BADAŃ WŁASNYCH

O jakości przygotowywanych przez zamawiającego SIWZ oraz dokumentacji projektowej mogą w dużej mierze świadczyć pytania zadawane przez wykonawców w trakcie procedury przetargowej. W celu poznania problemów występujących przy opracowywaniu oferty przetargowej, poddano analizie wyniki zamówień na roboty budowlane ogłaszane przez Urząd Miasta Krakowa w latach 2010-2011.

W tym okresie odnotowano 14 postępowań. 9 (64%) postępowań ogłoszonych było w trybie przetargu nieograniczonego, 3 przetargu ograniczonego, 2 zamówienia z wolnej ręki.

Strukturę trybów przedstawiono na rys. 1.

Rys. 1 Udział trybów udzielania zamówień publicznych w postępowaniach.

Źródło: opracowanie na podstawie badań własnych dokumentacji Urzędu Miasta Krakowa

Większość postępowań dotyczyła zamówienia na wykonanie robót budowlanych, tylko dwa dotyczyły zamówienia na zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych.

W większości zamówień przewidziano wynagrodzenie ryczałtowe, w dwóch postępowaniach wyraźnie określono, ze wynagrodzenie będzie kosztorysowe. Należy zwrócić uwagę, że w kliku przypadkach rodzaj wynagrodzenia nie był precyzyjnie określony ani w SIWZ ani w proponowanych warunkach umownych. Jak już wcześniej wspomniano, forma wynagrodzenia ma decydujący wpływ na zakres przekazywanej wykonawcy dokumentacji projektowej i podstawy sporządzenia oferty.

W postępowaniach w trybach przetargowych złożono średnio 6,8 ofert (najmniej 3, najwięcej 16).

W dwóch postępowaniach wykonawcy nie zadali zamawiającemu żadnego pytania.

Największa ilość złożonych pytań to 31. Średnio na postępowanie przypada 16 pytań.

Na rys. 2 przedstawiono strukturę zadawanych pytań.

Znaczna większość pytań dotyczyła dokumentacji projektowej (66% pytań). Proszono tu przede wszystkim o wyjaśnienia do przedmiaru (30% pytań), część pytań dotyczyła także wyjaśnienia rozbieżności pomiędzy dokumentacją a przedmiarem. 7 pytań (10 %) dotyczyło zapisów umownych. Kilka pytań dotyczyło możliwości zamiany materiałów lub technologii zawartych w dokumentacji. 2 pytania dotyczyły programu funkcjonalno – użytkowego.

Pozostałe pytania jak przedłużenia terminu składania ofert czy możliwości przeprowadzenia wizji lokalnej pojawiały się sporadycznie. W żadnym przypadku zamawiający nie podjął decyzji o przedłużeniu terminu składania ofert.

Rys. 2 Struktura zadawanych pytań (postępowania przeprowadzone przez Urząd Miasta Krakowa) Źródło: opracowanie na podstawie badań własnych dokumentacji Urzędu Miasta Krakowa

Kolejne przeprowadzone przez autorki analizy dotyczyły ok. 80 postępowań przeprowadzonych przez Urząd Miasta Szczecina w latach 2010-2011.

Tylko jedna procedura przeprowadzona była w trybie negocjacji bez ogłoszenia, pozostałe w trybie przetargu nieograniczonego. Większość postępowań dotyczyła zamówienia na wykonanie robót budowlanych, tylko jedno dotyczyło zamówienia na zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych. W większości zamówień przewidziano wynagrodzenie ryczałtowe (58 postępowania – 82%), w 12 postępowaniach wyraźnie określono, że wynagrodzenie będzie kosztorysowe (ponad 15%). W 2 przypadkach forma wynagrodzenia nie była jasno określona. W analizowanych postępowaniach złożono średnio 3,7 ofert (najmniej 1, najwięcej 13).

W ok. 40 postępowaniach wykonawcy nie zadali zamawiającemu żadnego pytania.

Największa ilość złożonych pytań to 152. Średnio na postępowanie przypadało ok. 9 pytań.

Do analizy pytań zadawanych przez oferentów wybrano 35 postępowań. Na rys. 2 przedstawiono strukturę zadawanych pytań.

