Wykorzystanie wyników z kontroli wewnętrznej w celu podnoszenia jakości badania

Prawidłowo funkcjonujący system kontroli wewnętrznej, bez względu na profil działania jednostki gospodarczej, powinien gwarantować wiarygodność zgromadzonych danych. Biegły rewident przeprowadzając badanie sprawozdania finansowego może zaufać istniejącej kontroli i uwzględnić niektóre wyniki z przeprowadzonych kontroli, podczas wykonywania czynności rewizyjnych. Decyzja ta, zależy od indywidualnego podejścia każdego biegłego rewidenta do procesu weryfikacji sprawozdania finansowego oraz od skuteczności funkcjonującego systemu. Biegły rewident nie ma obowiązku dokonania oceny działania całego systemu kontrolnego działającego w jednostce. Podczas badania sprawozdania finansowego, jego poszczególnych części składowych, biegły rewident jest w stanie ocenić jakość i wiarygodność zaprezentowanego materiału.

Sprawozdania finansowe jednostek gospodarczych spełniają funkcję informacyjną, kontrolną i analityczną. W literaturze w sposób obszerny, omawiano funkcję informacyjną i analityczną sprawozdań finansowych, natomiast zdaniem D. Krzywdy „…o wiele rzadziej podejmowany jest problem kontrolnej funkcji sprawozdań finansowych, choć jej znaczenie wydaje się nie mniejsze …”.304

Sprawozdanie finansowe dostarcza informacji na temat sytuacji majątkowej i finansowej jednostki gospodarczej. Podczas sporządzania sprawozdania finansowego wykorzystuje się informacje zgromadzone w systemie finansowo-księgowym jednostki gospodarczej. Tak więc, już na tym etapie dochodzi do sytuacji, w której pozyskiwane dane poddaje się kontroli. Zakłada się, że informacje zgromadzone w systemie finansowo – księgowym są poprawnie ujmowane, lecz nigdy nie można wykluczyć sytuacji, w której pojawią się dane obarczone błędem. Przy sporządzaniu sprawozdania finansowego bardzo często występuje konieczność zweryfikowania otrzymanych wielkości z dokumentami źródłowymi, czy też księgowym sposobem ujęcia zdarzeń gospodarczych w celu upewnienia się o ich prawidłowości. Wieloetapowy proces kontrolny, zainicjowany weryfikacją zawartych w sprawozdaniu finansowym informacji poprzez uzgodnienie sald, a w końcowych czynnościach, polegający na ustaleniu wyniku finansowego ma na celu między innymi, zagwarantowanie odpowiedniego poziomu jakości zaprezentowanych danych.

304 D. Krzywda, Kontrolna funkcja sprawozdania finansowego (w:) Współczesne aspekty realizacji kontrolnej funkcji rachunkowości, pod red. B. Micherdy, Difin, Warszawa 2011, s. 65,

132 Sprawozdanie finansowe, stanowi podstawowe źródło informacji dla właściciela, udziałowców inwestorów i innych zainteresowanych osób. Dane zawarte w sprawozdaniu stanowią podstawę do sporządzenia analizy i oceny działalności jednostki gospodarczej, a co za tym idzie, są niezbędne przy podejmowaniu decyzji, dotyczących działalności jednostki, jej rozwoju.

Waga tego zagadnienia znalazła swoje odbicie w „Założeniach koncepcyjnych sprawozdawczości finansowej.”305

Zdefiniowany tam cel sprawozdawczości finansowej wskazuje, że jest to „..dostarczanie informacji finansowych na temat jednostki sprawozdawczej, które są użyteczne dla potencjalnych inwestorów, pożyczkodawców i innych wierzycieli przy podejmowaniu przez nich decyzji o dostarczaniu zasobów dla jednostki”. Informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym mają pomóc poszczególnym grupom odbiorców oszacować wartość firmy, perspektywy jej rozwoju.

