Umowy ramowe

Dokonując wyliczeń opartych na minimalnych ustawowych terminach na zorganizowanie prze-targu nieograniczonego, którego celem jest zawarcie umowy ramowej, można przyjąć, iż:

− średni czas trwania przetargu nieograniczonego o wartości powyżej progów przewidzianych dyrektywami unijnymi wynosi około 50 dni (40 dni minimalny termin składania ofert, 3 dni ocena ofert, 7 dni podpisanie umowy),

− dla przetargu ograniczonego 83 dni (30 dni to termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, 3 dni ocena wniosków oraz zaproszenie wykonawców do

166 Kwestie związane z podpisami elektronicznymi zostały uregulowane ustawą z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicz-nym (Dz.U. 2001 Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.).

167 J. Baehr, T. Czajkowski, W. Dzierżanowski, T. Kwieciński, W. Łysakowski, Prawo zamówień publicznych – komentarz, UZP, War-szawa 2004, s. 73.

93

żenia ofert, 40 dni minimalny termin składania ofert przetargowych, 10 dni ocena ofert oraz podpisanie umowy przetargowej z uwzględnieniem 7-dniowego okresu „karencji”),

− dla negocjacji z ogłoszeniem 67 dni¹⁶⁸ (termin składania wniosków wynosi 30 dni, ocena wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i zaproszenie do składania ofert wstępnych to około 3 dni, składanie ofert wstępnych z oceną ofert wstępnych – 10 dni, za-proszenie wykonawców do negocjacji i przeprowadzenie samych negocjacji – 4 dni, termin składania ofert ostatecznych – 10 dni, badanie ofert i podpisanie umowy – około 10 dni).

Powyższe terminy zostały obliczone z uwzględnieniem następujących założeń:

− ogłoszenie wszczynające postępowanie było przekazane do publikacji drogą elektroniczną zgodnie z procedurami przewidzianymi w dyrektywach unijnych,

− w postępowaniu nie dokonywano modyfikacji treści SIWZ,

− nie zadawano pytań, w wyniku których konieczne by się stało przedłużenie terminu składa-nia ofert,

− nie złożono odwołań na treść ogłoszenia oraz postanowienia SIWZ,

− wszystkie oferty zostały złożone w sposób prawidłowy i nie zachodzi konieczność uzupeł-niania dokumentów oraz wyjaśuzupeł-niania treści złożonych ofert,

− nie złożono odwołań na wynik prowadzonego postępowania.

W przypadku zaistnienia którejkolwiek z wyżej wymienionych przeszkód całe postępowanie zostaje wydłużone minimum o 7 do 10 dni. Powyższy termin ulega dodatkowo wydłużeniu w sytuacji wniesienia odwołania na czynności zamawiającego do Prezesa Krajowej Izby Odwoław-czej¹⁶⁹, a potem ewentualnej skargi do sądu okręgowego.

Tak więc, przeprowadzając postępowanie w pełnej procedurze, względy ekonomiki postępo-wania przemawiają za tym, aby zorganizować jedno postępowanie na dłuższy okres. Dodatkowym argumentem przemawiającym za zawarciem umowy ramowej na okres dłuższy niż 12 miesięcy jest to, że:

− samo zawarcie umowy nie jest zamówieniem publicznym, lecz wstępnym etapem udziele-nia zamówieudziele-nia publicznego – jak się podkreśla w literaturze – służącym organizowaniu procesu zawierania umów określonego rodzaju, zwanych umowami wykonawczymi, reali-zacyjnymi albo cząstkowymi¹⁷⁰,

− nie stanowi również zaciągnięcia zobowiązania finansowego w rozumieniu przepisów o fi-nansach publicznych, w związku z czym zawarcie umowy ramowej na okres dłuższy niż 12 miesięcy nie stanowi naruszenia tejże ustawy.

Istotnym usprawnieniem byłoby zawarcie kilku umów ramowych w ramach jednego postępo-wania po to, aby nie ograniczać konkurencji. Zawarcie kilku umów wymusi, co do zasady, rywaliza-cję pomiędzy wykonawcami ubiegającymi się o konkretne zamówienia realizacyjne, może mieć zatem wpływ na dalsze obniżenie ceny dostaw. W umowach ramowych podajemy albo maksymal-ną cenę za przedmiot zamówienia, albo zasady kształtowania poszczególnych cen jednostkowych.

