Gminne i powiatowe serwisy internetowe w województwie śląskim - metodologia badań własnych

Badania nad gminnymi i powiatowymi serwisami internetowymi wojewódz­

twa śląskiego zostały przeprowadzone we wrześniu 2011 roku a miały na celu okre­

ślenie, w jakim stopniu konwergencja mediów urzeczywistnia się w tego rodzaju portalach i w jakim stopniu (przynajmniej potencjalnie) może wpływać na wzrost ich funkcjonalności oraz, co wydaje się szczególnie ważne, interaktywności. Ba­

daniu poddano wszystkie serwisy tego rodzaju występujące w województwie a ich adresy zaczerpnięto ze strony Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji (http://www.administracja.mswia.gov.pl), co miało na celu zmniejszenie ryzyka analizy stron nie będących oficjalnymi serwisami danych miejscowości. Analizie poddawano tylko strony internetowe nie będące biuletynami informacji publicznej uznając, że BIP, jako obowiązkowa forma komunikacji, jest na tyle wystandaryzo- wanym rodzajem portali, że wnioskowanie na jego podstawie o sposobach komu­

nikacji jest bezzasadne. Dlatego, zdając sobie sprawę, że nawet BIP-y różnią się swoją funkcjonalnością i dostępnością poszczególnych informacji, nie zajmowa­

no się nimi, koncentrując się na stronach tworzonych samodzielnie przez miasta, gminy i powiaty grodzkie.

W trakcie analizy zawartości miejskich i gminnych stron internetowych po­

służono się autorskim kluczem kategoryzacyjnym, w skład którego weszły na­

stępujące, istotne z perspektywy funkcjonalności, atrakcyjności i interaktywności korzystania z nich, wskaźniki:

• Informacje o bieżących wydarzeniach w gminie - dostępność na bie­

żąco aktualizowanych wiadomości o tym, co się dzieje na danym terenie, jest jednym z ważniejszych czynników odróżniających miejskie portale WWW od obowiązkowo prowadzonych stron Biuletynu Informacji Pu­

blicznej. Na miejskich portalach znajdują się bowiem nie tylko komuni­

katy o postanowieniach władz, ale również relacje z wydarzeń, nie zwią­

zanych bezpośrednio z działalnością samorządów lokalnych;

• Galeria zdjęć - ilustracje pojawiają się niemal na wszystkich stronach internetowych, jednak nie wszędzie istnieje możliwość dostępu do zebra­

nych w jednym miejscu fotografii z różnego rodzaju wydarzeń czy też po prostu przedstawiających atuty danej miejscowości, dlatego uznano dostęp do galerii zdjęć za istotny dla atrakcyjności portalu;

• Możliwość pobrania pisma samorządowego - co prawda, prasa samorządowa jest odrębnym medium dostępnym na poziomie lokalnym, jednak zamieszczanie jej cyfrowej wersji na stronach miasta czy gminy jest znacznym ułatwieniem w dostępie do niej, jak również przejawem

konwergencji mediów na poziomie lokalnym;

• Pliki wideo na stronie - kolejnym urozmaiceniem, wpływającym na atrakcyjność portalu wydają się być pliki wideo, będące bądź to re­

lacjami z wydarzeń na poziomie lokalnym, bądź audiowizualną wersją reklamy miejscowości, mającą na celu przyciągnięcie nowych mieszkań­

ców, turystów czy inwestorów. W badaniu nie dokonano rozróżnienia na pliki informacyjne i promocyjne uznając, że te informacyjne często spełniają także funkcję reklamową;

• Linki do telewizji/obrazu z kamery internetowej - istnienie odrębnego kanału audiowizualnego jest kolejnym przejawem konwergencji mediów.

Ponieważ internetowa telewizja czy też obraz z kamer umieszczonych w ważnych punktach miejscowości spełniają nieco inne zadania (choćby przez swoją aktualność) niż zamieszczane na stałe pliki filmowe, posta­

nowiono wyodrębnić je jako osobny element stron internetowych.

• Kalendarium wydarzeń w gminie - funkcjonalność, umożliwiająca orientację w zbliżających się imprezach, uroczystościach czy innych wydarzeniach w danej miejscowości. Spełnia nie tylko funkcję informa­

cyjną, ale również promocyjną zarówno dla poszczególnych wydarzeń, jak i dla miejsca w ogóle;

• Pogoda w gminie - opcja szczególnie atrakcyjna dla osób przebywają­

cych poza daną miejscowością. Polega na zamieszczaniu prognozy pogo­

dy, zaczerpniętej z innego portalu (ogólnoinformacyjnego bądź poświę­

conego meteorologii);

• Możliwość subskrypcji newslettera - stanowi szczególne ułatwienie dla osób najbardziej zainteresowanych wydarzeniami w danej miejscowo­

ści, umożliwiając dostęp do informacji bez konieczności odwiedzania stro­

ny internetowej urzędu. Za newsletter uznano na potrzeby badań również informacyjny serwis sms-owy dostępny w niektórych miejscowościach;

• Wtyczki do portali facebook, youtube, nasza-klasa - portale nazy­

wane ogólnie społecznościowymi służą nie tylko komunikowaniu się osób między sobą, ale są też wykorzystywane przez różnego rodzaju instytucje dla promowania swojej działalności. Dzięki możliwości dodania „znajomego”, komentowania jego aktywności, zamieszczania materiałów różnego rodzaju, stanowią nie tylko kolejny element promocji, ale też dają możliwość większej identyfikacji z miejscem zamieszkania oraz jej zamanifestowania przed innymi użytkownikami serwisów. Jest to też możliwość interaktywnej komunikacji zarówno z mieszkańcami, jak i przedstawicielami władz czy też pracownikami urzędów. Ze wzglę­

du na zróżnicowanie funkcji tego rodzaju stron, wtyczki do każdej z nich punktowano oddzielnie.

