Uniwersytet Technologiczno-Przyrodniczy w Bydgoszczy
Streszczenie
W artykule podkreĞlono wzrost zainteresowania systemami klasy Business Intel-ligence, przeznaczonymi dla wspomagania controllingu. Opisano ich cechy funkcjo-nalne oraz techniczne. Wskazano zalety rozwiązaĔ informatycznych dla controllingu i budĪetowania, które wynikają z zastosowania technologii OLAP oraz technologii internetowych i intranetowych.
Słowa kluczowe: controlling, budetowanie, On-line Analytical Proccesing, Business Intelligence
1. Wprowadzenie
Jeszcze kilka lat temu wieku wikszo stosowanych w Polsce systemów wspomagajcych controlling operacyjny, w tym budetowanie, oparta była na arkuszu kalkulacyjnym. Wyniki bada autora z roku 1997 wykazały np., e z 13 firm, które wdroyły budetowanie, a 11 wspomagało ten proces arkuszem kalkulacyjnym [4, s.124-129]. Dominacj arkusza kalkulacyjnego potwierdzi-ły badania przeprowadzone na grupie 118 duych firm przez firm Arthur Andersen w 1999 roku. Zdecydowana wikszo z 44% jednostek, które deklarowały uywanie narzdzi informatycznych do wspierania budetowania i konsolidacji sprawozda, uywało w tym celu arkusza kalkulacyjne-go [1, s.32]. Take sonda dedykowanekalkulacyjne-go controllerom portalu internetowekalkulacyjne-go www.control-ling.info.pl z 2001 roku, wskazał na zdecydowan przewag arkusza kalkulacyjnego nad innymi narzdziami: a 154 ze 199 firm (77%) dla potrzeb controllingu stosowało w tym czasie to popu-larne narzdzie, a jedynie w 19 jednostkach (10%) - oprogramowanie specjalistyczne.
Rozwój i wiksza dostpno narzdzi klasy Business Intelligence spowodowały, e obecnie coraz wicej przedsibiorstw, do wspomagania controllingu i rachunkowoci zarzdczej wybiera – zamiast arkusza kalkulacyjnego – specjalistyczne oprogramowanie wykorzystujce technologi hurtowni danych i narzdzia wielowymiarowego, interaktywnego przetwarzania analitycznego OLAP (on-line analytical processing). Przedstawione w raporcie Poland Enterprise Application Software 2007−2011 Forecast and 2006 Vendor Shares wyniki bada IDC Polska przeprowadzo-nych dla CFO Magazyn Finansowy wykazały, e w cigu ostatnich 3 lat na polskim rynku znaczco wzrosło zainteresowanie specjalistycznymi narzdziami przeznaczonymi do controllingu (zarzdzania budetami i analiz) [7]. W 2006 roku odnotowano 37% wicej wdroe ni w roku poprzednim. Wikszo z wdroonych systemów została wykonana w technologii OLAP.
Bardzo czsto zdarza si, e w stosowanych w przedsibiorstwach systemach controllingu i budetowania wprowadza si zmiany technologiczne polegajce na zamianie oprogramowania
opartego na arkuszu kalkulacyjnym na oprogramowanie specjalistyczne wykorzystujce technolo-gi OLAP1.
Celem artykułu jest przedstawienie cech funkcjonalnych oraz technicznych systemów informa-tycznych przeznaczonych dla controllingu, które zostały wykonane w technologii OLAP. Systemy te posiadaj wiele zalet w stosunku do rozwiza opartych na arkuszu kalkulacyjnym i z tego po-wodu warto pozna ich moliwoci.
