Systemy EDI i systemy typu work-flow

Przy obecnym stanie polskiej biurokracji formalną podstawą jakiegokolwiek działania pozostaje wyłącznie dokument papierowy. Nie jest to przypadek odosobniony, bo podobnie ma się sprawa w krajach Unii Europejskiej, do której przystąpimy dnia 1.05.2004r. Nie ma obecnie mowy o tym, aby przejść w Polsce na pełną równoważność dokumentu papierowego i elektronicznego. Duże nadzieje są w tym względzie związane z podpisem elektronicznym, usankcjonowanym odpowiednią ustawą o podpisie elektronicznym, ale nie jest ona niestety wystarczająca w tym względzie. Konieczne są dalsze zmiany formalne, o których wspomniano poniżej.

Istotnym elementem podnoszącym wydajność funkcjonowania struktur polskiej administracji publicznej, co jest niezwykle istotne zarówno dla sprawności państwa polskiego, jak i dla obywatela, mogą się okazać systemy informatyczne skierowane na obsługę ruchu dokumentów elektronicznych wewnątrz polskiej administracji publicznej i na jej styku z administracjami Unii Europejskiej.

Jakkolwiek nie ma obecnie zbyt dużych problemów technologicznych w realizacji na przykład systemów typu EDI, to należy stwierdzić, że nie mamy na dzień dzisiejszy wystarczających podstaw formalnych dla wprowadzenia takich systemów jako podstawy funkcjonowania polskiej administracji publicznej.

Obecnie konieczne są zmiany Kodeksu Postępowania Administracyjnego i taki obowiązek proponuje się nałożyć na ministra właściwego do spraw informatyzacji w obecnym kształcie projektu ustawy o informatyzacji. Kolejne systemowe zmiany powinny dotyczyć instrukcji kancelaryjnych poszczególnych resortów i urzędów.

Należy również rozstrzygnąć kwestię dokonywania elektronicznych płatności urzędowych na dokumentach, które wymagają dokonywania różnych opłat (opłaty skarbowe, sądowe itp.), bez czego nie zrealizujemy pełnej funkcjonalności elektronicznej administracji publicznej.

Ministerstwo Nauki i Informatyzacji uznało, że podstawą dla wymiany dokumentów elektronicznych będzie standard XML. Na tej podstawie opracowano treść projektów rozporządzeń do ustawy o informatyzacji dotyczących struktury dokumentu elektronicznego. Równocześnie stwierdzono, że systemy typu EDI nie będą w pełni wystarczające dla całkowitego usprawnienia technologicznego i organizacyjnego funkcjonowania polskiej administracji publicznej. Dlatego też zaproponowano Rządowi RP realizację spójnych systemów typu work-flow spinających wszystkie resorty i urzędy w jeden spójny obieg informacyjny i decyzyjny. Obecnie w związku z akcesją Polski do Unii Europejskiej realizowany jest tzw. „Systemu Przepływu i Archiwizacji Spraw i Dokumentów Elektronicznych Rady Unii Europejskiej”, oznaczany sygnaturą EWD-P. System EWD-P ma w swoich założeniach usprawnić funkcjonowanie bardzo istotnego fragmentu polskiej administracji publicznej, odpowiedzialnej za ciągłą jej współpracę z Radą Unii Europejskiej. Wstępne prace koncepcyjne zostały wykonane przez Zespół Międzyresortowy (ZM) ds. utworzenia infrastruktury teleinformatycznej niezbędnej dla zapewnienia sprawnego obiegu dokumentów otrzymywanych przez Polskę w ramach procedury informowania i konsultacji oraz statusu aktywnego obserwatora, a następnie jako państwa członkowskiego Unii Europejskiej. Pracami ZM kieruje przedstawiciel Ministra Nauki, zaś w jego skład wchodzą obecnie przedstawiciele 17-stu resortów i urzędów. Realizowane przedsięwzięcie ma w warunkach polskiej administracji publicznej charakter pionierski, co wynika nie tylko z tego, że po raz pierwszy w Polsce jest realizowany system, którego zadaniem jest spójne spięcie wszystkich resortów i urzędów współpracujących w ramach tematów europejskich. Ciekawe tutaj jest również to, że krajowy system EWD-P stanowi istotne i komplementarne wzmocnienie Polskiego węzła systemu U32Mail/Extranet, który otrzymaliśmy od UE w ramach przygotowań do naszego członkostwa w Unii Europejskiej. Obecnie jest on uruchamiany w Przedstawicielstwie RP przy Radzie UE w Brukseli i w Urzędzie Komitetu Integracji Europejskiej w Warszawie. Węzeł U32 obsługuje jednokierunkowy ruch dokumentów elektronicznych z Rady UE do Polski. Dzięki niemu mamy możliwość dostępu do archiwum dokumentów elektronicznych Rady UE i również przesyłania do Kraju dokumentów elektronicznych dla poszczególnych osób zajmujących się konkretnymi tematami związanymi z integracją europejską. Obecnie funkcjonuje w Polsce ok. 230 różnych grup roboczych pracujących w ramach konkretnych tematów europejskich. Liczbę urzędników i ekspertów zaangażowanych w codzienne wypracowywanie propozycji stanowisk Polski w poszczególnych sprawach szacuje się na ok. 2500.

MNil stoi na stanowisku, że wskazane jest wzmocnienie procesu procedowania poszczególnych spraw przy pomocy jednego spójnego systemu typu work-flow, wykorzystującego standard XML. Taką właśnie rolę ma spełnić EWD-P, który docelowo dopełni i wzmocni funkcjonalność unijnego systemu U32.

