Metoda diagnozowania zdolności przedsiębiorstwa do podejmowania działań antykryzysowychdo podejmowania działań antykryzysowych

Skuteczny system zarządzania kryzysem wymaga odpowiedniej infra-struktury organizacyjnej, technologicznej, oparcia w systemie społecznym organizacji, drożnych kanałów informacyjnych i komunikacyjnych.

Poniżej przedstawiono propozycję zarządzania sytuacją kryzysową, ze szczególnym uwzględnieniem systemu wczesnego ostrzegania (SWO). Koncepcja ta ukierunkowana na ocenę mocnych i słabych stron organiza-cji, pozwala określić jej zdolność do radzenia sobie z sytuacjami kryzyso-wymi.

Gotowość i zdolność organizacji do podejmowania działań antykryzy-sowych może być oceniona w wyniku postępowania diagnostycznego. Pro-ces ten obejmuje następujące etapy:

I. Identyfikacja potencjalnych sytuacji kryzysowych, w której istotną rolę pełni systematyzacja obszarów SWO.

II. Diagnoza typów sytuacji kryzysowych. Wspomagana jest ona zesta-wem pytań pozwalających ocenić poziom przygotowania organizacji do podjęcia działań antykryzysowych.

III. Diagnoza gotowości do działań zapobiegawczych. Koncentruje się ona na identyfikacji zainteresowań firmy na rzecz wybranej sytuacji kryzy-sowej, a także na podjętych działaniach antykryzysowych.

IV. Diagnoza SWO. W tym etapie podstawową kwestię badawczą stano-wi analiza zawartości planu działań antykryzysowych, w tym analiza efektywności systemu wczesnego ostrzegania.

V. Diagnoza zdolności organizacji do reagowania na sytuacje kryzysowe składa się z analizy systemu technicznego, systemu infrastruktury, sys-temu społecznego, kultury organizacyjnej. Do ważniejszych kwestii po-ruszanych w tym etapie zaliczyć należy: identyfikację rodzajów awarii maszyn, kierunki doskonalenia, analizę istniejących procedur organi-zacyjnych, poziom bezpieczeństwa oraz morale załogi, poziom stresu organizacyjnego.

Aby ocenić zdolności organizacji w tym obszarze, należy sformuło-wać pytania oceniające wymienione cztery sfery, a także przyjąć sto-sowną skalę.

VI. Diagnoza udziału uczestników sytuacji kryzysowych. Etap ten, podob-nie jak etap V realizowany jest na podstawie zestawu pytań oraz skali ocen odpowiedzi dotyczących:

– zachowań poszczególnych udziałowców podczas kryzysu, – identyfikacji wrogów organizacji.

VII. Budowa profilu zarządzania kryzysowego, pozwalającego ocenić po-przez mocne i słabe strony organizacji, jej zdolność do działań anty-kryzysowych63.

Poniżej zostanie zaprezentowany w sposób syntetyczny model diagno-styczny, pozwalający na wychwycenie wszystkich możliwych elementów kryzysu organizacji. Zadaniem dodatkowym tego modelu jest także roz-szerzenie jego zastosowania do celów monitoringu przebiegu sytuacji kry-zysowej64.

Przedstawiona metoda łączy w sobie elementy analizy opisowo-jako-ściowej z elementami formalnej analizy iloopisowo-jako-ściowej, co daje kompleksowe i interdyscyplinarne ujęcie problemu oraz pozwala na systematyczną oce-nę rozwoju sytuacji kryzysowej. Model diagnozy i monitoringu przebiegu kryzysu w przedsiębiorstwie składa się z dwóch części, w ramach których wyróżnia się kolejne moduły65.

Istotnym elementem systemu komunikacji w warunkach kryzysu jest utrzymywanie stanu gotowości na wypadek nieoczekiwanych zdarzeń. Amerykański Institute of Crisis Management (ICM) poleca firmom syste-matyczne testowanie swojej gotowości do zarządzania kryzysem poprzez zastosowanie specjalnego kwestionariusza. Ogólne założenia testu propo-nowanego przez ICM zawiera tabela 25.

Tabela 25. Kwestionariusz oceny gotowości firmy do przeciwdziałania sytuacji kryzysowej

1. Jaki system powiadamiania kierownictwa o pojawieniu się sytuacji zagrażają-cej kryzysem poza godzinami urzędowymi istnieje w firmie? Ile czasu potrzeba na skontaktowanie się ze wszystkimi członkami zarządu, jeżeli kryzys wystąpi o 15.00 w sobotę?

