Charakterystyka dostępnych w uczelniach wyższych informacji o kosztach

Choć generalnie obserwuje się duże zróżnicowanie w zakresie sposobu ewidencjonowania i monitorowania kosztów w uczelniach, analiza literatury, dokumentów wewnętrznych z uczelni oraz analiza przypadków case study w części empirycznej Projektu wskazują, że w „tradycyjnym” zakładowym planie kont uczelni wyższej koszty są ewidencjonowane na kontach „4” zespołu zakładowego planu kont, zbierane są zatem informacje w kategoriach: amortyzacja, zużycie materiałów i energii, usługi obce, podatki i opłaty, wynagrodzenia, ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia oraz pozostałe koszty rodzajowe. Ponadto uczelnie publiczne prowadzą ewidencje w „5” zespole zakładowego planu kont. W układzie tym koszty są rozliczane według poszczególnych rodzajów działalności i związku z prowadzonym rodzajem działalności, tj.:

 koszty bezpośrednie, w skład których wchodzą m.in.

o bezpośrednie koszty działalności dydaktycznej (w tym np.: dydaktyka, studia podyplomowe, pozostała działalność dydaktyczna, dydaktyczne programy zagraniczne, działalność kulturalna studentów);

o bezpośrednie koszty działalności naukowej i badawczej (w tym np.: tematy badawczo-rozwojowe, zlecone prace badawcze, konferencje, sympozja, zjazdy, programy Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, współpraca z zagranicą, projekty badawcze celowe, zamawiane projekty badawcze, działalność statutowa, granty, badania zagraniczne);

 koszty pośrednie, w skład których wchodzą m.in.:

o koszty wyodrębnionych jednostek (wydziałowe), w tym: koszty działalności biblioteki, rekreacji i sportu, studium języków obcych, a także koszty utrzymania pomieszczeń;

183

o koszty ogólnouczelniane (zarządzania uczelnią), w tym: wynagrodzenia (wraz ze składkami na ZUS, FP i ZFŚS) pracowników administracyjnych, obsługi i zarządu, usługi telefoniczne, pocztowe, bankowe, materiały biurowe, środki czystości itp. Większość uczelni poddanych analizie w badaniu case-study realizowanym w ramach Projektu, posiadających wyodrębnione jednostki organizacyjne prowadzące działalność dydaktyczną i naukowo-badawczą (takie jak wydziały i instytuty), wyodrębniły je jako miejsca postawania kosztów. Można się także spotkać z uczelniami, które jako miejsca powstawania kosztów ustanawiają nieruchomości oraz kierunki studiów. W badanej próbie znalazła się jedna uczelnia, która kierunek studiów traktuje jako swojego rodzaju projekt, któremu przypisuje koszty związane z prowadzeniem działalności dydaktycznej.

Uczelnie chcące ewidencjonować koszty i przypisywać je kierunkom kształcenia w pierwszej kolejności muszą podjąć decyzje dotyczące poziomu szczegółowości zbierania i rozliczania kosztów. Badanie case study wskazuje, iż uczelnie koszty kształcenia najczęściej rozliczają zgodnie z wymogami prawnymi, dzieląc je na studia stacjonarne i niestacjonarne. W tym przypadku najczęściej kluczem podziału kosztów jest liczba studentów (bądź niekiedy godzin dydaktycznych realizowanych w poszczególnych trybach kształcenia).

Uczelnie zarówno publiczne, jak i prywatne są zobowiązane, zgodnie z ustawą o rachunkowości, publikować swoje sprawozdania finansowe w ramach Monitora Sądowego i Gospodarczego, w skład którego wchodzi: wprowadzenie do sprawozdania finansowego, bilans, rachunek zysków i strat (sporządzony w wariancie porównawczym), zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym, rachunek przepływów pieniężnych (sporządzony metodą pośrednią) oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Ponadto niektóre uczenie publikują sprawozdania rektora, w ramach których udostępniane są informacje ilościowe na temat prowadzonej przez uczelnie działalności dydaktycznej i naukowo-badawczej, wśród których można wyróżnić m.in. informację o liczbie studentów, liczbie wykładowców, liczbie kierunków studiów, jednostkach organizacyjnych, wchodzących w skład uczelni, liczbie grupo-godzin.

Uczelnie prowadząc ewidencje jednocześnie w 4. zespole zakładowego planu kont oraz rozliczając je na koszty 5. zespołu zakładowego planu kont oraz obciążając koszty bezpośrednie kosztami pośrednimi stosują klucze rozliczeniowe. Zazwyczaj nie są one dostępne publicznie. Podstawą określania kluczy rozliczeniowych są dane ilościowe takie jak m.in. liczba studentów, grupo-godzin.

