( Prezes: (58)346-32-22, centrala: (58)301-86-45, fax: (58)346-25 -15
* gdansk@rio.gov.pl
Gdańsk, dnia 14 czerwca 2007r. WK. 0804/K/47/ ... /2007
Pani
Jolanta Bogusławska Dyrektor
Kościerskiego Domu Kultury im. Józefa Wybickiego
w Kościerzynie
Sprawa : Wystąpienie pokontrolne.
Wydział Kontroli Gospodarki Finansowej Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku przeprowadził w okresie od dnia 29 marca 2007 roku do dnia 25 kwietnia 2007 roku, na podstawie art. 1 ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 roku Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) oraz § 4 ust.2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 roku w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium i trybu postępowania (Dz. U. Nr 167, poz. 1747) kontrolę problemową Kościerskiego Domu Kultury im. Józefa Wybickiego w Kościerzynie.
Wyniki kontroli zostały ujęte w protokole podpisanym przez obie strony w dniu 25 kwietnia 2007 roku, którego jeden egzemplarz pozostawiono Pani Dyrektor.
Celem kontroli, obejmującej lata 2005 – 2006, było sprawdzenie prawidłowości wykonywania przez kierownika jednostki zadań w zakresie gospodarki finansowej oraz zamówień publicznych, zgodnie z postanowieniami art. 5 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Z dokonanych ustaleń kontroli wynika, że w kierowanej przez Panią jednostce znaczna część zadań wykonywana była niewłaściwie, z naruszeniem przepisów zawartych w aktach prawnych regulujących zasady gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych.
Do najistotniejszych nieprawidłowości i uchybień stwierdzonych podczas badania zagadnień będących przedmiotem kontroli należy zaliczyć:
1) prowadzenie ksiąg rachunkowych z rażącym naruszeniem postanowień ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.
U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), poprzez:
• zaniechanie prowadzenia ksiąg rachunkowych w latach 2005 – 2006 (księgi zostały sporządzone dopiero na wniosek inspektorów kontroli w dniu 23 kwietnia 2007r.), czym naruszono art. 12 ust. 1 pkt 1, ust. 2 pkt 1 i ust. 4, art. 13 ust. 1 art. 14 ust. 1 i 2 i art. 15 ust.
1 i 2 ww. ustawy – (str. 8-9 protokołu).
Zgodnie z przywołanymi przepisami ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe otwiera się na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym, zamyka się je natomiast, m.in. na dzień kończący rok obrotowy. Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.
Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald ksiąg księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych oraz wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły.
Stosownie natomiast do treści art. 15 ust. 1 i 2 ustawy konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach tych obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku
zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej,
• niesporządzanie zestawień ksiąg księgi głównej na żaden wymagany ustawowo termin, czym naruszono art. 18 ust. 1 w związku z art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy – (str. 9 protokołu).
Zgodnie z przywołanymi przepisami na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze nie rzadziej niż na koniec miesiąca, a za rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym,
• brak dekretacji dowodów księgowych z 2005r. poprzez stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodów księgowych do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, czym naruszono przepis art. 21 ust. 1 pkt 6 ww. ustawy o rachunkowości – (str. 9 protokołu).
Stosownie do przywołanego przepisu dowód księgowy winien zawierać, między innymi, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania,
• dokonywanie wypłat gotówki z kasy na podstawie dowodów źródłowych (faktur, umów – zleceń), bez dokumentowania daty wypłaty
i potwierdzenia odbioru gotówki przez zleceniodawców, co jest niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 1 i 4 ww. ustawy o rachunkowości oraz art. 44 ust. 1 w zw. z art. 47 ustawy z 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005r. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm., poprzednio: art.28a ust. 1 w zw. z art. 35a obowiązującej w 2005r.
ustawy z 1998r. o finansach publicznych) – (str. 12 protokołu).
Stosownie do przywołanego przepisu ustawy o rachunkowości zapis księgowy powinien zawierać co najmniej:
datę dokonania operacji gospodarczej oraz kwotę i datę zapisu.
Zgodnie z ww. przepisami ustawy o finansach publicznych
kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany do odpowiedniego zorganizowania systemu kontroli wewnętrznej w swojej jednostce i zapewnienia w jednostce właściwych standardów kontroli finansowej. W myśl standardów kontroli określonych w komunikatach Ministra Finansów w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych z dnia 30 stycznia 2003 roku i 30 czerwca 2006r. (Dz. Urz. Min. Fin. z 2003r., Nr 3, poz. 13 oraz Dz. Urz.
Min. Fin. z 2006r. Nr 7 poz. 58) „wszystkie operacje finansowe i gospodarcze, a także inne znaczące zdarzenia są rzetelnie dokumentowane. Dokumentacja jest pełna oraz umożliwia prześledzenie każdej operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu.”,
• poprawianie błędnych zapisów w księgach rachunkowych niezgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości – (str. 9 protokołu).
