Przez standard rozumiemy regułę, wzór, zestaw cech lub parametrów technicznych, ekonomicznych, społecznych, obowiązujących z mocy prawa bądź innych decyzji, lub rekomendowanych przez instytucje państwowe, organizacje społeczne, zawodowe, gospodarcze, przez przedsiębiorstwa lub osoby fizyczne, albo stosowanych w praktyce na mocy decyzji konkretnej jednostki organizacyjnej, w celu zapewnienia spójności i współdziałania osób, instytucji, systemów, procesów i urządzeń.
W praktyce używa się dwóch terminów: norma i standard. W terminologii polskiej pojęcie standardu jest szersze od pojęcia normy. Przez normę rozumiemy zazwyczaj standard obowiązujący z mocy prawa lub decyzji administracyjnych
Standaryzacja informacji oznacza stosowanie w ramach danego systemu informacyjnego bądź kompleksu współdziałających, powiązanych ze sobą systemów informacyjnych, jednolitych, wspólnych względnie trwałych reguł i zasad dotyczących następujących obszarów:
Standardy informacyjne stanowią specyficzną warstwę infrastruktury informacyjnej nie tylko w skali kraju, ale są warunkiem realizacji procesów informacyjnych w skali globalnej.
Standard to:
- Norma stanowiona przez oficjalne instytucje normalizacyjne (ISO, PKN)
- Norma prawna: ustawa, rozporządzenie, glosa - Norma administracyjna
- Reguła ustalona w wyniku umowy lub porozumienia stron - Zasada lub wzór powszechnie stosowane w praktyce - Produkt lub technologia powszechnego stosowania
Pojęcie standardu informacyjnego używane jest w kilku różnych znaczeniach. Oto najważniejsze z nich:
1) Standard informacyjny jako norma obowiązująca z mocy prawa, obowiązująca w zakresie określonym przez to prawo. Standardy tego rodzaju przyjmują postać aktu normatywnego wydanego przez odpowiednie instytucje państwowe lub międzynarodowe. W dziedzinie działalności informacyjnej standardy jako normy obowiązujące z mocy prawa wprowadza w ramach danego kraju szereg organizacji. Nie ma jednej instytucji, odpowiedzialnej za całość norm informacyjnych. Istnieją także agencje międzynarodowe ustalające standardy w dziedzinie informacji. Taką instytucją o zasięgu globalnym jest ISO (Międzynarodowa Organizacja ds. Standaryzacji), w pewnym zakresie działalność normalizacyjną w dziedzinie informacji prowadzi FID (Międzynarodowa Federacja ds. Dokumentacji). Wiele norm międzynarodowych wprowadza ONZ oraz organizacje związane z ONZ, np.
UNESCO, FAO, WHO, Międzynarodowa Organizacja Pracy i in.
2) Standardy informacyjne wprowadzane przez wybrane instytucje administracji państwa lub organizacje międzynarodowe. W wielu krajach do stanowienia oficjalnych norm informacyjnych upoważnione są instytucje państwowe lub prywatne, najczęściej mające charakter organizacji społecznych lub zawodowych. Zakres obowiązywania tych norm oraz moc obowiązująca są inne niż w wypadku oficjalnych norm państwowych. Standardy informacyjne wprowadzane przez wybrane instytucje mają zasięg ograniczony przez określone przez prawo kompetencje tych instytucji. Standardy te mogą dotyczyć tylko pewnych organizacji lub systemów informacyjnych. Np.
standardem informacyjnym jest jednolity plan kont określający zasady prowadzenia księgowości przedsiębiorstw, wprowadzony aktem prawnym rangi ustawy lub decyzją odpowiedniego ministra, do którego kompetencji należą
sprawy podatkowe (w warunkach Polski - Minister Finansów), jest nim także klasyfikacja wyrobów i usług (PKWiU), klasyfikacja zawodów i specjalności (KZiS) Ministerstwa Pracy i Spraw Socjalnych, nomenklatura produktów będących przedmiotem handlu międzynarodowego (PCN) wprowadzona przez decyzją Rady Ministrów w ramach Taryfy Celnej, itp.
3) Standard informacyjny jako norma obowiązująca w określonej jednostce organizacyjnej lub grupie jednostek organizacyjnych, na moce decyzji administracyjnej lub porozumienia tych jednostek. Do tej grupy zaliczamy tzw.
normy zakładowe, ustalane przez dane przedsiębiorstwo, normy branżowe, ustalane przez przedsiębiorstwa danej branży. Do tej klasy standardów zaliczyć możemy m. in. standardowe struktury pewnych klas wiadomości, np. wzory formularzy ustalonych w ramach danego przedsiębiorstwa, wzory pism w administracji publicznej bądź w aparacie wymiaru sprawiedliwości, wzory zapisów w rejestrach sądowych, deklaracja podatkowa, wzór opisu podatnika w rejestrze podatników NIP, krajowa deklaracja celna według wzoru SAD (Single Administrative Document), wzory sprawozdań statystycznych itp.
