Technologie informatyczne i internet w zarządaniu zasobami ludzkimi –
13.1. Wykorzystanie technologii informatycznych i internetu w praktyce zarządzania zasobami ludzkimi
Wyniki badania pt Globalny Barometr HR 2013, przeprowadzonego przez firmę michael page6 wśród ponad 4300 szefów hr z całego świata, dowodzą, iż stosowa‑
nie nowoczesnych narzędzi informatycznych we wszystkich aspektach zarządzania zasobami ludzkimi jest kluczem do sukcesu menedżer firmy michael page podkreśla, że: „działy personalne stają się centrami wiedzy, które tworzą wartość dodaną, łącząc ludzi z celami firmy systemy informatyczne są kluczowym elementem tej zmiany, ponieważ dostarczają ogromną liczbę danych potrzebnych do wyciągania pomocnych wniosków dzięki tym narzędziom, liderzy działów hr mogą się skoncentrować na strategicznych potrzebach firmy: zarządzaniu zmianą, tworzeniu prognoz dotyczących zapotrzebowania w zakresie zasobów ludzkich oraz pilnowaniu, aby firma i kierow‑
nicy wyższego szczebla byli na tyle elastyczni, by dostosować się do zmieniających się warunków pracy”7
szczególnie popularne są systemy ułatwiające administrowanie sprawami kadrowo ‑płacowymi, rekrutacją i ocenianiem, co potwierdzają wyniki badań Według Globalnego Barometru HR 2013 w polsce 98 % szefów działów personalnych (95 % na świecie) korzysta z systemów kadrowo ‑płacowych, a ponad 70 % przedsiębiorstw (ok 60 % na świecie) wykorzystuje oprogramowanie do rekrutacji pracowników i oceny ich wyników pracy8
z badania przeprowadzonego przez millward brown smg/krc poland9 wynika, że: „prawie co czwarty hr‑owiec korzysta z jakiegoś systemu wspierania rekrutacji (tzw ats) spośród ponad 500 hr‑owców rekrutujących przez internet, z różnego
4 zob e babbie, Badania społeczne w praktyce, op cit , s 267–307
5 zob s nowak, Metodologia badań społecznych, Wydawnictwo naukowe pWn, Warszawa 2007, s 58–61
6 http://www michaelpage pl/index html, 13 01 2014
7 Nowe oblicza HR – Globalny Barometr HR 2013, 10 07 2013, http://www hrtrendy pl/2013/07/10/
nowe ‑oblicza‑hr‑globalny ‑barometr‑hr‑2013‑wyniki/, 13 01 2014
8 ibidem
9 Co czwarty HR‑owiec korzysta z ATS, http://hrstandard pl/2011/04/15/co‑czwarty‑hr‑owiec‑
‑korzysa‑z‑ats/, 13 01 2014
rodzaju ats‑ów korzysta 17 % małych firm (zatrudniających od 10 do 50 pracow‑
ników, 21% średnich przedsiębiorstw (51–250 pracowników) i prawie co 3 duża firma (ponad 250 zatrudnionych) najczęściej wykorzystywanym systemem jest erecruiter – stosuje go prawie co drugi badany (46 %), deklarujący korzystanie z systemu ats”10 ats‑y umożliwiają przygotowanie i publikację ogłoszeń rekruta‑
cyjnych w internecie, na firmowych stronach www oraz w internetowych serwisach rekrutacyjnych ułatwiają także gromadzenie aplikacji kandydatów i tworzenie wewnętrznych bazy kandydatów
systemy oceniania ułatwiają administrowanie procesem oceny pracowniczej od momentu jej przygotowania (odwzorowanie struktury zatrudnienia, opisanie kryteriów oceny i ich grupowanie, projektowanie skali ocen, ocena próbna) poprzez wdrażanie (wersja demonstracyjna, instrukcja, dostęp do administratorów i konsul‑
tantów) i przeprowadzenie oceny, po generowanie raportów oraz monitorowanie całego procesu11
przykładem zaawansowanego systemu informatycznego jest koma ehr12, pozwa‑
