Systemy typu e-government

Koncepcja „Wrota Polski” [6] zarysowuje bardzo szeroki zakres realizacji społeczeństwa informacyjnego w Polsce obejmujący między innymi efektywną współpracę elektronicznej administracji publicznej z obywatelem. Założenie to jest niezwykle wymagające. Oznacza ono bowiem konieczność zbudowania spójnych i efektywnych elektronicznych urzędów, które będą udostępnione w czytelnej i atrakcyjnej formie w Internecie. Według wstępnych założeń docelowa postać systemów informatycznych realizujących informatyczną infrastrukturę programu

„Wrota Polski” powinna prawdopodobnie zostać osiągnięta do roku 2006.

Obecnie MNil zamierza dopracować się programu realizacji koncepcji

„Wrota Polski” tak, aby w kolejnym etapie uruchamiać prace związane

z wdrożeniem poszczególnych elementów tego programu. Zakłada się trzy zasadnicze części tego programu, tj.:

• opracowanie podstaw realizacji programu „Wrota Polski”;

• studium architektury produktów programu „Wrota Polski”;

• studium wykonalności polskiej platformy e-government.

1.2.1. Podstawy realizacji programu „Wrota Polski”

W wyniku opracowania programu dla realizacji koncepcji „Wrót Polski”

zakłada się zdefiniowanie odpowiednich struktur organizacyjnych dla planowania, zarządzania i kontrolowania postępów prac związanych z realizacją poszczególnych projektów wyodrębnionych w wyniku analizy zakresu koncepcji

„Wrota Polski”, określenia podstawowych zasad, ról, obowiązków i uprawnień przysługującym tym strukturom oraz wyposażenia tych zidentyfikowanych struktur w odpowiednie narzędzia zarządcze. Poprzez narzędzia zarządcze rozumie się opracowanie udokumentowanych metodyk, procedur, reguł pracy tych struktur organizacyjnych, jak również ustalenie ich wzajemnej zależności i reguł ich współpracy. Zakłada się ponadto identyfikację ograniczeń i zagrożeń związanych z realizacją przedsięwzięć dotyczących realizacji programu „Wrota Polski”.

Powinno to przebiegać w trzech podstawowych płaszczyznach, tj.:

• w odniesieniu do organizacji Biura Programu „Wrota Polski”,

• w odniesieniu do planu realizacji programu „Wrota Polski”,

• w odniesieniu do metod kontroli realizacji przedsięwzięć w ramach realizacji programu „Wrota Polski”.

Zakłada się ustalenie odpowiednich reguł funkcjonowania Biura Programu

„Wrota Polski”. Biuro programu będzie ciałem nadrzędnym w stosunku do sukcesywnie powoływanych komitetów sterujących i biur poszczególnych projektów1 zidentyfikowanych jako konieczne do realizacji w ramach programu

„Wrota Polski”.

Zamierza się wypracowanie ramowego planu realizacji programu „Wrota Polski” w takiej postaci, aby sprecyzować:

• cele i model wartości projektów oraz zależności między tymi projektami - konieczne jest zdefiniowanie łańcucha związków przyczynowo-skutkowych poszczególnych przedsięwzięć. Dotyczy to zarówno wyodrębnionych przedsięwzięć informatycznych, jak i nieinformatycznych (na przykład organizacyjnych, prawnych, edukacyjnych, promocyjnych);

• kluczowe aspekty definicji poszczególnych projektów - rzecz w tym aby w miarę precyzyjnie uchwycić istotne na etapie wizji poszczególnych przedsięwzięć elementy definicji ich zakresu realizacji, oczekiwanego czasu ich rozpoczęcia i zakończenia, ramy ich przypuszczalnych skutków dla budżetu państwa, oczekiwane korzyści i zagrożenia w związku z realizacją tych przedsięwzięć;

1 Pojęcie „projekt” je st tożsam e z pojęciem „przedsięwzięcie” zgodnie z tłumaczeniem angielskiego słowa „project” w normie ISO 9000:2000.

