Systemy informatyczne wspomagające zarządzanie stanowią liczną i bardzo dynamicznie rozwijającą się grupę aplikacji. Zgodnie z definicją Januszewskiego [2008, s. 33] system informatyczny wspomagający zarządzanie (system informatyczny zarządzania — SIZ) to skomputeryzowana część systemu informacyjnego zarządzania, który przetwarza dane ekonomiczne i techniczne opisujące organizację gospodarczą (lub inną instytucję), zda-rzenia i procesy w niej zachodzące oraz jej otoczenie w informacje ułatwiające podejmo-wanie decyzji. Szybki rozwój właściwości funkcjonalnych i technologicznych systemów informatycznych wspomagających zarządzanie jest stymulowany przez postęp w nauce i technice, a przede wszystkim przez wymagania organizacji. Coraz częściej przedmiotem badań i analiz są nie tylko same systemy informatyczne wspomagające zarządzanie, lecz także przedsięwzięcia informatyczne zmierzające do wsparcia zarządzania w organizacji. Wynika to z tego, że przedsięwzięcie informatyczne obejmuje szersze spektrum analizy uwzględniające zarówno system informatyczny, jak i zbiór działań, zasobów oraz powią-zań między nimi, które zmierzają do stworzenia rozwiązania informatycznego [Lech 2007, 149
ss. 9–11]. Według Przemysława Lecha przedsięwzięcie informatyczne wspomagające za-rządzanie to ogół działań i zasobów oraz powiązań między nimi mających na celu roz-wiązanie problemu gospodarczego za pomocą technologii informatycznej. Główną rolą nowoczesnych technologii informatycznych w przedsiębiorstwach jest doprowadzenie do uzyskania tymczasowej przewagi konkurencyjnej dzięki zastosowaniu innowacyjnej strategii, usprawnieniu bądź zmianie sposobu działania organizacji, lepszej kontroli pro-cesów wewnętrznych i zewnętrznych oraz lepszej jakości informacji [Lech 2007, ss. 9–11]. Oznacza to, iż planując inwestycję w informatyczne przedsięwzięcie wdrożeniowe, tech-nologię informatyczną należy traktować jako instrument pozwalający na osiągnięcie celów strategicznych poprzez realizację podstawowych funkcji informatyki we wspo-maganiu zarządzania organizacją, wyszczególnionych przez Shoshanę Zuboff [1988]:
· Automatyzacji, najbardziej intuicyjnie dostrzeganej i najłatwiej realizowanej funk-cji technologii informatycznej. Polega ona na eliminafunk-cji pracy ludzi. Ma bezpośredni wpływ na efektywność funkcjonowania organizacji, gdyż wykluczenie czynnika ludz-kiego wiąże się najczęściej ze zmniejszeniem kosztów, wynikającym z redukcji zatrud-nienia oraz ze skróceniem cyklu obrotu gotówki poprzez redukcję czasu trwania pro-cesów gospodarczych.
· Informującej, która polega na dostarczaniu decydentom informacji ułatwiających podejmowanie właściwych decyzji. Zdobycie danych niedostępnych bez użycia tej technologii jest możliwe dzięki zmniejszeniu pracochłonności i czasochłonności zbie-rania, przesyłania, przetwarzania i prezentacji materiału. W związku z tym technolo-gia informatyczna umożliwia uzyskanie informacji aktualnych i dopasowanych do potrzeb poszczególnych użytkowników.
· Transformującej, która umożliwia zmiany w sposobie organizowania działalności poprzez: reorganizację procesów gospodarczych, dostarczenie nowych produktów i usług, tworzenie nowych relacji z uczestnikami łańcucha wartości, generowanie no-wych kanałów dystrybucji. Transformująca rola ma największe znaczenie w tworzeniu przewagi konkurencyjnej, dzięki omawianemu powyżej strategicznemu zastosowa-niu tej technologii. Wpływ transformującej roli technologii informatycznej na tworze-nie wartości organizacji ma charakter pośredni: zmiana sposobu prowadzenia dzia-łalności, dostępna dzięki technologii informatycznej, może prowadzić do uzyskania tymczasowej przewagi konkurencyjnej, a co za tym idzie — do zwiększenia przycho-dów organizacji, zmniejszenia kosztów działalności bądź polepszenia innych wskaź-ników, stanowiących o wartości przedsiębiorstwa w długim okresie. Technologia in-formatyczna jest tutaj narzędziem, które umożliwia zmianę sposobu funkcjonowania organizacji, prowadzącą w efekcie do powstania unikalnej kombinacji cech produktu, sposobu jego dostarczania i serwisu oraz relacji z klientami.
