Inne usprawnienia wewnątrzorganizacyjne

Analizując możliwości wprowadzenia usprawnień w zakresie zarządzania zamówieniami pu-blicznymi, możliwe jest wprowadzenie wielu usprawnień wewnątrzorganizacyjnych, które przy-spieszą prowadzone procedury.

Do tej grupy usprawnień zaliczyć należy możliwość:

− wdrożenie aktywnych formularzy on-line, które ułatwią i pozwolą na konfigurowanie sprzę-tu technicznego,

− korzystania z elektronicznych narzędzi analizy rynków i katalogu,

− wdrożenia standardowych formularzy gwarancyjnych i serwisowych,

− wprowadzenia formularzy symulacyjnych w zakresie wyboru oferty najkorzystniejszej,

− wprowadzenia, w zakresie opisu przedmiotu zamówienia, do programu księgowego dodat-kowej rubryki, w której umieszczany byłby kod Wspólnego słownika zamówień publicznych,

− dopuszczenia składania wniosków przez osoby zainteresowane za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Jak wspominano, jednym z podstawowych problemów, z jakimi boryka się Politechnika Po-znańska, jest problem związany z brakiem standaryzacji w opisie przedmiotu zamówienia. Obecnie każdy zainteresowany zakupem indywidualnie określa swoje potrzeby oraz samodzielnie dokonuje opisu przedmiotu zamówienia. Następnie wniosek zakupowy jest weryfikowany przez Dział Obsługi i Eksploatacji, który weryfikuje go pod kątem poprawności skonfigurowania oraz kompatybilności sprzętu. Dopiero po uzyskaniu akceptacji wniosku możliwe jest wszczęcie odpowiedniej procedury celem udzielenia zamówienia publicznego. Opracowanie standardowych formularzy w zakresie opi-su przedmiotu zamówienia usprawni zatem proces udzielania zamówień publicznych.

Standardowe formularze pozwolą bowiem na:

− opisywanie przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami ustawowymi;

− dokonanie standaryzacji przedmiotu zamówienia, co umożliwi ujednolicenie warunków świadczenia usług serwisowych;

− wyeliminowanie prawdopodobieństwa złego skonfigurowania sprzętu, na przykład poprzez wykluczenie sytuacji zamontowania części, które nie będą z sobą kompatybilne (Z analizy procedur przetargowych na dostawy sprzętu technicznego w latach 2004–2008 wynika, iż najczęstszą przyczyną wnoszonych protestów, odwołań oraz zapytań do treści SIWZ były uregulowania dotyczące opisu przedmiotu zamówienia dokonywane przez podmiot zainte-resowany, obejmujące określenia parametrów technicznych sprzętu o parametrach tech-nicznych równoważnych opisywanym. Niewłaściwy opis przedmiotu zamówienia był więc bezpośrednią przyczyną wydłużania procedury. Składane zapytania do SIWZ wymuszały udzielanie odpowiedzi, a w konsekwencji ewentualną korektę oraz przedłużenie terminu składania ofert, a to z kolei wydłużało całe postępowanie;

− pozwolą uprościć procedury opisu przedmiotu zamówienia osobom, które określiły para-metry funkcjonalne danego sprzętu, a nie potrafią przełożyć tej wiedzy na parapara-metry tech-niczne. Aktywne formularze (poprzez możliwość odwoływania się wprost do katalogów producenta sprzętu) umożliwią właściwe skonfigurowanie parametrów technicznych za-mawianego sprzętu;

− pozwolą również dobrać właściwe testy benchmark do oceny wydajności;

107

− przyspieszą procedury na etapie przygotowującym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego;

− uwzględnią indywidualne potrzeby użytkownika co do preferowanych parametrów tech-nicznych sprzętu;

− ponieważ sprzęt techniczny jest sprzętem bardzo szybko starzejącym się, aktywne formula-rze pozwolą wyeliminować ryzyko zamówienia sprzętu, który z uwagi na postęp technolo-giczny został wycofany przez producenta z rynku i zastąpiony nowszym, o lepszych parame-trach technicznych;

− eliminują etap korzystania z pomocy osób trzecich (w tym wykonawców) w zakresie konfi-gurowania sprzętu. Wykluczy to konieczność wykluczenia wykonawców z prowadzonego postępowania, którzy uczestniczyli w czynnościach przygotowujących postępowanie, do czego zobowiązuje ustawa;

− wprowadzą możliwość szerokiej statystyki oraz przygotowania raportów pod kątem dal-szych usprawnień zarządzania udzielaniem zamówień publicznych;

− w aktywnych formularzach on-line możliwe jest również przyporządkowanie konkretnych kategorii sprzętu do kodów Wspólnego słownika zamówień publicznych CPV, co pozwoliło-by na wywiązywanie się z nałożonych w tym zakresie obowiązków ustawowych związanych z opisem przedmiotu zamówienia.

Do barier utrudniających wprowadzenie powyższych usprawnień należy zaliczyć:

− opracowanie dostępu do elektronicznych katalogów oferowanego sprzętu, w tym celu nale-żałoby zacieśnić współpracę z producentami sprzętu,

− dokonywanie stałej aktualizacji wprowadzonych pozycji pod kątem dostępności na rynku.

Dużym usprawnieniem wewnątrzorganizacyjnym w zarządzaniu zamówieniami publicznymi byłoby wykorzystanie Internetu oraz możliwość składania wniosków zakupowych przy jego użyciu.

