PRÍPRAVA EFEKTÍVNEJ TLAČOVEJ KONFERENCIE

Organizácia konferencie je vážnou výzvou, vyžaduje značné spoločné úsi-lie, a mobilizovanie sa. Predovšetkým je potrebné si jasne stanoviť cieľ konferencie, t.j. treba si vedieť zodpovedať na otázku: čo nás viedlo k jej zvolaniu? Ak to nie je krízová situácia, máme nasledujúce možnosti: a) uvedenie informácií o aktivitách (táto forma sa javí ako najmenej atrak-tívna), b) spojenie konferencie s inauguráciou udalosti, v takejto situácii v podstate môžeme rátať s väčším záujmom, c) konferencia organizova-ná po udalosti, sumarizuje jeho priebeh a zároveň dosiahnuté efekty.

V procese vypracovávania cieľov je potrebné ich stanovovať tak, aby bolo možné dosiahnuté výsledky objektívne zhodnotiť a aby efekty boli mera-teľné. Nezávisle na operačných cieľoch a type konferencie, bude to nie len informovanie, zaujatie novinárov aktivitami a pod., ale predovšetkým publikácie. Počet materiálov a mediálnych informácií o konferencii je naj-viditeľnejším a objektívnym ukazovateľom jej úspechu alebo zlyhania.

V ďalšom kroku je potrebné prispôsobiť termín a miesto konania tlačovej konferencie, samozrejme berúc do úvahy preferencie novinárov: obvykle je to hodina 11-11.30, miesto spojené s udalosťou, ale ľahko prístup-né. Najistejší a univerzálny je začiatok týždňa. Vyberajúc sálu je vhodné, aby nebola príliš veľká, čím sa vyhneme nedobrému dojmu prázdneho priestoru, ktorý môže negatívne ovplyvniť vnímanie významnosti infor-mácie, ktorú chceme oznámiť. Dôležité sú zároveň banery, postery, logo, ako aj ďalšie iné vizuálne elementy zdôrazňujúce identitu inštitúcie.

Pozvánky na tlačovú konferenciu sa obvykle zasielajú s týždenným predstihom, v súlade s vopred pripraveným zoznamom účastníkov. Zo-znam by mal byť rozsiahly a mal by obsiahnuť všetky lokálne médiá, tie, ktoré majú potenciálny záujem o udalosť. Okrem rozhlasu, televízie a tlače je dobré zabezpečiť prítomnosť lokálnych internetových portálov,

participatívnych žurnalistov⁵¹, či študentských žurnalistických združení, škôl disponujúcich vlastným vydavateľstvom. V pozvánke okrem informá-cií ktoré uvádzajú „váhu” témy a problematiky, je nutné uviesť kontaktnú osobu poverenú organizátorom a tiež praktické návody – napr. ako nájsť miesto ak prístup nie je presne označený a pod.

Najúspešnejšie je adresovanie pozvánok pre konkrétnych novinárov, aj keď v praxi sa častejšie realizuje zasielanie na adresu redakcie. Napriek tomu, že sú to dve odlišné metódy pozývania, odporúčame ich používať súbežne. U konkrétnych novinárov, oslovujeme hlavne tých, ktorým mô-žeme nazvať „spriatelení” a na ktorých nám najviac záleží. Novinári len zriedkavo potvrdzujú prítomnosť, preto sa odporúča 1-2 dni pred konfe-renciou realizovať telefonáty s pripomenutím a overením, či zástupcovia danej redakcie sa objavia na stretnutí. Podobne ako v prípade iných ma-teriálov pre média je veľmi dôležité adekvátne nazvanie nášho projektu:

konštrukcia titulu, pozvanie ako i výstižný slogan.

Samotná konferencia by nemala trvať dlhšie ako 1,5 hodiny: čas pre no-vinárov je výnimočne cenný, ako aj deficitnou komoditou. Pred vchodom by sa mal nachádzať recepčný stolík so zoznamom mien hostí a novinárov.

Konferencia je okrem toho veľmi dobrou príležitosťou doplniť a aktualizo-vať databázu kontaktných údajov.

Najtypickejšia schéma tlačovej konferencie zahŕňa nasledujúce elementy:

1. Privítanie vedúcou osobnosťou (krátko, zdvorilo, pozitívne ladené; oso-ba, ktorá vedie privítanie v ďalšej fáze bude moderovať tlačovú konfe-renciu, vo finále uskutoční sumarizáciu a uzavrie stretnutie).

2. Stručný úvod, prednáša väčšinou najvyššie postavený/á: riaditeľ/

ka, manažér/ka inštitúcie, súčasťou je i prezentácia osôb, ktoré budú poskytovať informácie. Nemôžeme si dovoliť zdĺhavé úvody, ani – tak časté pri rôznorodých okolnostiach, aj – prebytok zdvorilosti. Novinári sú alergickí na autoreklamu, ako aj celkovo na prehnané superlatívy, radšej sami vyvodzujú závery a nechcú byť ovplyvňovaní. Pričom veľmi žiaduce sú chytľavé, elegantné pointy, úspešne využiteľné v novinár-skom materiáli.