2. Cechy funkcjonalne systemów OLAP stosowanych w controllingu
Szczególne znaczenie w systemach controllingu ma moliwo analizowania danych koszto-wych i przychodokoszto-wych w wielu wymiarach jednoczenie oraz poruszania si po hierarchii wymia-rów. Zwiksza to znacznie szybko analizowania dostpnych danych, ich porównywania w ró-nych przekrojach i ustalania kluczowych wartoci, które w głównej mierze wpływaj na zagrego-wane dane syntetyczne. Moliwoci analityczne systemów OLAP s wykorzystyzagrego-wane najczciej w nastpujcy sposób:
• przedstawianie kosztów w wielu wymiarach jednoczenie – np. rodzaju, miejsca powsta-wania kosztu (MPK) i czasu;
• przedstawianie sprzeday (w układzie wartociowym i ilociowym) w wielu wymiarach jednoczenie – np. produktu, klienta, geografii i czasu;
• przedstawianie zysku lub tzw. mary pokrycia finansowego w wielu wymiarach jednocze-nie – np. produktu, klienta, geografii i czasu;
• porównywanie wyników (przychodów, kosztów, zysku) rónych centrów zysku i centrów inwestycji midzy sob, w czasie i na rónym poziomie szczegółowoci analizowanych pozycji;
• drenie w głb (drill down) i konsolidowanie (roll up) kosztów według hierarchii wymia-rów – np. od kont syntetycznych do rónych poziomów kont analitycznych, od MPK wy-szych poziomów do MPK niwy-szych poziomów;
• drenie w głb (drill down) konsolidowanie (roll up) przychodów i zysku (mary) we-dług hierarchii wymiarów – np. od regionów sprzeday przez grupy klientów do poszcze-gólnych klientów;
• konsolidowanie budetów kosztów podrzdnych MPK (znajdujcych si na niszych po-ziomach hierarchii) w budety nadrzdnych MPK, co jest przydatne w trakcie negocjacji budetów;
• konsolidowanie budetów przychodowo-kosztowych podrzdnych centrów zysku w bu-dety nadrzdnych centrów zysku, co jest przydatne w trakcie negocjacji budetów; • porównywanie danych planowanych i rzeczywistych o przychodach i kosztach w wielu
wymiarach jednoczenie i poruszanie si w głb hierarchii zdefiniowanych wymiarów, co ułatwia ustalenie przyczyn odchyle;
1 Według W.KiljaĔskiego szefa firmy Controlling systems spoĞród ponad 50 wdroĪeĔ systemu Eureca, które miały miej-sce do połowy roku 2008, jednie w dwóch przypadkach, wdroĪenie systemu controllingu polegało na jego zbudowaniu „od zera” – w pozostałych przypadkach przedsiĊbiorstwa eksploatowały systemy oparte na arkuszu kalkulacyjnym. (In-formacja uzyskana w trakcie dyskusji na seminarium poĞwiĊconym wdroĪeniom systemu Eureca, które odbyło siĊ w kwietniu 2008 roku w Warszawie).
• porównywanie rónych wersji budetów w wielu wymiarach jednoczenie i po-równywanie odpowiadajcych im wskaników syntetycznych, co ułatwia wybranie wła-ciwego wariantu budetu;
• przedstawianie struktury kosztów, przychodów i zysku) w ujciu procentowym w wielu wymiarach jednoczenie i na rónym poziomie szczegółowoci;
• przedstawianie dynamiki kosztów, przychodów, wyników, pozycji sprawozdania finanso-wego (bilansu, rachunku zysków i strat, przepływów pieninych) w czasie i na rónych poziomach szczegółowoci.
W tabeli 1 przedstawiono podstawowy zakres wspomagania controllingu, które moe by realizowane w systemie opartym na hurtowni danych i technologii OLAP. Podana charakterystyka obejmuje czsto stosowane wymiary analityczne i badane miary (fakty).