Komentarz:

2. Jak wygląda zakładowy plan reagowania w sytuacjach kryzysowych? a) Kiedy był on ostatnio uaktualniany?

b) Czy był on kiedyś używany lub sprawdzany?

c) Czy współgra on z planem reagowania w innych oddziałach firmy? Komentarz:

63 Budowę metody diagnozowania zdolności firmy do działań antykryzysowych przedsta-wia w swoim artykule H. Piekarz, Diagnozowanie zdolności organizacji do

przeciw-działań kryzysowych w przedsiębiorstwie, Kraków 2004, nr 652, s. 41–49.

64 Cele, funkcje oraz budowę systemu monitoringu przedstawia artykuł: J. Walas-Trębacz,

Monitoring jako narzędzie zarządzania firmą, Kraków 2007.

65 Model diagnozy i monitoringu przebiegu kryzysu w przedsiębiorstwie został scharak-teryzowany w opracowaniu: A. Zelek, Zarządzanie kryzysem w przedsiębiorstwie

3. Jakie istniejące problemy wewnętrzne lub inne słabe punkty występujące w firmie mogą mieć kryzysotwórczy charakter w razie ich upublicznienia? a) Jaka byłaby reakcja opinii publicznej, jeżeli jeden z nich zostałby ujawnio-ny przez niezadowolonego pracownika lub w pozwie sądowym złożoujawnio-nym przez udziałowca, dochodzeniu rządowym lub raporcie dziennikarzy?

b) W jaki sposób wyjaśnimy lub ocenimy sytuację, tak aby miała ona minimalny wpływ na działalność biznesową i finansową firmy?

c) Jakie działania podjęto, aby zminimalizować ryzyko powstawania takiego problemu?

Komentarz:

4. Kto będzie pełnił funkcję rzecznika (rzeczników) w sytuacji kryzysowej? a) Kto ich zastąpi, jeżeli będą oni nieosiągalni lub nieodpowiedni dla danego rodzaju sytuacji kryzysowej?

b) Jak wyznaczone osoby poradzą sobie z odpowiedziami na pytania dziennika-rzy?

c) Czy są to osoby wiarygodne i przekonujące?

d) Jak z takim ujawnieniem sytuacji kryzysowej poradzą sobie w poszczegól-nych oddziałach? Kto będzie desygnowany w nich do pełnienia roli rzecznika? Komentarz:

5. Jak dużo informacji firma ujawni, jeżeli powstanie w niej sytuacja kryzyso-wa?

a) Kto będzie decydował o tym, jakie informacje zostaną ujawnione? b) Jaki będzie proces zatwierdzania informacji? Jak długo będzie on trwał? Komentarz:

6. W jaki sposób firma będzie kontaktowała się ze swoim kierownictwem i pra-cownikami, tak aby znali problem, zanim dowiedzą się o powstałej sytuacji z me-diów?

a) Jaki będzie system informowania klientów, dostawców i innych kluczowych postaci dla firmy?

b) Jak to zostanie przeprowadzone i ile czasu na to potrzeba? Komentarz:

7. Jakie sytuacje kryzysowe w podobnych organizacjach zostały ujawnione w ostatnich latach? W jaki sposób poradziłaby sobie nasza firma z takimi kry-zysami?

a) Jak dużo czasu zajęło kierownictwu przeciwdziałanie kryzysowi? Ile ich to kosztowało, zarówno pod względem finansowym, jak i utraconych korzyści? b) Czy należy oczekiwać procesu sądowego, śledztwa rządowego itp.? c) Jak byśmy się zachowali w analogicznej sytuacji kryzysowej? d) Jakie wnioski można wyciągnąć z ich doświadczeń?

e) Czy doświadczenia innych zostały spożytkowane w naszej działalności i na-szych planach rozwojowych?

Komentarz:

Źródło: A. Zelek, Zarządzanie kryzysem w przedsiębiorstwie – perspektywa strategiczna, War-szawa 2003, s. 219–220.