Standardy informacyjne dokumentów administracyjnych są zwykle wprowadzane aktami prawnymi wysokiego rzędu, często rangi ustawy sejmowej (ustawa podatkowa, ustawa budżetowa, prawo celne itp.).
4) Standard ja ko udokumentowany zestaw wymagań technicznych bądź udokumentowana zasada lub reguła postępowania, którą w praktyce przestrzegają podmioty społeczne lub gospodarcze. Standard taki nie przyjmuje formy oficjalnego dokumentu normalizacyjnego, np. normy państwowej, międzynarodowej, branżowej. Podstawą istnienia i stosowania w praktyce takiego standardu jest zalecenie, rekomendacja, wskazówki metodyczne, które ze względu na swoją użyteczność praktyczną są stosowane przez różne podmioty. Jeżeli stosowanie zasad to jest powszechne w obrębie jakiejś grupy zawodowej, branży, regionu, dziedziny nauki, to stają się one standardem de facto w ograniczonym zakresie. Standard taki może być stosowany na obszarze kraju, regionu, branży lub w ramach jakiejś grupy zawodowej, np.
ekonometryków, prawników, informatyków. Może, ale nie musi, a niekiedy nie powinien być wykorzystywany przez inne grupy zawodowe (np. wykorzystanie modeli ekonometrycznych do podejmowania operatywnych decyzji administracyjnych).
5) Standard informacyjny ja ko powszechnie stosowana zasada, metoda, zestaw parametrów, struktur danych. Pewne produkty, metody, procesy, wiadomości stają się standardami de facto nie tyle na skutek świadomego i celowego działania podmiotów społecznych lub gospodarczych, co na skutek upowszechnienia się tych metod, produktów, wiadomości w praktyce. Na przykład, niektóre produkty informatyczne: pakiety oprogramowania narzędziowego, użytkowego, języki programowania, schematy ogłoszeń reklamowych w prasie, wzory tablic statystycznych, wykresów. Dzięki procesowi edukacyjnemu, szkoleniom, udostępnianiu przez producentów pewnych metod, pakietów programów, dokumentacji, bezpłatnie lub po preferencyjnych cenach instytucjom szkoleniowym, edukacyjnym, badawczym,
pewne rozwiązania stają się powszechnie znane, a przez to stają się standardem de facto. Zdarza się, że o standardzie decyduje producent technicznego nośnika informacji, o ile posiada odpowiednio silną pozycję na rynku. Np. o formie niektórych druków stosowanych powszechnie może decydować drukarnia, która, rozpowszechniając i upowszechniając pewien rodzaj druku faktycznie wprowadza standard.
Strategia marketingowa niektórych firm, zwłaszcza wielkich producentów, zajmujących pozycję quasi monopolistyczną, lub firm, które starają się o zdobycie takiej pozycji, polega na tym, aby ich produkty stały się standardami de facto dzięki ich powszechności i powszechności wiedzy o nich.
W przypadku produktów informatycznych, oprogramowania, dopuszcza się nawet świadomie rezygnowanie z egzekwowania praw autorskich, z opłat i tantiem, do pewnego czasu. Na przykład, niektóre firmy produkujące oprogramowanie udostępniają bezpłatnie lub za symboliczną opłatą swoje produkty uczelniom, szkołom, instytutom naukowym. Absolwenci tych uczelni prawdopodobnie będą kontynuowali korzystanie z tych produktów po podjęciu pracy zawodowej.
Polityka oparta na tworzeniu standardów informacyjnych długofalowo umacnia na rynku pozycję producenta, właściciela lub operatora systemu infrastrukturalnego jak telekomunikacja. Brak doraźnych korzyści z dużym prawdopodobieństwem zostanie wyegzekwowany we właściwym czasie, bezpośrednio lub pośrednio.
6. Standard informacyjny ja k o konwencja, umożliwiająca komunikowanie się między ludźmi oraz między współdziałającymi jednostkami organizacyjnymi i systemami informacyjnymi (standardowe formaty wymiany informacji, zasady kodowania i kody, żargony zawodowe, konwencje terminologiczne). Niekiedy konwencje mają formę oficjalnych porozumień i umów między podmiotami gospodarczymi, między państwami, lub formę wielostronnych umów międzynarodowych. Np. konwencja ONZ w sprawie wymiany informacji o katastrofach morskich i lotniczych, konwencja ONZ w sprawie informacji o katastrofach ekologicznych itp. do standardów zalicza się także konwencje niepotwierdzone formalnie, np. konwencje stosowane przy formułowaniu informacji prasowych, komunikowania się maklerów na giełdzie, wspomniane wyżej środowiskowe żargony zawodowe).