Tabela 1. Przykładowe obszary zastosowaĔ technologii OLAP w controllingu i rachunkowoĞci zarządczej
Zagadnienie Typowe miary Typowe wymiary Zakres wspomagania
Budetowanie kosztów i kontrola wykonania koszt wykonany koszt planowany okres MPK wersja budetu rodzaj kosztu produkt przedsiwzicie zlecenie produkcyjne
kontrola odchyle kosztów rzeczy-wistych od planowanych, identyfika-cja przyczynowa,
symulacja zmiany budetów pozycji kosztów (oraz natychmiastowe od-zwierciedlanie zamiany warunków symulacji w prezentowanych wska-nikach i sprawozdaniach) Budetowanie sprzeday warto sprzeday ilo cena okres produkt klient region
wspomaganie sporzdzania budetu bezporednio w wielowymiarowym modelu OLAP Rachunek kosztów i mary koszt mara koszt jednostkowy okres MPK metoda kalkulacji rodzaj kosztu produkt półfabrykat przedsiwzicie zlecenie produkcyjne
porównanie rónych metod kalkula-cji kosztów (np. tradycyjnych z ra-chunkiem kosztów działa) i ich wpływu na takie wielkoci jak np.: jednostkowy koszt wytworzenia wyrobów lub półfabrykatów, mara na wyrobach Badanie i planowanie prze-pływu rodków wpływ wypływ okres przedział czasowy
przegld historii bilansu rodków pieninych
Zagadnienie Typowe miary Typowe wymiary Zakres wspomagania
pieninych rodzaj działalnoci
ródło przepływu płynnoci finansowej identyfikacja obszarów planowanie inwestycji Analiza struktury i dynamiki bilansu oraz rachunku wy-ników koszt przychód wynik warto aktywów warto pasywów przedział czasowy pozycja bilansu pozycja rachunku wy-ników
identyfikacja niekorzystnych tren-dów zmiany struktury i dynamiki aktywów i pasywów oraz kosztów, przychodów i wyników Analiza wskani-kowa działalnoci przedsibiorstwa wartoci wskani-ków przedział czasowy wskanik pozycja sprawozdania finansowego konto syntetyczne konto analityczne
analiza historii kształtowania si wskaników oceny działalnoci identyfikacja przyczyn kształtowania si wskaników
symulacja wpływu zmiany wartoci pozycji bilansu lub rachunku wyni-ków na kształtowanie si wskani-ków
ródło: [6].
3. Cechy techniczne oprogramowania OLAP wspomagaj cego controlling i wynikaj ce z nich korzyci funkcjonalne
Do najpopularniejszych, rodzimych rozwiza wspomagajcych controlling operacyjny, które zostały wykonane w technologii OLAP i stanowi niezalene rozwizania typu stand-alone, naley system EURECA firmy Controlling Systems, która w latach 2004−2007 zanotowała najwiksz liczb wdroe zakoczonych i rozpocztych oraz TETA Controlling firmy TETA (tabela 2). Po-zostałe, wymienione w tabeli 2, systemy s bd produktami firm zachodnich (Prophix, InForum, Business Objects), bd stanowi cz oferowanego zintegrowanego systemu wspomagajcego zarzdzanie (CDN XL Controlling, systemy BPSC, Optima Controlling – kiedy sprzedawana jako cz systemu IFS Applications [4]). Oba wspomniane wyej rozwizania zostały wykonane w oparciu o technologie hurtowni danych firmy Microsoft i s przeznaczone głównie dla redniej wielkoci przedsibiorstw, a ich dostawcy wiadcz usługi integracji swoich produktów z syste-mami transakcyjnymi pochodzcymi od rónych producentów. Niej zostan przedstawione cechy techniczne i wynikajce z nich korzyci funkcjonalne systemu EURECA, który według IDC Polska oferuje najbardziej wszechstronne funkcjonalnoci oraz został wdroony w przedsibiorstwach i instytucjach z najbardziej zrónicowanych bran (od transportu, logistyki, dystrybucji po edu-kacj i media), a take w firmach, w których proces budetowania jest najbardziej rozbudowany.