Na sprawozdanie finansowe należy spojrzeć również z perspektywy czasu i realizacji zadań jednostki.

Sprawozdanie finansowe, pokazuje również efekty zarządzania jednostka gospodarczą. Fakt ten stanowi istotny element oceny sytuacji jednostki i w coraz szerszym zakresie jest brany pod uwagę przez obecnych i potencjalnych inwestorów. Sposób wywiązania się kierownictwa firmy, organu zarządzającego z powierzonych im obowiązków, efektywność kierowania i umiejętność wykorzystania zasobów jednostki są przedmiotem rozliczania i oceniania.

Rysunek nr 3.2 Etapy realizacji funkcji kontrolnej sprawozdania finansowego

Na pierwszym i drugim etapie kontrola dotyczy bezpośrednio sprawozdania finansowego, jego zawartości, treści, poprawności ujęcia, prawidłowości sporządzenia. W kolejnym etapie, podczas badania sprawozdania finansowego poświadczana jest

Źródło: D. Krzywda, Kontrolna funkcja sprawozdania finansowego, op. cit., s.67.

305

Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) 2011, IFRS, SKwP, Warszawa 2011, c) wykorzystanie b) badanie a) sporządzanie rok obrotowy moment bilansowy termin sporządzenia termin zatwierdzenia

133 Skuteczność procesu kontrolnego, jego przydatność zależy w dużej mierze do zawartości poszczególnych etapów. Przygotowanie każdego z etapów, opracowanie szczegółowych elementów wchodzących w skład każdego etapu i precyzja realizacji bezpośrednio przekładają się na skuteczność całego procesu kontrolnego.

Procesy kontrolne w jednostkach gospodarczych mogą być przeprowadzane wielokierunkowo, często niezależnie od siebie. Sprawnie działający system kontrolny nie może być oderwany od działania firmy. Jego skuteczność, zależy w dużej mierze od powiązania ze zwykłymi, codziennymi czynnościami wykonywanymi w jednostce. Kontrola powinna już funkcjonować na etapie przydziału uprawnień dla pracowników, określania prawa dostępu do aktywów materialnych, systemów i zasobów informatycznych wykorzystywanych w jednostce.³⁰⁶

Bezpośrednią zależność, pomiędzy skutecznością kontroli wewnętrznej a wiarygodnym postrzeganiem jednostki gospodarczej zaprezentowano w jednym z opracowań, mianowicie: „Aby system kontroli wewnętrznej był efektywny, powinien obejmować wszystkie obszary funkcjonowania spółki. Każdy z nich wpływa bowiem na realizację celu przedsiębiorstwa, wynik finansowy i ryzyko działalności. Przez to w istotny sposób może wpływać na prezentację prawdziwego obrazu funkcjonowania firmy w sprawozdaniu finansowym”.³⁰⁷

Zarówno za treść sprawozdania finansowego, wiarygodność danych w nim zawartych, jak i skuteczność działającego systemu kontrolnego w jednostce ponosi zarząd. Pomimo przeprowadzonego badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta - niezależnego eksperta, częściowego, wręcz wybiórczego, zweryfikowania działania systemu kontrolnego w obszarach bezpośrednio powiązanych z analizowanymi materiałami i operacjami, odpowiedzialność za badane obszary sprawozdawczości finansowej i kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki.