51 „Autonómna a participatívna žurnalistika sú formátmi, ktoré v poslednej dobe nadobúdajú na význame aj na území Slovenska...“ ako píše M. Szarka (2016, s.

400 a 401), pričom pokračuje jej definovaním: „[charakterizuje ju] zvýšená účasť publika na tvorbe žurnalistiky“

3. Zásadná informácia: vystúpenia (hovorené, nečítané referáty) exper-tov/organizátorov/animátorov, alebo iných kompetentných osôb z po-ručenia organizátora aktivít: prezentácie nepresahujúce 5-7 minút.

V meritórnych otázkach by sa mali vyjadrovať odborníci, alebo osoby priamo angažované pri aktivitách, je potrebné hovoriť so zanietením a jasným, stručným, obsažným spôsobom. Novinári očakávajú kon-krétne informácie, nie abstraktné prednesy, je dôležité, aby možnosť vyjadrenia sa – pre spestrenie a prehľadnosť komunikácie – malo mož-nosť niekoľko osôb. Celá táto časť by nemala trvať dlhšie ako 30 minút, pravidlom je, že záznamy z tak obšírneho (je to toľko času, koľko trvajú televízne správy, televízny program sumarizujúci udalosti z priebehu celého dňa) materiálu nebudú presahovať 2-3 minúty materiálu publi-kovaného v jednotlivých médiách. Hovorené vystúpenia by mali spre-vádzať grafiky, tabule, grafy, štatistiky, fotografie a pod. Je dobré vyu-žívať prerušovania v podobe multimédií, slejdov alebo veľmi krátkych video filmov. Príkladom z praxe môže byť multimediálna prezentácia interaktívnej mapy sociálnych problémov, makety (modelu) rozostava-ného strediska alebo kreácie inaugurovanej sociálnej kampane. Po vy-jadreniach expertov je zvykom, že slovo by sa malo vrátiť k hostiteľovi.

4. Otázky a odpovede. Je to jedna z najdôležitejších častí, všetky otázky by mali byť zodpovedané, pre organizátora nemôžu existovať „nepodstat-né” otázky, málo zaujímavé alebo neseriózne⁵². Je ťažké si predstaviť úspešnú konferenciu, v ktorej by všetci novinári boli by „za” a súhlasili by so všetkým. Ak sa nevyskytujú obtiažne otázky, zo zvedavosti, jed-noducho to znamená, že téma nikoho neoslovila, nezaujala. Pričom na problematické otázky je potrebné sa adekvátne pripraviť, predovšet-kým predvídajúc najtypickejšie, vyplývajúce z možných pochybností, alebo jednoducho slabších stránok realizovaných aktivít.

5. Zhrnutie, na ktoré pozostáva z niekoľkých viet – obzvlášť žiadúca je elegantná a chytľavá pointa a tiež ukončenie konferencie osobou, ktorá viedla stretnutie.

52 Jedinými výnimkami môžu byť otázky prekračujúce hranice slušnosti a prijatých pravidiel dobrého správania, v takých, na šťastie veľmi sporadických prípadoch je dôležité, aby zachovať „chladnu hlavu”, nedať sa vyprovokovať ani znížiť úro-veň diskurzu.

6. Rozdanie tlačových balíkov (Press kit/Press pack) – Ako súbor infor-mačných materiálov pre novinárov, mali by to byť informačné a obra-zové, nielen kopírujúce, to čo bolo povedané počas konferencie, ale rozšírenie informácií a ilustrovanie hlavných téz. Samotný text (pripra-vený podľa pravidiel tlačovej noticky) by nemal presahovať 3-4 strany, dôležitejšie budú dodatočné materiály: porovnania, štatistiky, správy, fotografie a pod. (mali by byť v rozumnom množstve). K balíku je mož-né pridať aj imož-né propagačmož-né materiály: katalógy, brožúrky, prípadne drobné reklamné predmety, samozrejme prepojené s témou. Tieto materiály je možné odovzdať už pred konferenciou, alebo na jej konci, pri odchode novinárov.

7. Skromné občerstvenie. Káva, čaj, nápoje a studený bufet (lunch) konzu-movaný v stoji, to nie je len doplnok, ale obvykle veľmi dôležitá, menej oficiálna časť konferencie. Je to miesto stretnutí, kuloárnych rozhovo-rov, výmen vizitiek, často aj sprostredkovania dodatočných informácií.

Počas takého stretnutia (samozrejme za podmienky, že je dobre pripra-vené a zanecháva naozaj dobrý dojem) sa nadväzujú menej formálne, naozaj potrebné vzťahy s novinármi.

Logo, baner Organizátori a experti

Novinári Novinári

Rozhlas a Televízia

Technická pomoc Vchod, servis Recepcia

Príklad 19: Vzorová organizácia priestoru počas tlačovej konferencie