Obieg dokumentów

Z prowadzonych badań wynika, że w przypadkach, gdy nie zachodziła konieczność korekt w ofertach, wybór oferty najkorzystniejszej następował w najszybszym możliwym terminie, czyli w dniu następnym po upływie terminu składania ofert przetargowych. Tyle czasu potrzebowała komisja przetargowa, aby dokonać oceny ofert.

Analizując przeprowadzone postępowania przetargowe na dostawy szeroko pojętego sprzętu technicznego, można wysnuć wniosek, iż najwięcej czasu zajmowały czynności związane z samym procesem przygotowania konkretnego zamówienia, a w szczególności etap składania wniosków przez samych zainteresowanych/użytkowników oraz ich późniejsza weryfikacja przez decydentów.

W procesie udzielania zamówień publicznych na dostawy sprzętu technicznego obowiązującego na Politechnice Poznańskiej występują z reguły dwa etapy. Pierwszy etap obejmuje sprecyzowanie potrzeby zakupowej oraz wykonanie opisu przedmiotu zamówienia (sprzętu technicznego) zgodnie z wymaganiami PZP przez użytkownika, uzyskanie akceptacji bezpośredniego przełożonego, który jednocześnie wskazuje źródła finansowania zakupu. Tak sporządzony wniosek weryfikowany jest przez Dział Obsługi i Eksploatacji pod kątem kompatybilności określonych parametrów technicz-nych wskazatechnicz-nych w opisie przedmiotu zamówienia. Powyższy etap przedstawiono na schemacie 1.

Schemat 1. Postępowanie z wnioskiem zakupowym na Politechnice Poznańskiej Ź r ó d ł o : opracowanie własne

Opracowany i sprawdzony pod względem merytorycznym wniosek jest przekazywany do Dzia-łu Zamówień Publicznych, gdzie jest weryfikowany pod kątem spełniania wymagań formalnych

85

narzuconych przepisami ustawy PZP. W szczególności sprawdzane jest, czy w sposób prawidłowy została ustalona wartość szacunkowa zamówienia. Jeżeli wniosek spełnia wymagania formalne (został właściwie wypełniony, podpisany przez uprawnione osoby, wskazane zostało źródło finan-sowania), określa się tryb, w jakim będzie prowadzone postępowanie. Następnie wszczyna się po-stępowanie o udzielenie zamówienia publicznego (schemat 2).

Schemat 2. Obieg wniosku zakupowego na Politechnice Poznańskiej Ź r ó d ł o : opracowanie własne

Średni czas trwania przetargu nieograniczonego na dostawy sprzętu komputerowego na Poli-technice Poznańskiej, od momentu złożenia wniosku zakupowego poprzez podpisanie umowy oraz zrealizowanie zamówienia, przedstawiono w tabeli 11.

Tabela 11. Średni czas trwania postępowania przetargowego na dostawę sprzętu komputerowego

Przetarg nieograniczony Rok

2004 2005 2006 2007 Średni czas trwania postępowania

przetargo-wego [liczba dni] 71 77 74 71

Średni czas trwania czynności przygotowaw-czych (od złożenia wniosku do ogłoszenia po-stępowania) [liczba dni]

41 49 53 44 Średni czas składania ofert [liczba dni] 15 16 8 9

Średni czas realizacji zamówienia [liczba dni] 19 20 19 14 Ź r ó d ł o : badanie własne

Z powyższych danych wynika jednoznacznie, że najwięcej czasu pochłania etap czynności przy-gotowawczych, zatem wprowadzanie usprawnień należałoby zacząć w tym właśnie zakresie.

W latach 2004–2008 same czynności przygotowawcze pochłonęły ponad 50% czasu potrzeb-nego na przeprowadzenie całego postępowania przetargowego (tab. 12).

86 Tabela 12. Średni czas poświęcony na przygotowanie postępowania przetargowego

Przetarg nieograniczony

Rok

2004 2005 2006 2007 Średni czas

[%] 58,75 63,63 71,62 61,97

Ź r ó d ł o : opracowanie własne

Z obserwacji wynika, iż na wydłużenie czynności przygotowawczych wpływ mają następujące okoliczności:

− konieczność skumulowania większej liczby zamówień w ramach całej uczelni celem obniże-nia kosztów prowadzonych postępowań,

− problemy z określeniem i opisaniem przedmiotu zamówienia przez zainteresowanych oraz konieczność uwzględniania w tym zakresie indywidualnych potrzeb i wymogów narzuco-nych ustawą PZP, na przykład nieograniczanie zasady uczciwej konkurencji,

− konieczność konsultowania opisu przedmiotu (zwłaszcza poprawnej konfiguracji) zamówie-nia ze specjalistami,

− dokonywanie ewentualnych zmian w przedmiocie zamówienia bezpośrednio po złożeniu wniosków,

− konieczność doprecyzowania lub korygowania pewnych parametrów technicznych wskutek ewentualnych zapytań kierowanych przez wykonawców,

− w przypadku unieważnienia postępowania niezmieniony wniosek jest kierowany do kolej-nego postępowania,

− obieg dokumentów wewnątrz uczelni.