Wśród głównych grup kosztów (zidentyfikowanych na podstawie przeprowadzonego badania typu case-study) związanych z prowadzeniem przez uczelnie procesu dydaktycznego można wyróżnić:

 koszty wynagrodzeń, w tym w szczególności związane z wynagrodzeniem wykładowców; uczelnie, co do zasady, nie udostępniają informacji o kosztach wynagrodzeń wykładowców, potencjalnie dostępne natomiast są (nie są one publicznie dostępne, jednak istnieje możliwość ich uzyskania za specjalną zgodą,) informacje odnośnie wielkości i struktury zatrudnienia (ze względu na wykształcenie i stopnie naukowe wykładowców) oraz również potencjalnie w zakresie wielkości i struktury (ze względu na wykształcenie i stopnie naukowe wykładowców) wynagrodzeń;

184

 koszty utrzymania nieruchomości; jedną z głównych kategorii kosztów związanych z utrzymaniem nieruchomościami są koszty zużycia energii (elektrycznej i cieplnej). Istotnymi kategoriami kosztów są również koszty bieżących napraw i remontów, przeglądów oraz administrowania nieruchomościami. Na koszty nieruchomości wpływ mają także koszty związane z materiałami eksploatacyjnymi (np. żarówki, których rodzaj może mieć wymierny wpływ na wielkość zużytej energii, materiały wykorzystywane do zajęć w laboratoriach, filtry stosowane w klimatyzacji itp.). W przypadku uczelni wpływ na dostępność informacji ma z jednej strony wyodrębnienie nieruchomości jako miejsca powstawania kosztów, z drugiej szczegółowość prowadzonej przez uczelnie analityki kosztów;

 tzw. koszty ogólnouczelniane. Wśród istotnych składowych kosztów administracji można wyróżnić koszty obsługi księgowej (kwestura) oraz funkcjonowania dziekanatów. W przypadku kosztów ogólnouczelnianych informacja o ich wysokości często jest dostępna dzięki rozliczaniu ich wartości na wyodrębnionym koncie „5” zespołu zakładowego planu kont;

 koszty biblioteki, jednostek nauczania języków obcych oraz jednostek wychowania fizycznego wskazywane są jako najmniej istotne z punktu widzenia kosztów kształcenia. W przypadku uczelni wpływ na dostępność informacji o kosztach jednostek wspierających proces kształcenia ma z jednej strony wyodrębnienie nieruchomości jako miejsca powstawania kosztów z drugiej szczegółowości prowadzenia przez uczelnie analityki kosztów.

Ponadto w uczelniach jest (lub powinna być) dostępna informacja o czynnikach wpływających na koszty kształcenia (ustalanie ich wielkości), takie jak:

 wielkość grup zajęciowych; dostępność tej informacji jest zależna od wykorzystywanych przez uczelnie systemów obsługi studentów, informacja może być trudno dostępna (lub nawet niedostępna) w przypadku stosowania tzw. kartkowej (ręcznej) obsługi studentów;

 wielkość pensum dydaktycznego, czyli liczba godzin, które wykładowcy powinni zrealizować w ramach otrzymywanego wynagrodzenia. Informacja o wysokości pensum zawarta jest w wewnętrznych regulacjach uczelni, które często dostępne są w biuletynie informacji publicznej prowadzonym przez uczelnie, informacja ta może być niedokładna ze względu na stosowanie w uczelniach zwolnień z wykonywania (w części lub w całości) pensum na podstawie jednostkowych decyzji

 struktura programowa i wynikająca z niej liczba godzin zajęć do zrealizowania; powinna ona być publicznie dostępna w ramach programów studiów publikowanych na stronach internetowych prowadzonych przez uczelnie wyższe;

 wielkość (powierzchnia, pojemność liczona w osobach / słuchaczach mogących jednocześnie z nich korzystać) i wykorzystanie na cele prowadzenia działalności dydaktycznej sal wykładowych; jest to informacja trudno dostępna, część uczelni nie prowadzi ewidencji w zakresie wielkości i wykorzystania sal wykładowych; informacje odnośnie sal wykładowych można uzyskać na podstawie przeprowadzonych szacunków (oceny reprezentantów uczelni); osobnym problemem jest w tym przypadku również wyposażenie powierzchni dydaktycznych przesądzające o ich przydatności do różnych typów zajęć, zwłaszcza specjalistycznych. Uczelnie zgodnie z ustawą prawo o szkolnictwie wyższym (zarówno publiczne, jak i niepubliczne) są zobowiązane do przekazania odpowiedzialnemu merytorycznie za szkolnictwo wyższe ministrowi planu

185

rzeczowo-finansowego. W ramach przygotowanego planu rzeczowo-finansowego uczelnie zobowiązane są ustalać m.in. koszty działalności dydaktycznej finansowane z dotacji z budżetu państwa, koszty działalności dydaktycznej finansowane z przychodów własnych, działalności dydaktycznej ogółem (jako suma kosztów działalności dydaktycznej finansowych z otrzymanej dotacji oraz przychodów własnych), w tym podać podział kosztów kształcenia na studiach stacjonarnych oraz koszty kształcenia na studiach niestacjonarnych.

Podsumowując, część danych w zakresie kosztów kształcenia (prowadzenia działalności dydaktycznej) dostępna jest (lub przynajmniej powinna być dostępna) w ramach systemu rachunkowości prowadzonego przez uczelnie (widoczne są na koncie 5 zespołu zakładowego planu kont). Ponadto w ramach obowiązkowych sprawozdań finansowych uczelnie udostępniają informacje o poniesionych kosztach w wariancie porównawczym rachunku zysków i strat. Celem uzyskania (przybliżenia kosztów kształcenia) można wykorzystać dane ilościowe dotyczące procesu dydaktycznego dostępne na uczelni (takie jak m.in. liczba studentów). Ponadto informacja o kosztach kształcenia powinna być dostępna w planie rzeczowo-finansowym przygotowywanym przez uczelnie corocznie, który jest przekazywany do ministra odpowiedzialnego merytorycznie za szkolnictwo wyższe.