D OKUMENTOWANIE ZMIAN W PROJEKTACH

Bardzo ważną czynnością w zarządzaniu wielowątkowymi projektami, jakimi są przedsięwzięcia informatyczne jest odpowiednie dokumentowanie zmian w projekcie. Dostęp do opracowywanej dokumentacji powinien być powszechny dla wszystkich członków zespołu wdrożeniowego oraz moco-dawców i sponsorów. Wśród tworzonej dokumentacji należy wyróżnić jak

już wspomniano dokument żądania zmiany, raport dotyczący zmiany oraz dokument polecenia wykonania zmiany. Części składowe i charakterystyka poszczególnych dokumentów omówione zostały w poniższej tabeli.

Tabela 1. Charakterystyka tworzonych dokumentów wdrożenio-wych

Źródło: opracowanie własne na podstawie M. Flasiński, Zarządzanie projektami infor-matycznymi, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2006.

Obowiązek dokumentowania zmian powinien spoczywać na kierowniku projektu informatycznego ze strony wykonawcy. Optymalnym rozwiązaniem jest prowadzenie dziennika modyfikacji, który zawiera wszystkie niezbędne informacje co do proponowanej zmiany, jego struktura powinna odzwiercie-dlać rodzaj i specyfikę prowadzonego przedsięwzięcia, jakim są projekty informatyczne. Dziennik taki powinien wskazywać, jaka osoba, w jakim czasie i jaką zmianę zaproponowała wraz z jej krótką charakterystyką.

Powinna być określona przyczyna jej wprowadzenia oraz wpływ i skutki na całość przedsięwzięcia. Rejestr ten powinien również wskazywać osobę, któ-ra podjęła decyzję co do wprowadzenia zmiany, uzasadnienie decyzji i datę ewentualnego wdrożenia modyfikacji. Opcjonalnymi rekordami są adnotacje o zmianach w budżecie i harmonogramie projektu oraz informacja o

ewen-tualnych aneksach do umowy wdrożeniowej. Tak przygotowana baza da-nych jest istotna z punktu widzenia prowadzonej dokumentacji wdrożenio-wej, pozwala na bieżąco śledzić poczynania zespołu w tym zakresie, jak też daje możliwość w każdym momencie przeglądać archiwum proponowanych zmian. Struktura dziennika zmian została przedstawiona w tabeli nr 2.

Ma ona charakter orientacyjny i poglądowy, jest wynikiem przemyśleń au-tora niniejszego opracowania. Dziennik taki powinien być prowadzony przy użyciu elektronicznej bazy danych, udostępnionej dla osób zaangażowa-nych w projekt w sposób możliwy do wprowadzania rekordów przez uważnionych członków oraz w trybie do odczytu dla tych, którzy będą po-trzebowali zapoznać się z bieżącymi zmianami.

Tabela 2. Rejestr zmian w projekcie informatycznym

Lp. Charakterystyka i opis zmiany Przyczyna wpro- wadzenia zmiany Wpływ i skutki zmia- ny na projekt Zgłaszający zmianę Data zgłoszenia zmiany Podejmujący decyzję Objaśnienie decyzji Data zatwierdzenia \ odrzucenia zmiany Data wprowadzenia zmiany Zmiana budżetu pro- jektu Zmiana harmono- gramu projektu Zmiana \ aneks do umowy

Źródło: opracowanie własne

Z

Zmiany nieodłącznie towarzyszą codzienności, w tym działaniom ludz-kim mającym na celu zarządzanie przedsiębiorstwami. Współczesne projek-ty informaprojek-tyczne charakteryzują się zmiennością. Zmiany zazwyczaj wywo-łane są dużymi wahaniami w środowisku, w którym są wdrażane. Często członkowie oraz uczestnicy zespołu wdrożeniowego odnoszą się z dużą nie-chęcią, a nawet awersją do wprowadzanej zmiany. Przyczyny i źródła zmian są różnorakie, przeważnie wywołane są nałożeniem się kilku czynników.