Do tej pory, z uwagi na to, iż każda decyzja zakupowa wiąże się z koniecznością wydatkowania środków finansowych, wskazania źródeł finansowania oraz osoby, która jest za to odpowiedzialna, wymagane było składanie wniosków wyłącznie w formie pisemnej, podpisanych przez upoważnioną do tego osobę. Uzyskanie właściwych podpisów z przyczyn organizacyjnych wpływało na wydłużenie procedury. Najpierw trzeba było zebrać wszystkie wymagane podpisy, dostarczyć wniosek do wery-fikacji pod względem merytorycznym (akceptacja Działu Obsługi i Eksploatacji), następnie do Działu Zamówień Publicznych (weryfikacja pod względem formalnym), a potem wszczynane było właści-we postępowanie.

Pewnym i bardzo prostym rozwiązaniem w tym zakresie byłoby wprowadzenie możliwości składania takich wniosków przez Internet z wykorzystaniem owych aktywnych formularzy on-line.

Podpis osoby uprawnionej mógłby zostać zastąpiony indywidualnie przyznawanym loginem oraz hasłem zabezpieczającym. Taki wniosek nie musiałby już być przekazywany w formie pisemnej.

Zaletami takiego rozwiązania byłyby:

− prostota jego wprowadzenia poprzez wykorzystanie funkcjonującej sieci uczelnianej,

− skrócenie terminów przygotowujących proces udzielania zamówień publicznych,

− obniżenie kosztów administracyjnych w tym zakresie (spowodowanych tym, że budynki uczelni są rozmieszczone na terenie całego miasta),

− skrócenie obiegu dokumentów do niezbędnego minimum,

− możliwość złożenia wniosku z dowolnego miejsca, które ma dostęp do Internetu,

− monitorowanie całego przebiegu prowadzonego postępowania i możliwość wpłynięcia na przyspieszenie procedur obiegu wniosku.

Możliwe zagrożenia w tym zakresie to przyzwyczajenie do dotychczasowych rozwiązań papie-rowych.

108

Niezależnie od powyższych usprawnień, w przypadku dostaw specjalistycznego sprzętu tech-nicznego możliwe jest wprowadzenie formularzy symulacyjnych umożliwiających prawidłowy do-bór kryteriów oceny oferty najkorzystniejszej oraz pozwalających określić wpływ niewłaściwie dobranych kryteriów na cenę całego zamówienia. Ustawa PZP co do zasady wprowadza obowiązek ustalania kryteriów wybory oferty najkorzystniejszej, dotyczącej wyłącznie przedmiotu zamówie-nia¹⁸⁸. Od roku 2014 natomiast obowiązuje zakaz stosowania kryterium cenowego jako wyłączne-go kryterium wyboru oferty najkorzystniejszej. W związku z powyższym w tym zakresie pojawiają się dwa problemy. Pierwszy dotyczy doboru pozacenowych kryteriów związanych z przedmiotem zamówienia, drugi zaś polega na dobraniu optymalnych wag procentowych, które muszą być przypi-sane do danego kryterium. Z badań, na podstawie prowadzonych postępowań na dostawy sprzętu technicznego w latach 2003–2013, wynika, iż w przypadku dostaw sprzętu komputerowego kryte-rium ceny jako wyłączne krytekryte-rium oceny ofert przetargowych spełniło oczekiwania użytkowników sprzętu technicznego. Wynikało to bowiem z faktu, że przedmiot zamówienia został opisany w taki sposób, aby uzyskać sprzęt o takich parametrach technicznych i użytkowych, jakich oczekiwał użytkownik. W takim przypadku, przy dobrze określonych parametrach technicznych i funkcjonal-nych, kryterium ceny było kryterium wystarczającym do oceny ofert przetargowych. Jednakże zmiany ustawodawstwa wymusiły obecnie konieczność wprowadzenia dodatkowych kryteriów ocennych. Z przeprowadzonych badań wynika, iż inne niż cena kryteria oceny ofert na Politechnice Poznańskiej stosowano przy bardzo skomplikowanych zamówieniach, na przykład przy dostawach różnego rodzaju prototypów czy produktów niepochodzących z seryjnej produkcji. Opracowanie więc formularzy symulacyjnych umożliwi potencjalnemu użytkownikowi zgodne z przepisami Pra-wa zamówień publicznych poprawne dobranie kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej oraz, co istotniejsze, prawidłowe określenie wag procentowych. Formularze symulacyjne opierałyby się na opracowaniu formuły umożliwiającej wykazanie zależności pomiędzy na przykład skróceniem ter-minu realizacji zamówienia a wzrostem ceny zamówienia czy wpływu wydłużenia terter-minu gwaran-cji na cenę itp.

Zalety proponowanego rozwiązania to:

− ustalenie poprawnych kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej,

− określenie wpływu źle dobranych kryteriów na cenę zamówienia.

188Kryteria podmiotowe można stosować, jeżeli przedmiotem zamówienia są usługi o charakterze niepriorytetowym, określone w specjalnym rozporządzeniu. Usługami niepriorytetowymi są na przykład usługi ochrony, szkoleniowe, leśne itp.

109

ROZDZIAŁ V

OCENA PRZYDATNOŚCI PROPONOWANYCH USPRAWNIEŃ W ZAKRESIE DOSTAW