zastosowania
w gospodarce
technice
i nauce
Tadeusz Peche
S P IS TREŚC I
„System y ewidencyjne”
M arian Polski — „System ewidencji i kontroli wyrobów gotowych (tkanin) na maszynie cyfrow ej IBM 1440” ...
Stanisław Mrozik i M arian Szańca — „Elektronika i moda — IBM 1440 w gospodarce m ateriałow ej Zakładów Przemysłu Odzie
żowego CORA” ... 1...
Tadeusz Zaborowski — „Automatyzacja przetwarzania danych w Mazowieckich Zakładach R afineryjnych i Petrochemicznych w Płocku” ...
D Y S K U S JE
Ryszard Łukaszewicz — „Uwagi dotyczące tworzenia i definiowa
nia pojęć na tle problematyki EPD w dziedzinie zarządzania”
WIADOMOŚCI P K A PI Z K R A JU i ze ŚW IATA
R O Z STR Z Y G N IĘ C IE K O N KU RSU na N A JL E P S Z E CZASOPISM O WCT NOT w roku 1968
1
5
13
20
20
W YD AW N ICTW A C Z A S O P IS M T E C H N IC Z N Y C H
NOT Warszawa Czackiego 3/5
K O L E G I U M R E D A K C Y J N E
R e d a k t o r n a c z e l n y p r o f . d r L e o n Ł U K A S Z E W I C Z
M g r in ż . J a c e k K A R P I Ń S K I , W ła d y s ła w K L E P A C Z , d r A n to n i M A Z U R K I E W I C Z , in ż . D o ro ta P R A W D Z I C (z a s t. r e d a k t o r a n a c z e ln e g o , d r in ż . A n d r z e j T A R G O W S K I (z a s t. r e d a k t o r a
n a c z e ln e g o )
S e k r e t a r z R e d a k c ji m g r W a n d a K A C E R R e d a k t o r t e c h n i c z n y A l i c ja B I L R A D A P R O G R A M O W A
P r o f . d r in ż . J e r z y B r o m i r s k i ( p r z e w o d n ic z ą c y ), m g r in ż . J a n B u r s c h e , d o c . S t e f a n C z a rn e c k i, m g r M ic h a ł D o ro s z e w ic z , m g r A d a m B . E m p a c h e r ( s e k r e t a r z ) , m g r in ż . B o le s ła w G lik s m a n , m g r in ż . J ó z e f K n y s z , m g r in ż . L u d w ik M e b e l, d o c . d r T a d e u s z P e c h e , in ż . Z d z is ła w P u z d r a - k ie w ic z , d o c . m g r in ż . J ó z e f T h i e r r y ( w i c e p r z e w o d n i c z ą c y ) , d r T a d e u s z W a l c z a k , m g r S te f a n
W o j c i e c h o w s k i , d r in ż . H e n r y k W o ż n ia c k i, m g r in ż . J a n Z . Ż y d o w o R e d a k c j a : W a r s z a w a , u l. E m ilii P l a t e r 20 m . 15, t e l . 21-13-91. Z a s t ę p c a r e d a k t o r a n a c z e ln e g o t e l . 28-37-29
Z a k ł a d K o l p o r t a ż u W C T N O T , W a r s z a w a , u l. M a z o w ie c k a 12
Z a k ł. G r a f . , .T a m k a ” . Z. 2. Z a m . 302. P a p i e r p o w le k a n y V k l. 80 g . A - l . O b j. 3 a r k . d r u k . N a k ła d 2300. P -9 8
C e n a e g z e m p la r z a zł 8 .— P r e n u m e r a t a r o c z n a z ł 96.—
j n t
W f r l e a
matematyczne
z a sto s o w a n ia w g o s p o d a rc e , te c h n ic e i n a u c e
Nr 6
M I E S I Ę C Z N I K
1 9 6 9
R O K V
C z e r w i e c
O r g a n P e ł n o m o c n i k a R z g d u do S p r a w E l e k t r o n i c z n e j T e c h n i k i O b l i c z e n i o w e j i N a c z e l n e j O r g a n i z a c j i T e c h n i c z n e j
TADEUSZ PECHE
S z k o ła G łó w n a P la n o w a n ia i S t a t y s t y k i W a r s z a w a
657.011.54/.56
SYSTEMY EWIDENCYJNE
Autor podaje kryteria klasyfikacji systemów ewidencyjnych i analizuje trzy ro
dzaje tych systemów: rachunkowość statystyka gospodarcza oraz ewidencja opera
tywna. Omawia problemy wykorzystania nowych środków elektronicznej techniki obliczeniowej w systemach ewidencyjnych i problemy rekonstrukcji tych systemów, prowadzącej do tworzenia wielkich zintegrowanych systemów zarządczych. Na przykładzie rachunkowości — autor rozważa zagadnienia integracji poziomej, do
tyczącej różnych zakresów merytorycznych na tych samych szczeblach zarządzania, jak również integracji pionowej, zmierzającej do utworzenia w gospodarce narodo
wej jednolitego systemu ewidencji gospodarczej.
1. Obieg informacji w zarządzaniu i ich przetwarzanie Przyjęło się na ogół przedstawiać obieg informacji w zarządzaniu procesami gospodarczymi w postaci swe
go rodzaju pętli, jak na rys. 1.
Jak wynika z rysunku, na całokształt przetwarzania danych w zarządzaniu składają się trzy elementy:
a) tzw. ewidencja rozpoczynająca się z chwilą doko
nania pomiaru stanów faktycznych, charakteryzują
cych przebieg procesów, którymi się zarządza, a koń
cząca się informacjami zagregowanymi i syntetyczny
mi, służącymi jako parametry podejmowania decyzji zarządczych;
b) podjęcie decyzji co do dalszej realizacji procesów, którymi się zarządza w oparciu o parametry dostar
czone przez ewidencję, nieuwidocznione na rysunku
R y s . 1. O b ieg i n f o r m a c j i w z a r z ą d z a n iu
polecenia, pochodzące z zewnątrz (z wyższych szczebli zarządzania), a także ewentualnie — pewne stałe re
guły postępowania;
c) szczegółowe opracowanie podjętych decyzji w po
staci planów zagadnieniowych i odcinkowych, planów operatywnych oraz ewentualnego wydania poleceń wykonawczych, rozpoczynających wdrażanie podję
tych decyzji.
Jeżeli przez termin „system przetwarzania danych"
rozumiemy jednoznacznie uporządkowany ciąg ele
mentarnych czynności pi-zetwarzania danych (obli
czeń, zapisów itd.), związany z wykonaniem określo
nych zadań informacyjno-zarządczych, to w opisanym tu obiegu informacji wykształciły się historycznie ja
ko pierwsze systemy ewidencyjne, skoncentrowane na przetwarzaniu danych rejestrujących procesy i stany rzeczywiste.
Uporządkowane systemy planistyczno-rozkazodawcze pojawiły się dopiero wtedy, gdy proces produkcji z rzemieślniczego stał się fabryczny i wielkofabryczny, na skalę zaś przekraczającą pojedyncze przedsiębior
stwo — dopiero współcześnie w wieku X X , przede wszystkim w krajach socjalistycznych.