Sprawnie działająca w jednostce gospodarczej kontrola wewnętrzna w obszarze rachunkowości, sprawozdawczości, powinna przede wszystkim dawać gwarancję dla służb finansowo – księgowych wiarygodnych informacji, na podstawie których sporządzane są różnego rodzaju bieżące zestawienia, sprawozdania a przede wszystkim sprawozdanie finansowe. W pierwszej kolejności bezpośrednimi odbiorcami danych i głównymi zainteresowanymi są osoby zarządzające. Działająca, sprawna kontrola w obszarze

306 Komitet Audytu - pierwsze kroki. Przewodnik dla praktyków, Komitet Audytu, pod kier. P. Spiechowicza, Wydawnictwo 4dot, 2011, s. 59,

307

134 finansowo – księgowym, powinna w bieżący sposób gwarantować wysoką jakość danych, które są niezbędne do sprawnego zarządzania. Zwrócić należy również uwagę na fakt, że badaniu sprawozdania finansowego podlega z mocy ustawy tylko część jednostek. Każda jednostka, powinna być posiadaczem wiarygodnych danych, bez względu na obowiązek zewnętrznego ich potwierdzenia przez niezależnego eksperta. W bardzo logiczny sposób widoczna jest bezpośrednia zależność skuteczności kontroli wewnętrznej jednostki z jakością danych w niej zgromadzonych.

Należy mieć na uwadze istotną kwestię dotyczącą kontroli wewnętrznej i działania biegłego rewidenta. Biegły rewident może, ale nie musi ufać działającemu w jednostce systemowi kontrolnemu. Może wziąć pod uwagę wyniki działania kontroli wewnętrznej lub zupełnie je pominąć podczas badania sprawozdania finansowego. Biegły rewident kieruje się osądem zawodowym i daleko idącym sceptycyzmem. Jeśli w jednostce działa audytor wewnętrzny i sprawozdanie finansowe zostało poddane badaniu przez biegłego rewidenta, to zdaniem K. Winiarskiej „Pomimo różnic, należy dążyć do jak najlepszej współpracy między audytem wewnętrznym i zewnętrznym. Możliwe i zalecane jest wzajemne korzystanie z wyników pracy.”308

Sprawnie działająca kontrola wewnętrzna, obejmująca swoim zasięgiem obszar sprawozdawczości finansowej, powinna dawać gwarancję podczas sporządzania sprawozdania finansowego, że dane stanowiące jego podstawę będą dostarczać ważnych informacji, wręcz zapewnień o zaistniałych faktach.

Kontrola wewnętrzna powinna zapewniać i:309

 potwierdzać występowanie, istnienie poszczególnych składników aktywów i pasywów,

 odzwierciedlać zaistnienia (wystąpienia) zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych jednostki,

 potwierdzać wartości wynikłe (powstałe) w efekcie zaistnienia (wystąpienia) zdarzenia gospodarczego,

 upewniać (zapewniać), że wszystkie zdarzenia gospodarcze i ich skutki, które muszą być uwzględnione w sprawozdaniu finansowym, zostały ujęte w odpowiednim okresie sprawozdawczym,

 potwierdzać posiadanie tytułu prawnego do składników aktywów lub pasywów,

 zapewniać poprawne ujęcie i zaprezentowanie zdarzeń gospodarczych w sprawozdaniu finansowym.

308 K. Winiarska, Teoretyczne i praktyczne aspekty audytu wewnętrznego, Difin, Warszawa 2005, s.92,

309

135 Sprawnie działający system kontroli wewnętrznej charakteryzuje się następującymi cechami:³¹⁰

 jasny, logiczny podział funkcji i zadań pomiędzy poszczególnych pracowników w ramach struktury całego systemu,

 świadomość ponoszenia odpowiedzialności przez pracowników za procedury i systemy kontroli, obowiązek zgłaszania przełożonym o wszelkich niedociągnięciach systemowych oraz lukach i niedoskonałościach w działaniu procedur,

 udokumentowane systemy kontroli w formie jasno, precyzyjnie zdefiniowanych i opisanych uprawnień decyzyjnych (tzw. macierz autoryzacji), wszelkiego rodzaju procedur, procesów oraz polityki jednostki,

 regularne weryfikowanie, analizowanie oraz aktualizacja procedur, procesów oraz polityki jednostki poprzez przeprowadzanie działań kontrolnych wraz z ich udokumentowaniem,

 opracowywanie i wprowadzanie planów naprawczych w sytuacjach, gdy zostały wykryte nieprawidłowości, przydzielenie zadań naprawczych i odpowiedzialności za ich wdrożenie wybranym osobom, a następnie dokonywanie oceny przeprowadzonych działań.