• Wyszukiwarka - opcja, która wydaje się dość oczywista, będąc jedno­

cześnie niemal niezbędną dla sprawnego poruszania się w każdym ser­

wisie, występuje nie na wszystkich serwisach miejskich, dlatego jej za­

mieszczenie uznano za dodatkowy atut strony;

• Możliwość pobrania druków w formie cyfrowej - niezależnie od coraz szerzej dostępnych, choć wciąż za mało promowanych, usług admini­

Konwergencja mediów na przykładzie funkcjonowania miejskich i gminnych portali...

stracji elektronicznej, wiele osób poszukuje informacji, jak załatwić daną sprawę właśnie na miejskich serwisach internetowych. Oczywiście, por­

tale te, z wielu powodów, nie mogą być miejscem, gdzie można załatwić sprawę urzędową, ale samo udostępnienie różnego rodzaju druków, for­

mularzy, wniosków w formie elektronicznej należy uznać za dodatkowe ułatwienie dla petentów, którzy dzięki temu mogą udawać się do urzędów z już wypełnionymi wnioskami i kompletem niezbędnych dokumentów;

• Dostępność serwisu w obcych językach - istotna przede wszystkim ze względu na promowanie gminy/powiatu na zewnątrz, umożliwia orientację w serwisie osobom z zagranicy. Zazwyczaj tylko część serwisu przygotowywana jest w językach obcych, natomiast informacje bieżące podawane są tylko w języku polskim;

• Wirtualna mapa gminy - kolejnym uatrakcyjnieniem internetowych portali urzędów miast, gmin i powiatów jest możliwość wirtualnego spa­

ceru po miejscowości, przy czym wzięto tu pod uwagę nie zamieszczenie mapy internetowej (np. zaczerpniętej z Google czy zumi), a przygotowa­

ną na potrzeby promocji prezentację walorów krajobrazowych, zabytków czy najważniejszych obiektów w miejscowości;

• Możliwość interaktywnego kontaktu poprzez forum, udział w bada­

niach opinii i zadawanie pytań przedstawicielom władz lokalnych - te interaktywne rozwiązania mają za zadanie nie tylko poznanie opinii mieszkańców w różnych kwestiach, ale również zapewnienie im moż­

liwości swobodnego wypowiadania się, co sprzyja identyfikacji z miej­

scem zamieszkania. Ze względu na ograniczone możliwości czasowe, nie sprawdzono, na ile wpisy w różnego rodzaju forach czy księgach gości są moderowane. Jednocześnie uznano, że każdą z wymienionych funkcjo­

nalności należy traktować oddzielnie.

Ze względu na wielość czynników analizy oraz ich różne funkcje, postano­

wiono je pogrupować w następujące kategorie:

• Informacyjność/funkcjonalność - to grupa czynników, które umożli­

wiają mieszkańcom orientację w wydarzeniach w najbliższym otoczeniu oraz sprawiają, że funkcjonowanie w nim staje się łatwiejsze. Zaliczono tu takie elementy serwisów urzędowych, jak: zamieszczanie bieżących informacji, możliwość pobrania pisma samorządowego, linki do inter­

netowej telewizji lub obrazu z kamer miejskich, możliwość subskrypcji newslettera, wyszukiwarkę, możliwość pobrania druków w formie cyfro­

wej - łącznie 6 czynników;

• Promocja - do tej grupy zaliczone te elementy, które nie są bezpośrednio potrzebne mieszkańcom w codziennym życiu, a raczej są przeznaczone dla osób z zewnątrz, mając za zadanie przyciągnięcie ich do miejscowości, bądź też, w odniesieniu do obecnych mieszkańców, mają budować w nich poczucie dumy i identyfikacji z miejscem zamieszkania. Elementy te to: galeria zdjęć, pliki wideo na stronie,

kalendarium wydarzeń, pogoda, dostępność serwisu w językach obcych, wirtualny spacer - w sumie 6;

• Interaktywność - rozwiązania umożliwiające dwustronny kontakt, wy­

powiadanie się, zadawanie pytań, budowanie różnego rodzaju relacji między urzędami a ich otoczeniem. Służyć temu może zamieszczanie wtyczek do portali społecznościowych (wzięto pod uwagę serwis youtu- be, nasza klasa oraz facebook) oraz zamieszczanie wirtualnych sond, umożliwienie udzielanie się w forach (wpisy do księgi gości) oraz zada­

wania pytań - również 6 elementów.

Zdając sobie sprawę, że niektóre z czynników można zakwalifikować do wię­

cej niż jednej grupy, zdecydowano o właśnie takim podziale, unikając jednocze­

śnie podwójnej kategoryzacji, która doprowadziłaby do zmniejszenia przejrzysto­

ści wyników.

4. Serwisy internetowe urzędów w województwie śląskim - wyniki