Wreszcie utworzenie systemów podejmowania decyzji jest jeszcze i dziś sprawą otwartą: polega ono z wy
jątkiem dość częstych zresztą przypadków, gdzie pro
ste reguły postępowania są wystarczające, na budo
wie skomplikowanych matematycznych modeli opty
malizacyjnych. Przeprowadzenie postępowania opty
malizacyjnego wymaga z reguły zastosowania elek
tronicznej techniki obliczeniowej, podczas gdy syste
my cząstkowe, ewidencyjne i planistyczne mogą funk
cjonować i funkcjonują nawet w „ręcznej” technice przetwarzania danych; są zaś na ogół zupełnie spraw
ne i zadowalające przy oparciu ich o tradycyjne środ
ki mechanicznej techniki obliczeniowej.
Stanowi to dostateczną rację, aby zrozumieć, dlaczego w pełni zautomatyzowane systemy zarządcze są ciągle jeszcze, w szczególności w warunkach krajów o niż
szej kulturze organizacyjnej i słabszym rozwoju wy
posażenia w elektroniczne maszyny cyfrowe, trudnym i niezmiernie kosztownym przedsięwzięciem, którego realizacja na szerszą skalę możliwa będzie dopiero w bliższej lub dalszej przyszłości.
2. Powstanie i rozwój systemów ewidencyjnych Każdy system przetwarzania danych, tak ewidencyj
ny, jak i planistyczno-rozkazodawczy, bądź też — pa
trząc w przyszłość — pełny system zarządczy, może być sklasyfikowany na podstawie dwóch zasadniczych kryteriów:
a) zakresu merytorycznego, określającego rodzaj i cha
rakter przetwarzanych informacji,
b) szczebla organizacyjnego w strukturze zarządza
nia, którego dany system dotyczy.
Odnosi się to również i do systemów ewidencyjnych, które są przedmiotem niniejszego artykułu. Będzie wygodnie omówić ich rozwój, biorąc pod uwagę te właśnie dwa kryteria, które, oczywiście, dostarczają wielu szczegółowych możliwości klasyfikacyjnych i mogą być podstawą licznych rozróżnień.
Wystarczy jednak — z uwagi na rzeczywisty prze
bieg rozwoju systemów ewidencyjnych — uwzględnić w ramach kaidego z wymienionych kryteriów po dwie możliwości:
a) ewidencji dochodu i zmian majątku, wyrażalnych w wartościach pieniężnych oraz ewidencji jakichkol
wiek innych zdarzeń związanych z procesami zarzą
dzanymi — w odniesieniu do kryterium zakresu me
rytorycznego,
b) ewidencji mikroekonomicznej, obejmującej szczeble zarządzania do przedsiębiorstwa włącznie i ewidencji makroekonomicznej, dotyczącej szczebli powyżej przedsiębiorstwa, w szczególności zaś gospodarki na
rodowej jako całości w odniesieniu do drugiego przy
jętego kryterium.
Stwarza to siatkę możliwości sklasyfikowania syste
mów ewidencyjnych przedstawioną na rys. 2.
Historycznie rzecz biorąc, najdawniej wykształconym systemem ewidencyjnym jest rachunkowość, która zgodnie z przyjętą dziś powszechnie definicją obej
muje księgowość, rachunek kosztów i sprawozdaw
czość finansową — zawsze w odniesieniu do skali mikroekonomicznej, tj. w przedsiębiorstwach lub tzw.
jednostkach samodzielnie bilansujących (na wewnę
trznym rozrachunku gospodarczym). Zakres meryto
ryczny rachunkowości pokrywa się w pełni z pierw
szą z wyróżnionych możliwości, tj. ewidencją docho
du i zmian majątkowych w wartościach pieniężnych (jakkolwiek musi ona wiązać się z pierwotną ewi
dencją ilościową takich zdarzeń, jak np. przychody i rozchody dóbr materialnych, wyceniane następnie pieniężnie dla określenia ich wpływu na dochód i ma
jątek).
Pozwala to na charakterystykę graficzną rachunko
wości jako systemu ewidencyjnego (patrz rys. 3).
Drugim systemem ewidencyjnym, jaki ukształtował się w zakresie ewidencji gospodarczej i nie tylko zresztą gospodarczej — jest statystyka. Ograniczając
Szczeble zarządzania
lakres merytoryczny Dochód iimany
majątku (w wartościach pienieinych)
Pozostały ¿akres ewidencji
Makro-
M ikro-
się do sfery zarządzania gospodarką, możemy mówić zatem o statystyce gospodarczej.
Niezbędne jest tu jednak pewne zasadnicze wyjaśnie
nie. Współcześnie mówiąc o statystyce, ma się za
zwyczaj na myśli zastosowanie — w jakiejkolwiek dziedzinie — metod reprezentacyjnych opartych na rachunku prawdopodobieństwa. W tym sensie staty
styka nie jest systemem ewidencyjnym, a mającą ogólne zastosowanie metodą liczbowego szacowania określonych zjawisk.
Statystyka zaś gospodarcza, o której mowa w niniej
szym artykule, jest systemem zbierania, porządkowa
nia i syntetycznego przedstawiania danych charakte
ryzujących różne zdarzenia i procesy gospodarcze w
Szczeble zarządzania
Zakres merytoryczny Dochód i zmiany
majątku (w wartościach
pieniężnych)
Pozostały zakres ewidencji Makro -
Mikro - i
|
R y s . 3. R a c h u n k o w o ś ć j a k o s y s te m e w id e n c y jn y
skali gospodarki narodowej jako całości. System ten, reprezentowany w Polsce instytucjonalnie przez GUS, opiera się o spisy i ankiety oraz stałą bieżącą spra
wozdawczość, nadsyłaną przez poszczególne podmioty gospodarcze; nie korzysta on, jak dotąd lub też ko
rzysta jedynie w minimalnym stopniu z metod repre
zentacyjnych. Jego zakres merytoryczny i szczebel zarządzania, z którym jest związany, pozwalają scha
rakteryzować go w przyjętej formie graficznej, jak na rys. 4.
Szczeble zarządzania
Zakres merytoryczny Dochód i zmiany ma
jątku (w wartościach pieniężnych)
Pozostoty zakres ewidencji
Makro-
< ■ / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / , ' / / / / / A, Mikro-
R y s . 4. S t a t y s t y k a g o s p o d a r c z a j a k o s y s t e m e w i d e n c y jn y
Możemy wreszcie mówić o pozostałych, innych niż rachunkowość i statystyka systemach ewidencyjnych.
Obejmuje się je najczęściej nazwą ewidencji opera
tywnej, jednak sugestia tej nazwy jest o tyle myląca, że nie chodzi tu o system jednolity, a o liczne zupeł
nie od siebie niezależne systemy ewidencyjne, orga
nizowane w konkretnych okolicznościach. Systemy te funkcjonują zawsze w skali mikroekonomicznej, tj.
w przedsiębiorstwach, zakładach, wydziałach itd. Nie mają. one żadnych wspólnych podstaw teoretycznych,
Szczeble zarządzania
Zakres mi Dochód i zmlany~~
majątku ( w wartościach
pieniężnych)
rytoryczny Pozostały
zakres ewidencji
Makro -
Mikro - z System ewidencji .
operatywnej
R y s . 2. P o d s t a w a k l a s y l i k a c j i s y s t e m ó w e w i d e n c y jn y c h R y s . 5. S y s t e m y e w i d e n c j i o p e r a t y w n e j
a uruchomienie ich uzasadniać można następującymi potrzebami ewidencyjnymi:
a) uzyskanie do celów zarządzania informacji innych, niż te, których może dostarczyć rachunkowość, b) uzyskanie do celów zarządzania informacji, zawar
tych wprawdzie w rachunkowości, ale np. w krót
szym terminie,
c) stworzenie podstaw do obowiązującej daną jed
nostkę gospodarczą sprawozdawczości statystycznej.
