Procedura opracowania systemu HACCP dla zakładu obejmuje 7 etapów:
Powołanie zespołu HACCP
Kierownictwo fi rmy zobowiązane jest do powołania zespołu ds. HACCP poprzez wydanie stosownego zarządzenia w tej kwestii z wymienieniem nazwisk i określonymi obowiązkami i zadaniami poszczególnych członków. Zespół powinien składać się z członków o specjali-stycznej wiedzy właściwej dla produktu i procesów produkcji oraz dużym doświadczeniu praktycznym. W składzie zespołu powinny być osoby reprezentujące wszystkie działy zakła-du zaangażowane w prozakła-dukcję żywności. Członkowie zespołu powinni być komunikatywni, otwarci na zmiany i posiadający umiejętność pracy w grupie. W zespole ds. HACCP powinien być wyznaczony lider, który będzie koordynował prace zespołu i za nie odpowiadał. Zespół powinien odbywać systematyczne spotkania, planować i konsekwentnie realizować poszcze-gólne zadania. Wszystkie istotne ustalenia powinny być zapisywane. W małych fi rmach obo-wiązki te przejmuje właściciel lub osoba uprawniona. Można również korzystać z pomocy z zewnątrz, aby zapewnić wszystkie wymagane informacje i umiejętności.
Opis produktu. Zespół ds. HACCP powinien sporządzić pełny opis wytwarzanego produk-tu (lub grupy produktów), wyszczególniając skład surowcowy, skład chemiczny, rodzaje sto-sowanych technologii, sposób pakowania, rodzaje opakowań, wzór etykiety, okres i warunki przechowywania, metody dystrybucji, sposób wykorzystania i postępowania z produktem przez klienta (tzn. czy będzie spożywany bezpośrednio czy po obróbce, jaki zakłada się spo-sób obróbki itp.).
Określenie przeznaczenia produktu. Należy określić przeznaczenie produktu, tj.: dla jakiej grupy konsumentów jest przeznaczony (niemowlęta, małe dzieci, osoby starsze, specjalne gru-py, np. osoby chore) i na jaki rynek (lokalny, ogólnokrajowy, międzynarodowy). Należy również napisać, czy i w jakich warunkach produkt może stanowić zagrożenie dla konsumenta.
Sporządzenie schematu procesu technologicznego. Kolejnym zadaniem jest opracowanie schematu procesu technologicznego. Schemat powinien być przygotowany w postaci diagra-mu i powinien obejmować wszystkie etapy procesu produkcji. Powinien również obejmować przyjęcie surowców i materiałów pomocniczych oraz magazynowanie i dystrybucję produk-tów. Na każdym etapie należy określić podstawowe parametry dla produktów, takie jak: tem-peratura obróbki, czas trwania procesów, warunki składowania, wilgotność produktu i oto-czenia, sposoby monitorowania itp. Najważniejsze jest, aby dane przedstawione na diagramie technologicznym odzwierciedlały rzeczywisty stan bez pomijania podprocesów lub urządzeń.
Na początku najlepiej jest sporządzić ogólny schemat technologiczny, a następnie go uszczegółowić. Dla większej czytelności i ułatwienia komunikowania się np. ze stronami trze-cimi zaleca się stosowanie ogólnie przyjętych symboli.
Porównanie schematu ze stanem faktycznym. Stanowi ono ważny etap w procesie wdra-żania systemu HACCP, od którego może zależeć efekt wdrożenia. Zespół HACCP powinien sprawdzić wszystkie procesy w celu zweryfi kowania, czy każdy opracowany schemat jest
zgodny z rzeczywistością. Często bowiem występują różnice między formalnym zapisem od-bywających się w zakładzie procesów technologicznych a praktyką produkcyjną. Weryfi ka-cji schematów powinny dokonywać osoby o dostatecznej wiedzy z zakresu poszczególnych procesów odbywających się w zakładzie. Weryfi kacja powinna również obejmować fi zyczną kontrolę procesów odbywających się w zakładzie. Weryfi kacja schematów powinna być for-malnie zatwierdzona podpisami członków zespołu. Schematy technologiczne należy na bie-żąco aktualizować, aby zawsze były zgodne ze stanem faktycznym.
