Proces projektowania SWO i jego funkcje

7. Marketing – zawyżanie cen,

– spadek sprzedaży wyrobów, – zmniejszenie się popytu, – rezygnacja odbiorców z usług, – ……… 8. Rozwój

– spadek nakładów inwestycyjnych,

– przestarzałe rozwiązania techniczne, organizacyjne, – brak modernizacji w procesie produkcji,

– ………

Źródło: H. Piekarz, Diagnozowanie zdolności organizacji do przeciwdziałań kryzysowych

w przedsiębiorstwie, Kraków 2004, s. 39.

4.2.3. Proces projektowania SWO i jego funkcje

Rodzaj wykorzystywanego SWO zależeć będzie głównie od wpływu na przedsiębiorstwo takich czynników, jak:

− niepewność działania wynikająca ze złożoności otoczenia i jego zmien-ności;

− zakres działalności na różnych rynkach i intensywność aktualnej oraz potencjalnej konkurencji;

− zróżnicowanie zadań i działań, czyli liczba czynników koniecznych do uwzględnienia w podejmowaniu decyzji, zwłaszcza dotyczących przy-szłości;

− współzależność między realizowanymi działaniami i zadaniami;

− dominacja problemów strategicznych, których rozwiązanie wymaga różnorodnych danych i sposobów myślenia;

− dążenie do utrzymania czołowej pozycji na rynku i wprowadzania we właściwym czasie nowatorskich rozwiązań (innowacji)6.

6 A. Sikorski, Controlling i systemy wczesnego ostrzegania w zarządzaniu przedsię-biorstwem, [w:] Przekształcenia w gospodarce i zmiany w zarządzaniu organiza-cjami, Łódź 1993, s. 13.

O budowie SWO decydować będzie jego stopień przydatności i użytecz-ności w firmie, czyli założone cele i funkcje, jakie on ma spełniać, a także oczekiwane efekty.

Na rys. 20 pokazano podstawowe etapy w projektowaniu SWO. Poda-ne etapy mają charakter uniwersalny, jednak należy pamiętać, że projek-towanie i wdrażanie SWO wymaga przede wszystkim określenia celów i funkcji, jakie ma sprawować system w przedsiębiorstwie.

Rysunek 20. Procedura projektowania SWO

Źródło: P. Cabała, J. Walas-Trębacz, Kształtowanie systemu wczesnego ostrzegania w

przedsię-biorstwie, Kraków 2004, s. 147.

1. Ustalenie obszarów obserwacji

pozwalających na rozpoznanie szans i zagrożeń 2. Określenie wskaźników wczesnego

ostrzegania dla każdego obszaru obserwacji 3. Identyfikacja wielkości wzorcowych i granic tolerancji dla każdego indykatora

4. Określenie zadań na stanowiskach odpowiedzialnych za funkcjonowanie SWO w zakresie:

– obserwacji i weryfikacji sygnałów ostrzegawczych – procesów przetwarzania

– przekazywania informacji ostrzegawczych

5. Kształtowanie kanałów przepływu sygnałów ostrzegawczych do decydentów

Szukanie indykatorów

Czy indykator jest właściwy

Każdy sprawnie funkcjonujący SWO powinien realizować zadania na-kierowane na monitorowanie zmian w otoczeniu, budowę systemu wskaź-ników oraz na przetwarzanie i przekazywanie informacji. Ogół tych zadań stanowi funkcje systemu wczesnego ostrzegania.

Po sformułowaniu funkcji konieczne jest ustanowienie optymalnych sposobów ich realizacji. Zakres dostępnych sposobów stanowi instrumen-tarium SWO. Dobór konkretnych metod i technik będzie zależał od typu realizowanych funkcji, które można podzielić na funkcje związane z po-zyskiwaniem, transformacją i przekazywaniem informacji. W takim świe-tle można również spojrzeć na strukturę SWO, którą wyznaczają obszary obserwacji, typy danych i wskaźników oraz podmioty wewnętrzne oraz zewnętrzne odpowiedzialne za realizację funkcji SWO. Tabela 15 przed-stawia propozycję katalogu funkcji SWO.

