Możliwości usprawnień proceduralnych dotyczących wszystkich postępowań – zestawienie – zestawienie

Zbiorcze zestawienie proponowanych usprawnień proceduralnych, jakie mogą mieć zastoso-wanie do każdego rodzaju zamówień niezależnie od ich wartości szacunkowej, zostały przedsta-wione w tabeli 8.

142 Od 30 000 euro do progów dyrektyw unijnych.

143 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, Dz.U. 2013 r., poz. 885.

60 Tabela 8. Usprawnienia proceduralne decydowane przez zamawiającego, dotyczące wszystkich postępowań – poniżej i powyżej progów bagatelności

Rodzaj

− szybsze zaspokojenie potrzeb ostatecznych

− na zlecenie przygo-towanie pisemnych

− ułatwienia kontroli nad udzielanymi zamówieniami

− możliwość kontroli prawidłowości agre-gowania zamówień

− lepsze planowanie zamówień

61

− koszty i konieczność opracowania/zakupu zakupu licencji na wykonanie testów

− zakup licencji lub oprogramowania

62 z dostępem do sieci

− brak zaplecza

63 system, a nie przez komisje przetargowe

− decyzja decydenta

Rozszerzenie wykorzystania umów ramowych

− uproszczenie

postępowań − szybkość dostoso-wania do sytuacji

64

− lepsza kontrola nad zamówieniami zapozna-nie się ze specyfiką danego oraz jej utrzymania

− zarządzenia lub decyzje wewnętrzne

65

reali-zacji umów − monitorowanie stopnia oprogramo-wania lub systemu

− koszty związane

66

− ułatwienie nadzoru

− standaryzacja pro-cedur zakupowych

− możliwość połącze-nia systemu z innymi systemami, np.

− łatwiejszy dostęp do gromadzonych

a ERP – Planowanie zasobów przedsiębiorstwa (enterprise resource planning)to metoda efektywnego planowania zarządzania cało-ścią zasobów przedsiębiorstwa w praktyce, jest to też określenie dla kategorii systemów informatycznych mających na celu uła-twienie zarządzania zasobami przedsiębiorstwa lub kilku przedsiębiorstw.

b Zgodnie z dyrektywami możliwość prowadzenia rejestru została wprowadzona do naszego ustawodawstwa nowelizacją z 2013 r.

Możliwość ich tworzenia ograniczono wyłącznie do podmiotów sektorowych. Podmioty klasyczne mogą tworzyć rejestry tylko w ramach procedur wewnętrznych – zwolnionych z reżimu PZP.

Ź r ó d ł o : opracowanie własne

Z praktyki wiadomo, że największą przeszkodą, z jaką spotykają się zamawiający przy udziela-niu zamówień publicznych, jest deficyt czasu. Taka sytuacja to wynik na przykład zbyt późnego pozyskania środków publicznych na zakup czy opieszałości w podejmowaniu decyzji o zakupie.

Czasu wymaga również opisanie przedmiotu zamówienia, przeprowadzenie procedury oraz sama dostawa, a następnie jej rozliczenie. Znaczne oszczędności czasu można uzyskać poprzez skrócenie wewnętrznych procedur, które obowiązują u danego zamawiającego od momentu powstania po-trzeby zakupowej do podjęcia decyzji o zakupie, a następnie jego realizacji. W tym zakresie w

pra-67

cy zaproponowano usprawnienia związane ze skróceniem czasu związanego z obiegiem dokumen-tów (od momentu zgłoszenia potrzeby do przyjęcia wniosku i wdrożenia właściwej procedury), ustalania wartości szacunkowej zamówienia, opisu przedmiotu zamówienia z wykorzystaniem standardowych rozwiązań systemowych poprzez wprowadzenie jednolitych aktywnych formularzy on-line. Takie formularze umożliwiałyby skonfigurowanie parametrów technicznych sprzętu w sposób uwzględniający specyficzne potrzeby każdego z zamawiających.