Rys. 3 Struktura zadawanych pytań (postępowania przeprowadzone przez Urząd Miasta Szczecina) Źródło: opracowanie na podstawie badań własnych dokumentacji Urzędu Miasta Szczecina

Wpływ jakości dokumentacji przetargowej na przygotowanie ofert 101 Podobnie jak w przypadku postępowań przeprowadzonych przez Urząd Miasta Krakowa, znaczna większość pytań dotyczyła dokumentacji projektowej (32% pytań). Spora część pytań związana była ze stosowanymi materiałami budowlanymi. Były to prośby zarówno o doprecyzowanie wymagań zamawiającego odnośnie materiałów jak i pytania związane z możliwością zastosowania zamienników. Stosunkowo niewiele wątpliwości oferentów budziły warunki udziału w postępowaniu, zapisy umowne i warunki gwarancji.

Wśród innych zadawanych pytań można wymienić prośbę o podanie warunków dojazdu do placu budowy, wskazanie lokalizacji zaplecza budowy, wskazanie miejsca odkładu ziemi.

Pytania dotyczyły także dostarczenia próbek, uwzględnienia zmiany podatku VAT.

W związku z tym, że największa ilość pytań związana była z dokumentacją projektową na rys. 4 przedstawiono zakres najczęściej pojawiających się wątpliwości oferentów związanych z projektem.

Rys. 4 Struktura zadawanych pytań dotyczących dokumentacji projektowej.

Źródło: opracowanie na podstawie badań własnych dokumentacji Urzędu Miasta Szczecina

Wśród pytań związanych z dokumentacją projektową najwięcej wątpliwości pojawiało się w związku z różnicami jakie występowały między projektem a przedmiarem robót.

Oferenci zauważali także różnice pomiędzy specyfikacjami technicznymi a projektem.

W niektórych przypadkach brak wymiarów w dokumentacji projektowej uniemożliwiał prawidłową wycenę a także budził w oferentach wątpliwości czy w ogóle tego typu elementy mają być uwzględnione w wycenie. Odnotowano również brak ujęcia pozycji w przedmiarze czy brak specyfikacji technicznych a także niepełne informacje w projekcie wykonawczym.

Tak jak i w poprzednim przypadku zamawiający w żadnym postępowaniu nie podjął decyzji o przedłużeniu terminu składania ofert.

4. PRZYCZYNY I SKUTKI PYTAŃ ZADAWANYCH PRZEZ WYKONAWCÓW Analiza pytań kierowanych do zamawiających pozwala na wyszczególnienie błędów, które występują w opisie przedmiotu zamówienia na roboty budowlane. Do najczęściej występujących można zaliczyć:

 Ogólnikowy opis przedmiotu zamówienia, opisanie przez zamawiającego przedmiotu zamówienia w sposób niejednoznaczny i niewyczerpujący, za pomocą niedostatecznie

dokładnych i zrozumiałych określeń lub bez uwzględnienia wszystkich wymagań i okoliczności mogących mieć wpływ na sporządzenie oferty.

 Niekompletność dokumentacji projektowej (brak np. projektów wykonawczych, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót, rysunków).

 Błędy w dokumentacji projektowej i specyfikacjach technicznych wykonania i odbioru robót [2].

 Różnice występujące w projekcie, specyfikacjach technicznych i przedmiarze.

 Podawanie nazw towarowych bez dopuszczenia ofert równoważnych.

 Nieprecyzyjne określenia co do równoważności produktów, niejednoznaczne, nieostre formułowanie kryteriów równoważności.

Sposób opisu przedmiotu zamówienia jest wyraźnie określony w rozporządzeniu, również specyfikacje techniczne są obowiązkowym dokumentem, który musi być przygotowany niezależnie od wartości czy zakresu zamówienia. Często błędy i nieścisłości są wynikiem opracowywania tych dokumentów przez różnych projektantów, należy pamiętać jednak, że odpowiedzialność za ich właściwe przygotowanie obciąża bezpośrednio zamawiającego. W niektórych przypadkach jednak zadawane pytania świadczą także o niewiedzy wykonawców - np. żądanie od zamawiających dostarczenia przedmiarów czy pytania o możliwości zmian w przedmiarze w przypadku wynagrodzenia ryczałtowego.

W przypadku wynagrodzenia ryczałtowego zamawiający nie ma obowiązku dostarczania przedmiarów. W SIWZ powinno być wyraźnie wskazane, że przedmiary mają charakter pomocniczy i orientacyjny a cenę należy wyliczyć w oparciu o dokumentację projektową i specyfikacje techniczne. Pytania wykonawców mogą być jednak także podyktowane pewną asekurancką postawą w przypadkach gdy zapisy zamawiającego stwarzają wątpliwości co do formy wynagrodzenia.