· Organizującej, dzięki której usprawnieniu ulega funkcjonowanie organizacji w spo-sób inny niż poprzez transformację sposobu działania. Wpływ technologii informa-tycznej na generowanie wartości w organizacji przy użyciu jej funkcji organizującej jest jeszcze trudniejszy do zdefiniowania niż w poprzednio omawianych przypadkach. Przy informującej bądź transformującej roli technologii informatycznej pomiędzy technologią a korzyścią ekonomiczną znajduje się z reguły jeden pośredni czynnik, natomiast w przypadku roli organizującej czynników tych może być więcej. Przyta-czana powyżej możliwość komunikacji celów przedsiębiorstwa za pomocą portalu intranetowego przyczynia się do zrozumienia tych celów przez pracowników organi-zacji. To z kolei może się przekładać na lepszą jakość pracy oraz zwiększenie stopnia identyfikowania się pracowników z organizacją.
· Prestiżowej podnoszącej na wizerunek organizacji jako zarządzanej za pomocą no-woczesnych narzędzi i rozwiązań. Wizerunek ten jest kreowany za pomocą notatek w prasie fachowej lub wystąpień na konferencjach branżowych.
Studia literaturowe wskazują [Lech 2007, s. 29], iż w większości wypadków zależność pomiędzy technologią informatyczną a poprawą sytuacji ekonomicznej organizacji jest pośrednia. Teza o pośrednim wpływie technologii informatycznej na polepszenie wy-ników i stanu ekonomicznego przedsiębiorstwa ma kardynalne znaczenie dla dalszych rozważań dotyczących oceny ekonomicznej aspektów przedsięwzięć informatycznych [Lech 2007, s. 30]. Robert S. Kaplan i David P. Norton [2004, cyt. za: Lech 2007, s. 30] charakteryzują proces tworzenia wartości za pomocą aktywów niematerialnych, w tym technologii informatycznej, w następujący sposób:
Tworzenie wartości za pomocą aktywów niematerialnych różni się na kilka ważnych spo-sobów od tworzenia wartości poprzez zarządzanie aktywami rzeczowymi i finansowymi:
1. Tworzenie wartości ma charakter pośredni. Aktywa niematerialne, takie jak wiedza czy technologia, rzadko mają bezpośredni wpływ na wyniki finansowe w postaci zwiększenia przychodów, obniżki kosztów i wyższych zysków. Usprawnienie w za-kresie aktywów niematerialnych oddziałują na wyniki finansowe poprzez łańcuchy zależności przyczynowo-skutkowych […].
2. Wartość jest zależna od kontekstu. Wartość aktywu niematerialnego zależy od jego związku ze strategią […].
3. Wartość jest potencjalna.
Powyższe zjawiska obrazowo przedstawiają Bob Benson, Tom Bugnitz i Bill Walton:
Jeśli wdrożymy projekt A, to spowodujemy zmianę w procesie gospodarczym B, która to zmiana spowoduje zmniejszenie kosztów C i/lub zwiększenie przychodów D. Bądź dla pro-jektów „strategicznych”: jeśli wykonamy projekt A, to spowodujemy zmianę procesu B albo zbudujemy nowy proces C bądź stworzymy nowy produkt D, co spowoduje, iż nasi klienci będą kupować od nas więcej lub pozwoli nam to podnieść cenę itd. Co prowadzi do
Efektywna akumulacja aktywów niematerialnych w przedsiębiorstwie jest rezulta-tem stałego dbania o uzyskanie korzyści niematerialnych, przedstawionych na rysunku 1, pochodzących z rozwoju technologii informatycznej oraz sprawnego zarządzania.
Rysunek 1. Korzyści niematerialne
Wewnętrzne doskonalenie
organizacji Relacje z klientem
Szanse wynikające
z dalekowzroczności Zdolności elastyczności i adaptacji · procesy · decyzje · wiedza · jakość usług · obsługa logistyki · marka · uczestnictwo w różnych rynkach · integracja łańcucha dostaw · partnerstwo biznesowe · networking · marketing spersonifikowany · atrakcyjny produkt, usługa · aktualne informacje w czasie rzeczywistym · zdolność do szybkiej realokacji zasobów · szybka redefinicja procesów gospodarczych
Źródło: opracowanie własne na podstawie: Murphy, Simon 2001, ss. 154–170.
Podsumowując podrozdział dotyczący roli przedsięwzięć informatycznych, nale-ży podkreślić, iż omawiane funkcje są zmienne w czasie, w dużej mierze uzależnione od stopnia rozwoju przedsiębiorstwa oraz jego oczekiwań wobec systemów informatycznych wspomagających zarządzanie. Z całą pewnością udział technologii informatycznej w zarządzaniu przedsiębiorstwem będzie ewoluować z jednej strony wraz z rozwojem technologii informatycznej, z drugiej strony wraz ze zmianą wymagań przedsiębiorstw uzależnioną od sytuacji makroekonomicznej.
Korzyści niematerialne