Pomiar efektywności projektu informatycznego za pomocą makrometryki W związku z pracami nad Systemem Informatycznym „SYRIUSZ”, który

ma objąć obsługę klientów dla obszarów rynek pracy i zabezpieczenie społeczne, zostały przeprowadzone badania związane z aktualnie eksploatowanymi systemami. Ostatnim z nich było badanie zmiany efektywności świadczonych usług za pomocą tak zwanej makrometryki.

Makrometryka jest metodą badaniem zmiany efektywności usług świadczonych przez Urzędy Pracy i Jednostki Organizacyjne Pomocy Społecznej.

Służy do wykonania pomiaru ilościowego i jakościowego, stanu użyteczności i przydatności stosowanych systemów informatycznych w badanych jednostkach.

Nie jest to, więc metoda badania oceniająca pracę jednostek pod kątem efektywności pracy ludzkiej, lecz pod kątem oceny systemu informatycznego i jego możliwości wspierania pracy ludzkiej. Makrometryka, jak już zostało wspomniane wcześniej, jest badaniem zmiany efektywności. Badanie to jest związane z pracami nad nowym systemem informatycznym, który ma zastąpić dotychczas używane systemy wspomagające pracę jednostek w wymienionych obszarach wyżek obszarach. W pracach nad nowym systemem wykorzystano podejście procesowe, do niedawna nie stosowane w Polsce przy projektach związanych z sektorem publicznym. Ma ono na celu umożliwienie kontroli oraz zwiększenie efektywności świadczonych usług poprzez holistyczne - całościowe spojrzenie na procesy. Po ocenie pomiaru satysfakcji użytkowników aktualnie eksploatowanych systemów oraz badaniu wielkości i struktury wydatków na cele informatyczne, makrometryka jest ostatnim badaniem pozwalającym ocenić efekt zmian wynikających z prac związanych z programem SYRIUSZ.

Pomysł makrometryki zrodził się podczas realizacji systemu informatycznego dla Urzędów Pracy, w ramach jednego z programów finansowanych ze środków pożyczki z Banku Światowego (Międzynarodowego Banku Odbudowy i Rozwoju), uzyskanej w ramach umowy, w sprawie realizacji

„Projektu Promocji Zatrudnienia i Rozwoju Służb Zatrudnienia”. Tym programem finansowania był Projekt ALSO (Automation o f the Labour and Social Welfare Organisation).

Podczas tego projektu stworzono dokument: ’’Główne Kryteria Wykonawcze Systemu Informatycznego PULS”, który opisywał cele projektu ALSO związane z rynkiem pracy oraz sposób ich realizacji. Pod kątem pomiaru realizacji celów opisanych w powyższym dokumencie powstała także tabela pomiaru: „Szczegółowe Kryteria Sposobów Realizacji Celów Wdrożenia Systemu

169

PULS”, umożliwiająca odczyt stanu i zakresu zastosowań informatyki w pracy Urzędów Pracy.

Niestety nie udało się przeprowadzić badania za pomocą makrometryki podczas projektu ALSO, lecz dokumentacja opisująca metodę badania realizacji celów wdrażanego systemu informatycznego stała się podstawą do skonstruowania badania powstającego Systemu Informacyjnego „SYRIUSZ” dla obszaru usług społecznych obejmującego: rynek pracy, pomoc społeczną i świadczenia rodzinne.

Pierwowzór formularza tabeli pomiaru efektywności oraz Główne kryteria wykonawcze systemu informacyjnego (wypracowane w ramach projektu ALSO) zostały zmienione pod kątem nowych realiów. Uwzględniono w nim zarówno zmiany ustawowo - prawne (np. projekt ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy), jak i standardy jakościowe, nieobowiązujące podczas projektu ALSO. Przykładem uwzględnionych kryteriów jakości są kryteria obowiązujące dla normy ISO 9126, zdefiniowane w obrębie kategorii, takich jak:

funkcjonalność (Functionality), niezawodność (Reiiability), przyjazność (Usability), wydajność (Efficiency),

pielęgnowalność (Maintainability), przenośność (Portability).5

W formularzu badania zawarto również uwarunkowania związane z akcesją Polski do Unii Europejskiej i połączeniem polskiego Systemu Urzędów Pracy z Siecią Europejskich Służb Zatrudnienia - EURES.