Biorąc pod uwagę kryteria zakresu merytorycznego i szczebla zarządzania, można ogół systemów ewidencji operatywnej sklasyfikować w przyjęty graficzny spo
sób, jak na rys. 5.
3. Rachunkowość jako system ewidencyjny
Rachunkowość jako system ewidencyjny zasługuje na szczególną uwagę, gdyż reprezentuje ona najdawniej uformowane i w pełni ustabilizowane zasady ewi
dencji. Są nimi:
a) oparcie każdego, najdrobniejszego nawet zapisu na dokumencie, posiadającym określone cechy formalne, wymagane przez przepisy prawne, na ogół bardzo zbliżone do siebie we wszystkich krajach; większość tych dokumentów można określić jako swego rodzaju protokóły zdawczo-odbiorcze, w których podpisy dwóch stron o sprzecznych zainteresowaniach osobi
stych (jedna strona — dająca, druga — biorąca) są gwarancją zgodności danych zadeklarowanych w do
kumentach z faktyczną wartością liczbową zdarzeń gospodarczych,
b) specyficzny sposób rejestracji danych i ich agre
gowania, wyróżniający się stosowaniem tzw. kont oraz zasady podwójnego zapisu.
Pierwsza z tych dwóch zasad, wsparta dodatkowo okresową weryfikacją stanów ewidencyjnych w po
staci inwentaryzacji stanów rzeczywistych powoduje, że pomiar zdarzeń gospodarczych ustalający dane pierwotne jako podstawę liczbową do dalszego prze
twarzania, jest w tym systemie dokładniejszy i pew
niejszy, niż w jakimkolwiek systemie ewidencyjnym.
Dlatego właśnie możliwe jest uznanie w postępowa
niu prawnym dowodu z ewidencji księgowej, np. w ustaleniu wartości przedmiotu sporu, nie do pomy
ślenia w odniesieniu do danych statystycznych lub pochodzących z jakiejkolwiek ewidencji operatywnej.
Wydaje się w związku z tym, że dokumentacyjna po
stać zbierania danych pierwotnych, wypracowana przez rachunkowość na długo jeszcze (a w pewnej mierze — być może i trwale) zostanie w przyszłości zachowana i zaadaptowana w systemach elektronicz
nych.
Z punktu widzenia aktualnych problemów organiza
cyjnych ważne jest natomiast prześwietlenie drugiej z wymienionych zasad ewidencyjnych. Istnieje co do niej wiele nieporozumień, które mają swe źródło w dwóch następujących okolicznościach:
Po pierwsze — prowadzenie kont obejmuje czynności zarówno rejestracyjne, związane z koniecznością za
ewidencjonowania danych napływających za pośred
nictwem dokumentów księgowych, jak i obliczenio
we, które zmierzają do zagregowania danych już za
rejestrowanych i okresowego przedstawienia ich w postaci syntetycznej. Technika rejestracji jest zmien
na w związku ze stałym postępem w dziedzinie środ
ków zapisu, zwłaszcza w epoce współczesnej, co po
woduje, że mamy do czynienia z coraz to nową po
stacią konta, jako urządzenia ewidencyjnego. Jeśli za
tem utożsamić konto z dwiema stronami (lewą i pra
wą) otwartej księgi głównej, która do mniej więcej I wojny światowej, a więc na przestrzeni ok. 500 lat
— była jedynym rozwiązaniem technicznym w tym zakresie, czy też rozumieć przez nie kartę kontową prowadzoną zapisem ręcznym lub maszynowym, co odpowiada przeciętnej współczesnej technice księ
gowej — łatwo wyciągnąć wniosek, że przy za
stosowaniu urządzeń pamięciowych, właściwych elek
tronicznej technice przetwarzania danych, rachunko
wość w ogóle przestaje istnieć.
Zapomina się przy tym jednak o czynnościach obli
czeniowych, polegających na sumowaniu dodatnich i ujemnych wartości liczbowych poszczególnych zdarzeń gospodarczych (np. wartości przychodów i rozchodów określonych materiałów) i ustalaniu tzw. sald okre
sowych tych zdarzeń (np. wariant stanu, tj. zapasu materiałów). Związana z tym zasada podwójnego za
pisu wymaga rejestracji każdego zdarzenia gospodar
czego na dwóch kontach, na jednym kwotą dodatnią, na drugim zaś — ujemną. Powoduje to w konsekwen
cji, że ogólna suma wszystkich rejestracji na wszyst
kich kontach jest zawsze z konieczności równa zeru, co tradycja rachunkowości ujmuje jako równowagę zapisów dodatnich (debetowych) i ujemnych (kredy
towych) [1],
Ten mechanizm zapisu, poza swym znaczeniem kon
trolnym (jest on w istocie równoznaczny z tzw. kon
trolą zerową), jest związany z podwójnym, rzeczo
wym i finansowym charakterem zdarzeń gospodar
czych, właściwym dla wszelkich form gospodarowa
nia, które posługują się pieniądzem. Wykracza on za
tem znacznie poza problemy techniki rejestracji i nie może być zniesiony w swej istocie obliczeniowej tylko dlatego, że zastosowano do przetwarzania danych elek
troniczną technikę obliczeniową.
Po wtóre trzeba pamiętać, że rachunkowość ukształ
towała się znacznie dawniej, niż nauki ekonomiczne i wykształciła własny odrębny system pojęciowy, sto
sowany do dziś na całym świecie (debet, credit, ak
tywa, pasywa itd.) [2],
Jeśli dodać do tego niezbyt szczęśliwą interpretację algebraiczną zapisów debetowych i kredytowych, ja
ka jest na ogół stosowana, mamy pełny obraz her
metycznego i nie dającego się przetłumaczyć na język powszechnie zrozumiały systemu pojęciowego. Jest to obraz pozorny, ale odgrywa on poważną rolę w trud
nościach związanych z adaptacją rachunkowości w ramach zastosowań elektronicznej techniki obliczenio
wej.
Ujawnia się tutaj, i to nie tylko w Polsce, tendencja do całkowitego przekreślenia rachunkowości jako sy
stemu ewidencyjnego i zastąpienia jej dorobku me
todycznego konstruowanymi ad hoc programami ewi
dencyjnymi [3], Wymagania rachunkowości, notabene z reguły uporządkowane w postaci obowiązujących przepisów prawnych [4], traktowane są wtedy jako ni
czym nieuzasadnione wymysły zrutynizowanych bu
chalterów. Jest to oczywiście stanowisko skrajne i, jak wynika z powyższych uwag, całkowicie niesłusz
ne.