System EURECA został wykonany w technologii firmy Microsoft .NET, przy zastosowaniu narzdzi Microsoft Visual Studio .NET do tworzenia graficznego interfejsu uytkownika, pracuje
w oparciu o relacyjn baz danych Microsoft SQL i wielowymiarow baz danych Microsoft OLAP oraz wykorzystuje usługi analityczne Microsoft Analysis Services2.
Architektur systemu EURECA tworz:
• warstwa logiki biznesowej, działajca w oparciu o hurtowni danych;
• mechanizmy do tworzenia hurtowni danych, wielowymiarowych struktur danych oraz do zasilania hurtowni danymi z systemów transakcyjnych:
• tabele baz danych w Microsoft SQL Server, słuce do gromadzenia cile okrelonych danych z systemów transakcyjnych,
• usługi DTS (Data Transformation Services), słuce do przenoszenia danych midzy wie-loma niejednorodnymi bazami (dokonuj transformacji danych do zdefiniowanych tym-czasowych tabel baz danych oraz przetwarzaj pobrane dane i wpisuj je do właciwych tabel, uaktualniajc jednoczenie zdefiniowane struktury wielowymiarowe);
• warstwa prezentacyjna z interfejsem uytkownika.
Tabela 2. Dostawcy specjalistycznych narzĊdzi do budĪetowania i analiz Firma oferuj ca
narzdzia Nazwa narzdzia Przeznaczenie
Wdroenia zako-czone w latach 2004–2007 Wdroenia rozpoczte Controlling
Systems EURECA budetowanie i analizy 33 15
TETA TETA Controlling budetowanie i analizy 18 4
Consorg Optima
Controlling budetowanie i analizy 11 2
Solemis Prophix budetowanie i analizy 17 2
inForum BI inForum Business
Intelligence budetowanie i analizy 20 7
Business Objects Budgeting, Payroll
Plan-ning, Sales Planning
budetowanie n/d n/d Business Objects Business Objects Plan Reporting analizy n/d n/d Budetowanie 1 12 Impuls BI 1 14 BPSC SWD budetowanie 35 0
CDN XL Controlling budetowanie i analizy 340 12
ComArch Comarch Business
Intelligence budetowanie i analizy 10 5
ródło: [7] ( na podstawie bada IDC Polska)
Na uwag zasługuje tu przede wszystkim wykorzystanie wielowymiarowych struktur danych zawartych w technologii OLAP, która zapewnia opracowywanie, kontrolowanie i analizowanie budetów w ujciach:
• wielowymiarowym - dziki temu mona np. jednoczenie zarzdza budetem sprzeday podziale na segmenty rynku, regiony geograficzne czy grupy asortymentowe;
• wielomiarowym - dziki temu mona jednoczenie planowa i obserwowa wiele miar dla jednego zjawiska np. ilo , warto i redni cen sprzeday;
• wielookresowym - dziki mona np. zarzdza budetami projektów trwajcych od listo-pada do kwietnia lub inwestycji trwajcych np. 27 miesicy.
Do wanych cech technicznych opisywanego produktu nale:
• zapewnienie dostpu do danych i funkcji systemu za pomoc przegldarki internetowej, • integracja z pakietem Microsoft Office (głównie z MS-Excel),
• wielojzyczno ,
• moliwo automatycznego pobierania danych z systemów transakcyjnych,
• wykorzystanie do tworzenia wykresów popularnego narzdzia Crystal Reports firmy Se-agate Crystal Decisions.
