Możliwości usprawnień proceduralnych dotyczących postępowań poniżej progu bagatelności – zestawienie – zestawienie

Zestawienie proponowanych usprawnień proceduralnych, jakie mogą być zastosowane do za-mówień regulaminowych udzielanych zarówno przez podmioty klasyczne, jak i sektorowe, zostało przedstawione w tabeli 9.

Tabela 9. Usprawnienia proceduralne dotyczące postępowań poniżej progów bagatelności Rodzaj ofert niż to wynika z ofert papiero-wych

− możliwość pozna-nia wykonawcy

− zagrożenie – czynnik ludzki

69

− zagrożenie – bojkot wykonawców, co

pro-cedur zakupowych − możliwość zrezy-gnowania z zakupu,

70 kon-kurencji na rynku

− zapewnienie

prawa opcji − zachowanie rów-nego traktowania

− szybka reakcja na sytuację

71

Propozycja usprawnień w tym obszarze badań została opracowana na podstawie analizy regu-lacji wewnętrznych poszczególnych grup zamawiających publicznych. Przedmiotem badań były przede wszystkim regulaminy wewnętrzne udzielania zamówień publicznych przez podmioty sek-torowe, zamawiających klasycznych, w tym uczelnie wyższe, jednostki organizacyjne nieposiadają-ce osobowości prawnej (np. Państwowe Gospodarstwa Leśne – Lasy Państwowe) oraz inne pod-mioty dysponujące środkami unijnymi. Do tej kategorii proponowanych usprawnień zaliczyć należy głównie usprawnienia proceduralne poprzez wyeliminowanie barier, które opóźniają proces udzie-lania zamówień publicznych. Należy do nich w szczególności nieprawidłowy obieg dokumentów lub zbytnie obciążenia biurokratyczne. Zaproponowano również usprawnienie polegające na moż-liwości wykorzystania takich instytucji, jak rejestry kwalifikowanych wykonawców czy standaryza-cja, na przykład w opisie przedmiotu zamówienia, zawieranych umów oraz usprawnienia procesu samej realizacji dostaw.

Najwięcej problemów związanych z udzielaniem zamówień publicznych pojawia się na etapie przygotowania samego postępowania przez zamawiającego. Dlatego w ocenie badającego należa-łoby poszukać możliwości wprowadzenia usprawnień w zakresie zarządzania zamówieniami pu-blicznymi w obszarze pozostawionym do wyłącznej kompetencji decydenta. Sam proces decyzyjny (liczony od momentu podjęcia decyzji o zakupie poprzez pozyskanie środków finansowych, jego

72

zweryfikowanie i akceptację, a następnie zakup) jest z reguły procesem długotrwałym. Skrócenie w tym zakresie procedur wewnętrznych pozwoli na znaczne zaoszczędzenie czasu, a co się z tym wiąże – pozwoli na obniżenie kosztów obsługi administracyjnej prowadzonych postępowań. Sam mechanizm udzielania zamówień publicznych jest stosunkowo prosty i polega na pewnych powta-rzalnych czynnościach, które można ujednolicić. W pierwszej kolejności należy pozyskać środki finansowe na niezbędne zakupy (środki statutowe, granty, darowizny, środki z funduszy unijnych), następnie ustalić zakres potrzeb, uzyskać akceptację decydenta i przystąpić do udzielania zamó-wienia publicznego. Przed przystąpieniem do udzielania konkretnego zamózamó-wienia trzeba wykonać wiele innych czynności, przede wszystkim określić przedmiot zamówienia (z zachowaniem wymo-gów stawianych ustawą PZP). W związku z tym bardzo istotną kwestią będzie podjęcie próby zwe-ryfikowania, czy w świetle obowiązujących uregulowań prawnych będzie możliwe dokonanie stan-daryzacji przedmiotu zamówienia na dostawy sprzętu technicznego oraz czy jego wprowadzenie będzie możliwe w praktyce. Postulat standaryzacji przedmiotu zamówienia ma bardzo istotne zna-czenie, albowiem dyrektywy unijne wymagają, by przedmiot zamówienia był opisywany w taki sposób, aby nie utrudniać uczciwej konkurencji, a same procedury udzielania zamówień były przej-rzyste. W tym też zakresie szukano odpowiedzi na pytanie, czy standaryzacja przedmiotu zamó-wienia będzie istotnym ułatwieniem dla Politechniki Poznańskiej, a w konsekwencji, czy będzie można doświadczenia przenieść na inne jednostki organizacyjne, w tym inne uczelnie wyższe, a następnie na pozostałe kategorie zamawiających. Wyniki badań zatem mogą być wykorzystywa-ne przez innych zamawiających sprzęt techniczny.