Z kolei Z. Fedak prezentuje stanowisko, że wpływ na działanie kontroli wewnętrznej mają takie czynniki jak:

a) „ryzyko gospodarcze, b) środowisko kontroli, c) system księgowości,

d) stosowane procedury kontroli wewnętrznej, e) nadzór sprawowany nad ich stosowaniem.” ³¹¹

Każdy podmiot gospodarczy działający na rynku, narażony jest na ryzyko związane z prowadzoną działalnością. Właściciel jednostki gospodarczej, kierownik, czy też rada nadzorcza, podejmują decyzje dotyczące poziomu ryzyka, które jest możliwe do zaakceptowania. Istotne jest również, podjęcie działań zmierzających do rozpoznania i ograniczenia ryzyka do możliwie najniższego poziomu. Od poziomu zagrożeń związanych z występującym ryzykiem i koniecznością im przeciwdziałania, uzależniona jest rozbudowa systemu kontroli wewnętrznej w jednostce. Ważne jest środowisko kontroli w jakim ona funkcjonuje. Klimat, otoczenie i warunki w jakich działa kontrola wewnętrzna

310 Ibidem, s. 58,

311

136 mają wpływ na sprawne działanie. Znaczący wpływ na kontrolę mają warunki i otoczenie, w których funkcjonuje kontrola wewnętrzna. Dogodne, sprzyjające kontroli środowisko ułatwia jej działanie, lecz nie jest w stanie zastąpić nieefektywnie działających poszczególnych komórek czy też niedociągnięć całego systemu kontrolnego. Z kolei niesprzyjające kontroli środowisko jest w stanie znacznie utrudniać jej działanie, niweczyć próby poprawy wydajności i skuteczności. Dlatego też, bardzo ważne zwrócenie uwagi na kluczowe zagadnienia dotyczące środowiska, w którym działa kontrola wewnętrzna oraz przeanalizowanie odpowiedzi udzielonych na następujące pytania:312

 czy istniejące w jednostce środowisko kontroli sprzyja funkcjonowaniu rzetelnego systemu księgowości i kontroli wewnętrznej,

 czy kierownictwo jednostki jest w stanie dokonać prawidłowej oceny oraz przeprowadzić szacunki niezbędne dla sporządzenia poprawnego sprawozdania finansowego,

 czy kierownictwo posiada wiarygodne informacje, czy są one wystarczające i odpowiednio wykorzystywane do prawidłowego zarządzania i nadzorowania jednostki,

 czy występują sygnały wskazujące na powody i możliwości zamierzonego i celowego zniekształcania sprawozdania finansowego,

 jakie węzłowe wskaźniki, sprawozdania i procedury stosuje kierownictwo do sprawowania nadzoru nad działalnością jednostki oraz czy mogą być one przydatne i wykorzystane na potrzeby badania,

 które z występujących czynników składających się na środowisko kontroli mogą mieć wpływ na ryzyko, że sprawozdanie finansowe będzie zawierać w sobie istotne nieprawidłowości.

Należy zaznaczyć, że czynniki wpływające na środowisko kontroli mogą być zarówno negatywne, jak i pozytywne. Należą do nich:313

 postawa, moralność członków zarządu, kierownictwa,

 poglądy osób kierujących jednostką, styl zarządzania jednostką, skłonność do podejmowania ryzyka,

 struktura organizacyjna i związane z nią delegowanie uprawnień i odpowiedzialności na poszczególne osoby, komórki organizacyjne,