W związku z powyższym zasadne jest poszukiwanie możliwości wprowadzenia usprawnień w zakresie samego obiegu dokumentów. Ważnym rozwiązaniem byłaby możliwość wykorzystania na szeroką skalę w ramach Politechniki Poznańskiej Internetu, czyli możliwość dopuszczenia skła-dania wniosków zakupowych w wersji elektronicznej bez konieczności skłaskła-dania wniosków pisem-nych. Obecnie obowiązujące uregulowania w zakresie obiegu dokumentów wymagają przestrze-gania zasady pisemności oraz składania wniosków zakupowych na ujednoliconych formularzach zakupowych opracowanych specjalnie na potrzeby prowadzonych postępowań o udzielenie za-mówienia publicznego. Każdy wniosek, zgodnie z przyjętą procedurą, musi być podpisany przez dysponenta środków finansowych, musi wskazywać konkretne źródło finansowania, uzyskać ak-ceptację Działu Obsługi i Eksploatacji¹⁵⁵ w zakresie oceny merytorycznej. Dopiero po wymaganej akceptacji możliwe jest jego skierowanie do wszczęcia właściwej procedury oraz późniejszej realiza-cji. Na dzień dzisiejszy złożenie wniosku w innej formie nie daje podstawy do wszczęcia postępowa-nia o udzielenie zamówiepostępowa-nia publicznego.

Wprowadzenie proponowanego usprawnienia na Politechnice Poznańskiej jest uzasadnione prostotą rozwiązania oraz brakiem dodatkowych kosztów. Wprowadzenie tego usprawnienia wy-maga wyłącznie zmiany obowiązującej procedury w zakresie obiegu dokumentów oraz dopuszcze-nia możliwości składadopuszcze-nia elektronicznych wniosków. Celowe jest opracowanie regulaminu obiegu elektronicznych wniosków zakupowych, zwłaszcza w zakresie ich sporządzenia przez zaintereso-wane osoby, aby wyeliminować sytuacje składania wniosków pozornych lub przez osoby do tego nieupoważnione. Konieczne jest wprowadzenie i przyznanie każdemu dysponentowi oraz osobie dokonującej akceptacji wniosku hasła dostępu oraz loginu umożliwiającego składanie ważnych wniosków. Powyższe rozwiązanie umożliwi również monitorowanie składanych wniosków w taki

155 Dawniej Dział Sieci Teleinformatycznych.

87

sposób, aby sam zainteresowany zamówieniem na bieżąco był informowany, na jakim etapie po-stępowania znajduje się jego wniosek. Jednocześnie wprowadzenie elektronicznych dokumentów umożliwi pełniejsze kontrolowanie prowadzonych postępowań poprzez wykorzystanie tak zwane-go systemu „wielu oczu”. Każde wejście do systemu oraz zmiany we wniosku byłyby automatycz-nie odnotowywane w systemie i umożliwiłyby zidentyfikowaautomatycz-nie osoby dokonującej przedmiotowej zmiany. Zaletami przedmiotowego rozwiązania są:

− znaczna oszczędność czasu z uwagi na to, iż złożony wniosek automatycznie byłby przeka-zywany do właściwej osoby celem jego stosownej akceptacji,

− obniżka kosztów związanych z obsługą administracyjną wniosku, zwłaszcza w zakresie ko-nieczności jego dostarczenia przez zainteresowany podmiot do wskazanego miejsca,

− prostota wykonania, bowiem w celu jego wprowadzenie nie ma potrzeby ponoszenia do-datkowych nakładów finansowych, można wykorzystać istniejącą i dobrze funkcjonującą wewnątrzuczelnianą sieć komputerową,

− brak konieczności dodatkowych zakupów sprzętu technicznego, wystarczy, aby zaintereso-wany dysponował zwykłym komputerem lub innym mobilnym urządzeniem, na przykład te-lefonem z dostępem do sieci.

Trudność związana z wprowadzeniem powyższego usprawnienia wiąże się wyłącznie z przeła-maniem oporów samych zainteresowanych związanych z posługiwaniem się elektronicznymi do-kumentami.

W przypadku prowadzenia postępowania w pełnych procedurach unijnych znacznie wydłużają się ustawowe terminy prowadzonych procedur. Są to tak zwane terminy zawite, których nie może zamawiający w sposób dowolny skracać. Ustawa PZP co prawda dopuszcza możliwość skracania terminów, ale w ściśle określonych przypadkach. Niezależnie od powyższego na czas trwania całej procedury o udzielenie zamówienia publicznego, a właściwie na jej wydłużenie, mają dodatkowo wpływ czynności przygotowawcze, jakie zobowiązany jest przeprowadzić zamawiający przed wszczęciem postępowania. Z analizy wynika, iż stosowanie procedur unijnych oznacza wydłużenie całej procedury w czasie średnio o około 50%. Wprowadzenie w tym zakresie zaproponowanych usprawnień skróci czasu trwania wszystkich procedur.

Średni czas przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (z pominię-ciem czynności przygotowawczych), zgodnie z opracowywanymi przez Urząd Zamówień Publicz-nych¹⁵⁶ statystykami, liczony od momentu opublikowania wymaganego ogłoszenia do czasu za-kończenia postępowania, to jest umieszczenia informacji o zawarciu umowy w poszczególnych latach, przedstawiono w tabeli 13.

Tabela 13. Średni czas niezbędny do przeprowadzenia postępowania według Urzędu Zamówień Publicznych

Tryb postępowania Rok

2004 2005 2006 2007

Przetarg nieograniczony [liczba dni] 85 80 82 brak danych

Przetarg ograniczony [liczba dni] 60 59 73 brak danych

Negocjacje z ogłoszeniem [liczba dni] 60 59 73 brak danych Ź r ó d ł o : opracowanie własne

156 Zestawienia własne na podstawie sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych opublikowanych przez UZP,

<www.uzp.gov.pl>.

88