Pytania odnośnie zastosowanych materiałów, elementów, technologii zamiennych powstają zazwyczaj, gdy materiały lub rozwiązania przyjęte w dokumentacji są dla wykonawcy trudno dostępne lub zbyt drogie a można zastąpić je odpowiednikami łatwiej dostępnymi i o niższej cenie. Zamawiający w specyfikacji powinien odpowiednimi zapisami dopuścić zastosowanie materiałów i rozwiązań równoważnych pod warunkiem, że zagwarantują one realizację robót zgodnie z wydanym pozwoleniem na budowę oraz zapewnią uzyskanie parametrów technicznych nie gorszych od założonych w dokumentacji i specyfikacjach technicznych wykonania i odbioru robót.

Ogólnie przyczynę pytań i wątpliwości można upatrywać w uchybieniach ze strony zamawiającego jak i oferentów. Zamawiający często nie udostępniają plików, które są niezbędne do prawidłowego przygotowania oferty, stosują sprzeczne zapisy. Niestety często zamawiający nie potrafią zapanować nad spójnością i kompletnością dokumentacji przekazywanej oferentom. Skutkiem niedokładnie opracowanej dokumentacji są jej późniejsze uzupełnienia o rysunki konstrukcyjne i przedmiary, co z kolei powoduje często zaangażowanie dodatkowych sił i środków zamawiającego do przygotowania odpowiedzi na pytania a także wprowadzania poprawek w dokumentacji.

Do uchybień ze strony wykonawcy należy zaliczyć niedokładne czytanie dokumentacji.

Często wynika to z faktu, że oferenci dowiadują się za późno o postępowaniu i nie mają wystarczająco dużo czasu na dokładne przeanalizowanie wymagań zamawiającego.

W skrajnych przypadkach konieczność wprowadzania zmian i poprawek może skutkować wydłużeniem terminu składania ofert, co z kolei może się odbić niekorzystnie zarówno na wykonawcach jaki zamawiającym. Za pozytywny można uznać fakt, że w analizowanych postępowaniach, mimo często dużej ilości pytań nie doszło do tego typy sytuacji.

Wpływ jakości dokumentacji przetargowej na przygotowanie ofert 103

5. PODSUMOWANIE

Prawidłowo przygotowana dokumentacja przekazywana oferentom w procedurze przetargowej jest warunkiem złożenia przez wykonawców ofert spełniających wymagania zamawiającego.

W artykule dokonano analizy wybranych procedur zamówień publicznych. W niemal połowie procedur oferenci nie mieli żadnych pytań. Wśród postępowań znalazły się jednak i takie, gdzie oferenci zadali ponad sto pytań. Nie zawsze winą należy obarczać zamawiających, jednak fakt, że większość zapytań dotyczy dokumentacji projektowej, w tym sprzeczności jakie występują w jej poszczególnych elementach, świadczy o jej złym przygotowaniu. Przywiązując większą wagę do powierzenia przygotowania dokumentacji rzetelnym projektantom zamawiający może uniknąć angażowania środków i czasu, który musi być poświęcony na wprowadzanie niezbędnych poprawek. Z drugiej strony uważne studiowanie dokumentacji i znajomość przepisów obowiązujących w zamówieniach publicznych przez wykonawców, może zmniejszyć ilość czasami niepotrzebnie zadawanych pytań.

Piśmiennictwo

[1] Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r.

Nr 113, poz. 759 i Nr 161, poz. 1078, ze zm.).

[2] Kosecki A.: Zarządzanie przedsięwzięciem budowlanym jako usługa regulowana umową, cz.I, Przegląd Budowlany, 2003, 3, s.36-39, cz.II, Przegląd Budowlany, 2003, 4, s. 9-12.

[3] Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót oraz programu funkcjonalno – użytkowego (Dz.U. Nr 202, poz. 2072) z późniejszymi zmianami (kolejne zmiany z dnia 22 kwietnia 2005 r.

Dz. U. Nr 75, poz. 2075, z dnia 23 kwietnia 2010 r. Dz. U. Nr 72, poz. 464 i z dnia 18 lutego 2011 r. Dz. U. Nr 42, poz. 217)

[4] Niemczyk R.: Opis przedmiotu zamówienia w praktyce.

http://www.orgbud.pl/serwis/aktual/artykul88.php

[5] Leśniak A., Plebankiewicz E.: Błędy w specyfikacjach technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych. Czasopismo Techniczne, 1-B, 2, 2010, s. 249-257.

TENDERDOCUMENTATIONPRECISION