312 Ibidem, s. 127,

313

137

 sposób działania zarządu, rady nadzorczej lub kierownika jednostki rozpatrywany w aspekcie bieżącego nadzoru nad sprawami jednostki, monitorowaniem spraw w toku, pilnowaniem ich zakończenia itp., Wnikliwy nadzór nad bieżącymi sprawami dotyczącymi jednostki zawsze pobudza działanie służb, komórek do przekazywania aktualnych informacji. Pozwala to na unikanie spraw zaszłych, niezamkniętych, dbałość o terminowość załatwienia,

 odpowiedni dobór personelu, zatrudnianie i przydzielanie zadań zgodnie z kompetencjami, przejrzyste zasady rozwoju pracowników, awansowania wraz z promowaniem zasad uczciwości, etyki, lojalności,

 jasne, przejrzyste zasady podziału czynności, zadań pomiędzy poszczególnych pracowników oraz odpowiedzialności za ich wykonanie, przydział uprawnień dostosowany do zajmowanych stanowisk i wykonywanych zadań.

W jednostkach gospodarczych widoczne jest wzajemne oddziaływanie kontroli wewnętrznej i systemu księgowości. System księgowości, czyli funkcjonujący „zbiór stosowanych przez jednostkę metod i sposobów pomiaru, gromadzenia, klasyfikowania, zapisywania oraz informowania o dokonanych przez nią transakcjach oraz o stanie jej aktywów i pasywów.”314

Wskazane jest, aby prawidłowo funkcjonujący system księgowości:

 spełniał warunki wymagane od prawidłowo działającego systemu księgowości podwójnej prowadzonej w formie ręcznej, komputerowej lub przy obu tych metodach działających łącznie,

 ujmował operacje na kontach dostosowanych do potrzeb jednostki, jej wielkości i rodzaju prowadzonej działalności.

Sprawnie i prawidłowo działający system rachunkowości powinien jednocześnie zapewniać:

 ujmowanie i identyfikację wszystkich operacji gospodarczych, które uprzednio zostały zaakceptowane i potwierdzone, co z kolei pozwoli na zweryfikowanie i stwierdzenie ich istnienia oraz kompletności,

 zapis operacji w księgach, sprawne ich ujęcie na odpowiednich do tego rodzaju operacji kontach, o odpowiednim stopniu szczegółowości, umożliwiając tym samym właściwe sklasyfikowanie. Zabiegi te umożliwią stwierdzenie właściwego ujęcia i wykazania danych,

314 Z. Fedak, op. cit., s. 127-128,

138

 pomiar wartości operacji i sald w sposób umożliwiający prawidłowe ujęcie danych w sprawozdaniu finansowym. Pozwoli to na stwierdzenie dokładności danych oraz prawidłowości rozliczeń,

 możliwość okresowego porównania i zweryfikowania rzeczywistych stanów środków i zobowiązań z ewidencją poprzez ich inwentaryzację. Dzięki tym zabiegom jest możliwe uzyskanie potwierdzenia istnienia oraz kompletności,

 zaliczenie i ujęcie operacji gospodarczych do okresów, których faktycznie dotyczą. Również w tych przypadkach będzie możliwe uzyskanie potwierdzenia istnienia bądź zaistnienia oraz kompletności,

 właściwe czyli prawidłowe, zgodne z obowiązującymi przepisami przedstawienie operacji i związanych z nimi objaśnień w sprawozdaniu finansowym.

 odpowiednią ochronę danych księgowych przed zniszczeniem, kradzieżą, dokonaniem zmian, ingerencją osób niepożądanych,