• strategię zarządzania zmianą organizacyjną w ramach realizacji programu

„Wrota Polski” - wdrożenie poszczególnych przedsięwzięć w ramach realizacji programu „Wrota Polski” może być związane z koniecznością wprowadzenia zmian organizacyjnych w obszarze polskiej administracji publicznej, prawdopodobnych zmian na polskim rynku informatycznym, zmian w codziennym życiu obywatela. Warto więc wstępnie ustalić sposób postępowania w przypadku wystąpienia potrzeby wprowadzania kolejnych zmian tak, aby zawczasu przygotować odpowiedni aparat formalno-prawny, organizacyjny, budżetowy i promocyjny niezbędny dla skutecznego przeprowadzania tych zmian;

• kluczowe role i odpowiedzialności zespołu zarządzania projektami, zintegrowane wokół realizacji celów zmiany - przeprowadzenie zmian organizacji administracji publicznej nie jest procesem łatwym, szczególnie wtedy, gdy zmiany te są wymuszane przez przedsięwzięcia informatyczne.

Istotne jest zatem, aby zdefiniowane role i zakresy odpowiedzialności w zespołach realizujących poszczególne przedsięwzięcia, oprócz odpowiedzialności za wykonanie poszczególnych produktów konkretnych projektów, uwzględnić również odpowiedzialność za przeprowadzanie zmian występujących na skutek eksploatacji produktów uzyskanych w wyniku realizacji tych przedsięwzięć;

• ramowy harmonogram prac organizacyjnych dotyczących planowanych przedsięwzięć dla każdego ze zdefiniowanych udziałowców projektów - ten aspekt analizy dotyczy precyzyjnego określenia poszczególnych stron projektu (zwanych tutaj udziałowcami) i kwestii czasu organizacji ich pracy w związku z realizacją poszczególnych przedsięwzięć. Jest to szczególne istotne wtedy, gdy będzie konieczne powoływanie odpowiednich struktur organizacyjnych w polskiej administracji publicznej, co wymaga między innymi trwających określony czas procedur formalnych, pozyskania odpowiednich specjalistów, zorganizowania odpowiednich warunków pracy dla poszczególnych zespołów ludzkich itp.;

• reguły uaktualniania ramowego planu programu „Wrota Polski” - wiadomo, że plan realizacji programu „Wrota Polski” nie może być statycznym, zamrożonym tworem, którego z założenia nie możnaby było zmieniać. Ważne więc jest określenie procedur wprowadzania zmian do tego programu tak, aby nie powodować nadmiernych kosztów ich przeprowadzania, umożliwiając równocześnie bieżące lub okresowe dostrajanie tego planu do potrzeb zidentyfikowanych w okresie późniejszym, który nastąpi po opracowaniu pierwszej wersji planu realizacji „Wrót Polski”.

Kierunek proponowanych prac ma doprowadzić do skonstruowania tzw.

dokumentów inicjacji poszczególnych projektów, które mogą być zbudowane na przykład według zaleceń metodyki prowadzenia przedsięwzięć Prince2. Na tej podstawie będzie można uzasadnić ewentualne decyzje Rządu RP, w odniesieniu do tego, czy i kiedy realizować poszczególne przedsięwzięcia informatyczne w ramach realizacji programu „Wrota Polski”.

Zakłada się również opracowanie zbioru metodyk i narzędzi narzucających realizatorom poszczególnych projektów zintegrowanych wokół programu „Wrota Polski” spójne zasady zarządzania tymi projektami. W szczególności, dotyczyć one będą zasad, na jakich te projekty będą uruchamiane, jak będą raportowane postępy prac i rozliczane produkty realizowane w ramach poszczególnych projektów.