Z drugiej^ strony jednak taką samą skrajnością było
by uznanie, że nic się nie zmienia w rachunkowości w związku z zastosowaniem elektronicznej techniki obliczeniowej, a elektroniczna maszyna cyfrowa ma po prostu spełniać funkcję gigantycznych i bardzo szybko pracujących liczydeł. Ten ostatni stan rzeczy może być z przyczyn oczywistych akceptowany jedy
nie jako faza rozruchowa.
Pozostaje zatem zastanowić się nad przyszłością ra
chunkowości w epoce elektroniki, ogólniej zaś — przyjmując rachunkowość jako oś rozważań — nad zadaniami w zakresie adaptacji systemów ewidencyj
nych do nowych warunków zarządzania.
4. Problemy integracji systemów ewidencyjnych 4.1. U w a g i o g ó l n e
Celem ostatecznym wszelkich rekonstrukcji są, oczy
wiście, wielkie zintegrowane systemy zarządcze, obej
mujące w skali określonych szczebli zarządzania ca
łość ewidencji i planowania z automatycznym podej
mowaniem decyzji włącznie. Skoro jednak, jak już o wspomniano na wstępie, są one celem w dalekiej bardzo perspektywie — powstaje kwestia, jakimi dro
gami przybliżać się do nich, mając za punkt wyjścia
tradycyjnie funkcjonujące systemy ewidencyjne. Ist
nieje tu kilka odrębnych problemów, które należy omówić w kolejności.
4.2. R a c h u n k o w o ś ć a e w i d e n c j a o p e r a t y w n a
Rachunkowość rozpada się organizacyjnie w praktyce na wydzielone człony takie, jak księgowość ilościo- wo-wartościowa materiałów i towarów, rachuba płac itp., połączone w syntetycznym układzie regułą po
dwójnego zapisu. Każdy z tych członów posiada ja
kiś odpowiednik w zakresie ewidencji operatywnej, uformowany z przyczyn, które wymieniono w pkt. 2.
Należy pamiętać, że funkcje kontrolne wykonywane przez rachunkowość czynią z niej nieco ciężki aparat, który w małym stopniu jest związany z potrzebami bieżącego zarządzania, więcej natomiast — z ustala
niem zysku, jego podziałem i kontrolą majątku. W tym sensie rachunkowość, w rozumieniu rozwiązań przyjętych w Polsce, jest odpowiednikiem amerykań
skiej rachunkowości podatkowej. Jednak w Stanach Zjednoczonych jeszcze w latach trzydziestych X X wieku utworzono pojęcie tzw. rachunkowości zarząd
czej — Managerial Accounting — i rozbudowano od
powiednio tradycyjny system ewidencyjny przez uzu
pełnienie go:
a) wskaźnikami syntetycznymi, ustalanymi na pod
stawie danych rachunkowości — dla ułatwienia opra
cowania decyzji,
b) informacjami szczegółowymi, nie objętymi trady
cyjnym zakresem ewidencji rachunkowej, np. ilościo
wymi w jednostkach naturalnych, jeśli było to po
trzebne do szczegółowego zarządzania [5].
Przebudowa taka tylko w niewielkim stopniu byłaby możliwa przy ręcznym przetwarzaniu danych. Oparta została ona o znaczny rozwój środków mechanicznej techniki obliczeniowej.
Biorąc powyższe założenia amerykańskiej rachunko
wości zarządczej za pewien wzorzec, możemy powie
dzieć, że:
1) uzupełnienie tradycyjnego zakresu tzw. sprawo
zdawczości finansowej przez zespół odpowiednio do
branych wskaźników, zestawień, wariantów decyzji itp.,
2) powiązanie poszczególnych działów rachunkowości z odpowiednimi elementami ewidencji operatywnej i usunięcie wielotorowości zbierania i rejestrowania tych samych danych,
3) uzupełnienie istniejącego zakresu informacji do
datkowymi, niezbędnymi do zarządzania danymi (np.
ilościowymi),
4) zapewnienie właściwej terminowości uzyskiwania poszczególnych informacji —
uczyniłoby z istniejącej u nas rachunkowości nowo
czesny i przystosowany do potrzeb zarządzania sy
stem ewidencyjny [6].
Chodzi tu zatem o integrację poziomą, dotyczącą róż
nych zakresów merytorycznych ewidencji na tych samych szczeblach zarządzania. Są to oczywiście szczeble mikroekonomiczne, a istotę tej integracji charakteryzuje rys. 6.
Integracja taka jest niezmiernie trudna do zrealizo
wania ze względu na konieczność jej przeprowadza
nia w dostosowaniu do potrzeb branżowych lub nawet zindywidualizowanych potrzeb przedsiębiorstw. Może ona natomiast być realizowana odcinkami meryto
rycznymi, np. w zakresie gospodarki materiałowej itp., tworząc podstawy rachunkowości zarządczej wkomponowane do czasu w tradycyjny szkielet ewi
dencji rachunkowej.
Jest jasne, że wprowadzanie podsystemów tego typu przy zachowaniu tradycyjnej ręcznej techniki prze
twarzania danych mija się z celem i tylko w nie
wielkim stopniu jest w ogóle możliwe. Wprawdzie mogą one funkcjonować przy zastosowaniu różnych środków mechanicznej techniki obliczeniowej, jednak wobec ostrego ich braku w Polsce, odpowiednia re
konstrukcja systemów tradycyjnych musi opierać się o rozwój urządzeń elektronicznych. Rozwiązania tu przyjmowane będą zatem do pewnego stopnia odpo
wiednikami systemów tzw. MIS (Management Infor
mation Systems).
Szczeble zarządzania
Zakres merytoryczni/
Ewidencja dochodu i zmian majątku
¡w wartościach pieniezni/cti)
Pozostaty zakres ewidencji M akro-
M ikro- / / / / / / / / / / / / / / , y / / / / / / / / / / / / , / Rachunkowość zarządcza VZ/ / / / / / / / / / / / /■'//,■ ///////■ / /
R y s . 6. I n t e g r a c j a p o z io m a
4.3. R a c h u n k o w o ś ć z a r z ą d c z a a s y s t e m y p l a n i s t y c z n o - r o z k a z o d a w c z e
W poszczególnych członach (podsystemach) rachun
kowości zarządczej, sprecyzowanej jak w p. 4.2., wy
stąpią wyraźne związki z odpowiednimi podsystema
mi planistyczno-rozkazodawczymi. Powstanie zatem możliwość kolejnego integrowania poziomego tych podsystemów i tworzenia systemów odpowiadających mniej więcej zachodnim koncepcjom IMIS (Integrated Management Information Systems) najpierw w skali wycinkowej, ale z tendencją do rozszerzania zakresu integracji. Obrazuje to rys. 7.
R y s . 7. I n t e g r a c j a e w i d e n c j i i p la n o w a n ia
W ten sposób rekonstrukcja tradycyjnych systemów ewidencji na szczeblu mikroekonomicznym, mająca najpierw na celu ich usprawnienie i odcinkową inte
grację, staje się punktem wyjścia dla poczynań szer
szej natury, które prowadzą w kierunku budowy sy
stemów zarządczych w pełnym znaczeniu tego słowa.