Zakłada się, że pilotażowe wdrożenie EWD-P nastąpi do marca-kwietnia 2004r. W pierwszym kroku zostanie włączonych do systemu 19 resortów i urzędów, które zostały wskazane przez Rząd RP jako minimalny i niezbędny zakres podmiotów przez pierwsze pół roku pracy systemu EWD-P. Obecnie trwają intensywne prace związane z realizacją tego zadania. Najciekawszymi funkcjami EWD-P, oprócz jego typowej funkcjonalności charakterystycznej dla systemów typu work-flow, są między innymi:

• bezpieczny dostęp do systemu przez Internet w technologii i cienkiego klienta;

• pełna definiowalność ról, dróg przepływu informacji i decyzji dostosowana do pewnego zakresu zmian organizacyjnych wewnątrz polskiej administracji publicznej i duża skalowalność systemu;

• dwukierunkowe translowanie w czasie rzeczywistym europejskich kodów tematycznych klasyfikujących dokumenty do kompetencji grup roboczych na polskie kody tematyczne spójne z RWA (Rzeczowym Wykazem Akt);

• wykorzystanie podpisu elektronicznego dla obiegu oficjalnych stanowisk;

• prowadzenie archiwum spraw i dokumentów elektronicznych w dwóch wymiarach:

o horyzontalnym - przecinającym kompetencje różnych resortów i urzędów (wymiar tematu);

o wertykalnym - lokalnie wydzielającym sprawy, w których uczestniczył konkretny resort/urząd (wymiar resortu/urzędu),

• uproszczone automaty tłumaczące teksty z języka angielskiego i francuskiego na język polski;

• mechanizm uczący się automatycznej klasyfikacji poszczególnych spraw do konkretnych użytkowników systemu, przyrostowo uzupełniający wewnętrzną bazę wiedzy o ontologii systemu.

Pełna wersja systemu EWD-P ma być wdrożona do końca października 2004 r i ma objąć pełen zakres administracji publicznej zaangażowanej bezpośrednio w proces współpracy Polski z Radą Unii Europejskiej.

Na dzień dzisiejszy jest wielce prawdopodobne, że jeżeli przedsięwzięcie EWD-P zostanie skutecznie zrealizowane, to doświadczenia nabyte przy jego realizacji mogą posłużyć przy ewentualnej późniejszej realizacji międzyresortowego systemu typu work-flow (tzw. Międzyresortowego Systemu Obiegu i Archiwizowania Spraw i Dokumentów - EWD-M) spinającego informatycznie w jedną logiczną całość ogół polskiej administracji publicznej i tym samym umożliwiającego wspomaganie elektroniczne prowadzenia spraw międzyresortowych, niekoniecznie związanych bezpośrednio z bieżącą współpracą z Radą Unii Europejskiej, lecz z codzienną, rutynową działalnością dotyczącą spraw wewnętrznych polskiej administracji publicznej.

Obecnie w obszarze polskiej administracji publicznej funkcjonuje kilka sieci globalnych obejmujących cały kraj i wiele lokalnych i miejskich sieci komputerowych. Poszczególne resorty i urzędy w ramach w ramach swoich potrzeb budują własne sieci rozległe po to, by wykonywać swoje rozliczne zadania statutowe. Brak do roku 2002 jednego miejsca koordynującego rozwój sieci teleinformatycznych administracji publicznej w Polsce doprowadził najprawdopodobniej do utworzenia wielu redundantnych sieci, co może istotnie podnosić koszt funkcjonowania polskiej administracji publicznej.

Wobec takich przesłanek, Rada Ministrów wydała polecenie Ministrowi Nauki opracowania programu rozwoju sieci miejskich i rozległych pozostających w gestii administracji publicznej, który ma się zakończyć uruchomieniem w latach 2004-2006 jednego wspólnego Intranetu administracji publicznej w Polsce, zarządzanego przez jeden ośrodek koordynujący. Domena ta nosi nazwę „Sieć Teleinformatyczna Administracji Publicznej” (STAP). Z założenia STAP ma zapewnić dla całej administracji publicznej między innymi jeden wspólny punkt bezpiecznego dostępu do Internetu i bezpieczne bramy do sieci administracji europejskich. Obecnie uruchomiono polską bramę do europejskich systemów celnych, a także polską bramę sieci TESTA.

W chwili obecnej MNil prowadzi intensywny audyt sieci MAN na terenie Warszawy, co wynika z tego, że znakomita większość ruchu teleinformatycznego i urzędów administracji publicznej znajduje się w tym mieście. Można więc przypuszczać, że w pewnym sensie Warszawa stanowi reprezentatywną migawkę całej polskiej administracji publicznej. Analiza sieci na terenie Warszawy jest prowadzona z uwzględnieniem krajowego zasięgu niektórych analizowanych sieci i przewidywanych potrzeb sieciowych administracji publicznej związanej z planowanym rozwojem jej systemów teleinformatycznych. Wstępna analiza problemu STAP umożliwiła sformułowanie kilku istotnych wytycznych, określających cel uruchomienia tej sieci, mianowicie:

• utworzenie silnego i zintegrowanego STAP umożliwi uporządkowanie i racjonalizację rozwoju sieci teleinformatycznych polskiej administracji publicznej;

• integrowanie poszczególnych podsieci resortowych w jeden STAP umożliwi zbudowanie wspólnej polityki adresacyjnej, wspólnych standardów komunikacyjnych i wspólnej polityki bezpieczeństwa teleinformatycznego dla wszystkich partycypantów przedsięwzięcia;

• STAP umożliwi realizację sprawnych mechanizmów elektronicznej wymiany dokumentów pomiędzy urzędami z uwzględnieniem wspólnej infrastruktury klucza publicznego (PKI) z bezpiecznym podpisem elektronicznym;

• STAP będzie stanowił wspólne medium dla sprawnej wymiany danych rejestrowych w polskiej administracji publicznej;