Stosownie do przywołanego przepisu stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca;
2) przeprowadzenie w dniach od 3 lutego do 19 marca 2003r. ostatniej inwentaryzacji majątku – w drodze spisu z natury – z naruszeniem postanowień art. 26 ust. 3 pkt 1 i 3 i art. 27 ust. 1 i 2 przywołanej wcześniej ustawy o rachunkowości, poprzez:
• naruszenie określonych w ustawie terminów, w których inwentaryzacja winna być przeprowadzona – (str. 10 protokołu).
Zgodnie z przywołanym przepisem termin i częstotliwość inwentaryzacji, określone w ust. 1 (tj. na ostatni dzień każdego roku obrotowego), uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:
- składników aktywów rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego droga spisu z natury lub potwierdzenia salda, jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg
rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym,
- środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym – przeprowadzono raz w ciągu 4 lat;
• nierozliczenie ujawnionych w trakcie inwentaryzacji różnic w księgach roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji, czym naruszono art. 27 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości – (str. 11 protokołu).
Stosownie do przywołanego przepisu przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji;
3) nieprowadzenie czynności windykacyjnych w stosunku do najemców uchylających się od obowiązku terminowego uiszczania należności oraz niedochodzenie należnych odsetek za zwłokę w przypadkach regulowania tych należności z opóźnieniem – (str. 18 protokołu).
Jednostki sektora finansów publicznych nie mogą dowolnie dysponować przydzielonymi im przychodami, a w szczególności rezygnować z przydzielonych im w drodze ustawy źródeł przychodu, ponieważ w ten sposób, bez uzasadnionej przyczyny, zmniejszają swoje potencjalne możliwości realizacji postawionych przed nimi zadań.
Zgodnie z art.28 ust. 2 ustawy z 1991r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity: Dz. U. z 2001r. Nr 13, poz. 123 z późn. zm.) przychodami instytucji kultury są, między innymi, wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych. W myśl art. 353 § 1 kodeksu cywilnego zobowiązanie polega na tym, że wierzyciel (w przypadku czynszu z umów najmu wynajmujący, zaś umów dzierżawy – wydzierżawiający) może żądać od dłużnika (najemcy, dzierżawcy) świadczenia, a dłużnik powinien świadczenie spełnić. Stosownie do art. 481 § 1 kc jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi;
4) odprowadzanie w latach 2005 – 2006 składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy z naruszeniem terminu określonego w art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 października 1998r.
o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. Nr 137, poz. 887 z późn.
zm.), art. 87 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2004r. Nr 210, poz. 2135 z późn.
zm.) oraz art. 30 ust. 2 ustawy z 2006r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (Dz. U. z 2006r.
Nr 158, poz. 1121) (poprzednio: ustawy z dnia 29 grudnia 1993 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy - Dz. U. z 2002 r. Nr 9, poz. 85 z e zm.) – opóźnienia wynosiły do 60 dni – (str. 23 protokołu).
Zgodnie z przywołanym przepisem składki te winny być odprowadzane w terminie do 15 dnia następnego miesiąca, w którym wypłacono wynagrodzenia.
Podając powyższe do wiadomości Pani Dyrektor, działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 roku Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) proszę o spowodowanie usunięcia przedstawionych nieprawidłowości i uchybień, poprzez podjęcie następujących działań:
1. Prowadzić księgi rachunkowych zgodnie z wymogami ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości, tj. w sposób rzetelny, bezbłędny sprawdzalny i na bieżąco.
2. Przeprowadzać inwentaryzację środków trwałych zgodnie z ustawą o rachunkowości i własnymi unormowaniami wewnętrznymi.
3. Kontrolować terminowość wnoszenia przez najemców opłat czynszowych, a w przypadku nieterminowych wpłat naliczać odsetki za zwłokę.
4. Odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy w ustawowo określonych terminach.
Proszę również o wyeliminowanie wszystkich pozostałych uchybień i nieprawidłowości wyszczególnionych w protokole kontroli.
Informację o realizacji wniosków pokontrolnych proszę przedłożyć Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Gdańsku w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia.
Wykonanie powyższych zaleceń może być objęte kontrolą sprawdzającą, zgodnie z art. 7a ust. 4 ustawy z dnia 7 października 1992r.
o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001r.
Nr 55, poz. 577 z późn. zm.)
Do wniosków zawartych w powyższym wystąpieniu przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń, w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku za pośrednictwem Prezesa tutejszej Izby zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 przywołanej wcześniej ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Do wiadomości:
1. Burmistrz Miasta Kościerzyna