4.4. I n t e g r a c j a p i o n o w a
Nie sposób pominąć w tym przeglądzie możliwości integracji pionowej, tj. rekonstrukcji powiązań, wy
stępujących pomiędzy rachunkowością i ewidencją operatywną na szczeblu przedsiębiorstw z jednej strony, z drugiej zaś — pomiędzy poszczególnymi członami statystyki gospodarczej. Ten kierunek inte
gracji zmierzający do utworzenia w gospodarce naro
dowej jako całości jednolitego systemu ewidencji gospodarczej (SEG) można zobrazować rysunkiem 8.
4
Prace w tym zakresie podjęte zostały przed paru laty w NRD i CSRS, gdzie przyniosły już poważne efekty praktyczne. Również i w Polsce prace nad tego rodzaju integracją systemów ewidencyjnych znaj
dują się w pełnym toku [7].
Szczeble zarządzania
Zakres merytoryczny Ewidencja dochodu i
zmian majątku
¡w wartościach pieniężnych)
Pozos taty zakres ewidencji
Makro- Jednolity'system '/
; ewidencji <
ż gospodarczej M ikro-
R y s . 8. I n t e g r a c j a p io n o w a
Patrząc na te sprawy z punktu widzenia systemów ewidencyjnych szczebla mikroekonomicznego można powiedzieć, że nałożone zostaną na nie dodatkowe obowiązki i ograniczenia związane z wymaganiami statystyki gospodarczej [8]. Jest to najzupełniej na
turalne i uzasadnione w warunkach planowej gospo
darki socjalistycznej, jednak realizacja tych zadań zależy w dużej mierze od postępów w zakresie wpro
wadzenia elektronicznej techniki obliczeniowej do przetwarzania danych w przedsiębiorstwach, ponie
waż tradycyjny ręczny lub w niskim stopniu zme
chanizowany aparat wykonawczy nie będzie mógł sprostać powiększonym zadaniom, jakie nań spadną.
5. Podsumowanie
Z przedstawionych w niniejszym artykule rozważań wynika, że zastosowanie elektronicznej techniki obli
czeniowej do przetwarzania informacji gospodarczych w Polsce stanowi niezbędny warunek ulepszeń istnie
jących systemów ewidencyjnych, które będą mogły być wówczas stopniowo integrowane poziomo i pio
nowo. Taka rekonstrukcja systemów ewidencyjnych, uwarunkowana wprowadzeniem nowych środków technicznych przyniesie bezpośrednio znaczne korzy
ści i usprawni zarządzanie procesami gospodarczymi.
Wydaje się przeto, że jest to właściwa droga stopnio
wego przechodzenia do budowy zintegrowanych, a w dalszej przyszłości — automatycznych systemów za
rządczych, których konstruowanie w oderwaniu od powszechnej praktyki ewidencyjnej i bez uwzględ
nienia wymagań kontrolnych rachunkowości, jako podstawy tej praktyki, nie będzie najprawdopodob
niej w ogóle możliwe.
B I B L I O G R A F I A
[1] T a d e u s z P e c h e . Z a s a d a p o d w ó jn e g o z a p is u — p r ó b a te o r i i . ,,P r z e g l ą d S t a t y s t y c z n y ” , r . 1963, z. 3, s t r . 347—361, z. 4, s t r . 393— 410.
[2] N . A . H , S t a c e y . E n g lis h A c c o u n t a n c y . A s t u d y in S o - c i a l a n d E c o n o m i c H i s t o r y 1800— 1954. L o n d o n 1954, s t r . 273.
[31 Y u j i I j i r i . T h e F o u n d a tio n s o f A c c o u n t i n g M e a s u r e m e n t.
E n g le w o o d C liffs 1967, s t r . I X .
[4] N p. w P o ls c e — Z a r z ą d z e n ie M in is tr a F i n a n s ó w z d n ia 8 g ru d n ia 1967 r . iw s p r a w ie r a c h u n k o w o ś c i j e d n o s te k g o s p o d a r k i u s p o łe c z n io n e j (M P n r 69 p o z . 340).
15] H a r o ld B i e r m a n J r . M a n a g e r i a l A c c o u n t i n g . N .Y . 1959.
[6J H a ro ld B i e r m a n J r . M a n a g e r ia l A c c o u n tin g . N .Y . 1959.
e le k t r o n i c z n e g o p r z e t w a r z a n i a d a n y c h . „ M a s z y n y M a t e m a t y c z n e ” n r 2/1967, s t r . 1— 6.
[7J P o r . G U S . M a t e r i a ł y w s p r a w ie J e d n o l i t e g o S y s te m u E w i d e n c j i i S t a t y s t y k i G o s p o d a r c z e j, n r 1/31 s t y c z n ia 1968 r . [8] T a d e u s z P e c h e . R a c h u n k o w o ś ć p r z e d s ię b io r s tw a r a c h u n k o w o ś ć s p o łe c z n a , W a r s z a w a 1969 r .
MARIAN POLSKI 681.322.004.14:638.56:677.31.06
C e n tr a ln e L a b o r a to r iu m
P r z e m y s ł u W e ł n i a n e g o - P o ł u d n i e B ie l s k o - B i a ł a
System ewidencji i kontroli wyrobów gotowych (tkanin) na maszynie cyfrowej IBM 1440
Artykuł omawia projekt systemu elektronicznego przetwarzania danych z zakresu gospodarki wyrobami gotowymi dla przedsiębiorstwa przemysłu wełnianego. Pro
jekt zrealizowano, w pracowni Techniki Obliczeniowej Centralnego Laboratorium Przemysłu Wełniane go-Południe przy współudziale Zakładów Przemysłu Wełnianego im. T. Rychlińskiego w Bielsku-Białej. Opracowany system sprawdzono na danych rzeczywistych oraz wdrożono w ZPW im. T. Rychlińskiego. Obecnie prowadzone są prace w kierunku rozszerzenia stosowania systemu w dalszych przedsiębiorstwach zgrupowanych w Zjednoczeniu Przemysłu Wełnianego-Południe w Bielsku-Białej.
System opracowano na maszynę cyfrową IBM 1440, używając do programowania język COBOL. W artykule szczegółowo opisano sposób przystosowania dokumentów źródłowych oraz symbolizacji wyrobów i kontrahentów do potrzeb EPD, jak rów
nież proces przetwarzania danych z określeniem maszynowych zbiorów informacji oraz powiązań między tymi zbiorami i wynikami przetwarzania. Analiza, projek
towanie, programowanie i wdrożenie systemu zostało zrealizowane w latach 1967—
1968.
1. Organizacja prac projektowych
Doceniając zalety elektronicznej techniki obliczenio
wej w zarządzaniu przedsiębiorstwem, Zjednoczenie Przemysłu Wełnianego-Południe w Bielsku-Białej podjęło w roku 1966 decyzję wprowadzenia ETO do podległych sobie przedsiębiorstw.
Podstawą działania w tym kierunku było zarządzenie dyrektora naczelnego Zjednoczenia Przemysłu Weł-
5 nianego-Południe, nakładającego na Centralne Labo
ratorium Przemysłu Wełnianego-Południe obowiązek powołania Pracowni Techniki Obliczeniowej.