 odpowiedni przepływ i poziom przekazywanych informacji, tak aby były one dostarczane do właściwych osób, w odpowiednim czasie oraz o odpowiednim stopniu szczegółowości. Dane i wszelkie informacje otrzymywane z systemu finansowo księgowego powinny spełniać również wymóg rzetelności oraz wszystkie te cechy, wymienione wyżej tak, aby informacja mogła być użyteczna, czyli przydatna odbiorcy. Kolejnym, ważnym elementem wpływającym na skuteczność kontroli wewnętrznej są stosowane procedury kontroli. Procedury, czyli wykonywane czynności, ściśle określone działania, pozwalające uzyskać pewność, że cel kontroli, bądź ich zespół zostanie osiągnięty. Procedury obejmują z pozoru zwyczajne czynności, wykonywane i powtarzane wielokrotnie każdego dnia roboczego, takie jak: zatwierdzanie, kontrola dokumentów, sprawdzanie zapisów pod względem rachunkowym, uzgodnienia, kontrola poprawności wprowadzanych dokumentów do systemu, porównanie sald z potwierdzeniami zewnętrznymi, weryfikacja stanu gotówki, porównanie stanu zapasów z danymi księgowymi, porównanie wykonania z założonym planem itp. Pojedyncze, proste czynności wykonywane codziennie, powinny być wyszczególnione i przypisane do komórek, stanowisk, osób oraz określone procedurami. Należy przypomnieć w tym miejscu o jednej kwestii, mianowicie, kontrola powinna się skupiać na zwykłych, najprostszych czynnościach, powtarzanych wielokrotnie, tak aby odbywały się zgodnie z wprowadzonymi protokołami, a kontrola była mechanizmem automatycznym i integralnym przy ich wykonywaniu. Poprawność ich wykonywania, jasny i logiczny

139 podział zadań pomiędzy osoby wykonujące czynności po sobie następujące, przydzielenie odpowiedzialności za ich wykonanie, aż w końcu precyzyjnie określone momenty kontroli i wskazanie osób sprawdzających poprawność ich wykonania stanowią podstawę prawidłowo działającej struktury organizacyjnej i efektywności kontroli. Mechanizmy poprawnego wykonywania działań wdrożone i wykształcone na każdym szczeblu hierarchii jednostki są gwarancją efektywności wprowadzonych procedur.

Biegły rewident, podczas badania sprawozdania finansowego analizuje tylko wycinek systemu kontrolnego, bezpośrednio związany z badanymi obszarami. Aby kontrola wewnętrzna była skuteczna, powinny zadziałać wdrożone procedury, a z kolei warunkiem ich działania są takie zagadnienia jak:315

 organizacja – powstała struktura organizacyjna dla której określone zostały uprawnienia oraz odpowiedzialność poszczególnych osób, komórek. Warunkiem efektywności pracy zespołowej jest precyzyjny przydział zadań, uprawnień oraz odpowiedzialności. Kontrola wewnętrzna jest również działaniem zespołowym, którego efekt zależy od sprawnego działania wielu osób,

 fizyczne zabezpieczenia – stworzenie fizycznych zabezpieczeń, zamykanie pomieszczeń, aby nie narażać dóbr jednostki na nadużycia, kradzież, ochrona magazynów, składów, monitorowanie bram wjazdowych i wyjazdowych, kontrola wejścia i wyjścia personelu oraz osób, które pojawiają się na terenie jednostki gospodarczej.

 pomiar – dokonanie fizycznego zliczenia, zważenia, pomiaru przedmiotów, towarów, materiałów, wyrobów gotowych, rejestracji osób, czasu pracy itp. Zabiegi te mają na celu weryfikację stanu posiadanych zasobów, zapobieganie powstawaniu niedoborów i nadwyżek, zdyscyplinowanie personelu, dbałość o efektywne wykorzystanie czasu pracy.

 czynności kontroli – wykonywanie czynności sprzyjających i towarzyszących procesowi kontrolnemu takich jak: zatwierdzanie, aprobata, akceptacja, weryfikacja, kontrola rachunkowa, sprawdzenia, które to mają na celu ochronę przed omyłkowym podjęciem decyzji, niekontrolowanym wydatkowaniem środków pieniężnych, niegospodarnemu rozporządzaniu majątkiem czy też zwykłą niezamierzoną pomyłką.