W przypadku opracowania jednolitego systemu procedur wewnętrznych udzielania zamówień publicznych możliwe byłoby również wdrożenie mechanizmów pozwalających na upowszechnienie i funkcjonowanie elektronicznego podpisu wewnątrz jednostki. Wprowadzenie na szeroką skalę elektronicznego podpisu można wykorzystać do dalszych usprawnień systemu zarządzania zamó-wieniami publicznymi. Nowością w tym zakresie byłaby możliwość znacznego skracania procedur związanych z procesem udzielania zamówień publicznych i zawieraniem umów. Takie usprawnienie obniżyłoby dodatkowo koszty, które ponosi wykonawca ubiegający się o zamówienie publiczne, a związane z koniecznością przyjazdu do zamawiającego w celu podpisania umowy. Jednocześnie upowszechnienie elektronicznego podpisu wyeliminowałoby problemy związane z ewentualnym fałszerstwem podpisów bądź innych dokumentów. Należy zwrócić uwagę na to, iż upowszechnienie elektronicznego podpisu jest również priorytetem w dyrektywach unijnych, a co się z tym wiąże – znajduje odzwierciedlenie w zmianach przepisów innych aktów prawnych. Odzwierciedleniem tej tendencji jest Kodeks cywilny, a zwłaszcza uregulowanie art. 78 § 2 Kodeksu cywilnego, które w obrocie gospodarczym umożliwia zawieranie umów z wykorzystaniem elektronicznego podpisu kwalifikowanego za pomocą ważnego certyfikatu. Taka forma składania oświadczeń, zabezpieczo-na elektronicznym podpisem, została zrówzabezpieczo-nazabezpieczo-na z formą pisemną składania oświadczeń. Na margi-nesie należy dodać, że wprowadzenie jednolitego systemu procedur umożliwiłoby również przygo-towywanie różnych raportów, które mogą stanowić podstawę do wprowadzania dalszych zmian oraz zwiększyć nadzór nad procesem zakupów.

Proponowane przez autora usprawnienia możliwe są do wdrożenia przez wszystkich dyspo-nentów środków publicznych, nie tylko przez uczelnie wyższe. Można je bowiem, po niewielkich modyfikacjach uwzględniających specyfikę danego zamawiającego, wprowadzić, gdyż są to rozwią-zania uniwersalne, niewymagające poniesienia dużych nakładów finansowych. Umożliwią one:

skrócenie czasu realizacji zamówienia do niezbędnego minimum w ramach procedur przewidzia-nych Prawem zamówień publiczprzewidzia-nych, skrócenie do minimum czasu przygotowania postępowania (wystarczy dostęp do Internetu), obniżenie kosztów obsługi administracyjnej (np. poprzez obniże-nie kosztów związanych z zakupem artykułów biurowych), a także wprowadzeobniże-nie mechanizmu kontroli prowadzonych postępowań i realizacji konkretnych umów zakupowych. Nadto, opraco-wanie jasnych i prostych reguł prowadzenia postępowań z zachoopraco-waniem elementów konkurencyj-ności jest ostatnio bardzo mocno akcentowane w ustawodawstwie unijnym, jest priorytetem. Taki sam cel przyświeca również ustawodawstwu krajowemu. Wprowadzenie wspomnianych rozwią-zań przy udzielaniu zamówień, zwłaszcza poniżej progów ustawowych, niewątpliwie wpłynie pozy-tywnie na kształtowanie wizerunku zamawiającego jako wiarygodnego partnera, co przy dużej konkurencji na rynku ma olbrzymie znaczenie. Pamiętać należy, że większość zamawiających rów-nież bardzo często ubiega się o uzyskanie zamówień publicznych. Tym samym w obrocie gospodar-czym występują oni w podwójnej roli – raz jako podmiot zamawiający, a raz jako wykonawca ubiega-jący się o zamówienie.

Ważnymi kierunkami proponowanych usprawnień powinno też być odejście od jednostronne-go stosowania cenowejednostronne-go kryterium wyboru wykonawcy oraz standaryzacja, między innymi w za-kresie: opisu przedmiotu zamówienia, przyjmowanych wewnętrznych procedur zamówień poniżej progu 30 000 euro, procedur kontroli realizacji umów oraz odbioru sprzętu technicznego.

68

2. Możliwości usprawnień proceduralnych dotyczących postępowań poniżej progu bagatelności