1.2.2. Studium architektury komponentów programu „Wrota Polski”

Podstawowym celem określenia architektury programu „Wrota Polski” jest identyfikacja obecnego stanu infrastruktury i usług informatycznych i nieinformatycznych polskiej administracji publicznej i odpowiednie zderzenie tego stanu z wizją wynikającą z koncepcji „Wrót Polski”. Należy więc zaproponować odpowiednie metody ewolucyjnego dojścia do stanu pożądanego (docelowego) tej infrastruktury, biorąc pod uwagę potrzeby wynikające z realizacji programu „Wrót Polski” i zdefiniowanej dla niego architektury infrastruktury informatycznej i architektury (konfiguracji) usług dostarczanych przez poszczególne produkty wytwarzane w ramach programu „Wrota Polski”. Istotne jest zapewnienie interoperacyjności systemów informatycznych wykorzystywanych w polskiej administracji publicznej, ich spójności technologicznej i ich dostępności dla obywatela. Celem określenia reguł zarządzania procesem rozwoju architektury jest zapewnienie, iż realizacja strategii i celów inicjatywy e-goverment w Polsce będzie wspierana przez odpowiednio dobrane środki informatyki dostępnej dla budżetu administracji rządowej. Ważne jest również przeprowadzenie identyfikacji ograniczeń i zagrożeń wynikających z kwestii dostarczenia lub niedostarczenia konkretnych składowych architektury usług e-government w Polsce. Zakłada się ponadto opracowanie odpowiednich metodyk prowadzenia prac w zakresie definiowania architektury produktów programu „Wrota Polski”, zarządzania procesem rozwoju tej architektury i jej zmianami.

W celu efektywnego monitorowania stanu realizacji poszczególnych produktów przedsięwzięć realizowanych w ramach programu „Wrota Polski”

zakłada się opracowanie odpowiednich narzędzi informatycznych i ewentualnie nieinformatycznych umożliwiających sprawowanie funkcji nadzorczych i koordynacyjnych w stosunku do podmiotów realizujących poszczególne elementy architektury programu oraz wprowadzających zmiany zachodzących w architekturze - (formularze, arkusze, szablony itp.).

Zakłada się również opracowanie definicji kluczowych procesów działania, zarządzania i zmian, jakie powinny zachodzić w poszczególnych jednostkach administracji publicznej w związku z wdrażaniem poszczególnych produktów uzyskiwanych w ramach realizacji programu „Wrota Polski”. Na tej podstawie powinien powstać obraz „idealnego” (docelowego) e-urzędu, co może doprowadzić do określenia mapy tzw. procesów wzorcowych dla polskiej elektronicznej administracji publicznej. Na tej podstawie możliwe będzie określenie na ile założenia programu „Wrota Polski” mogą być wspierane przez realizację zdefiniowanych procesów wzorcowych, biorąc pod uwagę zidentyfikowane procesy realizowane w rzeczywistości przez urzędy administracji

publicznej. Dzięki takiemu podejściu można uzyskać obraz kierunku zmian procesów działania w administracji, które będą wynikały z sukcesywnego wdrażania produktów programu „Wrota Polski”. Dalsza analiza wymagań związanych z realizacją elektronicznej administracji publicznej powinny doprowadzić do określenia zakresu usług, które powinny być świadczone w ramach „Wrót Polski”. Dla pełnego doprecyzowania idealnego modelu urzędu elektronicznego, do którego ma zmierzać program realizacji „Wrót Polski”

zamierza się opracować listę elementarnych hierarchii wzorcowych usług elementarnych poszczególnych produktów wspierających zidentyfikowane procesy wzorcowe.

