Opracowanie wzorów dokumentów

Ostatnią grupą zaproponowanych, weryfikowanych usprawnień są gotowe wzory dokumentów, jakie można wprowadzić w celu ułatwienia pracy osobom przygotowującym postępowanie o udziele-nie zamówienia. Ten rodzaj usprawudziele-nień może mieć zastosowaudziele-nie do wszystkich zamówień udziela-nych zarówno w trybie ustawy PZP, jak i zamówień regulaminowych.

Osoby takie z reguły zajmują się wykonywaniem innych obowiązków, czyli zakupami zajmują się okazjonalnie. Opracowanie jednolitych standardów ma na celu standaryzację procedur zakupowych w ramach jednostki oraz przede wszystkim ułatwienie udzielania zamówień. Ma również umożliwić osobom, które nie mają wykształcenia prawniczego, a są odpowiedzialne za zawarcie umowy, prawi-dłowe jej przygotowania oparte na obowiązujących w jednostce wzorach umów. Takie rozwiązanie pozwoliłoby wyeliminować problemy w ewentualnym postępowaniu przed sądem powszechnym przy dochodzeniu roszczeń.

W ramach proponowanych usprawnień analizowano następujące zagadnienia:

− opracowanie jednolitych wzorów dokumentacji z udzielanych zamówień,

− opracowanie wzorcowych dokumentów, na przykład wzorów siwz, protokołów z prowadzo-nych postępowań,

− opracowanie gotowych szablonów umów,

− opracowanie standardowych klauzul umownych (do wyboru) przez zainteresowanego realiza-cją zamówień,

− ujednolicenie dokumentów (protokołów odbioru, warunków gwarancji, serwisu),

− opracowanie klauzul kar umownych, które mają na celu zdyscyplinowanie wykonawców do terminowej realizacji zamówień,

− opracowanie klauzul zmian umowy w trybie art. 144 PZP, które będą dopuszczalne w ramach zawieranych umów, a które nie są z reguły przewidywane przy dostawach,

− opracowanie bazy wzorów dokumentów na potwierdzenie spełniania warunków uczestnictwa przedstawianych przez podmioty zagraniczne ułatwi weryfikację sytuacji prawnej wykonawcy ubiegającego się o zamówienie.

Proponowane usprawnienia w tym zakresie przedstawiono w tabeli 27.

Tabela 27. Wzory dokumentów

Wzory dokumentów

Bardzo mocno

W sposób

znaczny Częściowo Nie [%]

1 2 3 4 5

Czy opracowanie jednolitych wzorów dokumentacji z

udzie-lonych zamówień ujednolici dokumentowanie postępowań? 30 60 5 5

Czy opracowanie wzorcowych dokumentów, na przykład siwz, protokołów usprawni proces udzielania zamówień publicznych?

20 50 25 5 Czy opracowanie szablonów umów ułatwi zawieranie umów? 20 40 35 5

Czy opracowanie standardowych klauzul umownych (do wyboru) przez zainteresowanego ułatwi opracowywanie wzoru umowy?

30 45 20 5 Czy ujednolicenie dokumentów (protokołów odbioru,

wa-runków gwarancji, serwisu) ułatwi zarządzanie dostawami? 20 50 25 5 Czy opracowanie klauzul kar umownych ułatwi

egzekwo-wanie terminowych dostaw? 30 35 30 5

Czy opracowanie dopuszczalnych klauzul zmian umowy w try-bie art. 144 PZP pozwoli na uniknięcie problemów zwią-zanych z realizacją dostaw?

25 40 30 5

127 tabela 27 cd.

1 2 3 4 5

Czy opracowanie bazy wzorów dokumentów na potwier-dzenie spełniania warunków uczestnictwa przedstawia-nych przez podmioty zagraniczne ułatwi weryfikację sytua-cji prawnej wykonawcy?

45 25 25 5

Ź r ó d ł o : badania własne

Z badań wynika, iż większość zamawiających pozytywnie ustosunkowała się do wyżej wymienio-nych propozycji usprawnień. Potwierdza to, że wprowadzenie jednolitych standardów w zakresie do-kumentacji zamówień regulaminowych w sposób znaczący ułatwi ich udzielanie. O ile w PZP narzucone są jednolite wzory protokołów czy minimalne wymogi formalne co do specyfikacji istotnych warun-ków zamówienia, o tyle przy zamówieniach regulaminowych jest pełna dowolność. Podkreślić należy, że zamawiający opracowując siwz lub zapytanie ofertowe dla zamówień regulaminowych, może wprowadzić dodatkowe informacje, które będą miały istotne znaczenie dla prowadzonego postępo-wania.

