnorodności produktów, klientów i procesów. Ponieważ trudno jest przypisać konkretny zasób do konkretnej informacji, wydaje się, że dużo łatwiej jest przypisać zasób do działania i w ten, pośredni sposób do informacji. Wiedząc ile kosztuje działanie dla danego produktu (informacji), stosując dla każdego z nich odpowiedni ilościowy wskaźnik efektów działań (nośnik kosztów działań), można przyporządkować koszt konkretnemu produktowi (informacji).
Poza tym, niewątpliwie spełniona jest druga zasada, wymagająca istnienia dużej różnorodności wśród produktów i klientów. Zarówno klienci (użytkownicy) jak i produkty (informacje) są licznie reprezentowani w całym procesie
wytwarzania informacji.
Literatura
1. Kapłan R., Cooper R.: „Zarządzanie kosztami i efektywnością” Kraków 2000, Dom Wydawmiczy ABC, OE;
2. Poe V., Klauser P., Brobst S.: „Tworzenie hurtowni danych”. WNY Warszawa 2 0 0 0;
3. Oleński Józef: Koszty informacji i infrastruktury informacyjnej państwa, [w:]
Efektywność zastosowań systemów informatycznych, tom II, WNT, Warszawa - Szczyrk 2002;
4. Oleński Józef: Ekonomika informacji. Metody. PWE, Warszawa 2003;
5. Sipowicz Maria: Określenie kosztów informacji przy pomocy rachunku kosztów działań: Gospodarka w praktyce i teorii nr 2(11) 2002, Katedra Ekonomii Uniwersytetu Łódzkiego, Łódź 2002;
mgr inż. Maria Sipowicz Politechnika Gdańska Gdańsk, ul.G.Narutowicza 11/2
e-mail: Maria.Sipowicz@zie.pg.gda.pl