Po przeprowadzeniu analizy zmierzającej do wyspecyfikowania zakresu wszelkich produktów koniecznych do uzyskania programu „Wrota Polski”

konieczne jest udokumentowanie architektury systemów informatycznych, które powinny powstać po to, aby zapewnić infrastrukturę usług informatycznych dla realizacji tego programu. Powinien powstać dokument opisujący docelową architekturę systemów informatycznych, który powinien obejmować:

• wizję architektury określającą model odniesienia dla realizacji poszczególnych inicjatyw programu „Wrota Polski” w aspektach technicznych - przewodnik dla twórców technicznych rozwiązań tych inicjatyw;

• wzorce architektoniczne - dobór technicznych środków realizacji przedsięwzięcia spełniających założenia strategiczne koncepcji „Wrota Polski”;

• standardy techniczne - zasady, jakie będą przestrzegane przez wszystkich wykonawców poszczególnych komponentów systemów informatycznych stanowiących elementy„Wrót Polski”;

• technologię - określenie właściwej technologii dla realizacji poszczególnych komponentów „Wrót Polski”;

• schemat ideowy infrastruktury technicznej „Wrót Polski”.

1.2.3. Studium wykonalności polskiej platformy e-government

Dopracowanie się reguł funkcjonowania biura programu „Wrota Polski”

i definicji architektury jego komponentów powinien być sfinalizowany w postaci przeprowadzonego studium wykonalności tego programu w realiach polskiej administracji publicznej. Zakłada się opracowanie metodyki efektywnego wykorzystania środków na inwestycje związane z rozwojem „Wrót Polski”, między innymi dzięki uniknięciu zbędnego powielenia funkcjonalności systemów informatycznych i związanej z tym infrastruktury informatycznej różnych resortów i urzędów. Istotna w tym miejscu jest identyfikacja zagrożeń nadmiernego wzrostu całkowitych kosztów funkcjonowania usług e-government w Polsce i sposobu ograniczania tych zagrożeń.

Zakłada się opracowanie wzorca architektury usług e-govemment w Polsce w postaci odpowiedniej dokumentacji analitycznej i projektowej. Należy tutaj rozważyć trzy istotne wymiary tego wzorca:

• platforma usług e-govemment - tzw. „centralny portfel usług” udostępnianych poprzez analizowaną platformę, wyodrębnionych na podstawie analizy wymagań ustawowych, ekonomicznych, bądź technologicznych;

• obieg dokumentu elektronicznego - organizacja dostępu do usług platformy usług poprzez wymianę komunikatów wykorzystujących wspólny standard (logiczny i techniczny) dokumentu elektronicznego w polskiej administracji publicznej;

• regionalizacja i personalizacja usług - dostosowanie usług (np. za pośrednictwem systemów regionalnych, lub specjalizowanych portali dziedzinowych) do specyficznych potrzeb określonej grupy użytkowników tych usług.

Zakłada się szczegółową realizację studium wykonalności na co najmniej następujących przykładach usług centralnego portfela:

• funkcjonalność centralnych systemów ewidencyjnych;

• usługi publikacji i syndykacji (wymiany) treści elektronicznych, stanowiące niezbędny element każdego systemu informatycznego udostępnianego w Internecie;

• usługi referendów lokalnych (e-Voting), stanowiące narzędzie komunikacji i instrument demokracji bezpośredniej, którego przydatność w zasadzie nie zależy od specyfiki regionalnej.

Studium wykonalności powinno doprowadzić do:

• identyfikacji kategorii usług współdzielonych w ramach platformy oraz wstępnej identyfikacji usług w każdej z kategorii;

• opracowania wstępnej koncepcji komunikacji globalnej platformy usług e-government z systemami regionalnymi i specjalizowanymi;

• opisu modelu wzorcowego urzędu elektronicznego, który miałby świadczyć usługi dla obywatela zgodnie z koncepcją „Wrót Polski”;

• wyspecyfikowania założeń dla docelowej architektury polskiej platformy usług e-government.

W kolejnych punktach rozdziału przedstawiono realizowane obecnie główne kierunki prac koncepcyjnych i wdrożeniowych, które mają zbudować solidne podstawy dla infrastruktury informatycznej sprawnej elektronicznej administracji publicznej w Polsce, co stanowi również podstawę dla realizacji społeczeństwa informacyjnego.