System wczesnego ostrzegania ma na celu głównie ujawnienie i ziden-tyfikowanie determinantów wskazujących na pogarszanie się sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Identyfikowanie dysfunkcji w przedsiębior-stwie za pomocą modeli wczesnego ostrzegania pozwala z kilkuletnim wy-przedzeniem zasygnalizować zbliżający się kryzys. Jest to metoda prosta i relatywnie obiektywna, choć nie jest pozbawiona wad, gdyż w stale zmie-niających się warunkach gospodarczych, postępującym poziomie techniki i komputeryzacji, następuje dezaktualizacja dotychczasowo stosowanych rozwiązań7.

Efektywna użyteczność SWO wymaga spełnienia trzech kryteriów: 1. System wczesnego ostrzegania musi być systemem skutecznym, tj.

wskazywać zagrożenie niewypłacalnością i upadłością przy minimal-nej liczbie błędnych wskazań.

2. Ujawnienie zagrożeń niewypłacalności i upadłości przedsiębiorstwa powinno odbywać się z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym, aby w firmie można było podjąć właściwe działania zaradcze lub napraw-cze.

3. Warunki, w których jest testowany SWO, powinny być względnie nie-zmienne8.

7 Polskie przedsiębiorstwa w znikomym procencie (1,4%) korzystają z systemów lub ekonomicznych modeli wczesnego ostrzegania przed kryzysem w porównaniu z przed-siębiorstwami amerykańskimi, które korzystają z nich w 30% (Restrukturyzacja

przedsiębiorstw w procesie adaptacji do współczesnego otoczenia. Perspektywa międzynarodowa, red. M. Porada-Rochoń, Warszawa 2009, s. 33).

Tabela 15. Funkcje systemu wczesnego ostrzegania

Wyszczególnienie

1. Wyodrębnienie jednorodnych obszarów obserwacji 1.1. Ustalenie kryteriów podziału

1.2. Klasyfikacja wstępna obszarów obserwacji 1.3. Identyfikacja powiązań między obszarami 1.4. Gradacja wyróżnionych obszarów

1.5. Weryfikacja kryteriów podziału

1.6. Klasyfikacja końcowa obszarów obserwacji

2. Konstrukcja systemu wskaźników ostrzegawczych

2.1.Identyfikacja źródeł informacji o zmianach w wyróżnionych obszarach 2.2.Opis głównych zjawisk zachodzących w wyróżnionych obszarach 2.3.Ustalenie ilościowych i jakościowych miar obrazujących zmiany

w obszarach

2.4.Operacjonizacja parametrów opisujących obszary

2.5.Budowa wskaźników odzwierciedlających zmiany w obszarach obserwacji 2.6.Podanie granic tolerancji wahań dla przyjętych wskaźników

2.7.Identyfikacja stopnia korelacji między wskaźnikami 2.8.Hierarchizacja wskaźników

2.9.Klasyfikacja wskaźników ostrzegawczych

3. Projektowanie systemu transformacji wczesnych sygnałów

3.1.Sprecyzowanie użytkowników SWO oraz zakresu ich dostępu do systemu 3.2.Ustalenie stanowisk odpowiedzialnych za gromadzenie, przetwarzanie

i przekaz sygnałów

3.3.Określenie zakresu zadań na ww. stanowiskach 3.4.Dobór nośników informacji i środków technicznych 3.5.Określenie sposobów archiwizacji danych

3.6.Rozpoznawanie i redukcja zakłóceń w przekazie 3.7.Opracowanie i doskonalenie form użytkowych przekazu

3.8. Ustalenie zasad i metod selekcji, przetwarzania oraz interpretacji sygnałów 4. Ustalenie procedur i zasad w zakresie reakcji na rozpoznane zmiany 4.1.Konstrukcja ramowych scenariuszy sytuacji problemowych

4.2.Ustalanie zasad powoływania i trybu funkcjonowania zespołów ds. zadań specjalnych

4.3.Określenie zakresu uprawnień ww. zespołów

4.4. Ustalanie zasad powoływania i trybu funkcjonowania sztabów kryzysowych 4.5.Określenie zakresu uprawnień ww. sztabów

Źródło: P. Cabała, J. Walas-Trębacz, Kształtowanie systemu wczesnego ostrzegania w