Schemat logiczny modelu i jego konstrukcję przedstawia rys. 25. Prze-prowadzone analizy w kolejnych etapach winny być wykorzystane do spo-rządzenia profilu zarządzania kryzysowego, pozwalającego ocenić poprzez mocne i słabe strony organizacji jej zdolność do działań antykryzysowych. Rysunek 25. Konstrukcja modelu diagnozy i monitoringu przebiegu kryzysu w przedsiębiorstwie

Część I: Diagnoza Część II: Monitoring Wyszczególnienie Jednorazowa

ocena wstępna w kolejnych okresach (*)^{Systematyczna ocena} Moduł I:

Identyfikacja źródeł kryzysu

Czynniki makroekonomicz-ne, sektorowe i wewnętrzne zidentyfikowane w analizie wstępnej

Analiza zmian wpływu czyn-ników makroekonomicznych, sektorowych i wewnętrznych na organizację Moduł II: Antycypacja obja-wów kryzysu

Główne objawy kryzysu Rozwój, ewolucja zmian w ob-jawach – analiza symptomów nasilających się i symptomów „wyciszających się”

Moduł III: Analiza kondycji finansowej przedsię-biorstwa

Ocena w zakresie zestawu

wskaźników ekonomicznych ^{Analiza dynamiki i zmian} w strukturze stanu wskaźników ekonomicznych

Moduł IV:

Czas trwania i fazy przebiegu kryzysu

Określenie czasu trwania

kry-zysu ^{Obserwacja przebiegu kolejnych} faz kryzysu

Moduł V:

Działalność sztabu antykryzysowego i polityka informa-cyjna

Stwierdzenie istnienia sztabu (zespołu) odpowiedzialnego za zarządzanie w warunkach kryzysu i planu działań anty-kryzysowych;

Ocena istniejącej polityki in-formacyjnej

Bieżąca ocena skuteczności działań sztabu antykryzyso-wego i planu działań napraw-czych;

Badanie zmian w polityce infor-macyjnej

Moduł VI:

Skuteczność działań antykryzysowych

Określenie podjętych lub pla-nowanych działań antykryzy-sowych i ich dotychczasowej skuteczności

Bieżąca ocena zmian w polityce antykryzysowej i ocena skutecz-ności działań

Moduł VII: Doświadczenie/ uczenie się i zapo-bieganie kryzysom w przyszłości

Ocena aktualnego stanu wie-dzy na temat zagrożeń kryzy-sowych

Ocena doświadczeń i ich przy-datności w polityce zapobiega-nia kryzysom w przyszłości

Źródło: A. Zelek, Zarządzanie kryzysem w przedsiębiorstwie – perspektywa strategiczna, War-szawa 2003, s. 227.

4.6. Pytania i polecenia

1. Przedstaw etapy postępowania w zakresie wykrywania i przezwycię-żania zjawisk kryzysowych.

2. Zdefiniuj pojęcie systemu wczesnego ostrzegania (SWO) oraz wskaż, jakie pełni funkcje.

3. Wymień, jakie obszary SWO są zorientowane na wychwytywanie sy-gnałów kryzysowych.

4. Jakie czynniki decydują o rodzaju wykorzystywanego systemu wcze-snego ostrzegania?

5. Przedstaw etapy służące projektowaniu systemu wczesnego ostrzega-nia.

6. Czym jest controlling oraz jaka jest jego rola w wykrywaniu zjawisk kryzysowych?

7. Wymień wyróżniki controllingu oraz przedstaw, z jakimi funkcjami są zbieżne funkcje controllingu.

8. Jakie metody controllingowe i w jakich obszarach służą wykrywaniu zjawisk kryzysowych?

9. Zdefiniuj pojęcie ryzyka i zarządzania ryzykiem.

10. Od jakich czynników zależy występowanie ryzyka w przedsiębior-stwie? W jaki sposób można ograniczyć ryzyko występowania zjawisk kryzysowych w przedsiębiorstwie?

11. Przedstaw etapy postępowania w procesie zarządzania ryzykiem. Oceń, który z nich jest najbardziej istotny z punktu widzenia zarzą-dzania kryzysowego.

12. Wskaż, jakie występują kategorie ryzyka oraz podaj przykładowe ich źródła i rodzaje.

13. Przedstaw kategorie metod reagowania na ryzyko.

14. Na czym polega ryzyko zawodowe w przedsiębiorstwie oraz w jaki sposób się je ocenia?

15. Jakie wymogi wobec pracodawcy narzuca Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w zakresie oceny ryzyka?

16. Przedstaw etapy służące ocenie ryzyka zawodowego.

17. Dokonaj klasyfikacji metod oceny ryzyka zawodowego i syntetycznej ich charakterystyki.

18. Przedstaw etapy postępowania pozwalające ocenić zdolność i goto-wość organizacji do podejmowania działań antykryzysowych.

Restrukturyzacja – proces ratowania