 podział funkcji – odpowiedni przydział obowiązków, czynności, w taki sposób, aby cały proces (zadanie) nie był skupiony w rękach jednej osoby, wskazane jest

315

140 przydzielenie poszczególnych prac kilku osobom, aby umożliwić kontrolę i zapobiegać nadużyciom. Zazwyczaj następuje rozdział obowiązków na czynności związane z akceptacją, wykonaniem, rejestracją, sprawdzaniem, tak aby umożliwić kontrolę jej poszczególnych etapów. Sprawdzenie dokonywane jest przez kolejne osoby wykonujące pracę po poprzedniku. Wskazane jest, aby rozdzieleniu pomiędzy kilka osób podlegały następujące czynności:

- fizyczne wydanie składników majątkowych od przyjęcia zapłaty, - otrzymanie składników majątkowych od dokonania zapłaty, - ewidencja sprzedaży od przyjęcia zapłaty,

- ewidencja zakupu od dokonania zapłaty,

- dokonywanie uzgodnień od korekt nieprawidłowości.

Podstawą realizacji poszczególnych operacji powinna być dyspozycja ich wykonania. W świetle wartości dowodów stanowiących podstawę do badania, należy mieć na uwadze, że każda dyspozycja, polecenie, czy też informacja sporządzona w formie pisemnej ma większą wartość niż ta sama wiadomość przekazana ustnie.

 stosowanie dokumentów oraz ewidencja – związane jest z używaniem, korzystaniem z wszelkiego rodzaju gotowych wzorców, ustandaryzowanych formularzy, wskazanych i zalecanych dla ewidencji poszczególnych operacji i przeprowadzania kontroli. Odpowiednie, właściwe ponumerowanie, oznaczenie kodami sprzyja łatwemu i szybkiemu odnalezieniu szukanych dokumentów oraz sprzyja kontroli.

 porównywanie danych – szereg czynności polegających na weryfikacji zapisów w ewidencji z dokumentami z innych źródeł, takich jak: protokoły z inwentaryzacji, potwierdzenia sald, dokumentami dotyczącymi tej samej operacji, lecz generowanych przez inną jednostkę na przykład potwierdzenie operacji podjęcia gotówki z banku do kasy porównując zapisy dokonane w kasie i potwierdzenia przysłane przez bank, itp.

 upoważnienie, zatwierdzenie – związane jest to z wydawaniem i akceptowaniem kwoty wydatków jednorazowych, wprowadzonymi limitami kwot zakupów, akceptacją indywidualnych nieprzewidzianych kwot kosztów itp. Każdorazowa akceptacja, zatwierdzenie wymusza analizę zaistniałej sytuacji, rozpatrzenie indywidualnego charakteru i decyzję pisemną osoby upoważnionej. Ułatwia to proces kontrolny i dyscyplinuje analizę kosztów w jednostce.

 personel – zagadnienie wymienione na końcu lecz nie mniej ważne z punku wiedzenia działania jednostki i procesu kontrolnego. Odpowiedni dobór personelu, kwalifikacje,

141 indywidualne predyspozycje wpływają na skuteczność kontroli wewnętrznej. Proces kontrolny, jego przebieg i skuteczność zależy od zaangażowania, nastawienia, umiejętności i inteligencji osób realizujących kontrolę.

Kontrola wewnętrzna, działająca w obszarze komórek finansowo – księgowych powinna:³¹⁶

 weryfikować kompletność i dokładność ewidencji operacji gospodarczych po ich uprzednim zaakceptowaniu przez upoważnione osoby. Kontrola operacji powinna obejmować wszystkie dane umieszczone na dokumentach oraz być realizowana na każdym etapie przetwarzania danych.

 zapewniać ochronę wszystkich danych księgowych, składników majątku będących w posiadaniu jednostki i ujętych w ewidencji księgowej wraz z odpowiednim zabezpieczeniem przed zniszczeniem, kradzieżą lub niewłaściwym ich