lający na kompleksową obsługę całości zagadnień kadrowo ‑płacowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi i szczególnymi wymogami organizacji jego moduły wspomagają m in planowanie potrzeb personalnych, proces rekrutacji, zarządzanie kompetencjami, zarządzanie kwalifikacjami, zarządzanie szkoleniami, oceny okresowe pracowników, definiowanie opisów kompetencyjnych stanowisk zarządzanie zasobami ludzkimi wspomagają również systemy: 4 system, comarch, unit4 teta
W praktyce jest stosowane oprogramowanie pozwalające na kontrolę pracowni‑
ków13, np wykorzystania przez nich komputerów i internetu, telefonów służbowych, samochodów służbowych (przebyta trasa, prędkość, samowolne zmiany trasy i opusz‑
czanie niektórych miejsc, przekraczanie prędkości, wykorzystywanie samochodów w celach prywatnych, kradzieże paliwa) aplikacje wspomagają także ewidencjo‑
nowanie czasu pracy, rozliczanie i raportowanie, przemieszczanie się pracowników w czasie pracy i w miejscu pracy do takich systemów służących kontrolowaniu efektywności pracowników można zaliczyć np eim (employee internet manage‑
ment), proxy inspector, statlook, cyclope employee monitoring czy corp guard nową technologią kontroli jest biometria, czyli automatyczne rozpoznawanie ludzi dzięki wykorzystaniu takich ich indywidualnych cech, jak odciski palców, tęczówka oka, głos, kształt dłoni W polskich warunkach systemy biometryczne są instalowane przede wszystkim w dużych firmach, szpitalach i instytucjach państwowych
10 ibidem
11 j zając, Technologie informacyjne , op cit , s 51–56
12 http://www assecobs pl/resources/safo/katalog_koma_ehr pdf, 13 01 2014
13 j zając, Technologie informacyjne , op cit , s 62–64
Joanna Cewińska
152
We współczesnych organizacjach są także wykorzystywane technologie infor‑
macyjne i komunikacyjne, z internetem na czele narzędzie to stało się już niemal naturalnym środowiskiem pracy ze względu na usługi, które oferuje m in poczta elektroniczna, dyskusja internetowa, komunikator internetowy, rozmowy tekstowe prowadzone w czasie rzeczywistym, telefonia internetowa, radio internetowe, telewizja internetowa, telekonferencje, faks, gry on‑line, z internetu coraz częściej korzystają działy zarządzania zasobami ludzkimi
internet wspiera niemal wszystkie funkcje zarządzania personelem, w tym realiza‑
cję procesów rekrutacji i selekcji, adaptacji, oceniania, szkolenia, komunikację14 realizując funkcję rekrutacji i selekcji, pracodawcy wykorzystują internet do umieszczania w nim ogłoszeń z ofertami pracy korzystają także z własnych kanałów do informowania kandydatów (np kanały firmowe na youtube, blogi firmowe) oraz portali społecznościowych prowadzą rozmowy kwalifikacyjne (przez skype`a), pro‑
ponują rozwiązywanie testów on‑line, sprawdzają informacje o kandydatach w sieci15 zatrudniający, wprowadzając pracowników do nowego środowiska, wspierają się spacerami wirtualnymi po firmach, poradnikami adaptacyjnymi on‑line, tworzą strony powitalne dla nowo zatrudnionych oraz wykorzystują wystandaryzowane narzędzia wspierające kierownictwo i ułatwiające porównywalność przebiegu procesu, tzw programy onbordingowe16
internet znajduje zastosowanie w szkoleniu pracowników narzędziem wykorzy‑
stywanym w tym obszarze jest e‑learning Według m hyli: „e‑learning to różnorodne działania rozwojowe prowadzone ze wsparciem nowoczesnych technologii teleinfor‑