Na podstawie badań zamówień realizowanych przez Politechnikę Poznańską stwierdzić należy, że do tej pory nie były podejmowane próby związane ze standaryzacją przedmiotu zamówienia na poziomie uczelni. Opracowanie takich standardów w zakresie przedmiotu zamówienia ułatwić po-winno udzielanie zamówień publicznych oraz utrwalić zasadę zachowania uczciwej konkurencji.

Pozwoliłoby również na łatwiejszą weryfikację ofert pod kątem poszczególnych rozwiązań równo-ważnych. W tym zakresie analizie zostaną poddane możliwości wprowadzenia usprawnień, jakie dają nam najnowocześniejsze środki techniczne, w tym aktywne formularze on-line.

Po opisie przedmiotu zamówienia należy: ustalić wartość szacunkową zamówienia (z uwzględ-nieniem, czy są to zamówienia tego samego rodzaju, powtarzające się okresowo, czy też nie), uzy-skać zezwolenie na wszczęcie właściwej procedury (od kierownika zamawiającego), opracować wymagane dokumenty uzależnione od trybu, w którym prowadzone będzie postępowanie, w tym specyfikację istotnych warunków zamówienia (SIWZ). W związku z tym zasadne byłoby podjęcie próby zmierzającej do zoptymalizowania i skrócenia tychże procedur. W tym zakresie nowością byłoby wprowadzenie takich uregulowań wewnętrznych, które umożliwiłyby skrócenie terminów z wykorzystaniem możliwości technicznych, jakie daje Internet. Usprawnienia w tym zakresie doty-czyłyby składania wniosków wszczynających procedury (wniosków zakupowych), a także zweryfi-kowanie obowiązujących procedur związanych z obiegiem dokumentów wewnątrz jednostki.

Wprowadzenie zmian usprawni proces przygotowań do udzielenia zamówień publicznych, pozwoli wyraźnie obniżyć koszty obsługi administracyjnej.

Kolejny postulat dotyczący usprawnień jest związany bezpośrednio z kryteriami wyboru oferty najkorzystniejszej. Prawidłowy dobór kryteriów ma praktyczne przełożenie na całkowity koszt udzielonego zamówienia. Z jednej strony źle dobrane kryteria oceny ofert nie gwarantują wyboru sprzętu dobrej jakości, z drugiej zaś mają wpływ na koszt finalny zakupu. Usprawnienie, które jest proponowane, dotyczy opracowania odpowiednich formularzy symulacyjnych dla właściwego do-boru kryterium oceny ofert. Formularze symulacyjne ułatwiłyby na przykład wyliczenie wpływu wydłużonego okresu gwarancji na cenę oferty. Dodatkowo pozwoliłyby na zweryfikowanie prawi-dłowości doboru kryteriów oceny ofert.

Dopiero po tych wszystkich wstępnych czynności możliwe jest przeprowadzenie właściwej procedury zakupowej związanej z zachowaniem terminów narzuconych przepisami ustawy PZP.

73

W związku z tym, iż najwięcej problemów wynika właśnie z owych czynności przygotowawczych, w tym zakresie rysują się największe możliwości usprawnień.