Zadaniem tej placówki jest inicjowanie, projektowa
nie i programowanie systemów EPD oraz koordyno
wanie wdrażania sprawdzonych systemów, a także koordynowanie wszelkich podejmowanych w branży prac, zmierzających do rozwoju stosowania ETO.
Pracownia — na początku jednoosobowa — powięk
szała sukcesywnie swój stan w latach 1967—1968,
szkoląc równocześnie pracowników na studiach po
dyplomowych w Warszawie i Łodzi oraz na kursach specjalistycznych z zakresu programowania maszyn cyfrowych w różnych ośrodkach obliczeniowych (ZOWAR, CODKK, ZOKAT). W chwili obecnej Pra
cownia składa się z 8 pracowników (2 projektantów, 2 programistów, 1 analityka, 1 programisty maszyn średniej mechanizacji, 2 stażystów).
W latach 1967— 1968 Pracownia opracowała 3 zagad
nienia, z których dwa wdrożono. Są to:
• system EPD z zakresu gospodarki wyrobami goto
wymi w przedsiębiorstwie przemysłu wełnianego,
• system ewidencji i analizy zużycia przędzy w przedsiębiorstwie branży wełna-południe.
Temat pierwszy, który jest przedmiotem niniejszego artykułu, został zrealizowany w okresie dwóch lat przez autora artykułu przy współudziale stażysty- -programisty z CLPW-Południe oraz dwóch pracow
ników z ZPW im. T. Rychlińskiego.
Analizę dotychczasowego systemu przetwarzania da
nych rozpoczęto w IV kwartale 1966 roku. Do końca 1967 roku opracowano analizę, projekt organizacyjny (w I wersji) do całego systemu wraz z wzorami no
wych dokumentów źródłowych.
Nowe dokumenty źródłowe wdrożono na początku IV kwartału 1967 r. W I kwartale 1968 r. zweryfi
kowano programy i wzory dokumentów źródłowych, dostosowując je ściślej do wymagań przedsiębiorstwa.
W II kwartale 1968 r. przystąpiono do wstępnej eks
ploatacji systemu EPD w oparciu o dane rzeczywiste w warunkach dublowania go z systemem dotychcza
sowym.
Przetwarzaniem objęto dane źródłowe od początku roku. Początkowo obliczenia na EMC wykonane były z opóźnieniem, ale już w trzecim kwartale 1968 r.
wyniki z EMC za wrzesień uzyskano wcześniej niż w systemie tradycyjnym. W kwartale tym CLPW- -Poludnie przekazało ZPW im. T. Rychlińskiego pełną dokumentację projektowo-eksploatacyjną, na którą składają się:
• Projekt organizacyjny systemu EPD
• Instrukcja przygotowywania dokumentów źródło
wych wraz z instrukcją eksploatacyjną
• Programy na EMC IBM 1440.
Do września 1968 r. przetwarzania na EMC dokony
wali projektanci z CLPW-Południe w oparciu o dane przygotowane w ZPW im. T. Rychlińskiego. We wrześ
niu tego roku ZPW im. T. Rychlińskiego wstępnie przyjęły system z tym, że CLPW-Południe zapewniło dalszą pomoc w rozliczeniach na EMC. Obecnie Za
kłady im. Rychlińskiego eksploatują już system sa
modzielnie.
Jest widoczne, że okres dublowania systemu jest dłu
gi, co może powodować wiele zastrzeżeń. Należy jed
nak wziąć pod uwagę następujące szczególne oko
liczności, w jakich prowadzony był eksperyment:
• jest to pierwsze zastosowanie elektronicznej tech
niki obliczeniowej w branży przemysłu wełnianego,
• przetwarzaniem objęto stosunkowo dużą liczbę do
kumentów źródłowych (około 20 tys. miesięcznie),
• w wyniku eksperymentu stosowanie systemu EPD będzie rozszerzone na pozostałe przedsiębiorstwa branży, co wymaga szczególnie starannego i wszech
stronnego zweryfikowania programów oraz wypraco
wania prawidłowej organizacji przetwarzania. Ten ostatni warunek jest szczególnie ważny, bowiem prze
twarzanie odbywa się w ośrodku obliczeniowym ZOWAR — Zakład Obliczeniowy w Warszawie, czyli w dużej odległości od miejsca powstania dokumentów źródłowych i maszynowych nośników informacji (Bielsko-Biała).
2. Zakres i cel systemu
Projekt systemu elektronicznego przetwarzania da
nych z zakresu gospodarki wyrobami gotowymi obej
muje:
• ilościowo-wartościową ewidencję magazynową sta
nów i obrotów (przychodów i rozchodów) tkanin go
towych z podziałem na magazyny, artykuły i ga
tunki;
• ilościową ewidencję stanów magazynowych z po
działem na magazyny i asortyment (artykuł, deseń, kolor);
• ilościowo-wartościową ewidencję zamówień i rea
lizacji tych zamówień z podziałem na odbiorców i asortyment;
• ilościowo-wartościową kontrolę okresową (bieżącą, kwartalną, roczną) jakości tkanin gotowych —
— przekazywanych z magazynu do wykończalni
— sprzedawanych
— znajdujących się w magazynach;
• ilościowo-wartościową analizę okresową- (bieżącą, kwartalną, roczną) rentowności tkanin —
— produkowanych
— sprzedawanych;
• ilościowo-wartościową analizę okresową (bieżącą, kwartalną, roczną) obrotów tkanin gotowych, doty
czących —
— zwrotów od odbiorców
— zwrotów tkanin do wykończalni
— przychodów tkanin przeznaczonych na próby i ko
lekcje
— rozchodów tkanin na próby i kolekcje;
• ilościowo-wartościową analizę realizacji zamówień na tkaniny gotowe z równoczesnym porównywaniem stanów magazynowych z niezrealizowaną częścią za
mówień;
• zestawienie spisu z natury w magazynach z po
działem według asortymentów;
• ilościowo-wartościową analizę różnic inwentaryza
cyjnych w wyniku porównania stanów ilościowo-war- tościowej kartoteki magazynowej z odpowiednimi wielkościami ze spisu z natury.
Wycenianie ewidencjonowanych wielkości odbywa się w zależności od potrzeb według danych stałych kar
toteki (tj. cen zbytu, cen fabrycznych, planowanego kosztu jednostkowego).
Celem zaprojektowanego systemu jest zastąpienie ręcznego przetwarzania (w odniesieniu do tych prac, które dotychczas wykonywane były systemem trady
cyjnym), uściślenie informacji, przyśpieszenie termi
nu ich otrzymywania oraz poszerzenie zakresu in
formacji sprawozdawczych, dostosowując go do po
trzeb przedsiębiorstwa. Nowy system pozwoli kierow
nictwu na dokładniejsze niż dotychczas kierowanie działalnością przedsiębiorstwa na odcinku gospodarki wyrobami gotowymi.
Dzięki temu omawiany system przyczyni się do po
prawy terminowości realizacji zamówień, wykonywa
nia dyrektywnego wskaźnika rentowności oraz zmniej
szenia ponadnormatywnych zapasów w magazynach wyrobów gotowych.