W przypadku zawarcia umowy ramowej z jednym wykonawcą istnieje duże ryzyko nieudzielenia zamówienia, na przykład gdy wykonawca złoży ofertę na warunkach gorszych niż w umowie ra-mowej lub odmówi podpisania umowy. W przypadku zawarcia umowy z kilkoma wykonawcami taka sytuacja nie jest spotykana, zamówienie takie przejmie konkurent na swoich warunkach in-dywidualnie określonych w umowie ramowej. Zawarcie umów ramowych z kilkoma wykonawcami umożliwi także wyeliminowanie sytuacji braku potencjalnych wykonawców czy powtarzania całej procedury. Należy pamiętać o tym, iż po zawarciu umów ramowych nie można rozszerzać listy

168 Opracowanie własne na podstawie ustawy PZP.

169KIO ma 15 dni na wyznaczenie rozprawy, natomiast sąd okręgowy rozpatruje skargi w terminie 30 dni.

170 P. Szulc, Umowy ramowe po nowelizacji, Przetargi Publiczne 2007, nr 7, s. 12.

94

konawców, którzy mogą ubiegać się o zamówienia realizacyjne. Może się bowiem zdarzyć taka sytuacja, że umowa ramowa zostanie podpisana z konsorcjum, które następnie ulegnie rozwiąza-niu. W takim przypadku o zamówienia realizacyjne mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, z którymi podpisano umowy ramowe. Podobna sytuacja będzie miała miejsce w przypadku wystą-pienia zmian podmiotowych po stronie wykonawcy, na przykład wskutek przekształcania się spół-ek na podstawie przepisów Kodspół-eksu spółspół-ek handlowych¹⁷¹. Zawarcie umów ramowych z kilkoma wykonawcami ma również wpływ na zmniejszenie liczby ewentualnych odwołań. W postępowaniu przetargowym lub w negocjacjach z ogłoszeniem wybierana jest tylko jedna oferta najkorzystniej-sza, natomiast zawierając umowy ramowe z kilkoma wykonawcami wybiera się kilka równorzęd-nych ofert. Te czynniki przekładają się na zmniejszenie liczby wnoszorównorzęd-nych odwołań, a zmniejszenie liczby odwołań zmniejsza koszty takich postępowań. W takim przypadku każdy z wykonawców, który podpisał umowę ramową, ma równe szanse na uzyskanie zamówienia realizacyjnego, a tym samym nie ma powodu do korzystania ze środków ochrony prawnej.

Zalety zawierania umów ramowych to:

− możliwość odstąpienia od organizowania kilku postępowań w ciągu roku;

− zawarcie umowy ramowej nie wyklucza możliwości wszczęcia kolejnego postępowania na dostawy sprzętu, nieobjętego umową ramową, na przykład w sytuacji uzyskania dodatko-wych środków finansododatko-wych;

− możliwość błyskawicznego reagowania, ponieważ podczas udzielania zamówień realizacyj-nych nie ma konieczności udzielania zamówień w trybie ustawy PZP, składane są tylko ofer-ty bez konieczności przestrzegania minimalnych terminów na składanie ofert niezależnie od wartości zamówienia;

− zagwarantowanie możliwości ciągłych dostaw bez konieczności organizowania kolejnych postępowań. Zawarcie umowy realizacyjnej odbywa się na uproszczonych zasadach, bez konieczności przestrzegania terminów ustawowych w zakresie terminów składania ofert, a w stosunków do samych wykonawców nie prowadzi się już postępowania sprawdzające-go, czy jest on w stanie ubiegać się o konkretne zamówienie. Powyższe warunki były przedmiotem oceny na etapie zmierzającym do zawarcia umowy ramowej;

− wyeliminowanie ryzyka wnoszenia odwołań, co wynika z faktu, iż umowy ramowe zawiera-ne będą z kilkoma wykonawcami, podpisując umowy ramowe z każdym z nich odrębnie na warunkach zaproponowanych przez wykonawców w ofercie, z zastrzeżeniem zgodności przedłożonej oferty, z opracowaną przez zamawiającego specyfikacją istotnych warunków zamówienia;