Mogą one zachwiać wdrażanym projektem prowadząc do jego upadku, jak też i są szansą na wdrożenie zakończone sukcesem, pod warunkiem, że zostaną prawidłowo rozpoznane i ocenione. W zarządzaniu projektami in-formatycznymi bardzo ważne jest odpowiednie scharakteryzowanie zmiany oraz określenie jej wpływu na przedsięwzięcie. Po jej określeniu należy

pod-jąć racjonalną decyzję co do jej wprowadzenia lub też odrzucenia. Aby zmiana była szansą a nie zagrożeniem należy stosować narzędzia i metody, które usprawnią proces zarządzania zmianą. Taki proces składa się z wielu podprocesów, które obejmują opracowanie procedur i rozwiązań, mających na celu podjęcie właściwego wyboru, nie zagrażającego istnieniu przedsię-wzięcia komputerowego. Tylko odpowiednie zarządzanie modyfikacjami prowadzi do planowego zakończenia i sukcesu wdrażanego rozwiązania informatycznego.

L

:

[1] Clarke L., Zarządzanie zmianą, Wydawnictwo Gebethner & Ska, Warszawa 1997.

[2] Duncan W. R., A Guide To The Project Management Body of Knowledge, PMI Standards Committee, PA 19082 USA.

[3] Flasiński M., Zarządzanie projektami informatycznymi, Wydawnictwo Na-ukowe PWN, Warszawa 2006.

[4] Griffin R.W., Podstawy zarządzania organizacjami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2005.

[5] Harrison F.L., Advanced Project Management, Gower, Hants 1981.

[6] Jones R., Zarządzanie projektami. Sztuka przetrwania, MT Biznes, Warszawa 2007.

[7] Kopaliński W., Podręczny słownik wyrazów obcych, Oficyna Wydawnicza Rytm, Warszawa, 2006.

[8] Koźmiński A. K., Piotrowski W., Zarządzanie, Teoria i praktyka, Wydawnic-two Naukowe PWN, Warszawa 2006.

[9] Nicholas J. M., Steyn H., Zarządzanie projektami, Oficyna Wydawnicza Wol-ters Kluwer Polska, Warszawa 2012.

[10] Philiphs J., Zarządzanie Projektami IT, Wydawnictwo Helion, Gliwice 2011.

[11] Pszczołkowski T., Mała encyklopedia prakseologii i teorii organizacji, Ossoli-neum, Wrocław 1978.

[12] Snedaker S., Zarządzanie projektami IT w małym palcu, Wydawnictwo He-lion, Gliwice 2007.

[13] Szyjewski Z., Zarządzanie Projektami Informatycznymi, Metodyka tworzenia systemów informatycznych, Agencja Wydawnicza Placet, Warszawa 2001.

S

Zarządzanie zmianą w projekcie informatycznym

Celem artykułu jest ukazanie problemu zmiany w zarządzaniu projek-tami informatycznymi. Zdefiniowano pojęcie zmiany i jej zarządzania, jak też określono terminy związane z projektem. Zostały wskazane przyczyny występowania zmian oraz kilka podziałów zmian ze względu na ich rodzaje.

Przedstawiono procedury wprowadzania zmian, opisano dokumenty stoso-wane do ich implementacji. Opisano systemy kontroli i zarządzania modyfi-kacjami a także sposoby ich dokumentowania. Podejście naukowe do tema-tu ma za zadanie ułatwić zrozumienie omawianego zagadnienia oraz metod zarządczych, upraszczających pracę przy projekcie informatycznym.

S

Change Management in an Information Technology Project

The purpose of this article is to present the problem of change in the management of IT projects. Defined the concept of change and its manage-ment, as well as specified the terms related to the project. The causes of change occurrence were indicated and several types of change were speci-fied. The procedures for change introduction were presented together with a description of documents used for this process. The systems for modifica-tion control and management were described together with the documenta-tion methods. The scientific approach to the subject is to facilitate the un-derstanding of the issue and management methods in order to simplify the work on an IT project.