ZASADA 1. Sporządzenie listy wszystkich potencjalnych zagrożeń związanych z każdym etapem, przeprowadzenie analizy zagrożeń oraz rozważenie środków kontroli dla ziden-tyfi kowanych zagrożeń
Zespół ds. HACCP powinien sporządzić wykaz wszystkich zagrożeń fi zycznych, chemicz-nych i biologiczchemicz-nych, których można się spodziewać na każdym etapie od produkcji pierwot-nej poprzez procesy przetwórcze i dystrybucji do końcowej konsumpcji. Każde z tych zagro-żeń powinno być precyzyjnie określone i opisane osobno. Jest to bardzo ważny etap wdra-żania systemu HACCP, wpływający na prawidłowość procesu wdrożenia. Pominięcie lub nie-uwzględnienie określonych zagrożeń może być powodem nieskuteczności systemu. W prak-tyce jest to jeden z najtrudniejszych etapów, ponieważ prawidłowe rozpoznanie wszystkich potencjalnych zagrożeń musi być kompleksowe i wymaga szerokiej wiedzy technologicznej i nie tylko. Etap ten często nazywany jest określeniem „burza mózgów”. Zagrożenia powinny być analizowane skrupulatnie z jednoczesnym podziałem na typy zagrożeń.
Następnie należy scharakteryzować zagrożenia pod względem istoty i znaczenia dla bezpie-czeństwa produktu, opisać je oraz określić możliwość ryzyka ich wystąpienia. Stwierdzone istot-ne zagrożenie może być duże, ale ryzyko wystąpienia może być znikome. Może też zaistnieć sytuacja odwrotna, że zagrożenie jest powszechne (duże ryzyko wystąpienia), ale zagrożenie dla człowieka niewielkie. Przy prowadzeniu analizy zagrożeń należy brać pod uwagę:
• ocenę istotności i wpływu danego zagrożenia na zdrowie ludzi,
• prawdopodobieństwo wystąpienia danego zagrożenia,
• możliwość przeżycia lub namnażania drobnoustrojów zagrażających zdrowiu, • możliwość wniesienia zagrożeń wraz z surowcami,
• możliwość eliminacji zagrożeń.
W przypadku problemów z analizą zagrożeń powinno się skorzystać z odpowiednich branżowych poradników lub porady ekspertów.
Kolejną ważną czynnością na tym etapie jest zaproponowanie i zastosowanie środków kontroli dla zidentyfi kowanych zagrożeń. Jako środki kontroli określa się działania, czynności lub warunki, jakie są wymagane do eliminacji zagrożeń lub zredukowania ich do poziomu ak-ceptowanego. Aby osiągnąć właściwy skutek, może być konieczne zastosowanie kombinacji różnych środków kontroli, ale również jeden środek kontroli może eliminować więcej niż jed-no zagrożenie. Środki kontroli muszą być wsparte konkretnymi wymaganiami, parametrami czy procedurami w celu zapewnienia efektywnego działania.
ZASADA 2.
Określenie krytycznych punktów kontroli CCP
Jest to trudny i kluczowy etap w procesie wdrażania systemu HACCP, ponieważ CCP jest specyfi czny i charakterystyczny dla każdego przedsiębiorstwa i odbywających się w nim pro-cesów technologicznych. Nie istnieją standardowe CCP, nie ma też ograniczeń liczby CCP. Do wyznaczenia CCP powinno stosować się tzw. „drzewko decyzyjne”, czyli logiczną sekwencję pytań i odpowiedzi pozwalającą na określenie miejsc i etapów procesu w działalności zakła-du istotnych z punktu widzenia bezpieczeństwa żywności, które mają zdecydować, czy dany krok procesu jest CCP czy nie. Pytania drzewa decyzyjnego należy zastosować dla każdego etapu procesu, dla każdego zagrożenia określonego w analizie zagrożeń. Zagrożenie określo-ne w analizie zagrożeń nie musi być eliminowaokreślo-ne na pierwszym etapie, w którym występuje, pod warunkiem, że będzie ono skutecznie usunięte podczas następnego etapu. Zaletą okre-ślania CCP za pomocą drzewka decyzyjnego jest możliwość wyboru minimalnej liczby miejsc, w których podjęte zostaną środki kontrolne i zapobiegawcze w celu ograniczenia zagrożeń dla bezpieczeństwa produktu.
ZASADA 3.
Ustanowienie limitów krytycznych dla każdego punktu CCP
Dla każdego krytycznego punktu kontroli należy ustalić wartości docelowe wraz z dopusz-czalnymi tolerancjami. Następnie należy ustalić limity krytyczne, pamiętając, że muszą gwa-rantować skuteczną eliminację zagrożenia. Wartość krytyczna oddziela poziom akceptowa-ny od nieakceptowanego. Przekroczenie tych wartości wymaga natychmiastowych działań. W ustalaniu limitów krytycznych najczęściej brane są pod uwagę takie parametry jak: czas, temperatura, wilgotność, poziomy różnych związków itp. Dla właściwego ustalenia granic może być konieczne wykonanie badań, testów czy prac doświadczalnych. Należy pamiętać, że limity krytyczne mogą być ustalone przez przepisy prawne lub inne wymagania.
ZASADA 4.