matycznych są to więc nie tylko e‑szkolenia podane przez tzw platformę e‑learnin‑
gową e‑learning to również webinary, webcasty, webkonferencje google, środowisko wiki, ted, youtube, flickr, rss, blogi, fora dyskusyjne, symulacje i gry”17
jednym z popularniejszych narzędzi e‑learningu są platformy edukacyjne duże przedsiębiorstwa korzystają głównie z własnych platform wewnątrzkorporacyjnych, które są zintegrowane z informatycznymi systemami hr18 ich funkcjonalność pozwala na: umieszczanie w internecie materiałów edukacyjnych, organizowanie czatów, kierowanie forami dyskusyjnymi, korzystanie z poczty elektronicznej, kontrolę wiedzy i aktywności użytkowników, automatyzację sprawdzania testów19
14 ibidem, s 7
15 j cewińska, k Wojtaszczyk, Realne zarządzanie zasobami ludzkimi w wirtualnym świecie, w: Historia i perspektywy nauk o zarządzaniu, red b mikuła, fundacja uniwersytetu ekonomicznego w krakowie, kraków 2012, s 247–258
16 ibidem
17 zob p berłowski, E‑learning jako sposób zwiększania kompetencji pracowników, http://www hrweb pl/wp‑content/uploads/2010/04/hrweb_e_learning ‑jako‑sposob ‑zwiekszania ‑kompetencji‑
‑pracownikow pdf, 13 01 2014
18 b mejssner, E‑learning obniża koszty kształcenia pracowników, 2008, http://www rp pl/artyku‑
l/69265,197862_e_learning_obniza_koszty_ksztalcenia_pracownikow_html, 29 01 2009
19 b gocłowska, z łojewski, Platformy edukacyjne. Administrowanie i zarządzanie, umcs, lublin 2008, s 25
coraz częściej nauczanie na odległość jest oparte na mobilnych technologiach edukacyjnych W szkoleniu można uczestniczyć, korzystając z komputera przeno‑
śnego, palmtopa, ipoda, psp czy odtwarzacza mp3
Współczesne uczenie się w internecie zmierza w kierunku jeszcze większej indywidualizacji, którą cechuje brak sformalizowania i dzielenie się wiedzą mówi się o ewolucji od e‑learningu do we‑learningu20 We‑learning jest oparty na modelu komunikacji p2p (peer‑to‑peer, czyli „równy z równym”), co sprawia, iż brak jest tu tradycyjnego podziału na uczniów i uczących każdy może zostać ekspertem w zależności od poruszanego w dyskusji tematu, to grupa decyduje, w jakim kierunku potoczy się dyskusja, a szkolenie trwa praktycznie nieprzerwanie21
popularność zyskują projekty szkoleniowe w świecie wirtualnym, np second life stworzony i udostępniony w 2003 r przez firmę linden lab22
internet wspiera budowanie wizerunku pracodawcy, procesy zarządzania talen‑
tami, planowanie sukcesji czy badania opinii pracowników niektórzy już stosują narzędzia do zarządzania kadrami w modelu cloud ‑computing „choć na polskim rynku te rozwiązania są jeszcze nowością, to należy się spodziewać, że szybko zyskają grono użytkowników wśród firm coraz więcej organizacji decyduje się także na wdrożenie samoobsługi pracowniczej i menedżerskiej, również w wersji na urządze‑
nia mobilne możliwość złożenia wniosku urlopowego za pośrednictwem smartfonu lub tabletu czy bieżący wgląd w informacje o planowanych szkoleniach przyspiesza obieg informacji w całej firmie, odciąża pracowników działu personalnego i ogranicza papierowy obieg dokumentów coraz więcej organizacji zdaje sobie sprawę, że elek‑
tronizacja czasu pracy, digitalizacja teczek osobowych pracowników czy rozliczanie deklaracji podatkowych przez internet to rozwiązania skuteczne i oszczędne”23