− przedmiot umowy ramowej opisuje się w ujęciu ilościowym oraz jakościowym bez koniecz-ności szczegółowego charakteryzowania przedmiotu zamówienia. Takie rozwiązanie umoż-liwi zamawianie najnowocześniejszego sprzętu technicznego dostępnego na rynku poprzez jego doprecyzowanie na etapie zawieranych umów wykonawczych;

− wprowadzenie klauzul waloryzacyjnych zachęci wykonawców do podpisywania umów. Do tej pory wykonawcy, zwłaszcza gdy przedmiotem zamówienia są roboty budowlane reali-zowane w długim okresie, odmawiali podpisywania umów zawieranych na okres dłuższy niż 12 miesięcy bez stosowanych klauzul chroniących ich interesy. W uzasadnieniu podawano, że wskaźnik inflacji GUS, jako najczęściej stosowana klauzula waloryzacyjna, nie pokrywa szybko rosnących kosztów świadczonych usług. Ostatnia nowelizacja przepisów PZP z roku 2014 wprowadziła obowiązek zawierania w umowach klauzul waloryzacyjnych przy zamó-wieniach na roboty budowlane zawieranych na okres dłuższy niż 12 miesięcy oraz obowią-zek waloryzacji wynagrodzenia wykonawcy w przypadku zmiany stawek danin publiczno-

171 Ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2000 r. Nr 94, poz. 1037 z późn. zm.).

95

prawnych, jakimi są zmiany stawek podatku VAT czy zmiany wysokości składek na ubezpie-czenie społeczne i zdrowotne¹⁷²;

− zawarcie umów ramowych umożliwi określenie ceny nie w sposób sztywny, lecz poprzez na przykład określenie sposobu jej kształtowania zarówno „in plus”, jak i „in minus”, co powo-duje, że umowa taka jest bardziej elastyczna;

− przy zawieraniu umów ramowych możliwe jest uzyskanie korzystniejszych warunków reali-zacji zamówienia, zwłaszcza cenowych, ponieważ wykonawcy zostają zmuszeni do ciągłego konkurowania o zamówienie;

− sam fakt zawarcia umowy ramowej nie rodzi po stronie zamawiającego oraz wykonawców obowiązku kontraktowania. Może się tak zdarzyć, iż pomimo zawarcia umowy ramowej nie dojdzie do udzielenia na jej podstawie zamówienia realizacyjnego¹⁷³. Gwarantuje jedy-nie wykonawcy prawo wyłączności, czyli w przypadku powstania potrzeby zakupowej obję-tej przedmiotem umowy ramowej zostanie on zaproszony do złożenia oferty. Nie ma jed-nak pewności, że jego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, a tym samym, że będzie realizował zamówienie.

Zdiagnozowane zagrożenia związane z wprowadzeniem przewidywanego usprawnienia w za-rządzaniu zamówieniami publicznymi są następujące:

− ryzyko niedoszacowania ilości przedmiotu zamówienia przez cały okres trwania umowy ra-mowej. Powyższe stwierdzenie wynika z faktu, że zawierając umowy na tak długi okres, można nie uwzględnić wszystkich potrzeb zakupowych, a tym samym przewidzieć całego zakresu zamówienia. Nie można, prowadząc badania naukowe, dokładnie przewidzieć, ile i jakiego rodzaju sprzęt oraz aparatura będą niezbędne do ich prowadzenia;

− w związku z tym, że umowy ramowe nie rodzą roszczeń odszkodowawczych po stronie wy-konawcy, istnieje ryzyko wycofywania się z postanowień zawartej umowy ramowej, zatem możemy nie otrzymać oferty na zamówienie realizacyjne;

− wprowadzając zbyt dużą liczbę klauzul waloryzacyjnych, można doprowadzić do niekontro-lowanej zwyżki cen, co będzie miało wpływ na całkowity koszt zamówienia;

− nie wprowadzając klauzul waloryzacyjnych do umów ramowych, wykonawcy mogą sobie wkalkulować ewentualne ryzyko zwyżki cen w cenę oferty, co przełoży się na cenę dokony-wanych zakupów sprzętu technicznego.