Opracowany projekt nie obejmuje wszystkich opera
cji związanych z gospodarką wyrobami gotowymi, lecz tylko te, które tworzą wyodrębnioną (autono
miczną) całość.
Pozostałe operacje mogą być zautomatyzowane na etapie rozszerzania automatyzacji przetwarzania o rozliczenia surowców, półfabrykatów oraz planowanie zakładowe i oddziałowe. Dlatego też, oceniając ten system z punktu widzenia metodyki projektowania, należy zaliczyć go do systemów kompleksowo-auto- nomicznych, tzn. takich, które powstają wprawdzie w odniesieniu do poszczególnych agend działalności
przedsiębiorstwa, lecz po ustaleniu ogólnej koncepcji automatyzacji przetwarzania w przedsiębiorstwie.
Przy niezmienionych warunkach organizacyjnych i przepisach prawnych — system ten może być eks
ploatowany w dowolnym przedsiębiorstwie przemysłu wełnianego, a z pewnymi modyfikacjami również w przedsiębiorstwach włókienniczych innych branż.
3. Założenia techniczno-organizacyjne systemu System EPD z zakresu gospodarki wyrobami gotowy
mi został zaprojektowany na maszynę cyfrową IBM 1440, zainstalowaną w ośrodku obliczeniowym Zakła
dów Elektronicznej Techniki Obliczeniowej w War
szawie. Programy opracowano w języku (autokodzie) COBOL.
System składa się z 19 programów, nie licząc pro
gramów standardowych, z których 9 jest wielofunk
cyjnych. Programy te operują na zbiorach zapisanych na trzech dyskach magnetycznych o łącznej pojem
ności 6 milionów znaków.
Przetworzenie danych jednego miesiąca dla jednego przedsiębiorstwa (około 20 tys. kart) i wydrukowanie wszystkich zestawień sprawozdawczych absorbuje około 10 godzin czasu EMC. Ilość czasu niezbędnego na przetwarzanie jest w przybliżeniu proporcjonalna do liczebności zbioru danych wejściowych.
Przetwarzanie w przedsiębiorstwie koordynuje zakła
dowa komórka (dział) techniki obliczeniowej, która ustala harmonogram spływu dokumentów źródłowych, kontroluje poprawność i przygotowuje maszynową postać tych dokumentów (karty dziurkowane), prze
prowadza rozliczenia na maszynie cyfrowej i prze
kazuje wyniki przetwarzania zainteresowanym ko
mórkom przedsiębiorstwa.
Jeżeli wyniki przetwarzania nie są kompletne z uwa
gi na źle przygotowane dokumenty źródłowe, dział techniki obliczeniowej określa zakres i termin rea
lizacji czynności korygujących dla tych komórek
przedsiębiorstwa, które są odpowiedzialne za pra
widłowe przygotowanie dokumentów źródłowych. J e żeli natomiast wyniki są niekompletne z uwagi na niesprawność techniczną EMC lub nieprawidłowe przygotowanie maszynowych nośników informacji — za zabezpieczenie dodatkowego czasu EMC lub ko
rektę nośników informacji odpowiada zakładowy dział techniki obliczeniowej.
Zmiana warunków organizacyjno-technicznych wyma
ga w zasadzie dokonania zmian w projekcie i dlatego w takich przypadkach konieczne jest skonsultowanie się z autorami projektu w celu ustalenia odpowied
nich zmian.
4. Nośniki informacji
W systemie występują następujące nośniki informacji:
a) dokumenty źródłowe
b) wtórniki dokumentów źródłowych na maszyno
wych nośnikach informacji
c) maszynowe zbiory danych stałych (kartoteki) i zmiennych
d) wydruki z maszyny cyfrowej.
Zależność między dokumentami źródłowymi, wtórni
kami dokumentów, maszynowymi zbiorami danych stałych i wynikami przetwarzania podane są w „Sche
macie powiązań dokumentów systemu EPD” (rys. 1).
Ad a) Istniejące dokumenty źródłowe wymagały licz
nych modyfikacji celem - ich przystosowania do po
trzeb systemu EPD. Dla zobrazowania na czym po
legało to przystosowanie, podano na rys. 2 i rys. 3 wzory specyfikacji używanej przed i po wprowa
dzeniu EPD.
Do potrzeb opisywanego systemu zaprojektowano dwa rodzaje dowodów: d o k u m e n t y t r a n s a k c y j n e i d o k u m e n t y t e c h n o l o g i c z n e .
I iy s . 1. S c h e m a t p o w ią z a ń d o k u m e n tó w w s y s t e m i e E P D
7
D o k u m e n t y t r a n s a k c y j n e stanowią podsta
wę udokumentowania obrotów (przychodów i roz
chodów) w magazynach wyrobów gotowych.
Obroty magazynowe udokumentowywane są następu
jącymi dowodami:
Przychody —
• „Dowód przekazania tkanin” — wzór Wb 3/81 EPD, kod dowodu „10”
• „Dowód przekazania tkanin” z dodatkowym na
drukiem „poprawka” — wzór Wb 3/81 EPD, kod dowodu „11”
• „Dowód przekazania tkanin” z dodatkowym na
drukiem pieczątkowym „próby, kolekcje” — wzór Wb 3/81 EPD, kod dowodu „12”
• „Dowód zwrotu tkanin od odbiorcy” — wzór Wb 3/82 EPD, kod dowodu „13”
• „Dowód przekazania resztek wagowych” — wzór Wb 3/83 EPD, kod dowodu „14”.
I wii • u n I
... ... .., U n ia ... ... .
Specyfikacja Nr___________
d la : ...
T u w ar przeznaczony d la : — ...
L .p . Nr sztuki N azw a lov/aru i asortym ent
Nr a rt.
k atalo g.1 Des. fab r. m tr. kg S zcr.
w cm Waga
ł m b Znaki C ena
U pow ażniony do o d bioru ... ...-... ... ... ... ...
... ... ... ... .... .... ... .'N r legit: s łu ż b o w e j... ...
R y s . 2. D o k u m e n t ź r ó d ło w y „ S p e c y f i k a c j a ” , s to s o
w a n y p r z e d w p r o w a d z ę - ... ... ... .. ... ...—... .
nlezn E P D Magazynicc OUUicn-a
SPECYFIKACJA
do ra c h u n k u n r . . . .
E k s p o il --- Z a m ó w ie n ie N r
o d b i o i c o
Wb 3/85 EPD
R y s . 3. D o k u m e n t ź r ó d ło w y „ S p e c y f i k a c j a ” , p r z y s t o s o w a n y do p o tr z e b s y s t e m u E P D
2 1
T T -
• t i i t
1 - 2 3 - 8 9 - 1 4 15 16 - 25
Kod dow. Nr spec. Dato Nr mag. A r t y k u ł Indeks tkaniny
ip . Numer
sztuki Kolor Ogółem
m brutto
Wielkość s/luki kg
Znoki Ogółem
m netto
C ię ża r 1 mb
Szcr.
tkaniny
Nr dowodu wykoyc/alni 3 2 - 3 5
Kotem
S z t u k i Metry Kilogromy ¡IndeVs odbiorcy) Nr przepustki material.