Moliwo prowadzenia analiz zgromadzonych danych za porednictwem przegldarki inter-netowej jest szczególnie istotna dla firm rozproszonych terytorialnie, które posiadaj wiele oddzia-łów. Zapewnienie dostpu do funkcji systemu poprzez Internet oraz intranet firmy oznacza, e z jego funkcji mona korzysta praktycznie z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. W stosun-ku do systemów budetowania opartych na arstosun-kuszu kalstosun-kulacyjnym rozwizanie takie posiada na-stpujce zalety3:
• budety czstkowe4 - tworzonych przez zarzdzajcych nimi kierowników – mog by wprowadzane z dowolnego miejsca do wspólnej bazy danych;
• zapisane we wspólnej bazie danych budety czstkowe mog by bez opónie automa-tycznie konsolidowane tworzc budety jednostek znajdujcych si na wyszych pozio-mach struktury organizacyjnej oraz budet główny całego przedsibiorstwa;
• zapisane budety czstkowe oraz skonsolidowane budety mog by natychmiast udo-stpniane kierownikom wyszych szczebli zarzdzania i controllerom finansowym, co przyspiesza proces negocjacji budetów;
• kierownicy poszczególnych komórek z dowolnego miejsca na bieco ledzi poziom re-alizacji budetów (za które s odpowiedzialni) oraz uzyskiwa dostp do listy transakcji (dokumentów) składajcych si na wykonanie ich fragmentu budetu;
• kierownicy oddziałów, analitycy i controllerzy mog z dowolnego miejsca na bieco analizowa informacje o stanie zasobów finansowych i materialnych, poziomie kosztów
3 OczywiĞcie - oprócz dostĊpu z dowolnego miejsca - wymienione cechy posiada kaĪdy wielodostĊpny system budĪetowa-nia, który zapisuje dane we wspólnej bazie danych. Arkusz kalkulacyjny MS Excel jest jednym z najczĊĞciej uĪywanych narzĊdzi w controllingu. Jest stosunkowo prosty w obsłudze, ma bogatą funkcjonalnoĞü i jest wyposaĪony w wiele kreato-rów wykresów i raportów. Ma jednak teĪ róĪne ograniczenia i niedogodnoĞci, takie jak doĞü kłopotliwe i czasochłonne pobieranie danych z systemów transakcyjnych (konieczne w przypadku systemu budĪetowania), problematycznym wie-lodostĊpem czy brakiem moĪliwoĞci zarządzania uprawnieniami.
4 BudĪety cząstkowe składają siĊ na budĪet całego przedsiĊbiorstwa, który powinien byü tworzony automatycznie w pro-cesie konsolidacji.
i wyników swojej placówki oraz całej firmy, dziki czemu nie s uzalenieni od raportów tworzonych przez pracowników w siedzibie głównej, co przyspiesza proces podejmowa-nia decyzji i redukuje błdne decyzje podejmowane na podstawie nieaktualnych danych. W systemie EURECA mona w dowolnym momencie wyeksportowa dane do arkusza kalku-lacyjnego MS-Excel, w celu przeprowadzania dodatkowych analiz oraz umieci raporty graficzne w MS-PowerPoint w celu przygotowania prezentacji dla zarzdu. Wan korzyci z integracji z MS-Excel jest moliwo bezproblemowego wczytywania arkuszy kalkulacyjnych do bazy sys-temu, czyli traktowanie plików MS-Excel jako ródła danych. Jest to szczególnie przydatne na etapie wdraania systemu, kiedy to kierownicy czsto przygotowuj budety włanie w arkuszu kalkulacyjnym. Moe by take wykorzystane w przypadku gdy – przed przesłaniem danych z systemu dziedzinowego do systemu budetowania – zachodzi konieczno wykonania dodatko-wych oblicze (np. rozliczenia kosztów) nie przewidzianych w systemie dziedzinowym. Warto te wspomnie , e w EURECE zastosowano gotowe komponenty MS-Office co zapewnia identyczne jak w MS-Excel poruszanie si po tabelach z danymi (arkuszach budetowych).
Wielojzyczno i łatwe dostosowanie raportów do standardów krajowych, dotyczcych jzy-ka i sposobu formatowania (np. liczb) oznacza, e EURECA moe by z powodzeniem uywana przez firmy midzynarodowe.