Założeniem makrometryki jest wykonaniu dwóch odczytów jakościowych i ilościowych stanu, i zakresu zastosowań informatyki w pracy Urzędów Pracy i Ośrodków Pomocy Społecznej. Pierwszym okresem badanym był rok 2002.

Pomiar z tego okresu miał na celu określenie aktualnego (wówczas) stanu zastosowań informatyki, poprzez szereg wskaźników mierzących zarówno stan ilościowy, jak i efektywność zjawisk oraz ma pomóc w wyciągnięciu wniosków, jakie są obecne braki i zapotrzebowania badanych jednostek, dotyczące rozwiązań informatycznych wspomagających pracę. Odczyt ten wiąże się, więc z oczekiwanymi wymaganiami stawianymi nowemu, projektowanemu systemowi SYRIUSZ.

Kolejne badanie zostanie powtórzone w roku 2006, wg stanu (zgodnie z planem) na grudzień 2005 roku. Będzie ono charakteryzowało stan i zakres zastosowań informatyki po wdrożeniu projektowanego systemu. Zestawienie wyników obu badań pozwoli obiektywnie ocenić skutki wdrożenia programu SI SYRIUSZ w kontekście zmian efektywności spowodowanymi przez system informacyjny oraz zmiany efektywności przebiegu procesów biznesowych wspomaganych przez system.

5 Dąbrowska, K. Jankowiak E., Olejniczak Z., Program SYRIUSZ - Zarys metodyki budowy systemu informatycznego, Informatyka w polityce społecznej, Opracowania i materiały, red. M. Muraszkiewicz, J. S. Nowak, T. Szapiro, PTI W arszawa, 2003 s. 45-80.

Formularz makrometryki składa się z dwóch dokumentów. Pierwszy to Główne kryteria wykonawcze Systemu Informatycznego „SYRIUSZ”. Zawiera on opis celów zawartych w „Dokumencie otwarcia SI SYRIUSZ”

z wyszczególnieniem celów strategicznych projektu, a także celów (zadań) operacyjnych, sprzyjających realizacji celów strategicznych projektu. Oprócz wymienionych celów, dokument zawiera wyszczególnienie sposobów umożliwiających realizację powyższych celów oraz kryteria jakościowe i ilościowe pomiaru efektywności. Drugim dokumentem pomiaru jest ankieta: Tabele pomiaru, która zawiera zestaw pytań podzielonych według kryteriów wyszczególnionych w pierwszym dokumencie, rozbitych na kryteria jakościowe, umożliwiające określenie w sposób „zero-jedynkowy” istnienie określonego zjawiska (przykład graficznej prezentacji odpowiedzi obrazuje rysunek 3, a także odkrycie układu odniesienia dzięki pytaniom otwartym (przykład graficznej prezentacji odpowiedzi na takie pytanie obrazuje rysunek 4 oraz kryteria ilościowe przedstawiające, przy użyciu skali porządkowej i stosunkowej, wielkości zjawisk (przykład graficznej prezentacji odpowiedzi obrazuje rysunek 5.

C zy korzystają Państw o ze zintegrow anego system u obsługi finansow ej i m onitoringu w ykorzystania

środków

10,00% 0,00%

Rys.3. Korzystanie przez jednostki rynku pracy z systemu obsługi finansowej i monitoringu wykorzystania środków finansowych

Źródło. T. Jeruzalski, Raport z odczytu stany i zakresu zastosowań informatyki w pracy Urzędów Pracy. Okres badany: 2002. Opracowanie MGPiPS, 2003.

171

R o d za je k ryte rió w d o b o ru o fe rty i p o s z u k u ją c e g o p ra cy (c z ę s to ś ć w ykorzystyw ania)

100,00% 80,00% - 60,00%

40,00%

20,00%

0,00%

Rys.4.Rodzaje kryteriów doboru oferty i poszukującego pracy

Źródło. T. Jeruzaiski, Raport z odczytu stany i zakresu zastosowań informatyki w pracy Urzędów Pracy. Okres badany: 2002, Opracowanie MGPiPS, 2003.

Rys.5. Histogram rozkładu procentu ofert skutecznie wykorzystanych w ciągu 30 dni od daty ich zgłoszenia (program STATA)

Źródło. T. Jeruzaiski, Raport z odczytu stany i zakresu zastosowań informatyki w pracy Urzędów Pracy. Okres badany: 2002, Opracowanie MGPiPS, 2003.

3. Możliwość dostosowania makrometryki SI SYRIUSZ do właściwości