Ustanowienie systemu monitoringu dla każdego punktu CCP
Monitorowanie to prowadzenie obserwacji, pomiarów w zaplanowanych krytycznych punktach kontroli uwzględniające ustalone limity krytyczne. Procedury monitoringu w krytycznych punktach powinny pozwolić na szybkie wykrycie ewentualnych odchyleń od ustalonych granic tolerancji. W procedurze monitoringu należy określić: jakie parame-try należy mierzyć, jakie są granice krytyczne dla pomiarów, jak, kiedy i z jaką częstotliwo-ścią prowadzi się kontrolę, kto dokonuje kontroli i jakie wykonuje zapisy oraz jaki przyjąć opis działań w przypadku wykrycia przekroczenia ustalonych limitów. Najlepiej, jeżeli jest zachowany monitoring ciągły przy pomocy urządzeń rejestrujących połączonych z syste-mem alarmowym. Tam, gdzie nie można stosować monitoringu ciągłego, należy dokład-nie ustalić częstotliwość prowadzenia kontroli i rejestracji. Metody monitorowania muszą być ściśle określone z uwzględnieniem specyfi ki produkcji. Przyrządy pomiarowe powinny być tak dobrane, aby pomiary można było wykonać łatwo i szybko. Wyniki pomiarów mu-szą być oceniane przez wyznaczonego pracownika posiadającego odpowiednią wiedzę i kompetencje. Wszystkie dokumenty związane z monitorowaniem punktów CCP muszą być podpisane.
ZASADA 5.
Ustanowienie działań naprawczych
W systemie HACCP dla każdego ustalonego krytycznego punktu kontroli należy określić działania naprawcze w celu reagowania na odchylenia od ustalonych limitów krytycznych. Działania naprawcze muszą być podjęte każdorazowo po ujawnieniu, że dany proces odbie-ga od ustalonych limitów. Działania muszą gwarantować natychmiastowe usunięcie odchy-leń i zapewnić, że CCP jest pod kontrolą. Działania naprawcze powinny obejmować sposób określenia i przywrócenia kontroli nad krytycznym punktem kontroli oraz postępowanie z wyrobem wyprodukowanym, w czasie gdy limity krytyczne były przekroczone. Ustalone działania powinny być możliwie proste i łatwe do wykonania. Procedura działań naprawczych musi również określać, kto jest odpowiedzialny za prowadzenie działań, jakie ta osoba ma wykonać czynności i jakie prowadzić zapisy. Należy pamiętać, że wszystkie działania muszą być odpowiednio udokumentowane, a następnie zarchiwizowane. Informacja o podjętych działaniach naprawczych powinna być przekazana kierownictwu.
ZASADA 6.
Ustanowienie procedur weryfi kacji
Zadaniem weryfi kacji jest ustalenie, czy procedury systemu HACCP działają w sposób wła-ściwy, oraz wykrycie ewentualnych niedociągnięć systemu. Weryfi kacja może obejmować: przegląd planu HACCP oraz całej dokumentacji, analizę sytuacji, w których wystąpiły odchy-lenia od ustalonych poziomów, monitoring w punktach CCP, wyniki audytów, kalibrację przy-rządów, stan wiedzy pracowników, badanie produktu gotowego, analizę wyników, analizę rejestrów. Weryfi kacja powinna być przeprowadzana okresowo, systematycznie w sposób planowany i powinna obejmować wszystkie elementy systemu HACCP. Częstotliwość wery-fi kacji powinna być odpowiednia do wielkości przedsiębiorstwa i prowadzonej działalności, tak aby zapewnić efektywność działania systemu HACCP. Weryfi kację powinny przeprowa-dzać osoby, które nie są odpowiedzialne za dany obszar. Jeżeli zachodzi taka potrzeba, to weryfi kacji powinni dokonać zewnętrzni specjaliści.
ZASADA 7.
Dokumentacja i prowadzenie rejestrów
Jednym z podstawowych elementów systemu HACCP jest prowadzenie dokumentacji. Właściwie sporządzona i prowadzona dokumentacja jest podstawowym dowodem efektyw-ności działania systemu. Dokumentacja może również być podstawą oddalenia reklamacji lub wątpliwości co do poprawności metod postępowania. Instrukcje i procedury powinny być zapisane dokładnie i przejrzyście, aby były łatwe w użyciu i nie budziły wątpliwości co do ich stosowania. Właściwie sporządzone procedury i instrukcje pozwolą na wykonywanie procesów w identyczny sposób bez względu na to, kto je wykonuje.
Zapisy powinny dotyczyć CCP i przyjętych dla nich kryteriów, procedury monitoringu, działań korygujących, odpowiedzialności personelu, weryfi kacji systemu, etapów procesu technologicznego, potencjalnych zagrożeń. Dokumentacja i prowadzenie rejestrów powinny być dostosowane do przedsiębiorstwa i powinny być możliwie jak najprostsze.