Odnosząc się z kolei do szablonów umów, w tym zakresie weryfikowane były dwie propozycje.

Pierwsza dotyczyła opracowania standardowych umów, w których zainteresowany uzupełniałby wy-łącznie podstawowe dane, takie jak: strony umowy, dane teleadresowe, przedmiot umowy, termin re-alizacji umowy, termin gwarancji oraz, co najistotniejsze, kwota wynagrodzenia. Takie rozwiązanie uła-twiłoby udzielanie zamówień na stosunkowo mało skomplikowane dostawy, usługi i roboty budowlane, których przedmiotem są standardowe dostawy, usługi czy roboty budowlane. Przy bardziej skompliko-wanych zamówieniach natomiast takie rozwiązanie wymagałoby opracowania bardziej szczegółowe-go, uwzględniającego specyfikę danego zamówienia. W takim przypadku sprawdziłoby się drugie rozwiązanie, polegające na opracowaniu standardowych klauzul umownych, które byłyby wykorzy-stywane do tworzenia umowy od podstaw. Opracowane powinny zostać klauzule dotyczące przede wszystkim kar umownych, możliwości umownego odstąpienia od umowy bądź dopuszczalnych zmian do umowy.

Przygotowanie klauzul umownych dotyczących możliwości wprowadzania zmian do umowy rów-nież oceniono pozytywnie. Wskazuje to bowiem na duży problem z wprowadzaniem takich klauzul zwłaszcza przy dostawach. Z reguły klauzule zmieniające umowę w stosunku do treści złożonej ofer-ty najczęściej doofer-tyczą robót budowlanych, zwłaszcza gdy wynagrodzenie wykonawcy jest wynagro-dzeniem kosztorysowym czy przy niektórych rodzajach usług. W zakresie dostaw okazało się, że wprowadzane klauzule (jeżeli są wprowadzanie) dotyczą wyłącznie możliwości zmiany wynagrodze-nia wykonawcy na skutek zmiewynagrodze-niającej się urzędowo stawki podatku VAT lub ewentualnej zmiany terminu realizacji zamówienia wskutek okoliczności, które noszą znamiona siły wyższej w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego. Z reguły nie przewiduje się innych klauzul, na przykład zmiany sposobu konfekcjonowania przedmiotu dostawy czy zastępowania produktów wycofanych z rynku nowymi zamiennikami.

Przeprowadzone ankiety wskazują również na duży problem, jaki praktycy mają z oceną doku-mentów na potwierdzenie spełniania warunków uczestnictwa w postępowaniach przedstawianych przez podmioty zagraniczne. Trudność w tym zakresie polega na tym, iż ustawodawstwa poszczegól-nych państw członkowskich różnią się w sposób znaczny od naszych regulacji krajowych. Problem dotyczy przede wszystkim dokumentów z określoną datą ważności, na przykład według rozporządze-nia w sprawie rodzajów dokumentów odpowiednik zaświadczerozporządze-nia z polskiego Krajowego Rejestru Karnego jest ważny przez 6 miesięcy od daty jego wydania, a odpowiednik zagraniczny, na przykład w USA, wydawany jest raz na rok bez możliwości uaktualnienia.

Obecnie Unia Europejska udostępniła narzędzie e-notice, zawierające bazę dokumentów, jakie są wystawiane przez poszczególne państwa członkowskie na potrzeby procedur zamówień publicznych,

128

jednakże to narzędzie nie jest doskonałe. Nie zawiera bowiem wszystkich wydawanych w danym kra-ju członkowskim dokumentów na potwierdzenie spełniania warunków uczestnictwa oraz braku pod-staw wykluczenia. Ponadto e-notice jest bazą gromadzącą informacje wyłącznie od państw członkow-skich UE i Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Nie zawiera zaś dokumentów państw, które nie są stowarzyszone z Unią Europejską, a które także ubiegają się o zamówienia publiczne. Ponadto, nie wszystkie państwa członkowskie aktualizują bazę wymaganych dokumentów, zmieniającą się wraz z wprowadzaniem nowych regulacji prawnych. Dlatego w ocenie autora propozycja opracowania w tym zakresie jednolitej bazy dokumentów stanowić będzie duże ułatwienie podczas weryfikacji dokumentów. Wyeliminuje konieczność samodzielnego weryfikowania, czy w danym kraju wydawany jest żądany przez zamawiającego dokument, jaką datę ważności ma taki dokument oraz, co jest szczególnie trudne do zweryfikowania, czy dokument załączony do oferty jest dokumentem prawdzi-wym. Pozwoli również na wyeliminowanie konieczności zwracania się o wyjaśnienie powyższych kwe-stii przez właściwe placówki dyplomatyczne.

129

ROZDZIAŁ VI