U W A G A : g a t u n e k , . 0 " o j n o c z a g a t u n e k , , 1 " i c i n o k i e m j a k o ś c i
Wystawił: bprowdził:
Data
Kierownik rnog.: Kier. dz. zbytu: Kontrola dz. EPD:
Podpis Dota Podpis
Podpis Dato Podpis Data
C D W 5125/68 4 0 0 b) o 1 0 0 *
8
Rozchody —
® „Specyfikacja” — wzór Wb 3/84 EPD, kod do
wodu „20”
• „Specyfikacja eksport” — wzór Wb 3/85 EPD, kod dowodu „21”
• „Specyfikacja” z dodatkowym nadrukiem „próby, kolekcje” — wzór Wb 3/84 EPD, kod dowodu „22”
• „Specyfikacja resztek wagowych” — wzór Wb 3/8G EPD, kod dowodu „23”
• „Dowód przekazania tkanin” z dodatkowym na
drukiem „zwrot do wykończalni” — wzór Wb 3/81 EPD, kod dowodu „24”.
Korekty sprzedaży, produkcji i stanów magazynowych:
• „Dowód korygujący” — wzór Wb 3/87 EPD, kod dowodu „30”
• „Arkusz spisu z natury” — wzór Wb 3/88 EPD, kod dowodu „31”.
D o k u m e n t y t e c h n o l o g i c z n e służą do udo
kumentowania zmian dokonywanych na danych sta
łych w zbiorach maszynowych (kartotekach). W od
niesieniu do poszczególnych kartotek są to dowody:
Kartoteka magazynowa
• „Dowód założenia pozycji kartotekowej” — wzór Wb 3/89 EPD, kod dowodu „01”
• „Dowód modyfikacji pozycji kartotekowej” — wzór Wb 3/89 EPD, kod dowodu „02”
• „Dowód żądania wydruku pozycji kartotekowej” — wzór Wb 3/90 EPD, kod dowodu „03”
• „Dowód skasowania pozycji kartotekowej” — wzór Wb 3/90 EPD, kod dowodu „04”.
Kartoteka zamówień (kody dowodów „05”)
• „Dowód założenia pozycji zamówień” — wzór Wb 3/91 EPD, rodzaj pracy „1”
• „Dowód modyfikacji pozycji zamówień” — wzór Wb 3/91 EPD, rodzaj pracy „2”
• „Dowód wydruku pozycji zamówień” — wzór Wb 3/91 EPD, rodzaj pracy „3”
• „Dowód skasowania pozycji zamówień” — wzór Wb 3/91 EPD, rodzaj pracy „4”.
Kartoteka deseni (kody dowodów „07”)
• „Dowód założenia pozycji deseni” —- wzór Wb 3/92 EPD, rodzaj pracy „1”
• „Dowód modyfikacji pozycji deseni” — wzór Wb 3/92 EPD, rodzaj pracy „2”
• „Dowód wydruku pozycji deseni” — wzór Wb 3/92 EPD, rodzaj pracy „3”.
Ad b) Wtórnikami dokumentów źródłowych systemu EPD są 80-kolumnowe karty dziurkowane. W całym systemie występuje pięć różnych typów rozmieszczeń informacji na kartach. Sposób rozmieszczenia infor
macji w każdym typie karty jest przedstawiony na rys. 4 „Rozmieszczenie informacji na kartach dziur
kowanych”.
Ad c) W systemie występują trzy kartoteki (maga
zynowa, zamówień i deseni) oraz dwa zbiory danych (transakcyjnych i spisu z natury).
Wszystkie kartoteki i zbiory zapisane są na dysku magnetycznym. Maksymalne pojemności poszczegól
nych kartotek i zbiorów są następujące:
• kartoteka magazynowa 1
1495 pozycji po 400 znaków,
• kartoteka zamówień
5980 pozycji po 100 znaków,
• kartoteka deseni
3960 pozycji po 50 znaków,
• zbiór danych transakcyjnych
19 980 pozycji po 100 znaków,
• zbiór danych spisu z natury
19 980 pozycji po 50 znaków.
Ad d) W systemie występują dwa rodzaje wydruków.
Są to tabulogramy i wydruki kontrolne. Informacje sprawozdawcze zawarte w tabulogramach są wypi
sane w postaci tabelarycznych zestawień. Zawartość tabulogramu jest zazwyczaj rozmieszczona na całej szerokości papieru drukarskiego; jedynie w tych przy
padkach, gdy ilość informacji w jednym wierszu nie jest duża, zaprojektowano wydruk tak, że na jednej szerokości papieru występują dwa identyczne tabulo
gramy. Są to tabulogramy: T-30, T-31, T-21, które przed przekazaniem użytkownikom są przecinane na gilotynie.
Z punktu widzenia zastosowania wszystkie tabulo
gramy dzielą się na pomocnicze i zasadnicze.
TABULOGRAMY POMOCNICZE służą do kontroli danych wejściowych. Są to tabulogramy:
— T -l Zestawienie kart błędnych (dotyczy danych do założenia stanów początkowych pozycji kartoteki magazynowej)
— T-3 Wydruk kart błędnych (dotyczy danych trans
akcyjnych).
TABULOGRAMY ZASADNICZE służą do analizy go
spodarki wyrobami gotowymi. Są to tabulogramy:
— T-2 Wydruk kontrolny kartoteki (dotyczy karto
teki magazynowej)
—,T -4 Zestawienie stanów magazynowych według jakości tkanin
— T-5 Dziennik materiałowy (dotyczy danych trans
akcyjnych)
— T - 7 Zestawienie bieżących przychodów magazy
nowych
— T-8 Zestawienie bieżących rozchodów magazyno
wych— T-9 Zestawienie bieżących stanów magazyno
— wychT-10 Zestawienie produkcji bieżącej według ja
kości tkanin
— T -ll Zestawienie sprzedaży bieżącej według ja kości tkanin
— T-12 Zestawienie produkcji narastającej według jakości tkanin
—■ T - l3 Zestawienie sprzedaży narastającej według jakości tkanin
— T-14 Zestawienie przychodów w magazynach (na
rastająco)
— T-15 Zestawienie rozchodów w magazynach (na
rastająco)
— T-1G Zestawienie stanów i obrotów w magazy
— nachT-1T Zestawienie narastających przychodów ma
gazynowych
— T-18 Zestawienie narastających rozchodów ma
gazynowych
— T-10 Wydruk kartoteki deseni
— T-21 Kartoteka zamówień na kwartał (rok)
— T-22 Realizacja sprzedaży według odbiorców
— T-23 Zestawienie sprzedaży według asortymentów
— T-24 Zestawienie operatywne realizacji
— T-30 Zestawienie spisu z natury
— T-31 Różnice inwentaryzacyjne
— T-32 Zestawienie kontrolne (dotyczy danych spisu z natury).
Oprócz tabulogramów w systemie występują W Y
DRUKI KONTROLNE. Służą one do informowania operatora systemu o przebiegu procesu przetwarza
nia. Są to wydruki:
— W-l Wydruk kontrolny podczas realizacji karto
teki magazynowej
— W-2 Wydruk kontrolny podczas modyfikacji kar
toteki magazynowej
— W-3 Wydruk kontrolny podczas aktualizacji kar
toteki zamówień