Dziki moliwoci automatyzacji procesu pobierania danych z systemów transakcyjnych mo-na mo-na bieco ledzi stopie realizacji planów. Proces ten opiera si mo-na orygimo-nalnej metodologii DiMARTS, opracowanej przez Controlling Systems, która umoliwia pobranie danych do aplikacji ze standardowych, zdefiniowanych na etapie wdroenia formatów plików. Korzysta si z wczeniej zdefiniowanej procedury, która pobiera dane z odpowiednich tabel baz danych systemów transak-cyjnych (finansowo-ksigowego, płacowego, sprzeday itp.), konwertuje je, oczyszcza, agreguje i zapisuje w kostkach OLAP. Dane o wykonaniu planów s pobierane w trybie off-line, z rón czstoci, w zalenoci potrzeb firmy i zostaj zestawione ze wszystkimi, zdefiniowanymi przez uytkowników wersjami planów.
4. Zakoczenie
Kierunek zmian w rozwizaniach informatycznych przeznaczonych dla controllingu i bude-towania naley uzna za słuszny. Technologie OLAP i technologie internetowych, które zostały zaimplementowane w kadym, liczcym si na polskim rynku, oprogramowaniu controllingowym stwarzaj duo wiksze moliwoci, ni te, które oferowały systemy oparte jedynie na arkuszu kal-kulacyjnym lub te, które stanowiły integraln cz systemu finansowo-ksigowego, wzgldnie moduł systemu klasy ERP (Enterprise Resources Planning). Kluczowe zalety nowych rozwiza to zastosowanie technologii relacyjnych i wielowymiarowych baz danych, dostp do bazy danych systemu controllingowego za pomoc przegldarki internetowej, moliwo przeprowadzania wie-lowymiarowych analizy OLAP oraz cisła integracja z Ms-Excel, która m.in. ułatwia wdroenie nowego systemu – nie wymusza bowiem natychmiastowej zmiany przyzwyczaje pracowników zaangaowanych w proces tworzenia i kontrolowania budetów.
Bibliografia
1. Arthur Andersen (1999) Zarzdzanie finansami – szanse i bariery. Raport z badania polskich przedsibiorstw, Warszawa
2. Controlling Systems (2007) Materiały informacyjne [DostĊp 2 grudnia 2007] DostĊpne w Internecie http://www.c-systems.pl/
3. FiM Consulting (2007) EURECA – rozwizanie do budetowania i analiz wielowymiarowych. Materiały informacyjne [on-line] [DostĊp 2 grudnia 2007] DostĊpny w Internecie
http://www.fim.pl/pdf/EURECA_informacje.pdf
4. Greczuszkin S. (2002) Partner czyli współproducent. Teleinfo nr 6
5. Januszewski A. (1998) Komputerowo wspomagane budetowanie kosztów w przed-sibiorstwach o złoonych strukturach zarzdzania, rozprawa doktorska, Uniwersytet Gdaski 1998
6. Sierocki R. (2007) OLAP to efektywna technologia przetwarzania danych analitycznych. Controlling i Rachunkowo Zarzdcza, Nr 1
7. Szarska E. (2007) W czym budetowa ? W czym analizowa ? CFO Magazyn Finan-sistów, IDG Poland, wrzesie
FEATURES OF BUSSINES INTELLIGENCE SYSTEMS CLASS IMPLEMENTED IN CONTROLLNG
Summary
The article shows the increase of application of Business Intelligence systems used in controlling and budgeting area. The functional and technical features of those systems are described. The advantages of controlling and budgeting informa-tion soluinforma-tions due to using OLAP and Internet technologies are pointed out.
Keywords: controlling, budgeting, Business Intelligence, On-line Analytical Processing, Business Intelligence
Arkadiusz Januszewski Katedra Inynierii Zarzdzania Wydział Zarzdzania
Uniwersytet Technologiczno-Przyrodniczy w Bydgoszczy 85-796 Bydgoszcz, Al. Kaliskiego 7 bud.3.1
